Répartition des tâches entre secrétariat de direction et intendance

Bonjour,

Je suis arrivé dans un nouvel établissement à la rentrée dernière, en même temps que le nouveau C.E. et la secrétaire direction. Je constate que celle-ci, dont c'est le premier poste en tant que telle, est sensiblement "ménagée" par le C.E.... ce qui se traduit par du travail en plus pour moi et mon adjointe.

Par exemple, je me retrouve à devoir gérer les démarches en ligne des gens pour les bourses. Mais ce n'est qu'un cas parmi d'autres...

L'idée générale, c'est qu'il y a un flux continu et croissant de tâches transférées vers l'intendance, alors que la prédécesseur de cette personne les faisait. Cette dernière ne fait pas, qu'elle ne sache pas ou qu'elle ne souhaite pas, mais en tout cas au final, pour moi le résultat est le même.

Inutile de vous dire que j'apprécie moyennement. En même temps, je ne sais pas trop quoi dire, car nombre de ces tâches tombent dans les interstices des domaines de compétences traditionnellement définis selon les métiers, et de toute façon, même ces compétences "traditionnelles" ne sont inscrites nulle part dans le marbre, le C.E. restant seul maître à bord dans l'organisation interne de ses personnels administratifs.

Avez-vous des suggestions sur ce que je pourrais faire?

Je vous remercie.

Certes la répartition n'est pas gravée dans le marbre et peut se faire de bien des façons différentes selon l'établissement, son histoire, les ressources disponibles et tutti quanti mais il existe en principe un truc bien pratique, ce sont les fiches de postes. que disent les fiches des secrétariats de direction et d'intendance ?

Il y a toujours cette répartition de tâches qui fait débat:
Les bourses: secrétariat ou gestion?
Les manuels: vie sco, documentaliste, gestion?
Faire passer les élèves à la borne: vie sco, gestion?
Dem'act: secrétariat, gestion?

Bref, tout dépend de l'organisation, des bonnes volontés et des capacités de chacun, souvent...

Ces fiches n'existent pas... tout comme mon emploi du temps "parce-que-je-suis-cadre", mais c'est une autre histoire...

Le rectorat ne les demande pas avec les compte-rendu d'entretien ?

Quoi qu'il en soit, tu as un bon prétexte pour mettre le sujet de qui fait quoi sur la table... bon courage!

Je retrouve cette problématique dans mon établissement également, j'y suis secrétaire de direction. Un flou artistique planne sur la répartition des tâches de chacun. La mauvaise foi de certains, assortie à un manque flagrant de communication, fait qu'il est facile de se reposer sur la bonne volonté de "l'autre" ou de la supposée prise d'initiative des plus consciencieux.
J'occupe ce poste depuis 3 ans, et je n'ai jamais réussi à obtenir de mon chef d'établissement une fiche de poste. Pas plus que mon binôme à mi-temps. On navigue à vue en permanence. Ce n'est pas faute de lui avoir demandé. Mais connaissant ces difficultés à manager efficacement une équipe, la fiche de poste qu'il nous rédigerait serait de toute façon très incomplète. J'ai bien conscience qu'il est difficile d'être exhaustif dans ce document, d'autant plus qu'il faut savoir garder une certaine transversalité entre direction et intendance, permettant éventuellement de remplacer ou seconder en cas de besoin le collègue défaillance