Ordre de mission + demande d'avance ERASMUS

En vue de cadrer autant que faire se peut les toujours plus nombreuses mobilités des personnels dans le cadre d'ERASMUS+, je vous joins notre projet pour avis.

Le but est de lister en amont tous les déplacements sur place (parfois très nombreux dans le cas de prospections sur place) et d'être le plus au carré possible par rapport à la réglementation ... un immense merci à l'auteur de l'abrégé, de l'article de l'AJI et de l'analyse partagée sur les derniers textes parus récemment !!!

Les champs en gris sont réservés à l'intendance

Et?

Ben si c'est de l'Erasmus c'est des déplacements à l'étranger et on est donc dans le cadre du forfait journalier... non ? Donc pourquoi se prendre le choux (et un choux est un choux) ?

Ce qui pose difficulté ce sont les déplacements sur place ...

Quand ils sont nombreux, ces déplacements, on peut se poser la question d'une prise en charge. Comment l'organiser ? Et surtout le faire mentionner sur l'ordre de mission, c'est important.

Après, s'il s'agit juste de deux tickets de bus pour payer la navette aéroport - hôtel, je les laisse se débrouiller avec le taux journalier.

ATCQ a écrit:

Quand ils sont nombreux, ces déplacements, on peut se poser la question d'une prise en charge. Comment l'organiser ? Et surtout le faire mentionner sur l'ordre de mission, c'est important.

Après, s'il s'agit juste de deux tickets de bus pour payer la navette aéroport - hôtel, je les laisse se débrouiller avec le taux journalier.

  Si ce sont des déplacements à l'intérieur du pays il produira les billets de train ou la location d'un véhicule. Si les déplacements sont en l'intérieur de la ville c'est compris dans le forfait (par analogie avec la France art4 du décret de 2006 où c'est pas automatique).

Je comprends plus.
Je vois bien comment ces déplacements sur le lieu de destination peuvent être pris en charge dans l'indemnité  d'ERASMUS.
Mais vraiment pas comment on pourrait les intégrer dans l'indemnité journalière établie par la réglementation française.

Édit : peut-être que je ne sais pas bien interpréter l'art 4 du décret  ...

Pour moi ils ne sont pas intégrés dans le taux journaliers (Français). 

Ils sont remboursables sur la base de l'article 24 de l'arrêté du 20 décembre 2013.

Ce que je dis et cela n'engage que moi c'est que je me lance dans la gestion de ces frais que si cela représente une dépense importante.

Si c'est pour rembourser deux tickets de métro à l'étranger je m'économise ce travail supplémentaire. Les taux servis sont souvent généreux...

Ok, là je comprends. 

C'est en fonction du montant que tu décides du remboursement.

Ça semble sensé si on regarde les indemnités servies par ailleurs ainsi que le montant de l'hébergement.

Par contre à expliquer  aux missionnaires 

Bonjour,

Comment calculez vous les avances faites au enseignants qui refusent que l'établissement prenne en charge le transport et l’hébergement ?
Est-il possible de faire un virement sur les comptes de ces enseignants ou l'agent comptable doit-il obligatoirement faire des régies d'avance avec CB ?

Merci d'avance

gestionnaire-invite a écrit:

(...)
Est-il possible de faire un virement sur les comptes de ces enseignants ou l'agent comptable doit-il obligatoirement faire des régies d'avance avec CB ?

Mais bon sang, d'où vient cette pratique de régies créées au nom du missionnaire qui paye ses propres frais de déplacements avec une CB adossée à la régie dont il est le régisseur ???

Même le rectorat ici pratique de la sorte

J'ai cherché partout, interrogé les un/e/s et les autres et personne ne sait ... il y a même une question sur le RConseil à ce sujet et pas de réponse ...

J'ai fait plusieurs administrations (y compris une université où les personnels voyagent beaucoup, beaucoup ...) et je n'ai jamais vu cela ... un personnel en mission = avance sur frais de mission ou prise en charge après la mission point barre ...

gestionnaire-invite a écrit:

Bonjour,

Comment calculez vous les avances faites au enseignants qui refusent que l'établissement prenne en charge le transport et l’hébergement ?
Est-il possible de faire un virement sur les comptes de ces enseignants ou l'agent comptable doit-il obligatoirement faire des régies d'avance avec CB ?

Merci d'avance

Bonjour,

Les taux par pays des avances aux enseignants partant à l'étranger:

Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.

Un acompte de 75% avant le voyage (sur le compte de l'enseignant), le solde au retour.

Quand vous payez des frais de déplacement en france c'est bien sur le compte du prof? Là c'est pareil.

Merci

j'utilise donc le compte frais de mission même si je n'ai pas encore de justificatif ?

Plutôt acompte au 425 chez le comptable à partir de l'ordre de mission, de la demande du prof et de l'état de liquidation de l'avance.

Puis régularisation de l'avance et versement du solde par mandat au retour de la mission.

ATCQ a écrit:

Plutôt acompte au 425 chez le comptable à partir de l'ordre de mission, de la demande du prof et de l'état de liquidation de l'avance.

Puis régularisation de l'avance et versement du solde par mandat au retour de la mission.

Non.
Mandat direct au 6251 avec en PJ un état signé de l'ordo et de l'agent, l'ordre de mission et un décompte des frais prévisionnels.
C'est dommage de se passer du site "Intendance03" on y trouve ça :

Avances en matière de frais de déplacements.

Le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué normalement à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu. Cependant des avances peuvent être consenties aux agents qui en font la demande en application de l’article 3-2 du décret de 2006 modifié :

Article 3-2 du décret du 03 juillet 2006 : Sous réserve de l'impossibilité de recourir aux prestations prévues à l'article 5, des avances sur le paiement des frais visés aux articles précédents sont consenties aux agents qui en font la demande. Leur montant est précompté sur l'ordonnance ou le mandat de paiement émis à la fin du déplacement à l'appui duquel doivent être produits les états de frais.

Article 12 de l’arrêté du 20 décembre 2013 :

Le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu.

Des avances sont consenties aux agents qui en font la demande, dans la limite de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois, selon le cas.

L’avance est versée au vu de la présentation d’un état de frais provisoire accompagné de l’ordre de mission.




Autre document, l’instruction du 6 mars 2007 sur les avances en matière de frais de déplacements.  A voir aussi le passage de  la circulaire n° 2010-134 du 3-8-2010

Tu es dur je ne me passe pas de ton site.

Pour le reste j'en était resté sans approfondir à la lecture de l' instruction N° 10-003-M9 DU 29 JANVIER 2010

Oui ATCQ ma remarque ne t'était pas destinée ; je sais que tu es un donateur régulier et un lecteur attentif de mon site.

Pour ta remarque on peut comprendre que l'agent qui dépose une demande d'avance peut l'avoir de suite et que le mandat d'avance est fait ultérieurement.
Après il y a régularisation par un second mandat.

volcan a écrit:

Mandat direct au 6251 avec en PJ un état signé de l'ordo et de l'agent, l'ordre de mission et un décompte des frais prévisionnels.

C'est ainsi que l'on procède ici ...

volcan a écrit:

C'est dommage de se passer du site "Intendance03"

C'est quoi ce site exactement ?

volcan a écrit:

Ben si c'est de l'Erasmus c'est des déplacements à l'étranger et on est donc dans le cadre du forfait journalier... non ? Donc pourquoi se prendre le choux (et un choux est un choux) ?

Après plusieurs simulations avec le taux journalier du pays, il s'avère que les remboursements soient plus généreux que les frais réels. Même si cela est moins avantageux pour les enseignants mais davantage protecteur des crédits européens alloués au projet sur la durée (2 ans) et donc aussi dans l'intérêt des enseignants, il est envisagé de voter une délibération visant à rembourser aux frais réels....ce qui nous empêchera pas de verser une avance à hauteur de 75%.
En l'espèce, la délibération peut elle avoir la primauté sur la disposition réglementaire à l'instar de nos délibs pour remboursement des frais d'hébergement sur l'hexagone (montant distinct Paris/Province) visant à lutter contre les montants trop bas fixés par  la réglementation....même si les remboursements ont été revalorisés depuis peu ?

Ma réponse, pour ce qu'elle vaut.
Le CA pouvait voter un tarif d'hébergement différend de ce que prévoyaient les arrêtés d'application du décret de 2006 parce que ce décret prévoyait expressément cette possibilité de dérogation.
Est-ce qu'un acte du CA peut entrer en contradiction avec un décret ou, autrement dit, est-ce qu'un acte du CA peut être contraire à un décret ? Pour moi la réponse est négative ; et on sait qu'un comptable face à ce type de contradiction entre un acte et un texte règlementaire doit suspendre le paiement.

Par contre vous pouvez utiliser cet article :
Article 7-1 En savoir plus sur cet article...

• Créé par Décret n°2019-139 du 26 février 2019 - art. 6
  

Lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés prévus à l'article 7.

Ces règles dérogatoires ne peuvent en aucun cas conduire :

-à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée par l'agent ;

-à fixer des taux forfaitaires de remboursement des frais d'hébergement inférieurs à ceux prévus par l'arrêté prévu au premier alinéa de l'article 7. Toutefois, pour les missions de longue durée, des abattements aux taux de remboursement forfaitaire de ces frais d'hébergement peuvent être fixés par arrêté du ministre intéressé ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement. Cet arrêté ou cette délibération précise le nombre de jours au-delà duquel les abattements sont appliqués ainsi que les zones géographiques concernées.

Merci Volcan pour ton expertise bien précieuse et pour ta veille réglementaire toujours actualisée......cela me fait penser que je n'ai pas contribué à la tenue du site pour la première fois, cette rentrée,  depuis que je fais ce métier mais j'ai des circonstances atténuantes... je répare cet oubli dès aujourd'hui.

Bonjour,

L'article 13 de l’arrêté de 2013 dit : Les frais de taxi engagés par l'agent peuvent être remboursés sur production des justificatifs de dépense.
Les tickets de transport en commun peuvent donner lieu à remboursement sur présentation de ces tickets ou du justificatif de paiement.

Les frais de péage ainsi que les frais de stationnement dans les parcs automobiles des gares et des aéroports peuvent être remboursés sur production de justificatifs, sous réserve de l'accord de l'autorité qui ordonne le déplacement, dans le cadre des dispositions propres à chaque service.

On est d'accord que s'il n'y a pas l'autorisation préalable, sur l'ordre de mission, les frais de péage et/ou de parking ne sont pas pris en charge;

Pour le taxi, doit on comprendre que l'autorisation préalable n'est pas nécessaire ; ou en d'autre terme, la non autorisation préalable est-elle un motif de refus de prise en charge ? Bref, doit-on donner l'autorisation, sur l'OM, à l'utilisation du taxi, bus, train, vélo, trottinette électrique... etc

Fred a écrit:

On est d'accord que s'il n'y a pas l'autorisation préalable, sur l'ordre de mission, les frais de péage et/ou de parking ne sont pas pris en charge;

oui.

Fred a écrit:

 Bref, doit-on donner l'autorisation, sur l'OM, à l'utilisation du taxi, bus, train, vélo, trottinette électrique... etc

Oui... mais je ne suis pas certain d'avoir un tarif pour les trottinettes ni les vélos électriques.
Article 11 décret de 2006

Lorsque l'agent a utilisé un véhicule autre qu'un véhicule mentionné à l'article 10, il est remboursé des frais occasionnés sur autorisation du chef de service, quand l'intérêt du service le justifie, et dès lors que ces frais n'ont pas été pris en charge au titre des frais divers prévus au troisième alinéa de l'article 3.

Bonjour

Le texte (merci AJI) et  prévoit que seuls les transports et les nuitées doivent être justifiés (les repas n'ont pas à être justifiés).

Concernant la nuitée, on est d’accord que l'indemnité est plafonnée à un certain montant, par exemple 65% de 164,00 euros pour Allemagne, soit  106,60 euros/nuitée.

Si le justificatif produit est d'un montant inférieur à l’indemnité prévue, on rembourse forfaitairement 106,60 euros ou on prend le montant réellement payé par l'agent ?

Merci de vos éclairages

Bonjour,


C'est un forfait.

Pour l'étranger, le versement d'un forfait pour le prof. c'est un vrai bonheur. Il peut choisir le BB ou l'hôtel 4 étoiles,on s'en fiche (idem pour les repas).

C'est effectivement un forfait comme pour les repas. Il faut un justificatif d'hébergement mais ce dernier est conservé par l'ordonnateur et n'est pas une PJ pour le comptable. Et comme dit l'invité c'est tellement plus simple.

Article 20 de l'arrêté du 20/12/13 :Toute mission à l'étranger ouvre droit à une indemnité forfaitaire journalière destinée à couvrir les frais d'hébergement, de petit déjeuner et de deux repas exposés par l'agent pour l'exécution de cette mission.
En lisant cet article, je me questionne sur le point du paiement des frais de repas. Il n'y pas d'indemnité de frais supplémentaire à payer (dans mon cas Erasmus pourun personnel EN). Tout semble être inclus dans l'indemnité forfaitaire. Il est réduit à 65 % si pas de frais de repas ou 17,.5 % si pas de frais d'hébegement.
Qu'en pensez vous?