OR des repas : vendus ou consommés ?

Bonjour à tous,

Concernant les OR des repas des commensaux, que préconise la législation : faire les OR des repas vendus ou faire les OR des repas consommés ?
Quel est le plus simple ? Comment pratiquez-vous dans vos établissements ?

Merci d'avance

La question est incompléte ; je suppose que c'est vente par carte rechargeables ?

hugo9 a écrit:

Bonjour à tous,

Concernant les OR des repas des commensaux, que préconise la législation : faire les OR des repas vendus ou faire les OR des repas consommés ?
Quel est le plus simple ? Comment pratiquez-vous dans vos établissements ?

Merci d'avance

Hugo, tu viens peut-être du réseau COUS où l'usage est de faire les O.R. sur les repas consommés; en EPLE, pour les commensaux, OR en fonction de ce que tu as encaissé (vente de tickets ou équivalent).

BERET a écrit:

... en EPLE, pour les commensaux, OR en fonction de ce que tu as encaissé (vente de tickets ou équivalent).

Pas forcément :

A quel compte doit-on enregistrer les versements effectués pour alimenter une carte d'accès au restaurant scolaire dans le cadre d'une tarification des repas à l'unité ?

4191. Ces versements constituent une avance faite par la famille, ils doivent donc être comptabilisés au compte 4191-Avances reçues des familles, collectivités et établissements hébergés. C'est la consommation des repas qui ouvre un droit pour l'établissement, comptabilisé au compte 4712- Produits scolaires hors forfait, et qui donne lieu à l'émission du titre de recette sur le compte 70622-Produits scolaires hors forfait. Cette technique permet en outre d'assurer plus aisément le remboursement des versements non utilisés, par exemple lorsque l'élève quitte définitivement l'établissement.

volcan a écrit:

BERET a écrit:

... en EPLE, pour les commensaux, OR en fonction de ce que tu as encaissé (vente de tickets ou équivalent).

Pas forcément :

A quel compte doit-on enregistrer les versements effectués pour alimenter une carte d'accès au restaurant scolaire dans le cadre d'une tarification des repas à l'unité ?

4191. Ces versements constituent une avance faite par la famille, ils doivent donc être comptabilisés au compte 4191-Avances reçues des familles, collectivités et établissements hébergés. C'est la consommation des repas qui ouvre un droit pour l'établissement, comptabilisé au compte 4712- Produits scolaires hors forfait, et qui donne lieu à l'émission du titre de recette sur le compte 70622-Produits scolaires hors forfait. Cette technique permet en outre d'assurer plus aisément le remboursement des versements non utilisés, par exemple lorsque l'élève quitte définitivement l'établissement.

Ok avec la procédure donnée par Volcan. Par contre depuis le 01/01/2013, j'utilise le 7062 pour l'OR et le 412 subdivisé pour la prise en charge des repas consommés (Les 4712/4713 étant libellés "tickets repas" et servant aux tickets repas vendus).

Je me permets de remonter ce sujet.

OK sur le fait que normalement, L'OR des repas doit se faire en fonction des repas consommés et non des repas encaissés.

Nouveau poste au 1er septembre où les 7 établissements ont tous des logiciels différents d'accès à la restauration et "faiblesse" à l'agence comptable (cela est une autre histoire...) donc énormément de difficulté dans le suivi et rapprochement dans la justification des différents 4191..

Je suis à deux doigts de demander à tous les étab de passer aux OR à l'encaissement en sachant que c'est moins réglo par contre très facile à suivre.
Je suis partagée entre le respect strict de la procédure mais qui expose énormément le comptable en cas de "faiblesse de suivi"

Je voulais juste avoir des retours de collègues qui dans un contexte difficile auraient décider de revenir aux OR à l'encaissement.

merci

j'ai choisi de faire comme toi, Sniff et pour exactement les mêmes raisons ! OR à l'encaissement et non à la conso car au moment de la passation, sur chaque établissement de l'AC il y avait un solde au 4191 concernant des avances de tickets repas et à ce jour, je n'ai toujours pas réussi à obtenir une liste claire...

Après quelques réflexions, j'ai fini par conclure qu'on rembourse très peu de personnes sur les repas non consommés et qu'il vaut mieux faire un aor de temps en temps et passer une écriture en compta géné que se mettre en difficulté en étant incapable d'avoir un suivi correct de ces comptes d'avance.

Je ne suis pas dans les clous, certes, mais de deux maux j'ai choisi celui qui m'apparait comme étant le moindre.

Bonjour,

Je cherchais un fil sur le sujet. Nouveau AC je suis trés interréssé par le retour d'expérience car ici à chaque étabt une pratique propre.

Agathe Deblouze a écrit:

se mettre en difficulté en étant incapable d'avoir un suivi correct de ces comptes d'avance.

.......................... mais de deux maux j'ai choisi celui qui m'apparait comme étant le moindre.

Merci de ton retour.

J'en suis là.

Normalement, dans un fonctionnement bien établi agence comptable/ER, cela ne devrait pas poser de problème mais en cas de faille (agence comptable ou ER) cela peut vite devenir chronophage et anxiogène pour le comptable.

Si vous faites les recettes au vu des encaissements, je suppose que vous veillez à n'encaisser que des sommes qui sont des multiples du prix unitaire du repas ? D'ailleurs, pour information, vous mettez quoi comme PJ ?
(je sais, je suis pénible)

Le relevé périodique nominatif issu de GFC régie.

Pimprenelle a écrit:

Le relevé périodique nominatif issu de GFC régie.

et si les encaissements sont faits ds un autre logiciel, l'équivalent : fiche récapitulative  & nominative des encaissements

La bonne pratique orthodoxe du point de vue de la compta c'est de faire l'Or du montant des repas consommé.
Ce qui m'inquiète c'est quand on me dit que c'est compliqué au niveau du suivi du solde du 4191 car dès lors je me pose une question existentielle : "si on fait l'OR du montant des encaissements c'est encore plus difficile pour gérer les demandes de remboursement de sommes non consommées, non ?"
A moins que.... on ne rembourse jamais....

 
Tu as tout compris.
Je n'ai encore jamais remboursé un commensal (en bientôt 4 ans).
Au mieux, je fais des transferts de compte à compte, avec accord des intéressés  
Tu bondis ou pas ?

volcan a écrit:

La bonne pratique orthodoxe du point de vue de la compta c'est de faire l'Or du montant des repas consommé.
Ce qui m'inquiète c'est quand on me dit que c'est compliqué au niveau du suivi du solde du 4191 car dès lors je me pose une question existentielle : "si on fait l'OR du montant des encaissements c'est encore plus difficile pour gérer les demandes de remboursement de sommes non consommées, non ?"
A moins que.... on ne rembourse jamais....

je sais que la bonne orthodoxie est l'OR du montant des repas consommés.

Par contre ,je ne vois pas en quoi c'est diffiicle de gérer les sommes non consommées des gens partis. Il suffit de faire un AOR puis un ordre de paiement. Pas très orthodoxe dans la mesure où l'AOR est décalé dans le temps mais ce n'est pas difficile.

Par contre, je sens un flottement au niveau du 4191 car suivi pas assez serré entre ER et agence comptable. Je manque de temps pour m'en occuper. je suis à ce poste depuis la rentrée et pas vraiment d'organisation de pôle comptable alors que 7 eple + 1 cuisine centrale alors les OR à l'encaissement me simplifierait la vie actuellement.

Pimprenelle a écrit:

 
Tu as tout compris.
Je n'ai encore jamais remboursé un commensal (en bientôt 4 ans).
Au mieux, je fais des transferts de compte à compte, avec accord des intéressés  
Tu bondis ou pas ?

Ca, c'est incroyable......et c'est pas bien

mais pourquoi???????

volcan a écrit:

La bonne pratique orthodoxe du point de vue de la compta c'est de faire l'Or du montant des repas consommé.
Ce qui m'inquiète c'est quand on me dit que c'est compliqué au niveau du suivi du solde du 4191 car dès lors je me pose une question existentielle : "si on fait l'OR du montant des encaissements c'est encore plus difficile pour gérer les demandes de remboursement de sommes non consommées, non ?"
A moins que.... on ne rembourse jamais....

Cette méthode est valable pour tous les convives (éléves compris) ?

Pimprenelle a écrit:

Au mieux, je fais des transferts de compte à compte, avec accord des intéressés

Je l'ai fait aussi. Avec un document signé, bien sûr. Parce qu'il me semblait qu'il y a quelques années on avait parlé d'un truc qui s'appelle le contrôle interne, lequel comprend une partie sur la justification des écritures comptables. Et que sinon c'est la porte ouverte à toutes les fenêtres.

En attendant vous n'avez pas répondu à ma question précédente : vous encaissez bien, au moins, un montant correspondant à un nombre de repas ?


@ Peky : si les élèves ne sont pas au forfait, oui, c'est pareil.

Je te réponds :
Maintenant oui. Je demande à ce que l'encaissement corresponde à un nombre de repas précis.
Avant non, pas forcément Et je n'ai pas eu de remarque de mon AC.....
Cela m'arrangeais, je l'avoue
Et pour rebondir sur le transfert de compte à compte, il est évident que maintenant, je demanderais un écrit. J'ai fais des erreurs de débutant que je n'ai plus envie de reproduire.

Pimprenelle a écrit:

Et je n'ai pas eu de remarque de mon AC.....

On discute, Pimpin, je ne dis pas que je détiens LA vérité. Et puis je sais que je suis pénible (en plus il parait qu'on a toujours tendance à se sous-estimer  ).

Winnie a écrit:

Citation :

@ Peky : si les élèves ne sont pas au forfait, oui, c'est pareil.

Merci

Winnie a écrit:

Si vous faites les recettes au vu des encaissements, je suppose que vous veillez à n'encaisser que des sommes qui sont des multiples du prix unitaire du repas ? D'ailleurs, pour information, vous mettez quoi comme PJ ?
(je sais, je suis pénible)

non pas spécialement puisque AOR en fin d'année scolaire pour tous ceux qui ne reviendront pas. Enfin, c'est ce que je faisais dans mon lycée précédent. La PJ était un document issu du logiciel appelé Etat des remboursements.
Concernant l'OR des repas, le logiciel édite un document appelé ordre de recettes. il suffit en début d'année civile de paramétrer le logiciel en OR à l'encaissement au lieu de OR à la consommation. le logiciel prévoit les deux méthodes (ORCADIA - DMI)

Winnie a écrit:

Pimprenelle a écrit:

Et je n'ai pas eu de remarque de mon AC.....

On discute, Pimpin, je ne dis pas que je détiens LA vérité. Et puis je sais que je suis pénible (en plus il parait qu'on a toujours tendance à se sous-estimer  ).

Mais nan  
Lorsque je précisais que je n'avais pas eu de remarque de mon AC, c'était pour me rassurer et non pour te tacler. Tu le sais bien j'espère  

sniff a écrit:

Winnie a écrit:

Si vous faites les recettes au vu des encaissements, je suppose que vous veillez à n'encaisser que des sommes qui sont des multiples du prix unitaire du repas ? D'ailleurs, pour information, vous mettez quoi comme PJ ?
(je sais, je suis pénible)

non pas spécialement puisque AOR en fin d'année scolaire pour tous ceux qui ne reviendront pas. Enfin, c'est ce que je faisais dans mon lycée précédent. La PJ était un document issu du logiciel appelé Etat des remboursements.

Sauf qu'un AOR est destiné à réparer une erreur (qui par définition est involontaire) ; ce n'est pas un outil "normal" de gestion des recettes.

volcan a écrit:

Sauf qu'un AOR est destiné à réparer une erreur (qui par définition est involontaire) ; ce n'est pas un outil "normal" de gestion des recettes.

Je ne suis pas tout à fait d'accord.

Par ex : un AOR de frais scolaires ne corrige pas forcément une erreur. Au moment de la constatation et donc de l'OR des frais scolaires, il n'y a pas forcément d'erreur ; la constatation est faite en fonction des éléments connus. c'est à la suite de nouveaux éléments qu'on peut être amené à reconstater et donc OR ou AOR.
On pourrait dire la même chose pour un AOR en cas de remboursement de repas , on annule la vente de repas donc AOR

volcan a écrit:

sniff a écrit:

Winnie a écrit:

Si vous faites les recettes au vu des encaissements, je suppose que vous veillez à n'encaisser que des sommes qui sont des multiples du prix unitaire du repas ? D'ailleurs, pour information, vous mettez quoi comme PJ ?
(je sais, je suis pénible)

non pas spécialement puisque AOR en fin d'année scolaire pour tous ceux qui ne reviendront pas. Enfin, c'est ce que je faisais dans mon lycée précédent. La PJ était un document issu du logiciel appelé Etat des remboursements.

Sauf qu'un AOR est destiné à réparer une erreur (qui par définition est involontaire) ; ce n'est pas un outil "normal" de gestion des recettes.

L'AOR n'est pas systématiquement lié à une correction d'erreur.

Exemple : je bataille, avec un succès limité, pour obtenir que les OR des droits constatés de demi-pension soient passés en début de trimestre dans mes ER. Or un des gestionnaires est convaincu, en son for intérieur, qu'un AOR est effectivement une correction d'erreur, et comme il a horreur de se tromper il veut faire un OR "net" (sous entendu "juste") en fin de trimestre, après que les reconstatations soient faites, plutôt que de faire des AOR.

S'il te lit, je n'ai plus aucune chance d'obtenir mes OR à temps.  

Ne jouons pas sur les mots. Faire un AOR pour rectifier un OR dont on sait pertinemment qu'il ne repose sur aucune base de liquidation, mais simplement sur un montant d'encaissement sans correspondance avec une recette, ce n'est pas pareil que faire un OR de droits constatés reposant sur une base, une situation, un tarif et par la suite corriger en fonction d'éléments nouveaux.

Par ailleurs, c'est la M9-6 qui parle d'erreur :

1332. Régularisation au cours de l’exercice : les ordres de réduction ou d’annulation de
recettes

L’ordre de réduction ou d’annulation de recettes est une décision de l’ordonnateur, qui, en constatant
qu’un ordre de recettes antérieur a été surévalué à la suite d’une erreur de liquidation rétablit le
montant régulier de la créance.
L’émission d’un ordre de réduction ou d’annulation de recettes est assimilée par, l’annexe 1 du code
général des collectivités territoriales (liste des pièces justificatives), à une dépense, ainsi le point 142
de cette annexe prévoit qu’à l’appui d’un ordre de réduction de recettes le comptable doit exiger “un
état précisant, pour chaque titre, l’erreur commise”.
L’absence des pièces exigées listées dans la nomenclature pourrait entraîner la mise en jeu de la
responsabilité personnelle et pécuniaire de l’agent comptable.
La procédure de la réduction ou de l’annulation de recettes ne doit pas permettre d’apurer une
créance réelle et correctement liquidée. Ce type de décision est en effet de la compétence du conseil
d’administration au travers de l’admission en non-valeur ou de la remise gracieuse.

volcan a écrit:

Ne jouons pas sur les mots. Faire un AOR pour rectifier un OR dont on sait pertinemment qu'il ne repose sur aucune base de liquidation, mais simplement sur un montant d'encaissement sans correspondance avec une recette, ce n'est pas pareil que faire un OR de droits constatés reposant sur une base, une situation, un tarif et par la suite corriger en fonction d'éléments nouveaux.

Oui, OK sur le fait que ce n'est pas la même chose mais je tique sur le mot "erreur"

effectivement, la M9-6 utilise ce mot que je ne trouve pas adapté mais bon, c'est elle qui fixe la règle.

Par contre je trouve exagéré de dire qu'un OR à l'encaissement est fait sans base de liquidation. Il est pris sur la base d'un tarif voté en CA intitulé "vente de repas".

Mais bon, je connais la règle et je ne la remets pas en cause.
Mon post avait comme seul objectif de voir si certains collègues en situation difficile avaient été tentés de choisir comme moi une solution moins orthodoxe mais leur permettant de s'en sortir.

Actuellement, sur 7 établissements dans un contexte d'agence comptable fragilisé le suivi des 4191 lié à la restauration est difficile et anxiogène.

Stoïk a écrit:

Exemple : je bataille, avec un succès limité, pour obtenir que les OR des droits constatés de demi-pension soient passés en début de trimestre dans mes ER. Or un des gestionnaires est convaincu, en son for intérieur, qu'un AOR est effectivement une correction d'erreur, et comme il a horreur de se tromper il veut faire un OR "net" (sous entendu "juste") en fin de trimestre, après que les reconstatations soient faites, plutôt que de faire des AOR.

S'il te lit, je n'ai plus aucune chance d'obtenir mes OR à temps.  

Quand je pense que je bataille pour les faire en début de trimestre et pas à la fin mais que mon AC me répond que c'est trop compliqué les écritures de DC, bourses, RP et FSC à repasser dans tous les sens Sinon, bien évidemment qu'ici on passe l'OR des repas vendus, sans que ça ne soit des montants multiples de prix de repas. Ainsi, pas de reliquats de classe 4 à gérer, c'est tout propre dans GFC au compte financier (un peu moins dans l'ER). Re- Et je ne parle même pas des acomptes de voyages payés en compta budgétaire N-1 au lieu d'un OP puis mandat pour ordre en N. Re-re-

Tout cela ne serait pas si grave si, derrière tout ça, il n'y avait pas en revanche des exigences très dures dès qu'elles arrangent l'AC. Pour ma part, je trouve difficile d'être crédible quand les exigences sont à géométrie variable et exprimées unilatéralement.

ci, je fais l'OR aux repas consommés.
En fin d'année, je donne la liste nominative de l'avance commensaux à l'AC
Par contre, il m'arrive de vendre des repas qui ne sont pas des multiples du tarif.
Je pensais que l'essentiel était que le compte client soit crédité.