OR repas : encaissés ou consommés ?

Pour les élèves au "ticket" et pour les commensaux, quand on gère ça avec un système genre Solvance, Turboself ou autre... et qu'on charge donc un crédit sur le compte de la personne qui va passer au self avec une carte à puce ou code barre :
 
Faut-il encaisser au 419 et et basculer en fin de mois au 4712-13 uniquement les repas consommés et faire l'OR de ce montant-là ?
Ou peut-on aussi choisir l'option de tout encaisser aux 4712-13 et faire l'OR du montant des encaissements, quite ensuite à faire un OAR, puis un OP pour les gens qui s'en vont de l'établissement et qui demandent à être rembourser des sommes  non consommées ?
 
Je sais que les 2 pratiques existent mais y en a t il une réellement "orthodoxe" et l'autre à proscrire ? Ou les deux sont elles acceptables ?
 
Certains ont-il eu des remarques à ce sujet à l'occasion d'un audit Trésor ?

Je n'ai pas eu de contrôle d'un inspecteur. Il me semble que la pratique la plus saine rejoint la bonne règle : ne constater que les repas réellement consommés et non les repas encaissés.

ma pratique est la suivante :

encaissement : débit classe 5 à crédit cpt 419...

puis en fin de mois

PAC des recettes uniquement repas consommés : 419... à 4712 ou 4713

OR 4712 à 70622 et 4713 à 7065

Le suivi des avances gérées au compte 419 demande une grande vigilance et peut être délicat

Ecoute ce que dit le collègue. Il est dans le vrai.
Pour ma gouverne, quand un commensal a sa carte en négatif, vous le mettez où le solde ?

Pourquoi repasser par un 47 ?

Winnie a écrit:

Ecoute ce que dit le collègue. Il est dans le vrai.
Pour ma gouverne, quand un commensal a sa carte en négatif, vous le mettez où le solde ?

Nous n'acceptons pas de commensal en négatif. Le distributeur de plateau y veille. Si nous acceptions que des personnes soient en négatif, ces sommes seraient inscrites en diminution des avances mais ce serait incorrect : une avance négative est un prêt et nous ne sommes pas habilités à le faire .

J-M a écrit:

Pourquoi repasser par un 47 ?

ma réponse est pratique et nullement théorique : pour satisfaire aux contrôles automatiques de GFC et ne pas avoir à subir les demandes d'explication de mon TPG lors de la mise en examen des comptes financiers.

la réponse tient au fait que les cartes rechargeables ne sont pas des valeurs inactives, contrairement aux ticsons papelards tous pleins de couleurs qu'on vend par 10 car on a la flemme de les vendre à l'unité... avec ces tickets on vend une prestation, ils VALENT un repas, donc OR du montant de la vente, avec la carte on achete un droit: aller becqueter si on a assez de sous, donc OR sur consos réelles.

J'ai Solvance aussi.
Je sais que la pratique orthodoxe consiste à passer l'OR du montant de la conso et non du montant encaissé.
Et pourtant...
Mais on va changer ça.

ne change que si tu es certain que ton 419 restera rigoureusement contrôlable, même quand t'es pas là ! sinon, de 2 maux il faut choisir le moindre !

OR = montant des consommations
pas de carte en négatif : on ne mange pas à crédit. Si pas de crédit, pas de plateau. Si tu n'as plus un rond, tu ne vas pas au resto , donc c'est pareil à la cantine. Non mais
il m'arrive de dépanner de temps en temps un prof avec ma carte perso, mais ne le répétez pas

ac-int a écrit:

Winnie a écrit:

Ecoute ce que dit le collègue. Il est dans le vrai.
Pour ma gouverne, quand un commensal a sa carte en négatif, vous le mettez où le solde ?

Nous n'acceptons pas de commensal en négatif. Le distributeur de plateau y veille. Si nous acceptions que des personnes soient en négatif, ces sommes seraient inscrites en diminution des avances mais ce serait incorrect : une avance négative est un prêt et nous ne sommes pas habilités à le faire .

Même quand on n'accepte pas le commensal en négatif, quand il s'avère que le type a mangé quand même parce que c'est quelqu'un à qui les agents n'ont pas osé refuser un plateau, ou le nouveau surveillant a passé la carte passe élèves pour un adulte, ou autre, et que tu as fait la régularisation "forcée" sur le logiciel, eh bien tu as une carte en négatif. Je ne dis pas que c'est légion, mais ça arrive.

Stoïk a écrit:

J'ai Solvance aussi.
Je sais que la pratique orthodoxe consiste à passer l'OR du montant de la conso et non du montant encaissé.
Et pourtant...
Mais on va changer ça.

Attention en changeant. Pour tous ceux dans ce cas-là, rappelons qu'au moment du changement, il convient de s'assurer d'avoir de l'argent au R2 : il faut un ORR du montant du 419 au moment du changement ! Bah oui, les encaissements qui ont été constatés comme des recettes, faut bien les faire redevenir de simples encaissements...
D'où ma remarque initiale : quand on passe à un tel système, autant être tout de suite "orthodoxe". Parce qu'expliquer au CA qu'on va bouffer toutes les réserves pour une manip purement comptable, c'est pas toujours gagné.

Nous envisageons faire le chemin inverse... OR des montants encaissés dans les ER. Qu'en pensez-vous ? Quelqu'un a déjà eu un audit avec ce cas de figure ?

yAd a écrit:

Nous envisageons faire le chemin inverse...OR des montants encaissés dans les ER. Qu'en pensez-vous?...

Je pense que c'est une erreur.

Votre pratique est conforme à la réglementation et vous voulez la changer... mais vous avez probablement une raison qui m'échappe.

Texte de la réglementation en vigueur ?

yAd a écrit:

Texte de la réglementation en vigueur ?

Sur le site de Nanard je lis :

"L’article R421-66 du code de l’Education dispose que « les recettes sont liquidées par l’ordonnateur sur les bases fixées par la loi, les règlements, les décisions de justices, et les conventions ». Dans les EPLE, les créances trouvent principalement leurs sources dans un acte administratif exécutoire (exemple : la notification de la dotation de fonctionnement de la collectivité de rattachement ou l’acte du conseil d’administration sur le montant de la participation des familles à un voyage scolaire) ; .et dans des conventions (exemple : une convention d’occupation à titre précaire d’un logement de fonction).

La circulaire 88-079 du 28/03/1988 rappelle qu' « un ordre de recette émis en dehors de ces principes fondamentaux serait dénué de tout fondement juridique.» Ainsi, par exemple, toute demande aux familles d’une participation financière sans acte exécutoire du conseil d’administration en fixant le montant est interdite"



Tu vas donc avoir du mal à justifier légalement un OR correspondant à des versements qui ne sont que des avances, et non des repas consommés.



Quel est l'acte du CA, le règlement, la loi, ou la convention qui stipule que l'avance sur repas est due à l'EPLE ??!!

yAd a écrit:

Nous envisageons faire le chemin inverse... OR des montants encaissés dans les ER. Qu'en pensez-vous ? Quelqu'un a déjà eu un audit avec ce cas de figure ?

Jamais vu ça. Le seul cas où je pourrais le concevoir, c'est en revenant à un système de tickets, géré en valeurs inactives.
Et même si c'est passé lors d'un audit, attention, parole d'auditeur n'est pas synonyme de parole d'évangile.

Je fait l'OR du montant des encaissements. C'est discutable, moralement contestable... mais tellement plus simple... rien ne l'interdit.... Attention cependant, il convient d'avoir en réserves disponibles du R2 le montant total des soldes des portes-monnaies. En effet, et cela m'est arrivé pour la fermeture d'un établissement, il faut rembourser tousle monde...

marco a écrit:

En effet, et cela m'est arrivé pour la fermeture d'un établissement, il faut rembourser tous le monde...

Comment l'AC a-t-il alors justifié le solde débiteur à la balance ?

marco a écrit:

Je fait l'OR du montant des encaissements. C'est discutable, moralement contestable... mais tellement plus simple... rien ne l'interdit.... Attention cependant, il convient d'avoir en réserves disponibles du R2 le montant total des soldes des portes-monnaies. En effet, et cela m'est arrivé pour la fermeture d'un établissement, il faut rembourser tousle monde...

Et cela t'oblige à faire une AOR aux 7065 et 70622, mais alors avec quel justificatif comme le dit Russule ?
Et quel motif à l'AOR (repas rendus ou "vomis") ?...

Il est pour moi, comme l'ont dit les collègues, aussi simple et plus logique de faire l'OR du montant des consommations.
Tous les documents sortent du logiciel ad hoc.

Et en cas de remboursement du solde des cartes pour les élèves partis, le logiciel sort une état des cartes concernées :
Écriture 4191 -> 4664 pour le montant et OP à suivre...

En cas de recettes à l'encaissement il n'est pas si compliqué de justifier un OAR au 7065 ou 70622 : édition du décompte du solde positif de l'élève ou commensal dans Solvance, Turbo ou autre ...et demande écrite de remboursement de sa part justifiée par son départ définitif de l'établissement (suffit de leur faire un modèle). Les mêmes doc. servent aussi à justifier l'OP.
 
Beaucoup de collègues dans mon académie sont passés à l'encaissement car c'est souvent la panique entre les 419-4712-4713 du logicel privé (surtout l'un d'entre-eux où l'on peut faire des tas de transferts entre les divers "portefeuilles"!) et GFC... même quand on suit ça de prés ca déraille à un moment ou l'autre...
 
Les auditeurs du Trésor dans l'académie on tous accepté le système de la recette à l'encaissement dans la mesure où il y avait des réserves au R2. Je sais bien que parole d'auditeur n'est pas parole d'évangile, mais franchement c'est beaucoup plus simple à suivre dans le système à l'encaissement.
 
Et on peut trés bien refuser le repas et bloquer la carte de celui qui a épuisé son crédit repas dans un système à l'encaissement.  En quoi ce système impliquerait-il forcément de laisser manger les gens à crédit ?
Un commensal verse 60 € pour 20 repas à 3 euros
60 € sont passés en OR en fin de mois
S'il quitte l'établissement en ayant 5 repas non consommés on fait un OAR de 15 € et OP pour le rembourser dans la foulée.
En revanche s'il consomme ses 60 € et se présente à nouveau au self avec la carte non créditée je ne vois pas en quoi le système à l'encaissement m'empêche de le bloquer dans Solvance , Turbo ou Alise ?
 
Et inversement dans un système de recettes à la consommation rien n'empêche d'autoriser le passage en négatif dans Solvance, Turbo ou Alise.
 
Je ne comprends pas pourquoi certains pensent que recettes à l'encaissement = repas à crédit autorisé ?
 
Ca n'a rien à voir, même si le choix de la recette à l'encaissement est contestable par ailleurs d'un point de vue règlementaire dans la mesure où les cartes ne sont pas des valeurs inactives comme les tickets repas, effectivement.

Pad a écrit:

Beaucoup de collègues dans mon académie sont passés à l'encaissement car c'est souvent la panique entre les 419-4712-4713 du logicel privé (surtout l'un d'entre-eux où l'on peut faire des tas de transferts entre les divers "portefeuilles"!) et GFC... même quand on suit ça de prés ca déraille à un moment ou l'autre...

Pas du tout d'accord.
Quant aux transferts entre portefeuilles voire porte-monnaie, il faut que ce soit justifié. Il ne me viendrait pas à l'idée de payer un mandat sans PJ, c'est pareil pour toute opération dans un logiciel de compta auxiliaire : un transfert entre portefeuilles est au minimum annoté. Pour les transferts entre porte-monnaie, un écrit, que l'on conserve et agrafe au document que l'on édite à partir du logiciel, est pour moi indispensable.

Pad a écrit:

Et inversement dans un système de recettes à la consommation rien n'empêche d'autoriser le passage en négatif dans Solvance, Turbo ou Alise.
Je ne comprends pas pourquoi certains pensent que recettes à l'encaissement = repas à crédit autorisé ?

Je te rejoins sur ce point. Mon banquier ne me sert pas de repas, je ne vois pas pourquoi le service de restauration ferait crédit.

Winnie a écrit:

Je te rejoins sur ce point. Mon banquier ne me sert pas de repas (...)

Ah oui non mais ça, ça viendra un peu plus tard, Winnie. Il faut d'abord gravir tous les échelons pour être chef du chef du chef. Et accessoirement faire sauter la banque au casino, ça peut aider.