repas : constatation encaissements vs repas consommés

Bonjour

La réglementation s'oppose-t-elle à la constatation des encaissements des repas des commensaux, plutôt qu'à celle des repas consommés. Beaucoup d'établissements fonctionnent ainsi apparemment. Certains le pratique aussi pour les élèves ! J'ai encore le cas d'un établissement qui n'arrive pas à justifier les soldes avec la constatation aux repas consommés... La faute au logiciel bien sûr !

Recetter les encaissements et pas les consommations c'est
- s'arroger des droits sur des sommes non acquises (celles figurant en avances sur les porte monnaies des intéressés)
- occulter les sommes dues non encaissées (porte monnaies négatifs).

Extrait du site "Intendance03" :

Les cartes magnétiques de cantine rechargées lors de leur vente sont elles des valeurs inactives ?
Non. Les valeurs inactives sont des formules de différente nature qui ont une valeur faciale (timbres) ou qui acquièrent leur valeur nominale lorsqu'elles sont mises en circulation (tickets repas, carte photocopie). Les cartes magnétiques, alimentées au moment de la vente et pour des montants variables, et débitées au fur et à mesure de leur utilisation, ne sont pas considérées comme des valeurs inactives.
 
Le principe consistant à faire payer aux élèves le remplacement de la carte d'accès au restaurant ou l'oubli de celle-ci est-il légal ?
Les EPLE perçoivent la demi-pension et votent les tarifs applicables: ce type de mesure doit être voté en conseil d'administration et intégré au règlement intérieur de la demi-pension.
 
A quel compte doit-on enregistrer les versements effectués pour alimenter une carte d'accès au restaurant scolaire dans le cadre d'une tarification des repas à l'unité ?

4191. Ces versements constituent une avance faite par la famille, ils doivent donc être comptabilisés au compte 4191-Avances reçues des familles, collectivités et établissements hébergés. C'est la consommation des repas qui ouvre un droit pour l'établissement, comptabilisé au compte 4712- Produits scolaires hors forfait, et qui donne lieu à l'émission du titre de recette sur le compte 70622-Produits scolaires hors forfait. Cette technique permet en outre d'assurer plus aisément le remboursement des versements non utilisés, par exemple lorsque l'élève quitte définitivement l'établissement.

Donc ce système est à proscrire mais est pas mal pratiqué; notamment sur des établissements audités... Enfin je me demande encore à quoi servent les audits des Finances publiques... Mais ceci est un autre problème...

Bonsoir,

l'établissement dans lequel je suis arrivée l'an dernier était dans cette "configuration" avec TOUS les élèves ET commensaux au ticket. 
J'ai mis en place un forfait mais beaucoup d'élèves sont encore au ticket (plus cher mais sans aucunes contraintes)
Nous utilisons un logiciel de gestion self bien connu qui permet l'édition d'OR sur les conso.

J'ai souhaité modifier cette pratique mais mon AC n'y tient pas trop : il a peur des difficultés pour justifier les soldes des comptes d'avances (DP et commensaux) de fin de mois.
Du coup, je fais mes OR sur les encaissements mais je tiens mon crédit nourriture au vu des consommations pour être au plus juste de la réalité.

Bref, ma question : d'après vous comment changer de pratique et quelle serait la date idéale pour cela ?

1er janvier sur un nouveau budget en mettant les soldes des comptes en avance
ou 
1er septembre une fois remboursé les avances des élèves partis et encaissé les arrivées correctement en avance ?

Au 1er janvier, ça me semble plus facile à justifier et plus compréhensible en cas de contrôle. 
On recette tous les encaissements jusqu'au 31 décembre puis on fait un ordre d'annulation de recette du montant des avances disponibles sur les comptes des rationnaires justifié par l'état récapitulatif des soldes (positifs et négatifs s'il y en a) des porte-monnaies.
Attention : l'incidence sur le volume des recettes peut être conséquent, il faut l'anticiper si on clôture son SRH un peu ric rac en général.

Le problème, c'est qu'il faut aller à Canossa devant le CA, pour expliquer que les fonds du SRH (à supposer qu'il y en ait !) sont en partie composés d'argent appartenant aux usagers : en effet, toutes ces années on a fait les OR du montant de l'encaissé. Les xxxx€ que le logiciel de contrôle d'accès indique comme stockés dans les comptes des convives doivent être extraits des fonds pour retrouver leur juste place sur le 419. Donc prélèvement sur fonds pour un mandat d'annulation de recettes des exercices antérieurs. C'est pas difficile du tout à faire, et à la limite on le pratique n'importe quand. Mais faut se bouger le popotin. Mention spéciale à mes successeurs de mon précédent poste, qui s'y sont collés alors que moi je faisais l'impasse depuis plusieurs années (mais bon, eux n'avaient plus de Greta à gérer en même temps).

COMPTABUD a écrit:

Bonsoir,

l'établissement dans lequel je suis arrivée l'an dernier était dans cette "configuration" avec TOUS les élèves ET commensaux au ticket. 
J'ai mis en place un forfait mais beaucoup d'élèves sont encore au ticket (plus cher mais sans aucunes contraintes)
Nous utilisons un logiciel de gestion self bien connu qui permet l'édition d'OR sur les conso.

J'ai souhaité modifier cette pratique mais mon AC n'y tient pas trop : il a peur des difficultés pour justifier les soldes des comptes d'avances (DP et commensaux) de fin de mois.
Du coup, je fais mes OR sur les encaissements mais je tiens mon crédit nourriture au vu des consommations pour être au plus juste de la réalité.

Bref, ma question : d'après vous comment changer de pratique et quelle serait la date idéale pour cela ?

1er janvier sur un nouveau budget en mettant les soldes des comptes en avance
ou 
1er septembre une fois remboursé les avances des élèves partis et encaissé les arrivées correctement en avance ?

C'est fou comme d'un bahut à un autre les pratiques et les ressentis peuvent être radicalement différent, dans mon etab, cela fait des années qu'on cherche à se débarrasser des forfaits pour que tout le monde soit au ticket.......

Précisons qu'on peut faire l'OR du montant de la vente si l'on utilise encore les bons vieux tickets papier (valeurs inactives).

La question portait sur la réglementation : 
- s'il s'agit d'avances, il faut comptabiliser les OR en repas consommés
- s'il s'agit d'achat de repas qui sont directement consommés, on peut comptabiliser les OR en recettes encaissées.

J'ai pratiqué les deux systèmes, et franchement, une comptabilisation en repas achetés, c'est beaucoup plus simple, et quand les profs veulent se faire rembourser, plus besoin de se demander si leur solde de DP dans le logiciel de gestion est égal au solde DP dans GFC compta géné. 

Après il y a sûrement des grincheux pour trouver qu'il vaut mieux se compliquer la tâche et s'évertuer à passer ses journées à fouiller dans les encaissements que nous n'avons pas nous-même réalisé, mais c'est une autre philosophie.

++

baracudabanana a écrit:

La question portait sur la réglementation : 
- s'il s'agit d'avances, il faut comptabiliser les OR en repas consommés
- s'il s'agit d'achat de repas qui sont directement consommés, on peut comptabiliser les OR en recettes encaissées.

J'ai pratiqué les deux systèmes, et franchement, une comptabilisation en repas achetés, c'est beaucoup plus simple, et quand les profs veulent se faire rembourser, plus besoin de se demander si leur solde de DP dans le logiciel de gestion est égal au solde DP dans GFC compta géné. 

Après il y a sûrement des grincheux pour trouver qu'il vaut mieux se compliquer la tâche et s'évertuer à passer ses journées à fouiller dans les encaissements que nous n'avons pas nous-même réalisé, mais c'est une autre philosophie.

++

Je ne pense pas que ce soit une question de philosophie de grincheux, ça reviendrai à faire un choix sur la réglementation que l'on applique ou pas pour se faciliter les choses.

Et à moins de vendre les repas un par un, je ne vois pas comment on pourrait considérer que 10 repas achetés sont consommés.
On en revient donc à la réglementation et aux PJ des OR du SRH que doit demander le comptable

Que vous ne voyiez pas comment faire ne rend pas la situation non-règlementaire pour autant.

Après il y a des façons compliquées et des façons simples de faire de la comptabilité ; quand on veut surtout empêcher que les autres s'améliorent et préserver son pré-carré, la meilleure des techniques, c'est encore de rendre compliqué ce qui n'est pas nécessaire de l'être !

++

La règlementation est claire. Après chacun choisit de l'appliquer ou pas. Ne pas appliquer une règlementation parce que c'est plus compliqué n'est pas "professionnel" ; et on trouvera toujours des "excuses" pour ne pas faire correctement son travail. On remarquera d'ailleurs que ceux qui prennent des libertés avec les textes sont souvent ceux qui râlent le plus lorsque cela leur cause des problèmes par la suite ou lorsque ce sont les autres qui le font.
Pour un certain nombre d'entre vous (je dis vous parce que cela ne me concernera plus) Opale va être compliqué car il imposera une rigueur règlementaire qui fait parfois défaut.

Flouette a écrit:

C'est fou comme d'un bahut à un autre les pratiques et les ressentis peuvent être radicalement différent, dans mon etab, cela fait des années qu'on cherche à se débarrasser des forfaits pour que tout le monde soit au ticket.......

Il ne s'agit pas de ressenti mais de public et de gestion. Selon la localisation, la population, le contexte environnemental et le nombre de rationnaires, un système de forfait peut être la seule solution pour assurer un accueil à tous les élèves pour un coût minime tout en préservant l'équilibre financier du secteur.

baracudabanana a écrit:

(...)J'ai pratiqué les deux systèmes, et franchement, une comptabilisation en repas achetés, c'est beaucoup plus simple, et quand les profs veulent se faire rembourser, plus besoin de se demander si leur solde de DP dans le logiciel de gestion est égal au solde DP dans GFC compta géné. 
Après il y a sûrement des grincheux pour trouver qu'il vaut mieux se compliquer la tâche et s'évertuer à passer ses journées à fouiller dans les encaissements que nous n'avons pas nous-même réalisé, mais c'est une autre philosophie.

Je ne sais pas si vous êtes sérieux.

La réponse réglementaire est très claire. L'OR se fait sur les repas consommés et non pas sur les repas achetés.

Ensuite on est professionnel et on agit ou on tient des discours pour justifier ses manquements.

Pour passer de l'ancienne habitude à la nouvelle, il faut un temps de concertation et de réflexion préalable et accompagnement sur plusieurs mois selon le volume de repas vendus et le logiciel utilisé afin de stabiliser le mode opératoire et les états mensuels à utiliser en PJ des OR.

Ici, cela a mobilisé une partie des services financiers et comptables car la pratique était de recetter les repas vendus.

Je rejoins bien évidemment Volcan ... donner des leçons de réglementation à la communauté éducative et s'exonérer dans le même temps de nos propres obligations réglementaires relève a minima de l'incohérence.

Oui, la règlementation est claire mais je ne vois pas trop ce qu'Opale viendra enlever à cela. Un bon 4713 en lieu et place d'un 4192 et il n'y a plus besoin de se farcir des soldes, surtout s'ils sont ronds, comme les chapeaux bretons.

Mon expérience à la longue me porte d'ailleurs surtout à croire que les bidouilles et les choses pas très réglementaires ("oups, j'ai oublié un encaissement ici, et j'ai raté celui là il y a 6 semaines") proviennent surtout d'une compta en droits consommés et non encaissés. D'ailleurs je ne vois pas l'intérêt de faire des droits consommés alors que nous ne fonctionnons en fipu que sous le régime des droits constatés ou des droits au comptant.

non parce que ce sont des valeurs inactives comme cela a été dit plus haut. 
Et ce n’est pas le cas du crédit sur le compte self.

Quand je dis que c'est une usine à gaz , je le prouve .Tes états du mois de décembre te permettent de faire l'OR et tu le fais . Fin janvier tu sors de TS les 3 états qui permettent de faire l'or de janvier à quelques secondes d'intervalle le 31 du mois et ton AC te dis que cela ne colle pas quelques semaines plus tard. On a probablement autre chose à faire que de se prendre le chou avec des trucs qui ne fonctionnent visiblement pas...

baracudabanana a écrit:

Oui, la règlementation est claire

On est d'accord alors  

baracudabanana a écrit:

mais je ne vois pas trop ce qu'Opale viendra enlever à cela.

Opale devrait se calquer au plus près des dispositions réglementaires et laisser moins de latitude sur les interprétations ou les habitudes 'locales'.

baracudabanana a écrit:

 (...) D'ailleurs je ne vois pas l'intérêt de faire des droits consommés alors que nous ne fonctionnons en fipu que sous le régime des droits constatés ou des droits au comptant.

Je ne vois pas bien à quoi tu fais référence mais pas à mes formations en matière de gestion financière et comptable des EPLE

Je fais suivre la planche d'écriture transmise par le rectorat.

GOPHER a écrit:

Quand je dis que c'est une usine à gaz , je le prouve .Tes états du mois de décembre te permettent de faire l'OR et tu le fais . Fin janvier tu sors de TS les 3 états qui permettent de faire l'or de janvier à quelques secondes d'intervalle le 31 du mois et ton AC te dis que cela ne colle pas quelques semaines plus tard. On a probablement autre chose à faire que de se prendre le chou avec des trucs qui ne fonctionnent visiblement pas...

Je comprends le point de vue.
Et par expérience, il faut se creuser un peu les méninges sur TS ou GEC ou autre avant de savoir comment il fait ses comptes et comment éditer les bons états au bon moment.
C'est vrai que ce changement d'habitude ne nous a pas simplifié la vie.
En même temps, c'est la réglementation d'une part et ... après un temps d'adaptation je te confirme que ... c'est tout à fait possible d'autre part même si cela demande des vérifications plus fréquentes

ce qui me gêne aussi, c'est que fonctionner à l'encaissé fausse le résultat.
j'ai un très gros service de restauration. Mine de rien au 31 décembre j'avais plus de 70K€ d'avance intégrés joyeusement dans le fonds de roulement
revenir à l'orthodoxie a aussi un sens

Petgorn a écrit:

ce qui me gêne aussi, c'est que fonctionner à l'encaissé fausse le résultat.
j'ai un très gros service de restauration. Mine de rien au 31 décembre j'avais plus de 70K€ d'avance intégrés joyeusement dans le fonds de roulement
revenir à l'orthodoxie a aussi un sens

La sincérité des comptes.... sans doute le meilleur argument.

C'est très pertinent de rappeler l'impact sur le résultat et la sincérité des comptes. Tout fait sens en comptabilité.

J'avoue qu'il m'a fallut suivre des  formation sur le bilan et l'analyse financière pour bien appréhender les tenants et aboutissants des opérations budgétaires ...

baracudabanana a écrit:

Un bon 4713 en lieu et place d'un 4192 et il n'y a plus besoin de se farcir des soldes, surtout s'ils sont ronds, comme les chapeaux bretons.

Hérésie.

Valin a écrit:

Précisons qu'on peut doit faire l'OR du montant de la vente si l'on utilise encore les bons vieux tickets papier (valeurs inactives).

LOL c'est quoi cette planche qui sort de nulle part ? il manque d'ailleurs pas mal d'infos dessus, notamment lorsqu'au 4713 on arrive à solde juste, avec un encaissement qui correspond aux consommations.

Quant à l'utilisation du 4713 en lieu et place du 4192, je ne vois pas ce qu'il y a d'hérétique, le jugement me semble un peu extrême ...

baracudabanana a écrit:

Quant à l'utilisation du 4713 en lieu et place du 4192, je ne vois pas ce qu'il y a d'hérétique, le jugement me semble un peu extrême ...

Relis ta M9.6

- le compte 47 (cote 3.2.7.9) est celui des "comptes transitoires ou d'attente", et les 4712 et 4713 sont les comptes des "tickets-repas".

M9.6 a écrit:

3.2.7.9.2 Compte 4712 et 4713 Tickets repas
Ces comptes comptabilisent les tickets repas vendus aux élèves et aux commensaux ainsi qu’éventuellement aux personnels extérieurs admis à la restauration scolaire.
Ces comptes sont :
- crédités par un compte de trésorerie
- débités par le compte 7062 - Produits de la restauration scolaire et de l’hébergement
Les opérations créditrices de ces deux comptes sont à rapprocher des opérations enregistrées au crédit des subdivisions correspondantes du compte 861 - titres et valeurs en portefeuilles.

Pas de ventes de tickets-repas en valeurs inactives = pas de 4713 !

En revanche, le 41 est le compte des clients, et les rationnaires sont bien des clients du SRH.

M9.6 a écrit:

3.2.7.2.10 Comptes 4191 et 4192 - Avances reçues
Les comptes 4191 et 4192 enregistrent les avances reçues par l'établissement sur les commandes à livrer, les travaux à exécuter ou les services à rendre. Ils sont crédités par le débit d'un compte de trésorerie du montant des avances reçues des clients. Ils sont débités, après constatation des droits, du montant de ces avances par le crédit de la subdivision du compte 411 ou 412, le compte de classe 7 intéressé et éventuellement par le crédit du compte 4664 lorsqu’il existe des excédents de versements à rembourser.
Le compte 4191 enregistre notamment les avances constatées sur les cartes d’accès au restaurant scolaire.

Je pense que l'instruction est parfaitement claire. Alors maintenant, libre à toi de nous traiter d'ayatollahs, mais les instructions du ministre sont claires et nettes. Elles reflètent l'état de l'art de la comptabilité publique, et les règles que le MINEFI et le CNoCP entendent nous voir appliquer.

Les OR de mon SRH parviennent sur le compte 4112, où une partie des débits demeurent en attendant le mandat des bourses et de l'aide régionale, et le reste rejoint le 4191DP, sur lequel sont bon an mal an stockés une quinzaine de milliers d'euros appartenant aux familles, dont je suis en mesure de justifier le détail au centime près à chaque fin de mois. En cours de mois aussi, mais il faut alors tenir compte des repas pas encore passés en recettes. C'est du boulot, mais c'est le boulot.

Pas la peine de citer des gros pavés de réglementation que tout le monde a lu et connaît.

Je persiste à dire et penser que ce travail de recherche de solde n'est pas un travail que doit fournir un A+ en tant que comptable. Après que certains aient envie de perdre du temps, c'est leur droit ; mais moi, le contrôle des mandats, des pièces de marchés publics, de régularité des OR de subvention me donnent déjà assez de fil à retordre.

Quand au fait que les 47 soient à rapprocher à une balance de valeurs inactives, la question ne se pose pas pour les établissements qui ont pris un logiciel externe de restauration qui suit très bien les conso de repas sans recourir aux tickets repas. D'ailleurs dans le PCG, les comptes 47 sont comptes d'attente, il n'est nullement question de tickets repas.

baracudabanana a écrit:

Je persiste à dire et penser que ce travail de recherche de solde n'est pas un travail que doit fournir un A+ en tant que comptable.

Purée et moi qui pensait que justifier les soldes de la classe 4 et assurer la sincérité des comptes était justement le travail du comptable... même si il était administrateur... il parait que c'est même la responsabilité des directeurs régionaux des Finances. Mais il arrive que le comptable ait des aides.

Franchement, sur un collège, la consommation des repas commensaux en fonction de l'implantation du bahut représente au max 5 000 € par an. Au delà, je suis d'accord qu'une gestion des soldes se justifie (et encore, ca dépend des personnels affectés à l'intendance), mais en dessous... sur les 300 000 € minimum de budget d'un collège avec une cuisine de production...

Quant au problème d'image fidèle que doit donner le comptable, je pense que c'est quand même malheureux qu'on nous embête avec des futilités de ce genre alors que l'immobilisation et le financement des amortissements en établissements publics est un problème qui commence à peine à être réglé depuis 2012. Et ce problème là est un frein tellement puissant qu'il a justifié toutes les réserves de la Cour des Comptes sur la certification des comptes de l'état depuis qu'ils sont mis en place. Donc visiblement, c'est plutôt ça qui pose pb dans la règlementation comptable, et pas les 3 steacks frites non consommés par M. Dugenou, prof de philo.