répartition des tâches entre secrétariat et GM

Comment vous organisez-vous ?
Comment répartissez-vous les différentes tâches entre le secrétariat (50%) et le GM ?
J'aimerais avoir vos avis.
D'avance merci.

Secrétariat :
- secrétariat.
- encaissements.
- fournitures, produits d'entretien (stocks).
- suivi commande (commandes si marché déjà signé, bon à faxer, bon livraison, ok on peut liquider)
- bourses (collèges et lycées pour les 3e) et droits constatés (GFE, nordep)
- Ecole ouverte (Sconet)
- Accompagnement éducatif
- Voyages (encaissements, réservations bus, entrées...)
- d'autres choses que j'oublie

GM :
- GFC de A à Z
- Conseil d'administration de A à Z
- Marchés (mêmes lettres)
- Agents
- Forum à Nanard
- Stagiaire IRA
- Où c'est qu'il y a des sous à dépenser vu qu'on est fauché comme les blés
- Allo la CT.
- Autres choses du quotidien que j'oublie

On ne mange jamais dans le Nord ?

Dis-moi Jean-mic, sans indiscrétions, il y a combien d'élèves dans l'établissement ? ou combien de personnes rattachées à l'intendance ?
parce que je suis un peu surpris par le nombre de tâches déléguées

Quoique j'ai appris cette semaine qu'une collègue toute proche de moi avait un CAV à 26h/s dévolu à l'intendace. J'en suis pas encore revenu

Jean-Mic, tu es GM ou AC ?
Et je te pose la même question que GFC, tu as combien d'élèves ?
Chacha et GFC, pourriez-vous répondre à ma question s'il vous plaît et merci.
J'ai un besoin urgent d'organiser les choses.

Je te réponds : Jean-Mic et moi-même sommes GM (ça veut pas dire qu'on se connait hein ! )
Moi : 600 élèves dont 70 de SEGPA : 1.25 poste à l'intendance. Ma collègue s'occupe des droits constatés et pis c'est tout. Et encore comme elle est contractuelle, pas tout à fait nouvelle mais quand même, et aussi en raison de la nouveauté SCONET-GFE, hé bien nous avons fait les droits ensemble.

Pour jean-mic, j'attends aussi sa réponse

Il y a quelques années, j'étais GM d'un collège 500 avec un mi-temps à l'intendance. Elle faisait le secrétariat + domaine alimentaire : commandes, mandatements alimentaires, feuilles de conso dans STAR à l'époque + tous les encaissements de chèques et especes dans régie + vente tickets repas.

Secrétaire : Tout

Gestionnaire : Forum

A prendre ou à laisser

Jean-Mic, tu dois avoir une sercrétaire hyper performante pour qu'elle arrive à faire tout ce que tu dis en étant à 50% ....en ce qui me concerne c'est un rêve !
Pour répondre à la question posée : la mienne qui ne connaît rien à l'intendance ( très grande débutante ! ) : presto, inventaire alimentaire, encaissements espèces et chèques DP ( règie), affichage du menu salle des profs, GTI, facture cachet ( original, dupli, tripli), classement mandatement, OR,OP, ...et normalement droits constatés et bourses, mais ça ce n'est pas encore vraiment gagné !
Celle de l'année dernière qui avait de l'expérience faisait pleins d'autres choses ( certains OR, liquidation factures R2, PV fonds sociaux et courriers aux familles, élaboration des menus, préparation de certains bons de commandes, infos des familles concernant les frais scolaires, travaux ponctuels pour l' AC et en plus elle me donnait plein de judicieux conseils....), elle m'avait vraiment bcp aidé pour ma 1ère année...

Moi je pense que je ne délègue pas assez, mais ce n'est qu'une histoire de temps. J'ai une poste complet d'adjoint administratrif principal 1e classe... en bout de carrière, à 4 mois de la retraite, en CPA, nulle archi nulle qui ne sait jamais rien, qui plane, chronomètre en main pour respecter ses horaires. Bon, vous avez compris, pas besoin de détails supplémentaires. Donc en fait deux mi-temps : la CPA et son complément qui change toutes les années et qui ne s'investit jamais sachant que c'est pour un an. J'espère qu'en septemble 2008 je vais pouvoir avoir quelqu'un sur qui je pourrai me reposer.
Pour le moment, collège avec presque 700 élèves dont 550 DP
Mon secrétariat s'occupe du restaurant : menu avec le cuisinier -mais je supervise - commandes, sorties entrées, vérification factures alimentation, suivi des commandes du groupement d'achats alimentaires et saisie des factures alimentation sur GFC . Seulement la saisie, je vérifie après le montant saisi, le nom du fournisseur (chat échaudé craint l'eau froide)et édition
L'enregistrement des chèques des DP sous logiciel privé. Enregistrement du courrier départ et arrivée. Présence tous les jours au restaurant scolaire. Je fais :
... tout le reste !
Droits constatés, Encaissements dans Régie, les Voyages, tout GFC, gestion des agents, relation avec la CT, commandes, entreprises extérieures, rétroprojecteurs en panne, profs qui râlent, photocopieurs en panne, stores coincés, les CA les actes administratifs, les contrats, les élèves passagers, ceux qui ont perdu leur carte, ceux qui pleurent parce qu'ils ont râté leur car... et j'arrive encore à trouver qq minutes pour saluer N@n@rd
Parfois je trouve que ça fait beaucoup, mais j'aime ce que je fais et c'est bien plus important que d'en faire moins sans plaisir Je pense malgré tout que je serais certainement plus aimable avec les enquiquineurs si j'avais le temps de les écouter pour mieux les comprendre. Je ne déprime pas, je n'ai pas le temps.

Jean-Mic a écrit:

Secrétariat :
- secrétariat.
- encaissements.
- fournitures, produits d'entretien (stocks).
- suivi commande (commandes si marché déjà signé, bon à faxer, bon livraison, ok on peut liquider)
- bourses (collèges et lycées pour les 3e) et droits constatés (GFE, nordep)
- Ecole ouverte (Sconet)
- Accompagnement éducatif
- Voyages (encaissements, réservations bus, entrées...)
- d'autres choses que j'oublie

Je me cite parce que je vois ce qui est exceptionnel (j'ai en plus oublié les fonds sociaux).
Secrétariat, pas besoin de faire de dessin. Encaissements (bonjour je dois payer ça, elle fait la quittance). Fournitures et produits d'entretien (elle commande aux fournisseurs titulaires des marchés d'une durée de 3 ans en recopiant le devis sollicité par téléphone ou sur le catalogue, le stock c'est Presto). Suivi commande, c'est explicite. Bourses, droits constatés aussi. Voyages, ça consiste à appeler le fournisseur titulaire du marché pour 3 ans et demander un tarif sur la base du contrat déjà signé.
J'ai oublié faire un tableau excell de temps en temps pour les fonds sociaux.
Voilà, le reste du temps elle fait du secrétariat pédagogique. Elle gère tout ce qui est relatif aux élèves. L'autre secrétaire gère tout ce qui est personnel (profs, assed...) plus secrétariat du chef.

Pour la bouffe on externalise chez le collège voisin en attendant qu'on daigne me contruire ma cantine que j'aurais du inaugurer y a trois mois. Sinon ça serait, copie-colle commande du chef, entrées denrées = facture, sorties denrées = ce que chef prépare.

Voilà. Le collège c'est 400-450 bambins en REP, pas de SEGPA, mais des fonds européens en veux-tu en voilà (50 000 €). Bien doté en personnel, a priori devrait passer en GM catégorie B quand je partirai.

Je suis à 80 % (mais je travaille beaucoup, toute la théorie je la bosse à la maison le soir 2 à 3 heures par jour, ce qui me fait gagner du temps au collège).

Ça doit faire un 1,3 à l'intendance. Et encore difficile de dire que ma collègue fasse 50 % d'intendance. L'essentiel c'est que pour me voir il faut passer par elle, donc un filtre fasse aux agressions extérieures (c'est ça qui est primordial). Mais, elle est vraiment super à son poste.

Ha, et je suis une tête brulée qui n'a pas peur d'assumer des dysfonctionnements, donc pas peur de déléguer et qu'en conséquence la décision prise ne soit pas celle que j'aurais prise (et parfois de loin).

coffeeman a écrit:

Secrétaire : Tout

Gestionnaire : Forum

A prendre ou à laisser

Pas mieux

J'ai pas de sercrétaire, alors imagine le boulot !

Gestionnaires03, gestionnaires03, ....

Ben moi, pas de secrétaire non plus, et pourtant : demi-pension, école ouverte, fonds sociaux très actifs vu la population, encaissements, décaissements, mandatements, collège ambition réussite donc beaucoup de réunions et de réceptions à organiser, collège neuf donc beaucoup beaucoup d'équipements à acheter, donc tout plein de dbm, GTI, Presto, établissement test pour sconet gfe... même pas une contrat aidé, alors craquage imminent... ah oui j'oubliais, deux agents sur 6 en maladie non remplacées, un agent en loge handicapé et un cuisinier très compétent mais contractuel donc qui ne peut faire que 35 h (alors toutes les ommandes, la gestion du stock, tout ça, forcément c'est bibi...). Bon je m'arrête avant de m'énerver pour la nuit! ah si allez ... : le collège juste à côté a un GM et un secrétaire, mais n'a ni demi-pension ni école ouverte, ni réceptions en tout genre...va comprendre charles!

grivalou a écrit:

collège neuf

Depuis la rentrée de septembre ?
Si c'est le cas vraiment courage et tenez bon (collège depuis septembre 07 chez moi, je sais le boulot que ça représente)

zen-attitude a écrit:

Jean-Mic, tu es GM ou AC ?
Et je te pose la même question que GFC, tu as combien d'élèves ?
Chacha et GFC, pourriez-vous répondre à ma question s'il vous plaît et merci.
J'ai un besoin urgent d'organiser les choses.

Jean-michel, AC tu veux vraiment le vexé ou quoi ?

Si, si, il est parfois AC: Assez Culotté...

Isaac Newton a écrit:

Si, si, il est parfois AC: Assez Culotté...

Tout à fait vrai, cher Isaac, sauf pour l'adverbe...j'aurais utilisé souvent