Relations difficiles agence comptable établissements rattachés

Je refuse maintenant de traiter les mandats et les OR pendant les vacances. Je me suis retrouvé avec des mandats pour lesquels il manque une pièce qui serait très simple à remettre derrière le mandat après coup si on est sûr qu'elle existe (acte du CA, convention signée...). Les gestionnaires des ER n'étant pas là pour nous informer, on est obligé de faire des rejets qui font perdre du temps à tout le monde.
Maintenant, c'est dernier mandat une semaine avant et on n'a plus de problème.

oui il faut que l'on puisse avoir des explications ou une pièce complémentaire

si un(e) GM part en vacances à la sortie et c'est son droit le plus strict (en particulier pour les "expatriés" et il y en a bcp parmi nous), il/elle anticipe et fait ses écritures plus tôt

la/le collègue part d'ailleurs dans ce cas le devoir accompli et je lui souhaite de bonnes vacances bien méritées

Voltaire a écrit:

Maintenant, c'est dernier mandat une semaine avant et on n'a plus de problème.

Une semaine avant plus quinze jours de vacances... 21 jours... reste plus beaucoup de temps pour respecter le délai global de paiement. Sans parler du délai de 20 jours pour la viande fraiche.

En général, les relations entre agence comptable et établissements rattachés sont simples s'il existe:

- une convention;
- si un calendrier des travaux est remis à chaque début de trimestre aux établissements rattachés.

Ce n'est que dans ce type de fonctionnement rationnel que les relations sont simplifiées.

Je comprends tout à fait qu'un AC refuse de prendre en charge les mandats si les règles étaient connues à l'avance.

nyrina a écrit:

Objectivement, est-il possible, et vous semble-t-il normal que le comptable refuse de prendre en charge un mandat pendant les permanences au motif que les vacances scolaires l'empêchent de respecter le délai de 10 jours dont il dispose pour payer?

Petite précision: l'agence comptable a établi un calendrier annuel qui impose systématiquement aux établissements rattachés de déposer les dernières écritures et régies 3 jours avant les vacances.

Par ailleurs, a-t-il le droit de "menacer" certains collègues de ne pas payer leur mandat tant qu'ils ne seront pas venus classer les précédents à l'agence comptable? Je précise que tous les établissements ne sont pas logés à la même enseigne.

Et en cas de difficultés de cette nature avec l'agent comptable, de quels moyens d'action (médiation, recours à la hiérarchie) les gestionnaires disposent-ils ?

J'exprime un désaccord assez profond avec la plupart des doctes collègues qui se sont exprimés ci-dessus. J'estime que l'agent comptable n'a pas de marge de manoeuvre pour quelque refus de travail que ce soit. Depuis dix ans que j'ai des établissements rattachés, la règle a toujours été la prise en charge dans l'heure suivant le dépôt des pièces à l'agence comptable. Et j'ai bien de la peine à trouver quand j'ai pu faire la dernière exception à cette manière de travailler.

Je me prononce donc immédiatement sur la décision de prise en charge, et si un mandat n'est pas exactement comme il doit être, je le rejette, et c'est basta, pas compliqué, tout le monde comprend très bien, je ne cherche jamais à éviter un rejet. Il ne faut pas très longtemps pour constater la confimité d'un mandat : vingt secondes par opération, peut-être ? Naturellement, je paie aussi toujours dans les minutes qui suivent. Et bien croyez moi ou non, ça ne me coûte rien de plus, au pire il m'est arrivé que cela me fasse partir du boulot un tout petit peu plus tard, et encore.

Les collègues gestionnaires sont assez malins pour comprendre que certes je prends les mandats à 17 heures le jour du départ en vacances, mais qu'il n'est pas indispensable d'en profiter. Sur sept établissements, j'en ai donc rarement plus d'un qui me fait le coup du vendredi soir, et c'est presque toujours... l'établissement support !

Je ne sais même pas si j'ai un paragraphe sur les délais de traitement par l'AC dans la convention de groupement comptable, tant cela me semble déplacé. Je passe mon temps à le dire aux gestionnaires et aux ordonnateurs : l'agent comptable n'est pas un problème, c'est une solution. Tant que c'est moi, en tout cas.

Sur le classement des mandats, c'est bien simple :
- l'original, c'est ce que je vais envoyer au SEPLE, en engageant ma responsabilité sur la qualité du classement. Il est exclu que je laisse faire cela à un gestionnaire, même s'il me supplie à genoux.
- le duplicata, désormais il est dématérialisé. http://www.intendancezone.net/spip.php?article784

Après, s'il y a des collègues que cela flatte de se montrer pénibles, de faire en trois jour jour ce que je fais en dix minutes, d'exiger des gens de pourrir leur agenda pour venir faire le garde-à-vous à heure fixe, après faudra pas qu'ils la ramènent sur le malaise dans le métier, toussa.

Pour IZ: j'espère que ton recteur ne te lis pas car un AC qui peut, la veille de vacances, attendre et traiter les mandatements des ER doit être surdoté en personnels; j'ironise bien sûr car je pense que tu as imagé ton propos pour te faire comprendre. Personnellement, je préfère consacrer la veille des vacances à régler tous les petits problèmes qui surviennent ou finaliser les interventions de ces permanences.
Pour Volcan: bien sûr, une semaine peut paraître beaucoup mais tout dépend du nombre d'ER et de la qualité du travail de leurs gestionnaires dont en dépend le temps de traitement. Bien sûr, je traite les régies jusqu'au bout. Enfin, cette dernière semaine peut être mis à profit par les gestionnaires pour préparer un mandatement à transférer au retour des vacances.

L'intendant zonard a écrit:

Les collègues gestionnaires sont assez malins pour comprendre que certes je prends les mandats à 17 heures le jour du départ en vacances, mais qu'il n'est pas indispensable d'en profiter. Sur sept établissements, j'en ai donc rarement plus d'un qui me fait le coup du vendredi soir, et c'est presque toujours... l'établissement support !

On est donc tous d'accord.

Tout le monde se dépêche de liquider les affaires courantes à la veille des vacances, c'est humain. Seulement quand son rangement consiste à amener son barda sur le bureau du collègue cela n'est pas top pour icelui.

Je ne vais pas engager de polémique avec l'IZ ; de plus sur le fond il a raison.
Pour le reste si je n'étais que comptable j'arriverais sans doute à traiter dans l'heure les mandatements. Du fait de personnel absent j'ai traité effectivement le dernier jour de permanence en une après midi 3 mandatements et un bordereau d'OR mais j'ai du laisser de côté tout le reste.

ADN a écrit:

Pour IZ: j'espère que ton recteur ne te lit pas car un AC qui peut, la veille de vacances, attendre et traiter les mandatements des ER doit être surdoté en personnels;

J'étais surdoté, j'ai déjà rendu un demi-poste à l'autre hémipshère du pôle administratif. Je n'ai pas besoin d'une demi-douzaine de collaborateurs pour admettre un mandat d'un ER : j'ai un technicien comptable (cat B) qui fait cela à la perfection en toute autonomie et avec ma complète confiance et satisfaction, et si il n'est pas disponible à l'instant T, je peux faire le travail moi-même.

J'ai annoncé 20 secondes par liquidation, ce qui fait qu'un mandat moyen de 25-30 lignes (mes gestionnaires mandatent toutes les semaines ou presque et s'en portent toujours mieux) me prend littéralement cinq minutes à admettre ou rejeter, plus deux pour le paiement. Je pourrais donc avoir les sept établissements qui déposent un mandat chacun le vendredi 16 octobre à 16 h 00 (mauvais exemple, j'étais à Lille avec Espac'EPLE), en se partageant le travail, à 16 h 30 tout serait terminé. Et c'est normal, ma conviction c'est que les collègues qui mettent plus de temps ont un problème. Naturellement les OR sont plus délicats à prendre en charge, c'est plus souvent moi qui le fais, et pas toujours immédiatement, mais ils peuvent attendre.

ADN a écrit:

j'ironise bien sûr car je pense que tu as imagé ton propos pour te faire comprendre.

Rigoureusement pas, je persiste et signe.

ADN a écrit:

Personnellement, je préfère consacrer la veille des vacances à régler tous les petits problèmes qui surviennent ou finaliser les interventions de ces permanences.

Mon fondé de pouvoir excelle dans la préparation des services de vacances, d'ailleurs en général bouclée en début de semaine précédente. Les "petits problèmes qui surviennent", je les ai anticipés, et s'il en sort un de nulle part, ou bien je lui donne sa claque en quarante secondes, ou bien il prend du temps, et cela attendra la rentrée.

Tu as quand même bien de la chance d'avoir du personnel et des gestionnaires performants. Je n'ai qu' une AC de 5 bahuts et nous sommes trois avec moi à l'agence pour la gestion matérielle et comptable et pas de fondé de pouvoir. De plus, la plupart des gestionnaires sont novices et leurs mandatements (toutes les trois semaines) demandent beaucoup d'étude. Je ne peux donc me permettre de faire comme toi.

ADN a écrit:

la plupart des gestionnaires sont novices et leurs mandatements (toutes les trois semaines) demandent beaucoup d'étude.

Le problème est là. Un mandat par semaine, tu verras comme à la fois les gestionnaires le feront mieux, et toi tu apprendras à t'en fiche de rejeter, vu que cela sera refait proprement la semaine suivante.

NB suivi de toutes les anomalies par le registre de non-conformité : http://intendancezone.net/spip.php?article778

Un mandat toutes les trois semaines, c'est un mandat trop gros, plein de stress, pénible à faire et désagréable à réceptionner, un délai global de paiement forcément mauvais (dans mon AC le DGP moyen mesuré varie entre 12 et 24 jours calendaires, mesure la plus pessimiste, et la moyenne 2014 inclut des incidents anciens). http://intendancezone.net/spip.php?article760

Bonjour à tous,

Petites questions:
-le tampon avec le n° de compte doit être apposé au dos du chèque par l'agence comptable ou le régisseur?
-Peut on obliger le gestionnaire régisseur à aller à la TG déposer les encaissements?
-L'agence comptable peut il limiter le dépôt des régies tous les 15 jours?
-Est on obligé de transmettre pour tout mandat en OPC l'état d'EGIMMO avec la fiche d'inventaire?

Merci pour vos réponses.

CASIMIR a écrit:

Bonjour à tous,
Petites questions:

petites réponses (c'est la journée des listes..)

CASIMIR a écrit:

-le tampon avec le n° de compte doit être apposé au dos du chèque par l'agence comptable ou le régisseur?

faut arrêter, ce n'est prévu par aucun texte, nous dirons que si le chèque est encaissé en régie c'est du ressort du GM, si l'encaissement se fait à l'agence comptable , c'est pour la pomme de l'AC.

CASIMIR a écrit:

-Peut on obliger le gestionnaire régisseur à aller à la TG déposer les encaissements?

tout dépend de la configuration de l'agence comptable, mais là aussi c'est une question d'organisation aucun texte ne prévoit expressement qu'il faille le faire ou que ce soit interdit.

CASIMIR a écrit:

-L'agence comptable peut il limiter le dépôt des régies tous les 15 jours?

lors de la création de la régie il y a un délai qui est mis en place.
Donc oui on peut instaurer un tel délai (il peut même être plus court)

CASIMIR a écrit:

-Est on obligé de transmettre pour tout mandat en OPC l'état d'EGIMMO avec la fiche d'inventaire?

c'est quoi la PJ sinon ?

CASIMIR a écrit:

Merci pour vos réponses.

de rien

comme pour l'autre fil..faut discuter les jeunes...

CASIMIR a écrit:

Bonjour à tous,

Bonjour.

CASIMIR a écrit:

-le tampon avec le n° de compte doit être apposé au dos du chèque par l'agence comptable ou le régisseur?

oui, car j'en ai marre de faire ton boulot.

CASIMIR a écrit:

-Peut on obliger le gestionnaire régisseur à aller à la TG déposer les encaissements?

C'est sur ton chemin...

CASIMIR a écrit:

-L'agence comptable peut il limiter le dépôt des régies tous les 15 jours?

Oui, parce que j'ai autre chose à faire qu'à traiter tes régies.

CASIMIR a écrit:

-Est on obligé de transmettre pour tout mandat en OPC l'état d'EGIMMO avec la fiche d'inventaire?

Comment vais-je savoir que l'inscription à l'inventaire a été faite...

CASIMIR a écrit:

Merci pour vos réponses.

De rien.

Comme l'a dit Le Corse, il n'est pas interdit de se parler... Au fait, c'était quoi le problème ?

Bozinchu a écrit:

CASIMIR a écrit:

-le tampon avec le n° de compte doit être apposé au dos du chèque par l'agence comptable ou le régisseur?

faut arrêter, ce n'est prévu par aucun texte, nous dirons que si le chèque est encaissé en régie c'est du ressort du GM, si l'encaissement se fait à l'agence comptable , c'est pour la pomme de l'AC.

En effet, le n° de compte n'est pas prévu par les textes. Mais il y a peut-être une vague circulaire, note ou instruction DGFiP qui le prévoit, ça ne me surprendrait qu'à moitié.
En revanche, il y a obligation d'endossement, c'est à dire signature du comptable au dos du chèque (cf Code monétaire et financier). Du coup, le coup de griffe sur lequel on indique le numéro de compte avec la signature ne donne pas plus de travail. Pour ma part, je faisais faire, pour chaque régisseur, un tampon avec tout ça. Le style gros tampon auto encreur.
L'avantage, c'est que la TG ou le centre d'encaissement a toujours la possibilité de retrouver facilement le destinataire du chèque en cas d'incident.

Pour le système du lapin, j'abonde mais il faut avoir des gestionnaires qui jouent le jeu. J'en ai connu certains que se faisaient un joyeux plaisir de ne pas respecter les règles du mandat hebdomadaire et ma balançaient des mandats de 5 ou 6 pages ou mieux, mandat hebdomadaire mais dépôt toutes les 3 semaines...
Juste un point, ton système de quelques secondes par mandat ne permet pas de vérifier l'éventuel double paiement... Sauf évolution notable, GFC n'est pas franchement pratique pour ce genre de vérif.
Donc choix de ne pas vérifier cela en considérant que le risque est faible ou contrôle en amont avec le gestionnaire, ce qui suppose un gestionnaire qui joue le jeu.

LuckyLoser a écrit:

CASIMIR a écrit:

-Est on obligé de transmettre pour tout mandat en OPC l'état d'EGIMMO avec la fiche d'inventaire?

Comment vais-je savoir que l'inscription à l'inventaire a été faite...

+1, je demande également la fiche d'inventaire en pièce jointe au mandat. Cela me permet de comparer en temps réel la tenue du logiciel d'inventaire et la compta géné. Et parfois on a bien des surprises à la lecture de certaines fiches d'inventaire.

Ed a écrit:

LuckyLoser a écrit:

CASIMIR a écrit:

-Est on obligé de transmettre pour tout mandat en OPC l'état d'EGIMMO avec la fiche d'inventaire?

Comment vais-je savoir que l'inscription à l'inventaire a été faite...

+1, je demande également la fiche d'inventaire en pièce jointe au mandat. Cela me permet de comparer en temps réel la tenue du logiciel d'inventaire et la compta géné. Et parfois on a bien des surprises à la lecture de certaines fiches d'inventaire.

Avec WEB-WINCZ c'est rapide comme contrôle et notamment pour les prévisons amortissement pour le budget 2016!

CASIMIR a écrit:

Bonjour à tous,

Petites questions:
-le tampon avec le n° de compte doit être apposé au dos du chèque par l'agence comptable ou le régisseur?
-Peut on obliger le gestionnaire régisseur à aller à la TG déposer les encaissements?
-L'agence comptable peut il limiter le dépôt des régies tous les 15 jours?
-Est on obligé de transmettre pour tout mandat en OPC l'état d'EGIMMO avec la fiche d'inventaire?

Merci pour vos réponses.

 OUI

CASIMIR a écrit:

Bonjour à tous,

Petites questions:
-le tampon avec le n° de compte doit être apposé au dos du chèque par l'agence comptable ou le régisseur?
-Peut on obliger le gestionnaire régisseur à aller à la TG déposer les encaissements?
-L'agence comptable peut il limiter le dépôt des régies tous les 15 jours?
-Est on obligé de transmettre pour tout mandat en OPC l'état d'EGIMMO avec la fiche d'inventaire?

Merci pour vos réponses.

Il faut nuancer les réponses des collègues entre ce qui est souhaitable et ce qui est obligatoire. Il y a aussi des pratiques différentes.
Par exemple les chèques sont chez moi tamponnés (endossés est plus exact) à l'agence et je ne demande que la mention du N° d'inventaire sur les factures OPC.

volcan a écrit:

Il faut nuancer les réponses des collègues entre ce qui est souhaitable et ce qui est obligatoire. Il y a aussi des pratiques différentes.
Par exemple les chèques sont chez moi tamponnés (endossés est plus exact) à l'agence et je ne demande que la mention du N° d'inventaire sur les factures OPC.

Le Vieux n'a pas tort surtout qu'ici, c'est moi qui tamponne, qui emporte les fonds à la D.R.F.I.P. (comme l'a dit Maître Folace, "Touche pas au Grisbi") et qui réceptionne les régies (tous les jours, ci besoin est). Je ne demande pas le numéro d'inventaire ou la fiche puisque l'inventaire est tenu ici pour certains établissements jumelés.
Par contre, il n'a absolument pas raison de ne pas demander la fiche pour les établissements qui gèrent eux-mêmes leur inventaire, car la fiche d'inventaire, on la reçoit en avril de l'année suivante et elle est mal remplie dans 100 % des cas, parce qu'ici, on n'est pas dans le Sontluçonnais.

Le vieux ( purée heureusement que je ne suis pas susceptible) a simplement voulu signaler que la fiche d'inventaire n'était pas une PJ exigible avec le mandat au sens du décret de 2007.

volcan a écrit:

Il faut nuancer les réponses des collègues entre ce qui est souhaitable et ce qui est obligatoire. Il y a aussi des pratiques différentes.
Par exemple les chèques sont chez moi tamponnés (endossés est plus exact) à l'agence et je ne demande que la mention du N° d'inventaire sur les factures OPC.

  Moi, la vieille, je fais comme le vieux! et çà me conforte......

Calamity Jane a écrit:

  Moi, la vieille, je fais comme le vieux! et çà me conforte......

Je suis pas susceptible mais faudrait pas pousser quand même !

Moi qui pensait être vieux pour fréquenter ce genre de forum

CASIMIR a écrit:

-le tampon avec le n° de compte doit être apposé au dos du chèque par l'agence comptable ou le régisseur ?

Je donne une totale autonomie aux régisseurs pour cela, avec des tampons comprenant la signature, et des carnets de remise de chèques. Cela responsabilise les gestionnaires, qui sinon rendent des liasses de chèques non vérifiées ; par ailleurs cela évite aussi tout accident de mélange entre établissements.

CASIMIR a écrit:

-Peut on obliger le gestionnaire régisseur à aller à la TG déposer les encaissements ?

C'est une bonne organisation, saine et positive. Mais je demande de déposer seulement s'il y a beaucoup en caisse, pour éviter de saturer le coffre à l'agence comptable, et de déposer alors des sommes rondes, des pièces en rouleaux seulement (je fournis des rouleaux), et de rapporter le reste de la petite monnaie à l'agence comptable. Ainsi on limite les risques sans créer de problème d'approvisionnement pour le remboursement des dépenses de la régie d'avance, notamment.

CASIMIR a écrit:

-L'agence comptable peut il limiter le dépôt des régies tous les 15 jours ?

Je ne refuse jamais un dépôt, par principe, et je suis choqué qu'on puisse imaginer le faire. Il y a en revanche une périodicité minimale obligatoire, comme l'a rappelé Bozinchù.

CASIMIR a écrit:

-Est on obligé de transmettre pour tout mandat en OPC l'état d'EGIMMO avec la fiche d'inventaire ?

Chez moi non, mais je veux le numéro d'inventaire. Il est vrai que les inventaires ne sont pas toujours bien compris par les collègues, mais dans la majorité des établissements, il y a suffisamment peu de mouvements pour qu'une vérification en fin d'exercice soit raisonnable.

Poporc a écrit:

Pour le système du lapin (...) ton système de quelques secondes par mandat ne permet pas de vérifier l'éventuel double paiement...

Personne ne me fera croire qu'il y a un autre comptable qui retourne dans l'historique des mandats vérifier systématiquement s'il a déjà réglé la même chose. On est pour cela protégés par le principe de la facture originale. Lorsque ce n'est pas la facture originale qui est présentée (je demande alors une annotation explicative par le gestionnaire ou l'ordonnateur), il y a une vérification systématique.

LuckyLoser a écrit:

Le Vieux n'a pas tort (...)

Quand je dis qu'il y a un complot pour faire craquer les modos, je ne dois pas être très loin de la vérité...

Calamity Jane a écrit:

  Moi, la vieille, je fais comme le vieux! et çà me conforte......

  Calamity je viens de recevoir ton paquet. Tu peux m'appeler "le vieux", "vieux crouton", "vieux machin" autant que tu veux... je t'adore !!!!!

Mais les autres on s'abstient....

L'intendant zonard a écrit:

Personne ne me fera croire qu'il y a un autre comptable qui retourne dans l'historique des mandats vérifier systématiquement s'il a déjà réglé la même chose. On est pour cela protégés par le principe de la facture originale.

Alors je dois être l'exception qui confirme la règle... D'autant que la facture originale n'est pas une garantie quand on sait que certains fournisseurs fournissent plusieurs originaux, sans compter les créanciers qui éditent des relances avec un numéro de facture différent. Bon, c'est vrai qu'au bout de la quatre-vingtième facture, la vigilance s'amoindrit et que le boulet derrière l'écran laisse passer la quatre-vingt-quinzième, celle qu'il ne fallait pas (alors qu'il l'avait déjà rejeté au précédent mandatement).

L'intendant zonard a écrit:

Quand je dis qu'il y a un complot pour faire craquer les modos, je ne dois pas être très loin de la vérité...

Je suis bien d'accord. A mon avis, c'est encore un coup du Grincheux.

LuckyLoser a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Personne ne me fera croire qu'il y a un autre comptable qui retourne dans l'historique des mandats vérifier systématiquement s'il a déjà réglé la même chose. On est pour cela protégés par le principe de la facture originale.

Alors je dois être l'exception qui confirme la règle... D'autant que la facture originale n'est pas une garantie quand on sait que certains fournisseurs fournissent plusieurs originaux, sans compter les créanciers qui éditent des relances avec un numéro de facture différent. Bon, c'est vrai qu'au bout de la quatre-vingtième facture, la vigilance s'amoindrit et que le boulet derrière l'écran laisse passer la quatre-vingt-quinzième, celle qu'il ne fallait pas (alors qu'il l'avait déjà rejeté au précédent mandatement).

Idem mais pas au moment du mandatement il est vrai. Périodiquement, une édition de l'historique des paiements par montant. Tous les paiements d'un montant identique sont vérifiés pour voir s'il s'agit d'un paiement récurrent...ou d'une erreur.