GemaSCO, gestion des manuels scolaires : version 2.2.4 du 8 septembre 2019

Merci !

J'ai refait la vidéo de démonstration de l'installation en réseau, elle avait planté, victime des derniers bugs de la version beta de Peertube, désormais parfaitement stable.

Citation :

vincent j. a écrit:Bonjour,
c'est la version 2.0 du logiciel Gemasco qui est utilisée par le documentaliste.
Merci par avance,
- Vincent J. -

... et donc ? Télécharger la version 2.2, faire la mise à jour, c'est trop compliqué ? 

Je suis technicien IT intervenant ponctuellement dans l'établissement, je n'ai aucune notion concernant le logiciel GEMASCO.
J’effectuerai le téléchargement et la mise à jour lors de ma prochaine intervention dans le collège.
Merci pour ces informations.

vincent j. a écrit:

Citation :

vincent j. a écrit:Bonjour,
c'est la version 2.0 du logiciel Gemasco qui est utilisée par le documentaliste.
Merci par avance,
- Vincent J. -

... et donc ? Télécharger la version 2.2, faire la mise à jour, c'est trop compliqué ? 

Je suis technicien IT intervenant ponctuellement dans l'établissement, je n'ai aucune notion concernant le logiciel GEMASCO.
J’effectuerai le téléchargement et la mise à jour lors de ma prochaine intervention dans le collège.
Merci pour ces informations.

Merci d'aider la documentaliste. Je ne crois pas que vous rencontrerez de problème avec notre production d'amateurs, on arrive à la faire tourner chez les utilisateurs... les plus effrayés par le mulot.

La version 2.2 sécurise notamment le fonctionnement de l'application à l'égard des initiatives malheureuses de ces derniers, il y a donc un gain de stabilité. Si besoin, pour la documentaliste et/ou pour vous suivant votre niveau d'intervention, il y a nos vidéos de démonstration (ce ouiquende j'en fais pour GemaSCO, mais l'ergonomie de choses comme l'import de la base élèves est la même dans MobiliSCO). https://pe.ertu.be/video-channels/a33f642f-222b-414b-8665-08a7187b6789/videos

Un point pour lequel vous aurez peut-être un rôle important : il faut inciter les utilisateurs à faire une sauvegarde de leur fichier. Il suffit d'en faire une copie périodiquement sur un autre support qu'on n'égarera pas et qui ne traîne pas n'importe où (il y a quand même la base élèves dedans !).

vincent j. a écrit:

Citation :

vincent j. a écrit:Bonjour,
c'est la version 2.0 du logiciel Gemasco qui est utilisée par le documentaliste.
Merci par avance,
- Vincent J. -

... et donc ? Télécharger la version 2.2, faire la mise à jour, c'est trop compliqué ? 

Je suis technicien IT intervenant ponctuellement dans l'établissement, je n'ai aucune notion concernant le logiciel GEMASCO.
J’effectuerai le téléchargement et la mise à jour lors de ma prochaine intervention dans le collège.
Merci pour ces informations.

Bonsoir,
je tiens à compléter les informations envoyées par M. Jouglet, technicien d'Yvelines Numérique.
J'utilise Gemasco depuis deux ans déjà. La version utilisée actuellement est la 2.0.
Suite à une réinstallation du serveur pédago, La version de Gemasco qui a été récupérée depuis la sauvegarde s'ouvre sans problèmes, mais la base des manuels enregistrée ainsi que les listes de classes, de prets sont vides. Les données apparaissent, mais il semble qu'il n'y ait plus de lien avec le logiciel. Je veux bien télécharger la version 2.2., mais j'aimerais d'abord etre sur que cela remettra la base en place. Or, je n'en suis pas sur du tout !
Si vous pouvez faire quelque chose, je veux bien vous envoyer par mail l'intégralité de la version téléchargée.
Merci d'avance pour votre réponse et votre aide

F Quéméneur
Collège Romain Rolland
78500 Sartrouville

Frederick Quemeneur a écrit:

(...) la base des manuels enregistrée ainsi que les listes de classes, de prets sont vides. Les données apparaissent, mais il semble qu'il n'y ait plus de lien avec le logiciel.

Que veut dire ce "les données apparaissent" ? Dans les documents, les formulaires, tout est normal, mais en ouvrant les tables il n'y a rien ? C'est que les données se trouvent dans un fichier fait pour les contenir, qui se trouve ailleurs, peut-être sur une unité réseau.

L'utilisation de GemaSCO en réseau ne pose aucun problème... à ceux qui savent raisonnablement utiliser un réseau !

Si vous avez égaré votre fichier de base, et que vous ne parvenez pas à remettre la main dessus, mais que cela n'empêche pas les données d'être présentes dans ce qui vous reste comme morceau de logiciel, alors il doit être possible de re-merger GemaSCO, peut-être tout simplement en le faisant pointer vers lui-même au moment de la question initiale à l'ouverture de l'application. Faut que je teste ça, tiens.

Vincent J. pourra consulter la vidéo ci-dessus pour trouver l'inspiration, soit de l'endroit où peut se trouver le fichier base égaré, soit pour tenter le merge que je viens d'évoquer.

J'ai donc repris un peu de courage pour faire des démos vidéos, et après celle du réseau qu'il fallait refaire, voici comment commencer à remplir son inventaire de manuels.



Pour le paramétrage, importer la base élèves, merci au moins pour l'instant de vous reporter aux vidéos sur MobiliSCO, c'est à peu près exactement la même chose.

Merci pour cette réponse rapide.
Nous testerons cette solution en début de semaine.

Bonjour, nous obtenons le message suivant à l'ouverture de GEMASCO :

"l'expression entrée comporte un nom de fonction que GEMASCO ne peut pas trouver"

Nous n'avons pas encore fait la MAJ et utilisons la version 2.0.1 car le retour des manuels est prévu lundi et nous préférons ne pas prendre de risques vu le délai.

Lorsque l'on active le contenu, GEMASCO s'ouvre mais nous n'avons pas accès aux données, une idée ?

Merci par avance pour votre aide....

pour compléter l'erreur 3270 s'affiche...

Mettez-vous à jour. Ca prend 4 minutes. Je n'assure plus de maintenance sur les versions périmées. Il n'y a strictement AUCUN risque à faire une mise à jour, la version est largement testée et améliorée, il n'y a que de bonnes raisons de mettre à jour et des mauvaises d'utiliser une version dépassée et buguée (la preuve).

Rapport de bogue : manuels disparus de l'inventaire

Un établissement utilisateur les années passées ne trouvait plus la trace d'une douzaine de manuels un peu partout dans son inventaire, alors qu'ils étaient bien physiquement présents. Le problème a pu être détecté facilement grâce à la nouvelle liste d'inventaire des manuels en stock (avec tous les numéros) ajoutée à la version 2.2

J'ai ouvert le capot, et j'ai supprimé des prêts sur ces numéros de manuels, et c'est reparti. Le plus probable, c'est qu'il y avait eu, comme c'était possible dans un passé désormais éloigné, deux prêts pour le même manuel au même moment. Il en restait donc un avec un retour mais qui n'avait pas "libéré" le numéro d'inventaire.

Il devrait même être possible de régler un tel bogue en utilisant le bouton de purge des prêts passés, avec une date à deux mois comme suggéré par le logiciel.

ça marche ! la MAJ 2.2 a corrigé semble t'il le problème que nous avions au lancement de GEMASCO...

pour les collègues qui veulent mettre à jour vers la version 2.2, il faut répondre oui à 14 reprises lors de l'importation des données de la version précédente, ce n'est pas très transparent lors des validations successives, mais ça marche...


merci bcp intendant zonard !

Héhé...
Pour la mise à jour, avec GemaSCO les choses passent presque exactement comme pour MobiliSCO, alors ça vaut le coup de consacrer 80 secondes à regarder ça si l'on a un doute :

Et un nouveau bogue encore détecté : il est nécessaire de mettre une date de retour à un manuel perdu, sinon ça ne colle plus. C'est logique, il y a bien un jour où on met le bouquin dans ce statut.

Je vais diffuser une mise à jour mineure dans laquelle la date se mettra automatiquement lorsqu'on cochera la case "perdu", ça limitera bien les risques d'incohérence. D'ici-là, ceux qui ont des décalages entre leur inventaire et ce qu'ils repèrent sur le terrain, vous pouvez sortir la liste des manuels perdus, et si vous en avez qui n'ont pas de date de perte, il faut aller l'ajouter.

Je crois qu'avec ça on en aura fini avec les dernières possibilités d'abîmer ses listes de manuels.

Bonjour,

dans notre cité scolaire complexe d'environ 2000 élèves, nous envisageons de passer à votre logiciel qui a l'air tellement plus simple de prise en main malgré le manque de facturation explicite. (Nous = le directeur des affaires financières, idée approuvée par les seuls trois enseignants chargés par défaut de la manipulation technique de l'outil qui espèrent mieux répartir les tâches pour des raisons de santé...)

Actuellement, nous avons deux bases (collège et lycée) sur le même logiciel (qui ne fonctionne pas bien et est très rigide; en plus des problèmes de gestion et pertes d'argent) et tous les manuels sont déjà équipés d'un code-barre (année d'achat + numéros attribués) par un libraire partenaire, soit des milliers de manuels (beaucoup de milliers de manuels; avec quelques milliers de kilos). La réforme fait que de nouveaux manuels vont arriver au lycée, donc il est possible de changer le mode de fonctionnement au fur et à mesure. Nous aimerions également une seule base (facilité dans la gestion).

Mais est-il possible d'intégrer les code-barres déjà existants dans GemaSCO, par exemple en scannant le codes-barres au moment du prêt aux élèves pour ajouter à la fiche manuel créée dans Gemasco un exemplaire ? (Donc le prêt se ferait alors en deux étapes : un ajout d'un exemplaire puis attribution de cet exemplaire à l'élève)

Nous avons pensé à exporter-importer la base manuels mais cela a l'air impossible.

Si ce n'est pas possible, il me semble que seul éditer, imprimer et coller des milliers de code-barres à la chaîne permette de passer à GemaSCO. Et nous revoilà bloqués avec notre outil tout nul...

Evidemment, personne ne veut se charger de cette gestion qui constitue un point d'achoppement dans l'établissement, donc toute solution est bienvenue.

Cordialement, avec espoir,

au_secours

- je désapprouve l'utilisation d'une seule base pour les deux EPLE de la cité scolaire. GemaSCO n'est pas conçu pour ça, cela créera des problèmes de cohérence. En plus les manuels ne viennent pas du même financement (Etat au collège, CT pour le lycée), le mélange des genres me semble un mauvaise idée. Enfin cela augmenterait la charge de trafic sur le logiciel, et Access n'est quand même pas fait pour manier de très importantes quantités de données.

- importer des données de manuels d'un autre logiciel, à la rigueur oui on pourrait le faire, à la paluche dans les tables. Si les codes-barres existants ne sont que des numéros, pas des lettres, ça marcherait même certainement sans retoucher le programme autour. MAIS il faudra manuellement raccrocher chaque manuel à une référence du catalogue, en plus, et préciser l'état mais c'est moins important (ça peut se faire par lots). Faire la même chose de manière semi-automatique en trouvant un moyen de copier-coller des colonnes d'informations, ça pourrait s'imaginer, mais ça risque d'être aussi pénible à faire que la force brute.


Il y a pas mal de boulot, moi j'aime bien aider mais on me glisse dans l'oreillette que je suis agent comptable de 8 EPLE et que j'ai un proviseur qui apprécie que son intendant s'occupe de son lycée de temps en temps. Donc est-ce que dans cette cité scolaire, vous avez devant vous mettons dix journées-homme (ou femme) compétent.e et motivé.e, entre maintenant et le 28 août, pour faire ça ?

L'intendant zonard a écrit:

Et un nouveau bogue encore détecté : il est nécessaire de mettre une date de retour à un manuel perdu, sinon ça ne colle plus.

Pan sur les oreilles : quand on saisit une perte en version 2.2, il y a bien une date de perte qui s'ajoute automatiquement. Il n'y a que pour les pertes précédentes que le problème se pose.

DONC ceux qui découvrez la version 2.2, vous pouvez mettre au cordeau votre base en deux opérations très rapides :

1- faire une purge des mouvements passés, pas trop lointaine (à 200 jours ça peut marcher, ça dépend un peu de ce que vous avez fait récemment, si vous voulez garder la trace d'opérations récentes pour vous ménager la possibilité de revenir en arrière)

2- sortir la liste des manuels perdus ; s'il y en a qui n'ont pas de date de sortie, utilisez l'écran "à qui appartient ce livre ?" pour ajouter cette date à chaque perte.

Moyennant ces deux opérations, vous ne devriez plus avoir la moindre anomalie ni incohérence dans vos bases de données, et la dette technique des versions précédentes de GemaSCO qui étaient insuffisamment protégées contre les erreurs de manip sera résorbée.

Bonjour,

J'ai deux manuels perdus qui sont sur des élèves nommés Quitté quitté.

Du coup, impossible de leur mettre une date de perte.

Comment régler le problème.

D'avance merci.

Paulo

D'autre part, sur certains manuels perdus, j'ai indiqué une date de perte, mais elle n'apparait pas sur l'édition des manuels perdus.

Paulo

Bonjour,

J'ai installé la dernière version 2.2, lorsque je visualise la liste des manuels en stock, hyper pratique merci, (315 manuels en stock) et  l'état du stock (1078 manuels), il y a une sacrée différence, le chiffre 1078 me semble le plus probable.
Pouvez-vous m'aider? MERCI.

cat83 a écrit:

J'ai installé la dernière version 2.2, lorsque je visualise la liste des manuels en stock, hyper pratique merci, (315 manuels en stock) et  l'état du stock (1078 manuels), il y a une sacrée différence, le chiffre 1078 me semble le plus probable.

Mhhh, c'est étrange. Il peut y avoir des relativement petits décalages dus à l'époque où une partie des utilisateurs inattentifs parvenaient à louer deux fois le même manuel à deux élèves différents en même temps. Mais je ne peux pas imaginer que ce soit cela à une telle échelle.

Commence par utiliser la fonction de purge des mouvements passés, au moins à 370 jours sinon à 50 comme je le recommande, et vois si ton décalage se maintient. Je reste à l'écoute, si ça ne s'améliore pas nettement il faudra m'envoyer la base pour analyse.

L'intendant zonard a écrit:

cat83 a écrit:

J'ai installé la dernière version 2.2, lorsque je visualise la liste des manuels en stock, hyper pratique merci, (315 manuels en stock) et  l'état du stock (1078 manuels), il y a une sacrée différence, le chiffre 1078 me semble le plus probable.

Mhhh, c'est étrange. Il peut y avoir des relativement petits décalages dus à l'époque où une partie des utilisateurs inattentifs parvenaient à louer deux fois le même manuel à deux élèves différents en même temps. Mais je ne peux pas imaginer que ce soit cela à une telle échelle.

Commence par utiliser la fonction de purge des mouvements passés, au moins à 370 jours sinon à 50 comme je le recommande, et vois si ton décalage se maintient. Je reste à l'écoute, si ça ne s'améliore pas nettement il faudra m'envoyer la base pour analyse.

J'ai procédé à la purge, 370 et 50 jours. Le décalage reste sensiblement identique (340 manuels dans la liste des manuels disponibles dans le stock, contre 1666 en stock dans l'état du stock) . J'ai des séries de livre qui ne figurent pas dans la liste des manuels en stock alors qu'il sont dans l'état du stock. Comment procédons-nous pour l'envoie de la base. MERCI.

Bonjour,

Pour info, si tu fais une purge de 50 jours, il tient compte des mouvements de plus de 50 jours. Si tu as eu des livres rendus hier ou dans la semaine et que tu veux qu'ils apparaissent dans la liste des manuels en stock, il faut faire une purge de plus de 0 jours. Je ne peux pas comme ça te donner la logique du fonctionnement de la purge mais c'est un fait vérifié. Et je n'ai pas vu de côté négatif à faire cette purge. A voir pourquoi il est conseillé de faire à partir de 50 jours.

La purge : l'idée c'était de conserver la trace des retours de manuels en cas de contestation ultérieure sur l'état dégradé ou sur la perte ("ah j'ai retrouvé mon manuel"), pendant quelques semaines. Quand c'est plus ancien, aucun intérêt effectivement. Il se peut que ça ne marche pas tout à fait comme je l'avais modélisé, tant que ça ne gêne pas...

Pour m'envoyer la base : la mettre en PJ (si possible après l'avoir zippée) d'un message adressé à mes_ZInitiales esc@rgot intendancezone.net. (en réfléchissant très fort au sens profond de cette adresse antispam)

Effectivement, une fois purgé, on ne sait plus qui à rendu quel manuel, il n'apparait plus que les manuels non rendus. Peut-être vaut-il mieux laisser un délai et se baser sur l'état des stocks et non sur la liste des manuels en stock. Ou alors se faire une sauvegarde sur une clef en cas de contestation avant la purge.

L'intendant zonard a écrit:

La purge : l'idée c'était de conserver la trace des retours de manuels en cas de contestation ultérieure sur l'état dégradé ou sur la perte ("ah j'ai retrouvé mon manuel"), pendant quelques semaines. Quand c'est plus ancien, aucun intérêt effectivement. Il se peut que ça ne marche pas tout à fait comme je l'avais modélisé, tant que ça ne gêne pas...

Pour m'envoyer la base : la mettre en PJ (si possible après l'avoir zippée) d'un message adressé à mes_ZInitiales esc@rgot intendancezone.net. (en réfléchissant très fort au sens profond de cette adresse antispam)

J'ai procédé à la purge à 0 jour sur une sauvegarde, tout est rentré en ordre. Egalité sur les deux listes. Je vais toutefois garder la base avec les rendus de ces derniers jours pour retrouver au cas où les manuels qui reviennent par magie. MERCI

Ouéééé ! Notez bien :
1- la purge permet de remettre en état une base contenant d'anciens problèmes
2- dans la version 2.2 il ne devrait plus rester de problème créant ce genre d'incohérence
3- les nouveaux états de la 2.2 permettent de détecter très vite et très précisément les incohérences
4- à l'avenir, la purge devrait pouvoir ne servir qu'à alléger quelque peu la base de données, sans être strictement nécessaire au bon fonctionnement

Je rappelle la consigne un peu pénible : il faut éditer la liste des manuels perdus, et s'il y en a qui n'ont pas de date indiquée dans cette liste, il faut l'ajouter en cherchant avec le formulaire "à qui appartient ce livre". Ca et une bonne purge, tous les problèmes de base de données devraient être soldés. S'il vous en reste quand même, envoyez-moi la base et je vous la corrige suivant vos indications.

Bonjour,
Je découvre Gemasco et je me heurte à message d'erreur pour l'importation: "erreur d’exécution".
Nous avons téléchargé gemasco avec le runtime, nous avons bien téléchargé la liste complète au format excel. Nous cliquons sur importer la base siècle et nous avons ce message d'erreur:
"cette application a été arrêtée suite à une erreur d'exécution
Elle ne peut pas être continuer et va être fermée"
Est-ce que quelqu'un a rencontré la même difficulté et pourrait nous aider?

Merci à tous

Bonjour, 

Je glisse mon message ici en m'excusant de ne pas réussir à effacer le nouveau fil de discussion que j'ai créé au mauvais endroit (crée en tant qu'invité, j'ai perdu la main dessus apparemment).
Je découvre Gemasco et souhaiterai pouvoir le rendre opérationnel pour la rentrée mais... je me débats depuis quelques jours pour l'importation de la base siècle. J'ai installé le runtime puisque nous n'avons pas access, j'ai téléchargé Gemasco, jusqu'ici ça roule. J'ai extrait au format .xls la liste complète des élèves. Lorsque je clique sur "importer la base siècle" j'ai un message me disant qu'il y a une erreur d'exécution... je ne réussis pas à trouver laquelle. J'ai vraiment besoin d'éclairage.
J'ai tenté de joindre quelqu'un par le contact open académie mais un mail d'erreur me revient... idem avec l'adresse mail incroyable antispam qui circule par ailleurs sur le forum..., c'est ma journée de l'erreur!


Merci par avance de l'aide que vous pourrez m'apporter.