GemaSCO 4.0.7 (màj août2023) : plus d'ennuis avec les manuels scolaires !

Il suffit de faire des piles différenciées. Exemple : tu as 100 manuels de maths 6e. Parmi eux :

- 65 manuels en état "bon"
- 22 manuels en état "passable"
- 1 manuel "dégradé" par Kévin Dugenou qui est décidément infernal
- 12 manuels pas prêtés l'année dernière et encore neufs

Au moment d'entrer ces manuels dans l'inventaire, au lieu de faire un seul lot de cent,, il suffit de faire un lot par référence et par état de conservation. Et c'est tout.

Si l'on ne s'y est pas pris à l'avance, la punition sera de retoucher, au moment des prêts, chaque manuel, avec négociation avec l'élève à qui on le remet. Mhhh...

Personnellement, et tout dépend de la taille de ton stock, j'avais tout mis à Bon... en mettant de côté (très définitif), les ouvrages qui ne tenaient plus la route.
Tant que les pages ne sont pas déchirées et que la couverture n'est pas en lambeaux, c'est bon pour moi. Sinon, c'est un livre foutu et donc même combat qu'un livre perdu, quand on est sur du prêt.

Ca fait quatre ans et je touche du bois, je n'ai vraiment pas eu à changer mon fusil d'épaule.
Les fréquentes réformes que nous avons subies ont eu raison des manuels qui n'étaient franchement plus prêtables.

Bonjour,
Un grand merci pour Gemasco !
Pourriez-vous m'indiquer la procédure d'extraction de la base élève de Siècle pour un import réussi dans Gemasco ? Type d'extraction, format de fichier etc... Mes tentatives se soldent toutes par un échec..

J'utilise Gemasco 4.0

RicouDoc a écrit:

Pourriez-vous m'indiquer la procédure d'extraction de la base élève de Siècle pour un import réussi dans Gemasco ? Type d'extraction, format de fichier etc... Mes tentatives se soldent toutes par un échec..

Ceci se fait par le secrétariat de l'établissement, ou l'intendance si le chef lui en a donné les droits :
- se connecter à la base élèves SIECLE
- demander l'export Excel "Elèves-complète.xls", à exclusion de tout autre

Par l'utilisateur de GemaSCO :
- presser le bouton "mettre à jour la base élèves"
- choisir le fichier "Elèves-complète.zip" ou "Elèves-complète.xls" confié par l'administration
- supprimer ce fichier qu'il ne faut pas laisser traîner (contient des données personnelles)

Merci pour cette réponse rapide et précise. Et merci d'avoir replacé mon intervention au bon endroit. 

Je voulais remettre cette vidéo, mais le serveur avait une absence l'heure passée :



Et depuis la V4 de GemaSCO, plus besoin de décompresser :

Bonjour,

Comment imprimer une seule étiquette déjà existante, abimée sur le manuel.
Dans quel onglet aller ?


Merci

Bonjour,
La question à déjà due être traitée, MAIS me voilà 
J'ai des manuels qui ont été perdus par les élèves. Je coche "perdu", j'imprime la facture et leur réclame la moula.
J'ai purgé les manuels déjà rendu une fois qu'ils ont payé.
Mais ils apparaissent toujours dans la liste des élèves qui sont encore en possession d'un manuel.

J'ai vu dans la liste des manuels égarés qu'il y avait dans la colonne "Prénom Nom Emprunteur" un compte "Manuel égaré" : il faut le rajouter manuellement dans la base ? Comment je fais ?

Merci d'avance pour vos réponses et encore merci au grand manitou pour cet outil fort pratique

jo_dtry a écrit:

J'ai des manuels qui ont été perdus par les élèves. Je coche "perdu", j'imprime la facture et leur réclame la moula.
J'ai purgé les manuels déjà rendu une fois qu'ils ont payé.
Mais ils apparaissent toujours dans la liste des élèves qui sont encore en possession d'un manuel.

J'ai vu dans la liste des manuels égarés qu'il y avait dans la colonne "Prénom Nom Emprunteur" un compte "Manuel égaré" : il faut le rajouter manuellement dans la base ? Comment je fais ?

On paie là, assez cher, le fait que la gestion des manuels perdus a été ajoutée sur le tard à l'application, dans une conception insuffisante. On n'a donc pas une gestion assez fine des manuels perdus pour dire "perdu mais déjà payé", "perdu et n'a même pas payé", "avait perdu, a payé, a retrouvé et faudrait le rembourser" et tous les autres cas que la créativité sans limites des EPLE va encore nous envoyer dans les dents.

Bref, le comportement de GemaSCO jusqu'à ce qu'un jour on lance une grrrande réforme de la structure des bases de données, c'est qu'un manuel perdu reste rattaché à celui à qui il avait été confié en dernier : cela permet d'agir plus proprement si jamais on le retrouve. Quand on refait une mise à jour de la base élèves plus d'un an après le départ d'un élève, sa fiche est supprimée s'il n'a plus d'emprunt, et elle est "blanchie" (droit à l'oubli) s'il avait, notamment, un manuel perdu.

Quant au manuel, il restera comme ça jusqu'au moment où c'est toute la référence qui sera supprimée parce que remplacée par le manuel du nouveau programme.

Le prof "manuel égaré" a été imaginé pour ne pas avoir, suite à des mises à jour de bases anciennes qui fonctionnaient mal, des manuels perdus sans qu'on sache par qui, car cela les faisait sortir des recomptages et vérifications, notamment.

cdi.0240047w@ac-bordeaux. a écrit:

Bonjour,

Comment imprimer une seule étiquette déjà existante, abimée sur le manuel.
Dans quel onglet aller ?


Merci

Bonjour,
Il faut aller dans Achat/Inventaire -> Choisir les étiquettes à imprimer.
Ensuite, il faut choisir le titre souhaité et trouver le numéro dans la liste qui s'affiche

Bonne journée

Tout dépend si tu utilises une feuille vierge ou non.
Lorsque la feuille a déjà été utilisée (pour d'autres étiquettes pourries par exemple), tu comptes le nombre d'étiquettes qui s'imprimeraient avant celle que tu veux faire, et tu vas chercher la référence qui a les plus petits numéros... Tu coches autant de manuels à réimprimer dans cette référence que tu as d'étiquettes déjà utilisées sur ta planche, puis tu coches l'étiquette que tu veux vraiment.
Ca imprimera sur le plastifié de la planche toutes les étiquettes superflues et la tienne sera sur du bon papier.

Xena a écrit:

Lorsque la feuille a déjà été utilisée (...)
Ca imprimera sur le plastifié de la planche toutes les étiquettes superflues et la tienne sera sur du bon papier.

Ce conseil paraîtra judicieux à beaucoup ; je ne peux cependant pas taire qu'il existe un risque non nul de décollage d'un morceau d'étiquette dans le ventre de l'imprimante, problème que je ne souhaite pas à mon pire ennemi.

Incidemment je songe à, dans une mise à jour mineure, faire des compléments aux étiquettes que l'on imprime. En effet, si elles commencent à s'effacer, on peut encore survivre en lisant le numéro. Je songe à doubler ce numéro pour se donner plus de chances que cela reste lisible.

L'intendant zonard a écrit:

Xena a écrit:

Lorsque la feuille a déjà été utilisée (...)
Ca imprimera sur le plastifié de la planche toutes les étiquettes superflues et la tienne sera sur du bon papier.

Ce conseil paraîtra judicieux à beaucoup ; je ne peux cependant pas taire qu'il existe un risque non nul de décollage d'un morceau d'étiquette dans le ventre de l'imprimante, problème que je ne souhaite pas à mon pire ennemi.

En fait, je n'ai jamais eu le problème sous Gemasco et mon copieur actuel, et pourtant de l'étiquette qui se décolle, j'en ai eu à foisons avant. Donc, effectivement, ça doit dépendre de l'imprimante aussi, car je doute que cela dépende du logiciel.

Bonjour,

5e année d'utilisation et toujours aussi bien cet outil ! Merci encore pour tout ce travail !

Je rencontre malgré tout un bug avec la version 4.0.0 en ce dernier jour d'année scolaire, au moment d'éditer les fiche de retours des élèves qui ont perdu un manuel durant l'année.

À partir du moment où je coche la case "Perdu", lorsque je clique sur le bouton "Édition fiche de retour", j'ai un magnifique message "Cette application a été arrêtée à cause d'une erreur d'exécution. Elle ne peut pas continuer et va être fermée".

J'ai essayé sans plus de résultats avec différents élèves...

Une piste ?

Merci
Nicolas

nicodoc a écrit:

Je rencontre malgré tout un bug avec la version 4.0.0 en ce dernier jour d'année scolaire, au moment d'éditer les fiche de retours des élèves qui ont perdu un manuel durant l'année.

À partir du moment où je coche la case "Perdu", lorsque je clique sur le bouton "Édition fiche de retour", j'ai un magnifique message "Cette application a été arrêtée à cause d'une erreur d'exécution. Elle ne peut pas continuer et va être fermée".

Mhhh, est-ce que tu dis à quelle date le manuel est déclaré perdu ? L'absence de cette information pourrait être la cause de l'anomalie. On a du implémenter de remplir automatiquement cette information trop tard dans l'algorithme.

Dans la version Access complète ça marche normalement, mais apparemment quelque chose n'est pas optimal et claque le beignet aux utilisateurs sous la version Runtime gratuite... Impossible de toujours prévoir ce que cette saleté va inventer comme problème...

Bonjour,
Nous testons pour la 1ere fois l’outil Gemasco. En faisant plusieurs tests d'import de la liste des élèves je remarque que la clé de classe ne se remet pas à zéro. Cela n'ai pas un gros pb mais pour une meilleure lecture, j'aimerais recommencer et reprendre mes classes de 1 à 16.
Ma question : Est-il possible de réinitialiser les clés de classe ?
Merci par avance de vos réponses.

RonanH a écrit:

En faisant plusieurs tests d'import de la liste des élèves je remarque que la clé de classe ne se remet pas à zéro. Cela n'ai pas un gros pb mais pour une meilleure lecture, j'aimerais recommencer et reprendre mes classes de 1 à 16.
Ma question : Est-il possible de réinitialiser les clés de classe ?

Alors pour que tout le monde se comprenne : ce que tu appelles la "clé de classe" est un numéro arbitraire attribué par Access à la constitution des tables, suite à l'import de la base élèves. Ce numéro n'a aucune utilité que technique, et qu'il soit de 1 à 16 ou un logarithme de l'augmentation du point d'indice, on s'en fout. Effectivement, si l'on s'amuse à fabriquer des données et les supprimer plusieurs fois, on fait monter les compteurs, mais cela ne change strictement rien.

Si, parce que tu as vu ces numéros quelque part et que tu as une notion très poussée de l'esthétique, il est extrêmement important à tes yeux de "remettre ces compteurs à zéro", parlons donc technique, je n'abandonne pas l'espoir de donner envie à des collègues de se remettre au développement des applis.

Concrètement la fonctionnalité de "compacter la base de données" sert à faire ce genre de choses automatiquement. Depuis un paquet de versions, tous les MachinSCO font un compactage automatique à la fermeture de l'application. Cela remet les compteurs à zéro... là où les tables sont vides !

Donc, sans avoir essayé, une possibilité me semble exister pour la chose très précise que tu veux faire :

1- tu effaces le contenu de la table T02_Classes : elle ne contient rien qui ne soit possible de reconstituer automatiquement par la suite
2- tu fais un compactage (ou tu fermes l'application, c'est pareil)
3- tu refais un import de la base élèves => cela re-remplit la T02 avec les informations que GemaSCO y trouvera, et en repartant de zéro pour le numéro de classe.

Naturellement, quand on veut tenter ce genre de bricolage, c'est toujours sur une copie du logiciel en exploitation, au cas où ça ne se passe pas bien !

Pour aller plus loin : ces numéros sont attribués automatiquement par Access, l'utilisateur n'a pas la main pour y toucher. Mais on peut le contourner : il faut exporter la table concernée au format Excel, modifier les numéros que l'on souhaite dans un tableur, puis réimporter ces informations dans la table dans Access (en écrasement, attention à ne pas créer de doublons !). C'est assez violent, mais il m'arrive d'être obligé d'utiliser cette technique pour certains cas de maintenance.

D'autant qu'il ploie sous les louanges des collègues ce beau GemaSCO et que je les MachinSCO depuis la découverte émue de MobiliSCO à l'époque où le Covid n'avait pas décimé la douzaine de voyages par an de de nos enfeignants préférés. J'installe Office 2019 pour être tranquille, on commence par le niveau sixième, histoire de conduire le changement progressivement ; le catalogue est renseigné, les étiquettes sont prêtes les AED doivent encore quelques heures
Question : le changement d'état de neuf à totalement défoncé par Kevin se fait en dur dans la base, ou faut-il vraiment que je parte en vacances parce que je n'ai pas trouvé le bouton ?

L'oignon fait la force a écrit:

le changement d'état de neuf à totalement défoncé par Kevin se fait en dur dans la base, parce que je n'ai pas trouvé le bouton ?

Il se fait au moment du retour ! Et il est possible de le modifier aussi au moment du prêt, si un élève s'insurge sur le mode "ah non il n'est pas neuf du tout ce manuel, à tous les coups c'est Kévin qui l'a eu l'année dernière".

Bonsoir,

Nous utilisons pour la première année Gemasco, version 3.2.3. Je n'ai pas fait la mise à jour V4 car mes compétences informatiques sont limitées. Les retours livres élèves et profs ont été faits. Aujourd'hui je dois créer des étiquettes pour des manuels qui avaient échappé à la campagne de recensement de juin 2021. Problème, je n'ai plus accès au catalogue, comme si celui-ci avait disparu, et ne peux donc pas créer les références supplémentaires. De plus, lorsque je veux imprimer l'état du stock il me dit "GemaSCO trouve plus de manuels prêtés qu'il en existe au total". Bref c'est le Bugg total !
Pouvez-vous m'aider ? Je ne veux pas perdre en plus toutes les saisis de livres rendus. Accessoirement, je veux bien que l'on m'explique comment changer d'année scolaire.

Une Gestionnaire qui devrait bientôt exploser...

Bonjour,

Je tente désespérément de mettre à jour la base de données SIECLE sur GEMASCO.
J'ai ce message qui s'affiche " Ce fichier n'est pas une base élève correcte"
Pourtant je prends bien le fichier excel "Fiches élèves complètes" sur SIECLE.
Pourriez vous m'éclairer sur le problème ?
Merci par avance

Alicia

En fait j'y suis arrivée mais ce que je ne comprends plus: avant on utilisait la macro SiecleSCO_GEMA pour modifier le fichier siècle (du coup j'ai un doute ?)
C'est là que ça me pose problème.. après le moulinage, l'importation ne fonctionne pas.

Tandis que si j'importe directement le fichier sans modifications ça marche.

Actuellement, peut on importer directement le fichier siècle ?

Oui, ça fait deux ou trois ans qu'on a rétabli un fonctionnement naturel sans pré-moulinage. Merci de toujours préciser quelle version vous utilisez.

Bonjour,

Merci pour votre réponse qui me rassure.

J'utilise la dernière version 4.0.0 du 25/05/2022.

Bonne journée

Merci de confirmer que ce problème se pose avec la version 4.0 de GemaSCO. Sinon c'est qu'une bonne mise à jour s'impose...

Bonsoir, 

Cette année, nous utilisons pour la première fois Gemasco et autant dire que c'est une joie partagée par l'ensemble des personnels de l'établissement. 
Nous avons bien référencé chaque manuel utilisé, importé la base élève, attribué des manuels à tous les élèves et édité les fiches de prêt.

Aujourd'hui, j'ai voulu faire un "retour"...et...panique...Gemasco s'ouvre...mais lorsque je clique sur n'importe quel onglet, aucun ne s'ouvre !
Nous n'avions pas fait de sauvegarde ...

Pourriez vous m'indiquer la démarche à suivre pour régler ce souci ?

En vous remerciant.
SZ

Pas de panique. J'ai eu constaté des plantages très sales des fonctions actives du logiciel, mais c'est trop rare pour que je puisse savoir d'où ça vient et tenter de les prévenir. Même si c'est cette occurrence inquiétante, il suffit de télécharger un nouvel exemplaire de GemaSCO, et de lui faire importer les données (par le bouton de mise à jour) qui se trouvaient dans l'exemplaire semblant planté.

Ensuite IL FAUT FAIRE DES SAUVEGARDES

Bonjour,

Je suis novice sur Gemasco.

J'ai fait un import de la base siècle et fait la distribution.
- un nouvel élève est arrivé entre temps comment l'intégrer ?
- pour un de mes élèves je n'arrive pas à enregistrer des manuels, est-ce qu'un caractère particulier dans le nom peut bloquer un apostrophe par exemple ? J'ai un message d'erreur quand je vais sur son nom "aucun résultat"
- j'ai deux élèves qui n'ont pas de classe attribuée, que faire pour modifier ?
- est-il possible de faire un prêt de deux jeux de manuels ?

Merci à ceux qui pourront m'aider. 

Bonsoir,

Lors de la distribution des manuels hier, nous avons constaté que des manuels étaient encore à l'état initial neuf alors que nous les avions passé à l'état bon lors de la remise de juin. Nous sommes en version 3.2.5 (car nous gérons encore les élèves avec le n° d'enregistrement GemaSCO et que l'accès à ce champ n'est plus possible en V4). Mais j'ai testé en version 4 et le problème semble également présent.
Je pourrais mettre rapidement tout les livres neuf à bon en passant par le menu "Entrer les manuels acheter dans l'inventaire" mais certains manuels n'ont pas été prêté et sont restés neufs !

En vous remerciant par avance

PGLEMIN a écrit:

Je suis novice sur Gemasco.

OK, mais précisez toujours quelle version vous utilisez.

PGLEMIN a écrit:

J'ai fait un import de la base siècle et fait la distribution.
- un nouvel élève est arrivé entretemps comment l'intégrer ?

Il faut réimporter la base élèves. Trois fois par jour si nécessaire. Si dans le cadre de GemaSCO vous identifiez une erreur dans la base élèves, celle-ci doit être corrigée, au bénéfice de tout l'établissement et jusqu'au recteur, puis réimportée.

PGLEMIN a écrit:

- pour un de mes élèves je n'arrive pas à enregistrer des manuels, est-ce qu'un caractère particulier dans le nom peut bloquer un apostrophe par exemple ? J'ai un message d'erreur quand je vais sur son nom "aucun résultat"

Historiquement on a eu des blagues avec les apostrophes dans les noms ou prénoms, oui. Normalement c'est loin derrière nous. Si vous n'utilisez pas la version 4, je ne réponds de rien !

PGLEMIN a écrit:

- j'ai deux élèves qui n'ont pas de classe attribuée, que faire pour modifier ?

Vous attendez qu'ils soient affectés à une classe dans la base élèves et vous la réimportez.

PGLEMIN a écrit:

- est-il possible de faire un prêt de deux jeux de manuels ?

Oui, cela ne pose aucun problème.