répartition postes intendance / secrétariat

Deux solutions à ton problème

1. demander du personnel à ton chef (mais en a t'il?)
   
2. supprimer les menues dépenses pour les profs
   

La deuxième solution est la meilleure (et la plus sure)
Tu imposes que toute commande passera par un bon préalable et que l'on ne remboursera plus tout et n'importe quoi.
Il suffit d'un minimum de gestion prévisionelle.

Floreus a écrit:

Que me conseillez-vous? Je compte en parler aux enseignants

Très mauvaise idée...
Le dernier des trucs à faire
Ils s'en foutent comme de leur première grève.
Il te soutiendront s'ils veulent emmerder le boss et te lâcheront au premier vent contraire....

Vieil intendant a écrit:

L'académie de Clermont indique une répartition de la dotation en personnel administratif entre les deux services (voir je ne trouve plus quel post qui en parlait dans ce foutoir de forum avec une fonction "rechercher" qui est aussi nulle que la majeure partie des guignols qui sévissent ici)... d'autres académies aussi.... même si ce n'est qu'indicatif, ça aide dans la discussion avec le CE et ça permet de râler plus facilement en haut-lieu.

Effectivement très cher VI, l'académie de Clermont-Ferrand, celle du boss en l'occurrence mais aussi la mienne, affiche la distinction entre les deux services. Toutefois, une révision du barème est en cours qui abolira cette distinction et en créera une autre.

Elle abolira cette distinction car les critères qui la fondent reposent sur une analyse des fonctions de 1960. totalement obsolète aujourd'hui;
Elle l'abolira aussi car le chef d'établissement est responsable de l'organisation des services et, en tant que tel, les organise et y affecte les personnels.

Ne hurlez pas tout de suite, j'ai dit que la réforme allait créer une autre distinction.

Une nouvelle distinction va être créer qui identifiera et sanctuarisera la dotation spécifique agence comptable. Ira-t-on au bout de la logique en identifiant les postes comme relevant de la gestion comptable lors des opérations de mouvement, ceci afin que les collègues dont ce n'est pas le souhait, ou qui ne se sentent pas les compétences, ne se trouvent pas affectés sur ces postes, c'est une autre histoire...

Dans les faits cette distinction existe déjà (très souvent).
Dans les services (IA, rectorats) il y a une mutation pour le dit service et ensuite une cuisine interne, ce qui fait que les gens qui demandent leur mutation, ne savent pas où ils vont atterrir.
Alors qu'en établissement, où les personnels sont moins nombreux, on va muter pour remplacer Mme Duchmol ou M Dugenou et on prend son poste.
Parfois on profite d'une telle situation pour réorganiser le bousin, mais quand il n'y a que 2 ou 3 postes (parfois moins) on ne peut pas faire de miracle.

Dans notre académie pas de flêchage des postes secrétariat de direction/intendance. Par contre on nous incite à mettre en place un"pôle administratif", pôle que j'ai du mal à définir; décloisonner les tâches, rendre les personnels des secrétariat polyvalents? L'idée: il n'y aurait plus de poste de secrétariat de Direction ou de poste de secrétariat d''intendance, simplement un secrétariat dans un établissement. Certains d'entre vous ont ils déjà mis en place un tel pôle? et comment?

Voilà un domaine où les gestionnaires doivent "se battre" dans le bon sens du terme....Revendiquons le décloisonnement des tâches dans tous les EPLE. Nous avons beaucoup à gagner dans cette nouvelle organisation.

invi. a écrit:

Voilà un domaine où les gestionnaires doivent "se battre" dans le bon sens du terme....Revendiquons le décloisonnement des tâches dans tous les EPLE. Nous avons beaucoup à gagner dans cette nouvelle organisation.

Le problème est que les représentants syndicaux SNPDdd et B-J sont pour le secrétariat unique sous l'autorité du gestionnaire.

Je ne suis pas sur que nous ayons quelque chose à gagner....
je suis pret à prendre le pari que quand ces pôles seront constitués le taf du CE sera plus important que celui du GM....
C'est un truc à surveiller car on aura du mal à s'imposer par la suite.

Elia a écrit:

Dans notre académie pas de fléchage des postes secrétariat de direction/intendance. Par contre on nous incite à mettre en place un"pôle administratif", pôle que j'ai du mal à définir; décloisonner les tâches, rendre les personnels des secrétariat polyvalents? L'idée: il n'y aurait plus de poste de secrétariat de Direction ou de poste de secrétariat d''intendance, simplement un secrétariat dans un établissement. Certains d'entre vous ont ils déjà mis en place un tel pôle? et comment?

Très facile à mettre en place dans un petit collège avec une seule personne au secrétariat (oui, je sais, j'enfonce une porte ouverte). J'ai occupé un tel poste dans ma prime jeunesse, c'est très simple : faut tout faire.
Le problème du décloisonnement, ce sont les bureaux, inadaptés à la polyvalence. Un bureau où on reçoit des hordes d'élèves de collèges n'est pas souvent adapté au travail de classement de mandats ou de pointage de factures.
Et c'est aussi -et souvent- la politique du chef d'établissement. Et là, à part attendre qu'il ou elle mute...

Mais j'aime bien cette idée, et cette manière de fonctionner. Pour plusieurs raisons : pour les usagers, qu'on ne renvoie pas d'un bureau à un autre genre "la maison qui rend fou". On est avant tout un service public. Et aussi parce que ça va dans le sens de la polyvalence demandée à tout un chacun. Faut pas rêver, le "je rentre dans l'Administration et je ferai le même travail jusqu'à la retraite", c'est terminé (pour ceux qui auront une retraite). Et puis les "open spaces", même si je n'aime pas, comme beaucoup, on apprend à s'y faire. A se fermer pour pouvoir bosser. Et ça limite les possibilités de glandouille pour les tire-au flanc, même s'il y en a très peu dans nos administrations, bien sûr.

La polyvalence, ce n'est pas forcément savoir tout faire de A à Z. C'est surtout être capable de pallier l'absence d'une collègue pour ne pas bloquer le fonctionnement général. Ainsi, si la personne chargée des encaissements dans le logiciel de resto est absente, je trouve normal et sain que quelqu'un d'autre puisse recharger les cartes des élèves. Je n'ai jamais préconisé que tout le monde sache passer les écritures de compta géné...
A ce sujet, il est pour moi nécessaire de séparer les tâches de comptabilité ordonnateur et de comptabilité générale. La polyvalence, ce n'est pas la secrétaire d'intendance dans une AC qui mandate et qui effectue le règlement dans la foulée. Ca, c'est de l'inconscience.
Mais un pôle administratif qui comporterait aussi bien, dans un gros lycée, la secrétaire chargée des dossiers élèves, celle qui gère les bourses, et celle qui constate ou qui encaisse l'argent sur les cartes, ça me parait plus logique comme fonctionnement pour les mômes et les familles. A nous de nous adapter, je pense.

Le problème est que les représentants syndicaux SNPDdd et B-J sont pour le secrétariat unique sous l'autorité du gestionnaire.[/quote]

Effectivement , il y a une tendance des Ce à vouloir donner la gestion de l'ensemble du secrétariat au gestionnaire( GM collège , 1 secretaire gestion , une secretaire CE, 780 élèves )
Le mien , qui arrive cette année , me dit attendre le départ au 31/12 de la secretaire du Ce pour me confier des le 1/01/2010 la gestion du "pool" secretariat ( deux postes .....)
Fondamentalement , cela ne me pose pas de problèmes de conscience mais la gestion des dossiers profs et des indemnites , HSE , etc.. m'interpelle
D'un autre coté, cela peut mieux permettre de gérer les coups de bourre genre rentrée scolaire, frais scolaires, etc...
Si certains ou certaines ont déjà vécu ce genre d'expèrience , je suis intéressé car je pense qu'il y a intérêt à bien baliser le terrai sur les missions de chacun et de qui touche à quoi ( genre STS et autre..)

Floreus a écrit:

Dans mon collège il y a 471 élèves, et 1 poste (gestionnaire) et 1/2 (adjoint administratif) à l'intendance. J'ai récupéré la gestion de la cantine, gérée par le lycée l'année dernière. Je ne m'en sors plus avec mon demi-poste. J'ai demandé à mon principal un complément de poste pour avoir un plein temps au collège. Cela vous parait-il abusif? Je n'ai rien obtenu. Que me conseillez-vous? Je compte en parler aux enseignants car je n'ai plus le temps de leur rembourser leurs menues dépenses et ils commencent à râler...

j'ai commencé attaché avec un CLG ZEP 752 élèves, 550 DP, 520 boursiers, 3 SEGPA, 1 classe relai, 1 3eme insertion... avec 12 secrétaire, comme elle percutait bien on s'en est sortis sans dégat et sans s'exploser la tête.

en revanche on a du atteindre très rapidement un niveau technique du tonerre de Dieu afin d'otimiser le travail et ne pas mettre 3 plombes pour ce qui nécessite 1/2 heure...

même maintenant simple CASU j'assure encore une bonne quarantaine d'OR en 1h30 tout compris...

V.M.B a écrit:

j'ai commencé attaché avec un CLG ZEP 752 élèves, 550 DP, 520 boursiers, 3 SEGPA, 1 classe relai, 1 3eme insertion... avec 12 secrétaire, ...
...

12 secrétaires !!!! Même sans "s" cela laisse réveur....

de Winnie :
 
Très facile à mettre en place dans un petit collège avec une seule personne au secrétariat (oui, je sais, j'enfonce une porte ouverte). J'ai occupé un tel poste dans ma prime jeunesse, c'est très simple : faut tout faire.
Le problème du décloisonnement, ce sont les bureaux, inadaptés à la polyvalence. Un bureau où on reçoit des hordes d'élèves de collèges n'est pas souvent adapté au travail de classement de mandats ou de pointage de factures.
Et c'est aussi -et souvent- la politique du chef d'établissement. Et là, à part attendre qu'il ou elle mute...

Mais j'aime bien cette idée, et cette manière de fonctionner. Pour plusieurs raisons : pour les usagers, qu'on ne renvoie pas d'un bureau à un autre genre "la maison qui rend fou". On est avant tout un service public. Et aussi parce que ça va dans le sens de la polyvalence demandée à tout un chacun. Faut pas rêver, le "je rentre dans l'Administration et je ferai le même travail jusqu'à la retraite", c'est terminé (pour ceux qui auront une retraite). Et puis les "open spaces", même si je n'aime pas, comme beaucoup, on apprend à s'y faire. A se fermer pour pouvoir bosser. Et ça limite les possibilités de glandouille pour les tire-au flanc, même s'il y en a très peu dans nos administrations, bien sûr.

puis
 
La polyvalence, ce n'est pas forcément savoir tout faire de A à Z. C'est surtout être capable de pallier l'absence d'une collègue pour ne pas bloquer le fonctionnement général. Ainsi, si la personne chargée des encaissements dans le logiciel de resto est absente, je trouve normal et sain que quelqu'un d'autre puisse recharger les cartes des élèves. Je n'ai jamais préconisé que tout le monde sache passer les écritures de compta géné...
A ce sujet, il est pour moi nécessaire de séparer les tâches de comptabilité ordonnateur et de comptabilité générale. La polyvalence, ce n'est pas la secrétaire d'intendance dans une AC qui mandate et qui effectue le règlement dans la foulée. Ca, c'est de l'inconscience.
Mais un pôle administratif qui comporterait aussi bien, dans un gros lycée, la secrétaire chargée des dossiers élèves, celle qui gère les bourses, et celle qui constate ou qui encaisse l'argent sur les cartes, ça me parait plus logique comme fonctionnement pour les mômes et les familles. A nous de nous adapter, je pense. 
 

La vision de Winnie est la plus pragmatique, tournée vers la satisfaction des usagers y compris de l'intérieur, qui fait des bureaux autre chose qu'une forteresse accessible aux seuls initiés. 
Reste la gestion des dossiers sensibles parce que devant rester confidentielle. Mais qu'en est-il lorsque la personne fléchée secrétaire du CE est une vraie pipelette ? Pipelette que n'aurait pas choisi si on lui en avait laissé la possibilité le CE; déjà qu'on lui impose son adjoint et son gestionnaire (et réciproquement pour l'adjoint et le gestionnaire, aucun ne s'est choisi ses collègues du moment).
 
Il y a des endroits où il y a échange entre CE et intendant à cause de cela de secrétaires. La piplette (ou le pipelet) mise à la gestion de dossiers moins sensibles et lorsqu'en contact avec le public, sous surveillance. Avec pour l'intendance quelques compensations pour en accepter le fardeau.
Tant que les CE n'auront pas leur mot à dire quant au choix de leur plus proche collaborateur - le ou la secrétaire qui entend tout et sait tout ou presque jusqu'aux arrières cuisines de chacune des confréries, bien davantage souvent que l'adjoint CE, ignorant de l'intendance, davantage que l'intendant, ignorant de bien des petites et grands misères des profs et Cpe - ils ont intérêt à ce que B & J et le SNPàDédé préconise (au fait savez-vous qu'il y a un autre syndicat des chefs "J & E" pour reprendre l'étrange habitude d'ici de ne pas nommer les saints dicats par leur vrai nom). À comparer, constituer des équipes de profs, tel que préconisé par le président et son ministre porte-parole (peut-être aussi et d'abord par monsieur le conseiller Raymond Soubie), par le CE, dans des endroits sélectionnés, est, à mon sens, d'un bien moindre intérêt pour la boutique. Les dream teams de profs en zones folkloriques ne durent pas, les mut's font leur oeuvre bien plus vite que dans les équipes administratives lorsqu'il y a là avantages pour la suite de la carrière en compensation. En neuf-trois cela se sait très bien.
 
 
 
Pacific .
 
  

Pacific a écrit:

Reste la gestion des dossiers sensibles parce que devant rester confidentielle. Mais qu'en est-il lorsque la personne fléchée secrétaire du CE est une vraie pipelette ? Pipelette que n'aurait pas choisi si on lui en avait laissé la possibilité le CE; déjà qu'on lui impose son adjoint et son gestionnaire (et réciproquement pour l'adjoint et le gestionnaire, aucun ne s'est choisi ses collègues du moment).
Il y a des endroits où il y a échange entre CE et intendant à cause de cela de secrétaires. La piplette (ou le pipelet) mise à la gestion de dossiers moins sensibles et lorsqu'en contact avec le public, sous surveillance. Avec pour l'intendance quelques compensations pour en accepter le fardeau.

On en revient toujours au problème des boulets. Une pipelette est une pipelette, une brêle est une brêle, au secrétariat ou à l'intendance. Et les boulets, soit ils sont considérés comme inamovibles (enfin jusqu'à ce qu'un CE se décide à écrire en haut ce que tout le monde sait en bas, et là le service gestionnaire tombe des nues car "on n'a jamais eu de rapport"), soit ils ont la bougeotte...

Pacific a écrit:

Tant que les CE n'auront pas leur mot à dire quant au choix de leur plus proche collaborateur - le ou la secrétaire qui entend tout et sait tout ou presque jusqu'aux arrières cuisines de chacune des confréries, bien davantage souvent que l'adjoint CE, ignorant de l'intendance, davantage que l'intendant, ignorant de bien des petites et grands misères des profs et Cpe...

On y arrive, on y arrive, à la "profilisation" des postes (je ne trouve pas de terme reflétant ma pensée). Mais c'est trèèèèèèès lent.

Winnie a écrit:

On y arrive, on y arrive, à la "profilisation" des postes (je ne trouve pas de terme reflétant ma pensée). Mais c'est trèèèèèèès lent.

Je connais certains collègues victimes de lyophilisation, mais la profilisation, je ne connaissais point.

moi je ne suis pas contre un pôle administratif, mais :
- faudra attendre la retraite de certains ce qui verraient bien ce pôle sous leur houlette
- faudra m'expliquer comment gérer quand les 2 services ne sont pas dans le même bâtiment , le même étage

il y a encore matière à réflexion

Sur le principe je suis pour ; mais j'ai peur que dans la réalité cela ne transforme le gestionnaire en super-secrétaire du chef d'établissement. De plus il y a un risque non négligable que cela conduise à de nouvelles suppressions de postes.

Floreus a écrit:

Dans mon collège il y a 471 élèves, et 1 poste (gestionnaire) et 1/2 (adjoint administratif) à l'intendance. J'ai récupéré la gestion de la cantine, gérée par le lycée l'année dernière. Je ne m'en sors plus avec mon demi-poste. J'ai demandé à mon principal un complément de poste pour avoir un plein temps au collège. Cela vous parait-il abusif? Je n'ai rien obtenu. Que me conseillez-vous? Je compte en parler aux enseignants car je n'ai plus le temps de leur rembourser leurs menues dépenses et ils commencent à râler...

J'en reviens à mon problème auquel je n'ai pas eu de réponse. J'ai actuellement 1/2 poste intendance, je ne m'en sors pas, car il est présent que 2 jours 1/2 par semaine et ses journées sont courtes car ses horaires sont calculées en service continu à cause de la "surveillance de cantine" 2h tous les jours. Donc, j'ai demandé à mon ce un complément de poste, et en réponse il me dit que tout le monde a du travail. Que me conseillez-vous?

Floreus a écrit:

Floreus a écrit:

Dans mon collège il y a 471 élèves, et 1 poste (gestionnaire) et 1/2 (adjoint administratif) à l'intendance. J'ai récupéré la gestion de la cantine, gérée par le lycée l'année dernière. Je ne m'en sors plus avec mon demi-poste. J'ai demandé à mon principal un complément de poste pour avoir un plein temps au collège. Cela vous parait-il abusif? Je n'ai rien obtenu. Que me conseillez-vous? Je compte en parler aux enseignants car je n'ai plus le temps de leur rembourser leurs menues dépenses et ils commencent à râler...

J'en reviens à mon problème auquel je n'ai pas eu de réponse. J'ai actuellement 1/2 poste intendance, je ne m'en sors pas, car il est présent que 2 jours 1/2 par semaine et ses journées sont courtes car ses horaires sont calculées en service continu à cause de la "surveillance de cantine" 2h tous les jours. Donc, j'ai demandé à mon ce un complément de poste, et en réponse il me dit que tous le monde a du travail. Que me conseillez-vous?

Déjà, de faire faire la surveillance à la cantine par les surveillants. Imparable.
Ensuite, la cantine à gérer, c'est normal. La constatation, c'est pas le boulot de l'AC.
Qui fait PRESTO ? Si c'est toi, cherche s'il n'y a pas moyen de déléguer ça, genre en cuisine, ou bien à la personne à l'accueil (suivant ta confiance en cette personne, bien sûr, mais ça fait mal de devoir trimer quand d'autres lisent le journal).
Enfin, certaines choses peuvent relever du secrétariat, genre les actes administratifs (tu relis et c'est tout), et d'autres bricoles genre la saisie des RIB sur Sconet. J'espère que c'est le cas.

Sinon, pour ton effectif, objectivement y'a pire.

Winnie a écrit:

Floreus a écrit:

Floreus a écrit:

Dans mon collège il y a 471 élèves, et 1 poste (gestionnaire) et 1/2 (adjoint administratif) à l'intendance. J'ai récupéré la gestion de la cantine, gérée par le lycée l'année dernière. Je ne m'en sors plus avec mon demi-poste. J'ai demandé à mon principal un complément de poste pour avoir un plein temps au collège. Cela vous parait-il abusif? Je n'ai rien obtenu. Que me conseillez-vous? Je compte en parler aux enseignants car je n'ai plus le temps de leur rembourser leurs menues dépenses et ils commencent à râler...

J'en reviens à mon problème auquel je n'ai pas eu de réponse. J'ai actuellement 1/2 poste intendance, je ne m'en sors pas, car il est présent que 2 jours 1/2 par semaine et ses journées sont courtes car ses horaires sont calculées en service continu à cause de la "surveillance de cantine" 2h tous les jours. Donc, j'ai demandé à mon ce un complément de poste, et en réponse il me dit que tous le monde a du travail. Que me conseillez-vous?

Déjà, de faire faire la surveillance à la cantine par les surveillants. Imparable.
Ensuite, la cantine à gérer, c'est normal. La constatation, c'est pas le boulot de l'AC.
Qui fait PRESTO ? Si c'est toi, cherche s'il n'y a pas moyen de déléguer ça, genre en cuisine, ou bien à la personne à l'accueil (suivant ta confiance en cette personne, bien sûr, mais ça fait mal de devoir trimer quand d'autres lisent le journal).
Enfin, certaines choses peuvent relever du secrétariat, genre les actes administratifs (tu relis et c'est tout), et d'autres bricoles genre la saisie des RIB sur Sconet. J'espère que c'est le cas.

Sinon, pour ton effectif, objectivement y'a pire.

Désolé d'enfoncer le clou mais franchement, comparé a certains de mes ER, tu n'es pas sous-doté, et en ce qui concerne la gestion de la cantine, pourquoi un autre établissement s'en chargerait?

Bonjour,

J'attaque ma quatrième année de gestionnaire mais dans un nouveau poste.
Mon établissement était agence comptable jusqu'au 31/08/2010 mais profitant de deux départs en retraite le Rectorat a procédé à la dissolution de l'agence.

En terme de personnel cela fait donc deux personnes en moins (l'agent comptable, et une adjaenes). Mais comme l'établissement devient un établissement rattaché, je suis normalement doté: deux personnels administratifs: 1 avec moi et 1 avec le CE. Mais je pense que l'on va tendre vers le pôle administratif d'ici peu.

En tous les cas lorsqu'on m'a demandé combien d'heure le personnel administratif devait travailler, j'ai répondu comme les agents techniques 40 heures + les permanences pour atteindre les 1593 h annualisées.

Personne ne viendra alors me dire qu'en EPLE les heures sont faites, que le travail est bien réparti...

Etrange situation lorsqu'on sait que dans mon précédent poste j'ai essayé pendant 3 ans de décloisonner les tâches et m'entendre dire: mais que veux tu donner de plus à la secrétaire ?

Il aura fallu attendre l'arrivée d'un nouveau CE et l'exposé des motifs de la mise en place d'un pôle administratif. Je m'en allais mais au moins ma persévérance aura servi à quelque chose...