OR des repas : vendus ou consommés ?

L'établissement a fait l'objet d'un audit de la part de la DDFIP.

J'ai posé la question à l'IP qui nous auditait.

Il m'a indiqué que faire les OR en fonction des encaissements était logique car ces encaissements ouvraient droit à consommer des repas à hauteur de tant de repas.

Il a ajoutait que faire les OR en fonction des repas consommés n'avaient pas de sens car l'acte générateur de l'OR était bien l'encaissement.

C'est en contradiction avec d'autres audits et en contradiction avec les modalités comptables.
Cela reviendrait à considérer les achat de repas avec carte comme des tickets, donc des valeurs inactives et donc un suivi en classe 8.

Ce n'est pas la première fois qu'on constate qu'un auditeur, fusse-t-il du prestigieux ministère des Finances, peut se gourer tout comme un vulgaire petit agent comptable besogneux de province.

Les donateurs du site ont pu prendre connaissance de la position de la DAF dans ce domaine pour les autres un extrait :


Cartes d’accès au self
 
Les cartes magnétiques de cantine rechargées lors de leur vente sont elles des valeurs inactives ?
Non. Les valeurs inactives sont des formules de différente nature qui ont une valeur faciale (timbres) ou qui acquièrent leur valeur nominale lorsqu'elles sont mises en circulation (tickets repas, carte photocopie). Les cartes magnétiques, alimentées au moment de la vente et pour des montants variables, et débitées au fur et à mesure de leur utilisation, ne sont pas considérées comme des valeurs inactives.
 
Le principe consistant à faire payer aux élèves le remplacement de la carte d'accès au restaurant ou l'oubli de celle-ci est-il légal ?
Les EPLE perçoivent la demi-pension et votent les tarifs applicables: ce type de mesure doit être voté en conseil d'administration et intégré au règlement intérieur de la demi-pension.
 
A quel compte doit-on enregistrer les versements effectués pour alimenter une carte d'accès au restaurant scolaire dans le cadre d'une tarification des repas à l'unité ?
4191. Ces versements constituent une avance faite par la famille, ils doivent donc être comptabilisés au compte 4191-Avances reçues des familles, collectivités et établissements hébergés. C'est la consommation des repas qui ouvre un droit pour l'établissement, comptabilisé au compte 4712- Produits scolaires hors forfait, et qui donne lieu à l'émission du titre de recette sur le compte 70622-Produits scolaires hors forfait. Cette technique permet en outre d'assurer plus aisément le remboursement des versements non utilisés, par exemple lorsque l'élève quitte définitivement l'établissement.
 
Le remboursement aux familles ou aux personnels, des avances pour repas non consommés en fin d’année scolaire inscrites au crédit d’un compte 419, est-t-il soumis à l’article 21 de la loi de finances n° 66-948 du 22 décembre 1966 modifié par l’article 51.V de la LFR 2001 (n° 2001-1276 du 28 décembre 2001) ?
Non. L’article 21 modifié de la loi de finances n° 66-948 du 22 décembre 1966 prévoit que toute créance inférieure à 8 euros constatée dans les écritures d’un comptable public et provenant de trop-perçus est définitivement acquise à la collectivité débitrice à l’expiration d’un délai de trois mois à compter de la date de sa notification au créancier. Lorsque le montant de la créance est supérieur à 8 euros, les sommes concernées doivent être conservées par l’établissement à disposition des familles jusqu’à l’expiration du délai prévu pour la prescription des créances sur l’établissement. S’agissant des avances pour repas non consommés inscrites au crédit des comptes 4191 ou 4192, ces reliquats n’ayant pas fait l’objet de titres de recettes exécutoires ne peuvent être considérés comme faisant partie des ressources acquises à l’EPLE. A ce titre, ils sont d’ailleurs gérés dans des comptes d’avances. Il est par conséquent possible de rembourser directement, du montant des « avances » qui n’ont pas été consommées, les familles dont les enfants quittent l’établissement en fin d’année scolaire, dès lors que l’agent comptable dispose de toutes les informations nécessaires à la mise en paiement. Il en est de même pour les personnels qui ne seront plus dans l’établissement à la prochaine rentrée scolaire. Par ailleurs, cette procédure permet d’apurer partiellement les comptes 4191 et 4192 et d’en développer de façon précise les soldes.

Il arrive à certains inspecteurs du Trésor de dire des khonneries. N'oublions pas qu'ils sortent de l'école et qu'ils n'ont pas été forcément attentifs en cours.

bon.
Je vais me plonger dans ces balances et voir ce que j'y trouve. je dois d'abord décortiquer toutes ces infos (qui il faut bien l'avouer) m'ont mis la tête à l'envers.   Ca change de mes anciens forfaits et de GFE que j'avais bien apprivoisé! Qu'il est bien ce boulot! on en découvre tous les jours!
merci pour vos réponses. Je vais voir ce que ça donne, je croise les doigts pour que ça ne soit pas un enfer!
à plus

En tous les cas c'est plus facile de suivre les recettes et les dépenses du SRH en procédant de la sorte.

Laxman a écrit:

L'établissement a fait l'objet d'un audit de la part de la DDFIP.

J'ai posé la question à l'IP qui nous auditait.

Il m'a indiqué que faire les OR en fonction des encaissements était logique car ces encaissements ouvraient droit à consommer des repas à hauteur de tant de repas.

Il a ajoutait que faire les OR en fonction des repas consommés n'avaient pas de sens car l'acte générateur de l'OR était bien l'encaissement.

  

Isaac Newton a écrit:

Il arrive à certains inspecteurs du Trésor de dire des khonneries. N'oublions pas qu'ils sortent de l'école et qu'ils n'ont pas été forcément attentifs en cours.

Et il arrive à l'english perruqué d'en dire aussi.   

Les auditeurs sont normalement des inspecteurs principaux. Ils ont donc atteint le 5è ou 7è échelon du grade d'inspecteur, ce qui représentent plus de 5 ans de services publics. Ils doivent également avoir 18 mois dans le grade d'inspecteur (condition complémentaire).

Que certains soient assez moyens, c'est une évidence, comme dans tous les métiers. Mais qu'ils sortent de l'école et soient balancés là sans expérience, non.

D'autre part, vu le niveau et la sélectivité du concours professionnel, ils n'ont pas intérêt à avoir trop dormi.   

 

Au delà du débat philosophique sur la légalité de l'une ou l'autre méthode, en ce qui concerne l'OR à l'encaissement, c'est, pour avoir utilisé les deux méthodes, la plus simple à gérer.

Le suivi des repas consommés, avec les badges qui n'ont pas fonctionné, les saisies manuelles, etc, est une véritable horreur quand il faut justifier l'écart entre compta et logiciel de suivi.
A l'encaissement, c'est quand même beaucoup plus simple, y'a les pépettes, y'a le montant. Avec éventuellement un AOR quand quelqu'un demande le remboursement....

Poporc a écrit:

Citation :

A l'encaissement, c'est quand même beaucoup plus simple, y'a les pépettes, y'a le montant. Avec éventuellement un AOR quand quelqu'un demande le remboursement....

Tiens, ça c'est une idée.
Lorsqu'un juge de la CRC me demandera pourquoi je n'ai pas respecté la règlementation comptable je lui répondrai simplement : "ben, m'sieur le juge, comme j'ai fait c'était quand même beaucoup plus simple".
Sur qu'il va adorer....  

On se demande bien pourquoi on (et moi le premier) s'emmer.. à vouloir faire les choses dans les règles.
Heureusement que je n'ai pas tiré l'édition papier de la M9-6, cela aurait été idiot et inutile puisqu'elle complique des tas de trucs avec ses procédures à la c...

Ne faut-il pas appréhender la M 9-6 comme un vademecum, un guide de bonne prratique plutôt qu'un document contraignant ?

En effet, au fonds quelle est la vraie valeur juridique de cette M 9-6 ? Circulaire ou acte réglementaire ?

Ne prend pas mal ma question, mais tu es comptable ?

volcan a écrit:

Tiens, ça c'est une idée.
Lorsqu'un juge de la CRC me demandera pourquoi je n'ai pas respecté la règlementation comptable je lui répondrai simplement : "ben, m'sieur le juge, comme j'ai fait c'était quand même beaucoup plus simple".
Sur qu'il va adorer....  

Juste pour dire mais il me semble qu'avec les nouvelles règles de contrôle des comptes, c'est plutôt la DGFiP qui risque de te taper sur les doigts. En plus, tu ne seras pas loin, ils sont à Clermont.   

Poporc a écrit:

volcan a écrit:

Tiens, ça c'est une idée.
Lorsqu'un juge de la CRC me demandera pourquoi je n'ai pas respecté la règlementation comptable je lui répondrai simplement : "ben, m'sieur le juge, comme j'ai fait c'était quand même beaucoup plus simple".
Sur qu'il va adorer....  

Juste pour dire mais il me semble qu'avec les nouvelles règles de contrôle des comptes, c'est plutôt la DGFiP qui risque de te taper sur les doigts. En plus, tu ne seras pas loin, ils sont à Clermont.   

Juste pour dire que compte tenu de l'importance de mon bahut au niveau financier (>3M €) il continue de relever directement de la CRC.
Mais aux Finances ils ne peuvent tout savoir concernant les EPLE.  

Non simple gestionnaire.

Le job de comptable me plairait bien mais pas à l'EN et en tout pas tant que les fonctions de gestionnaire matériel ne sont pas dissociées de celles de l'ordonnateur.

Laxman a écrit:

Non simple gestionnaire.

Le job de comptable me plairait bien mais pas à l'EN et en tout pas tant que les fonctions de gestionnaire matériel ne sont pas dissociées de celles de l'ordonnateur.

On ne dit pas "simple" gestionnaire, mais gestionnaire. Il n'y a aucun jugement de valeur entre un comptable-gestionnaire et un gestionnaire ; aucune hiérarchie et aucune supériorité de l'un sur l'autre. Le comptable est aussi un gestionnaire et demain, si il restera peut-être gestionnaire, il n'est pas certain d'être encore comptable.
Simplement, et c'était le sens de ma question, de par sa responsabilité propre et les risques qu'il est seul à prendre, le comptable est plus sensibilisé au respect des règles de comptabilité édictées par la M9-6 que le gestionnaire non comptable.

Moi je suis avec des cartes magnétiques et je suis avec des avances (encaissemnts) et des repas consommés (or). Ce n'est pas si compliqué à mettre en ouvre et je n'y trouve que des avantages :
 - mes OR correspondent bien à un nombre de repas x tarif du repas (avec les OR sur les encaissements le montant ne correspond à aucun tarif fixé par la collectivité)
 - il y a une trace dans la compta géné des avances et sommes dues par les usagers du service (il y a eu un OR pour les usagers en débit, et un compte d'avance pour les avances). Niveau sincérité des comptes, je ne vois pas mieux
 - le système d'avances (encaissements) et repas consommés (OR) permet de détecter des "magouilles" sur les repas que l'on ne peut pas voir. Exemple : avec le système d'OR sur les encaissements , on ne peut pas voir lorsqu'un repas consommé est ensuite annulé sur le logiciel augmentant ainsi le solde disponible pour l'usager et lui permettant d'accéder au self.

volcan a écrit:

Poporc a écrit:

volcan a écrit:

Tiens, ça c'est une idée.
Lorsqu'un juge de la CRC me demandera pourquoi je n'ai pas respecté la règlementation comptable je lui répondrai simplement : "ben, m'sieur le juge, comme j'ai fait c'était quand même beaucoup plus simple".
Sur qu'il va adorer....  

Juste pour dire mais il me semble qu'avec les nouvelles règles de contrôle des comptes, c'est plutôt la DGFiP qui risque de te taper sur les doigts. En plus, tu ne seras pas loin, ils sont à Clermont.   

Juste pour dire que compte tenu de l'importance de mon bahut au niveau financier (>3M €) il continue de relever directement de la CRC.
Mais aux Finances ils ne peuvent tout savoir concernant les EPLE.  

Lorsqu'un juge de CRC viendra te faire des remarques sur un OR soldé et donc recouvré, fais-moi signe.   

Et si je fais un ORR pour pouvoir rembourser une avance sur repas payés mais non consommés que j'aurais pris en OR au lieu de prendre en avances, il va me féliciter ?
Et après tu viendras critiquer le manque de professionnalisme des comptables de l'EN ?  

volcan a écrit:

Et si je fais un ORR pour pouvoir rembourser une avance sur repas payés mais non consommés que j'aurais pris en OR au lieu de prendre en avances, il va me féliciter ?

Non, pareil, il ne va rien dire du moment que t'as les pièces justificatives adéquates. L'ORR ne fait pas obstacle à un OR en cours de recouvrement. En dépense, il est justifié. En bonus, il respecte la réglementation comptable.

OR et ORR, c'est pro.
Compte de tiers créditeur et OR une fois dans l'année, c'est pas pro.   

Sauf que lorsque tu fais l'OR des repas vendus tu fais un OR d'après ton 4191, compte qui retrace les repas consommés et les avances remboursables. Mais il y a aussi les repas impayés (les cartes passées en négatif repas) qui avec "ton" système n'apparaissent pas en comptabilité... pas grave tu me diras : les avances compenseront les impayés ; ou tu me diras qu'on ne peut autoriser de repas non payés... ben tiens "yaka".Tu m'excuseras mais faire des ORR uniquement lorsque quelqu'un demande un remboursement est une technique comptable nouvelle pour moi. D'ailleurs pourquoi ne pas l'appliquer dans d'autres domaines comme par exemple les voyages scolaires : ce sera tellement plus simple.

Je pense que ton goût pour la critique systématique des comptables de l'EN prend le pas sur ton professionnalisme.

Pour moi j'arrête ce sujet (en attendant d'arrêter tout court ce qui me tente de plus en plus).

Chacun fera comme il veut, au plus simple et en choisissant ce qu'il applique ou pas pour éviter d'être embêté par des règles comptables.

volcan a écrit:

Juste pour dire que compte tenu de l'importance de mon bahut au niveau financier (>3M €) il continue de relever directement de la CRC.
Mais aux Finances ils ne peuvent tout savoir concernant les EPLE.  

On ne peut surtout pas connaître le montant des recettes de chaque bahut...   

Ce que dit la M 9-6 :

Citation :

227210. Comptes 4191 et 4192 - Avances reçues
Les comptes 4191 et 4192 enregistrent les avances reçues par l'établissement sur les commandes à
livrer, les travaux à exécuter ou les services à rendre. Ils sont crédités par le débit d'un compte de
trésorerie du montant des avances reçues des clients. Ils sont débités, après constatation des droits,
du montant de ces avances par le crédit de la subdivision du compte 411 ou 412, le compte de classe
7 intéressé et éventuellement par le crédit du compte 4664 lorsqu’il existe des excédents de
versements à rembourser.
Le compte 4191 enregistre notamment les avances constatées sur les cartes d’accès au restaurant
scolaire.

Je ne crois pas avoir dit que la méthode de l'OR était la méthode réglementaire, j'ai simplement dit qu'elle est plus simple. Pour enfoncer le clou, je dirai qu'il est possible de passer un AOR en produits constatés d'avance du solde des cartes qui ajustera la recette réelle en fin d'année. Ce n'est pas non plus règlementaire mais, à défaut de respecter la lettre de l'instruction, on en respecte l'esprit.

Sur l'utilisation du 4191, Kieren fait une démonstration limpide.

J'ai moi aussi été gestionnaire et comptable et je sais que le respect strict de la réglementation comptable est parfois difficile faute de temps, de personnel qualifié, de compétence personnelle, etc. Il me semble, mais je me trompe peut-être, que le juge du compte sera aussi attentif à ce respect de l'esprit et de l'absence de préjudice pour l'établissement. Comme le dit J-M par ailleurs, la recette est là, l'OR fait, que peut faire le juge si ce n'est dire que normalement, il faudrait faire ceci ou cela. Et encore, s'il est face à une situation carrée, même pas sûr qu'il y prête attention.

Je suis, moi aussi, soucieux du respect des règles. Mais il ne me semble pas inutile de donner un tuyau ou une solution à un collègue, même si cette solution n'est pas parfaite. Au moins, dans le cas d'espèce, il a l'ensemble des informations, il prendra ou non le risque de faire une procédure ou l'autre en connaissance de cause. C'est, je crois, dans cet esprit que tu avais créé ce forum ou alors, je n'ai rien compris et cela depuis pratiquement la création.

Rien contre toi, Boss, même si j'aime bien te taquiner de temps en temps et ce n'est jamais avec un mauvais esprit. Tu m'as, à plusieurs reprises, donné des conseils judicieux, en direct ou par le biais du site. J'essaie, dans la mesure de mes moyens de faire avancer le schmilblick, ne serait-ce que parce que je me sens redevable envers les collègues et toi en particulier. J'espère simplement que tu ne laisseras pas tomber ce forum ou le site où tes interventions sont toujours pertinentes (sauf quand il s'agit de rugby   )

Quant à ta remarque sur les comptables de l'EN, je peux t'assurer qu'elle est fondée. Nous n'avons pas à rougir surtout quand on connaît le peu de moyen mis à notre disposition.

volcan a écrit:

Tu m'excuseras mais faire des ORR uniquement lorsque quelqu'un demande un remboursement est une technique comptable nouvelle pour moi. D'ailleurs pourquoi ne pas l'appliquer dans d'autres domaines comme par exemple les voyages scolaires : ce sera tellement plus simple.

Tentative d'explication. De mon constat (qu'à moi que je suis tout seul), la compta des établissements publics (et pas que local d'enseignement) est polluée par la gestion, en premier lieu le budget. Du coup, elle se retrouve à retranscrire des situations qui n'ont rien à faire dans une balance (cas typique des subventions dites «spécifiques» et si on suit l'évolution des EPN les affectées sont amenés à disparaître).
La question des repas consommés ou vendus est la même. Des écritures pour les repas consommés, c'est une vision budgétaire, renforcée par le suivi du crédit nourriture cher au juge du compte. Mais ce n'est pas le traitement comptable adéquat. Le juge du compte ne fait pas de compta, il fait du juridictionnel. Son taf c'est de regarder si les articles 18 à 20 du RGBCP sont respectés. Épissétou.

Les instructions sont des déclinaisons du PCG. Les adaptations sont validés ou invalidés par le CNoCP. Les auditeurs regardent donc la compta des EPLE à travers le PCG. Épissétou.

Le point d'équilibre pour avoir des comptes qui respectent le principe d'image fidèle, c'est d'adopter les écritures en ayant conscience du juge. Le truc qui défrise, c'est la possibilité de faire un OR en débût d'exercice sur la base des encaissements de l'année précédente. Les encaissements apurent au fur et à mesure l'OR. En fin d'année, un OR complémentaire ou un ORR ajuste l'OR initial en fonction des encaissements. Je l'avais dit, ça défirise. Deux opérations dans l'année au lieu de X. C'est comme les stocks, personne ne met à jour de manière quotidienne sa classe 3 selon les variations de Presto (la mise à jour est annuelle, même si deux c'est mieux). Alors pourquoi le faire pour des recettes répétitives ?
Le gros hic c'est la limitation des crédits au encaissement pour la restauration (dont l'intention est louable est défendue par de nombreux gestionnaires). Avec les OR sur les repas consommés, pas de soucis de suivi pour le comptable, ses fesses ne chaufferont pas. Les OR sur les encaissements, cela nécessite une bonne circulation de l'information entre ordo (le GM) et comptable (les membres de l'agence comptable). L'accident est toujours possible. Donc, la pratique c'est l'OR sur les consommations (c'est plus sur, le juge y dira rien comme ça, de toute façon j'ai toujours fait comme ça).

Mais je suis d'accord avec toi. La meilleure solution consisterait à supprimer la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable public. Là, plus de soucis pour appliquer les normes comptables.   

J-M a écrit:

De mon constat (qu'à moi que je suis tout seul), la compta des établissements publics (et pas que local d'enseignement) est polluée par la gestion, en premier lieu le budget.

C'est sûr que sans budget, la compta serait beaucoup plus simple...    

Ça me rappelle un vieux sketch de Sophie Daumier en jupette et raquette en main, qui commence par cette affirmation péremptoire:
"Le grand problème du tennis français, c'est le filet"...

J-M a écrit:

Laxman a écrit:

L'établissement a fait l'objet d'un audit de la part de la DDFIP.

J'ai posé la question à l'IP qui nous auditait.

Il m'a indiqué que faire les OR en fonction des encaissements était logique car ces encaissements ouvraient droit à consommer des repas à hauteur de tant de repas.

Il a ajoutait que faire les OR en fonction des repas consommés n'avaient pas de sens car l'acte générateur de l'OR était bien l'encaissement.

  

C'est pas plutôt l'inverse ? l'acte générateur de l'encaissement n'est-il pas l'OR ?

Le boss a raison : l'OR ne peut être fait que sur les repas consommé !

L'acte générateur de l'OR est l'encaissement ? Le 1er auditeur qui me dit ça, je le plante 15 minutes à l'entrée du self à 12 heures. J'aimerais bien qu'on m'explique comment faire fonctionner un service annexe d'hébergement en ne faisant des OR qu'à concurrence de ceux qui payent. Je sens que je vais apprendre des trucs.

système au tickets: le client achète des repas, donc valeurs inactives et OR des vendus; si il ne mange pas il se débrouille avec les tickets qui lui restent.
système à la carte rechargeable: le client achète un droit à aller manger (ou pas, dailleurs) donc pas valeurs inactive et OR des consommations réelles;
C'est pourtant simple à piger et à gérer, il n'y a donc aucun besoin de chercher une carabistouille pour soi disant se simplifier la vie, c'est déja simple!
Nanard: keep cool man, même si tu as parfois envie de balancer quelques coups de pompes méités  dans l'oigne de certains malfaisants!