Erasmus+ demande explications

Bonjour,

Une petite demande d'éclaircissements de la part d'un "ennemi" prof coordonnateur d'un projet Erasmus+ . Voilà, j'ai essayé de bien lire attentivement l'ensemble des discussions à ce sujet mais je trouve que ces dernières manquent de références. J'aurais besoin donc que vous éclaircissiez svp certains points.
Tout d'abord, je souhaiterais préciser que je suis l'archétype du prof qui, mea culpa, rappelle sans cesse à son gestionnaire qu'il ne comprend pas ses règles, que selon l'Agence Nationale il n'y a pas besoin de cela, etc. Vous connaissez le tableau.
Passons donc aux choses sérieuses. Concrètement, pourquoi demander des justificatifs que les organismes d'où proviennent les fonds ne requièrent pas ? Y êtes-vous obligés par la loi française, même quand il s'agit de fonds européens (si jamais vous avez une petite référence svp)? Deuxièmement, est-ce que l'agent comptable peut se permettre de remettre en cause la nature de certains achats effectués lors des mobilités, quand bien même là encore que l'Agence Nationale n'en a cure ? (pareil si vous avez une petite référence avec argent européen bien sûr!)
Désolé d'insister mais c'est la désagréable impression d'avoir  toujours deux sons de cloche. 
Il s'agit bien ici d'épauler notre gestionnaire pour lui faciliter la vie. La gestion d'un Erasmus + peut être lourde et nous ne voudrions pas venir y rajouter certains impairs par méconnaissance des règles. Nous en avons déjà commis assez en achetant les billets de train lors de notre première mobilité. Sacrilège ! Là encore, nous avons été surpris de son désarroi puisque dans le contrat KA101 il était bien stipulé que nous pouvons choisir l'option de récupérer la somme d'argent et donc de justifier de ces dépenses à postériori. Une telle initiative n'avait que pour objectif de payer ces billets à des tarifs intéressants. Le système de fonctionnement pyramidal type prof- demande gestionnaire - gestionnaire pas que ça à faire (ce que je conçois totalement) - attente d'une semaine - prof redemande gestionnaire - gestionnaire toujours pas que ça à faire  - puis enfin, gestionnaire demande à agent comptable, etc... Enfin, vous avez compris. Résultats des courses. Pour chaque demande, étude de marchés. Même pour l'achat d'un ordi à 250 euros. (je me permets cette remarque car je croyais que ce n'était qu'à partir de 1500 euros). Achats de billets au triple de ce que l'on a trouvé sur le net. Partenaires / organismes de formation / entreprises qui râlent parce que factures impayées ou payées avec des retards de plusieurs mois. Professeurs désabusés qui doivent attendre 6 à 8 semaines pour un remboursement alors que les fonds ont été versés !!! La liste est longue. Voilà, j'ai l'impression qu'il y a un flou artistique entre réglementations européennes et loi française. 
Si jamais, vous avez l'envie de répondre à toutes ces remarques. Ce serait gentil car ces situations créent des tensions inutiles par manque d'informations. A votre bon cœur !
PS: j'espère qu'aucun d'entre vous ne lira ce message comme une critique. Loin de là. Je suis conscient de la difficulté de votre tâche et de votre responsabilité et souhaite uniquement en savoir un peu plus sur vos impératifs.
Bien cordialement

Erasmus = fonds européens, règles européennes. Or la France qui adore conchier l'Europe castratice tout en établissant des règles encore plus contraignantes oblige ses comptables publics à donner l'impression qu'ils lavent plus blanc que blanc alors qu'ils font juste leur boulot. Si demain la région me donne une subvention pour acheter des denrées locales j'aurais son accord pour faire ce que la réglementation relative aux marchés publics m'interdit de faire et c'est pourtant moi qui passerais pour la pénible de service. Sur la manière de dépenser, il faut donc moins se référer à ce que dit le financeur européen qu'à ce que disent les règles de la comptabilité publique française. Et cette dernière encadre très sévèrement les achats faits sur internet, les achats faits par des personnes non habilitées, les achats ne répondant pas à l'obligation de mise en concurrence, les remboursements de frais divers.

Les diaporamas ERASMUS sont clairs sur le sujet, mais peu mis en avant.
Les règles européennes et les règles nationales doivent être respectées.
Et comme on est en France, et dans des EPLE, c'est donc la comptabilité publique et la M9.6 qui s'appliquent.

Merci RobertLud1982 de venir discuter ici, c'est une bonne disposition d'esprit. Pour répondre synthétiquement :

- oui, il y a des règles de comptabilité publique française que nous devrons respecter et qui, sur certains détails, peuvent être plus sévères que les exigences des agences européennes

- toutefois il s'agit principalement d'exigences de forme (liste limitative : https://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;jsessionid=4E755C335ECC4B7251144B8DDE1CEAE9.tplgfr41s_3?idSectionTA=LEGISCTA000019324076&cidTexte=LEGITEXT000006070633&dateTexte=20181122 )

- et les collègues comptables d'EPLE sont beaucoup trop nombreux à inventer des règles débiles pour enquiquiner les gens

- ceux qui ont cette attitude sont en général globalement trop peu compétents pour offrir un service de qualité adapté au défi d'une opération sur fonds européens, qui justement ajoute des contraintes : ils ont bien trop à faire à en inventer qui ne servent à rien, donc sont totalement dépassés

- vu les enjeux, il ne faut pas trop hésiter à rentrer en contact direct avec le comptable, ce n'est pas une entourloupe faite au gestionnaire (qui n'a de toutes manières aucune responsabilité propre), on le fait juste pas dans le dos du chef d'établissement qui pourrait mal l'interpréter

- concrètement, après un exposé des bonnes pratiques à respecter, et le chef d'établissement ayant fourni les actes du CA et les ordres de mission nécessaires, rembourser des frais avancés par les personnels est normal, adapté, prévu par les textes réglementaires (décret de 2006 : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000242359 )

Petite question bête pour notre collègue enseignant :

Le gestionnaire et l'agent comptable ont-il été impliqués dans l'élaboration du projet, avant le dépôt de candidature ?

ATCQ a écrit:

Petite question bête pour notre collègue enseignant :

Le gestionnaire et l'agent comptable ont-il été impliqués dans l'élaboration du projet, avant le dépôt de candidature ?

Malheureusement non ! Et pourtant c'est déjà le 5ème Erasmus que j'organise mais je dois avouer que cela ne m'a jamais traversé l'esprit. Pour le coup, c'est moi qui ai maintenant une question bête. Sans provocation aucune, pour quoi faire ? Et de quelle manière ? Les Erasmus sont des projets à visée pédagogique et j'ai du mal à voir ce que le gestionnaire pourrait apporter. Dans l'élaboration du projet, bien évidemment.

Pour quoi faire? Simple: la pédagogie,qu'elle quelle soit, entraînant des coûts et donc des obligations comptables, il ne serait pas idiot que des spécialistes soient associés dès le début du bousin afin d'éviter les conneries et les montages foireux.
Dans leurs enseignements les pénibles profs exigent que leurs élèves respectent des protocoles précis, dans la vraie vie comptable c'est pareil. Sinon c'est la fête du slip et on se prend une marmotte sur la tête.
Bienvenue au club!

V.M.B a écrit:

Pour quoi faire? Simple: la pédagogie,qu'elle quelle soit, entraînant des coûts et donc des obligations comptables, il ne serait pas idiot que des spécialistes soient associés dès le début du bousin afin d'éviter les conneries et les montages foireux.
Dans leurs enseignements les pénibles profs exigent que leurs élèves respectent des protocoles précis, dans la vraie vie comptable c'est pareil. Sinon c'est la fête du slip et on se prend une marmotte sur la tête.
Bienvenue au club!

Merci de ta réponse. Je comprends ton point de vue mais je ne vois toujours concrètement pas ce que le gestionnaire va nous apporter. Désolé d'insister lourdement !  Tu dis, éviter les conneries et les montages foireux. Certes, mais si l'on prend un exemple concret. Je monte un Erasmus sur le décrochage scolaire. Je rédige mes axes de priorité. Je remplis le dossier Erasmus de 60 pages. Je clique pour valider. Quelles seraient les plus values du gestionnaire? Puisqu'il me semble, dans l'élaboration, qu'il n'est pas question de montage financier.

Dans le projet Erasmus il y a quand même au départ une organisation, des échanges, des déplacements. Or, est-ce que le déplacement envisagé est possible dans les conditions règlementaires. Est-ce que le montage est réglementaire (on avu des montage avec le rectorat qui sont illégaux), est-ce que le budget prévisionnel est réaliste, est-ce qu'on a pensé au vote du CA, etc...

volcan a écrit:

Dans le projet Erasmus il y a quand même au départ une organisation, des échanges, des déplacements. Or, est-ce que le déplacement envisagé est possible dans les conditions règlementaires. Est-ce que le montage est réglementaire (on avu des montage avec le rectorat qui sont illégaux), est-ce que le budget prévisionnel est réaliste, est-ce qu'on a pensé au vote du CA, etc...

J'ai malheureusement l'impression que nous ne parlons pas de la même chose. Pour les Erasmus + KA 229 (de mémoire) ou KA101 le budget est définie par la Commission Européenne. Mobilités, frais de déplacements, autres frais, tout est décidé par cet organisme et le rectorat n'a rien à mettre en place. Je suis presque sûr mais peut être me trompe-je. En tout cas, merci pour vos réactions.

RobertLud1982 a écrit:

volcan a écrit:

Dans le projet Erasmus il y a quand même au départ une organisation, des échanges, des déplacements. Or, est-ce que le déplacement envisagé est possible dans les conditions règlementaires. Est-ce que le montage est réglementaire (on avu des montage avec le rectorat qui sont illégaux), est-ce que le budget prévisionnel est réaliste, est-ce qu'on a pensé au vote du CA, etc...

J'ai malheureusement l'impression que nous ne parlons pas de la même chose. Pour les Erasmus + KA 229 (de mémoire) ou KA101 le budget est définie par la Commission Européenne. Mobilités, frais de déplacements, autres frais, tout est décidé par cet organisme et le rectorat n'a rien à mettre en place. Je suis presque sûr mais peut être me trompe-je. En tout cas, merci pour vos réactions.

Si on parle bien de la même chose ; et si le montant du budget est "définie" par la commission, l'exécution de ce budget sera du domaine du gestionnaire et du comptable. On peut certes s'apercevoir après coup qu'il y a incompatibilité entre le dit budget et le respect des règles de la comptabilité publique. Mieux vaut à mon avis voir les problèmes avant puisque le budget est fait en fonction d'un certain nombre de déplacements ou d'activité qui peuvent être remis en cause du moins dans leurs modalités financières.

volcan a écrit:

RobertLud1982 a écrit:

volcan a écrit:

Dans le projet Erasmus il y a quand même au départ une organisation, des échanges, des déplacements. Or, est-ce que le déplacement envisagé est possible dans les conditions règlementaires. Est-ce que le montage est réglementaire (on avu des montage avec le rectorat qui sont illégaux), est-ce que le budget prévisionnel est réaliste, est-ce qu'on a pensé au vote du CA, etc...

J'ai malheureusement l'impression que nous ne parlons pas de la même chose. Pour les Erasmus + KA 229 (de mémoire) ou KA101 le budget est définie par la Commission Européenne. Mobilités, frais de déplacements, autres frais, tout est décidé par cet organisme et le rectorat n'a rien à mettre en place. Je suis presque sûr mais peut être me trompe-je. En tout cas, merci pour vos réactions.

Si on parle bien de la même chose ; et si le montant du budget est "définie" par la commission, l'exécution de ce budget sera du domaine du gestionnaire et du comptable. On peut certes s'apercevoir après coup qu'il y a incompatibilité entre le dit budget et le respect des règles de la comptabilité publique. Mieux vaut à mon avis voir les problèmes avant puisque le budget est fait en fonction d'un certain nombre de déplacements ou d'activité qui peuvent être remis en cause du moins dans leurs modalités financière

Merci pour toutes ces précisions. Ok! J'ignorais qu'il y avait carrément incompatibilité entre le budget européen et le respect des règles de la comptabilité publique. Donc concrètement pour accompagner mon gestionnaire, que devrais-je faire ?

On trouve ensemble des solutions pour s'en sortir le moins mal possible cette fois et on travaille ensemble en amont pour déminer la fois d'après. Le gestionnaire et le comptable n'ennuient personne par plaisir, il leur serait plus facile de dire oui à tout. Donc ils vont proposer des solutions. Ce ne seront pas forcément celles attendues mais elles auront le mérite d'en être dans un cadre réglementaire contraint ou il n'y en a pas tant. Et puis aprés on prend l'habitude de travailler ensemble et de connaître les contraintes en ne confondant pas dans son mécontentement ceux qui les ont créées et ceux qui se doivent de les faire appliquer.

RobertLud1982 a écrit:

Merci pour toutes ces précisions. Ok! J'ignorais qu'il y avait carrément incompatibilité entre le budget européen et le respect des règles de la comptabilité publique. Donc concrètement pour accompagner mon gestionnaire, que devrais-je faire ?

Faut pas extrapoler mes propos. J'ai simplement dit que les règles d'Erasmus et celles de la comptabilité des EPLE étaient parfois différentes et pouvaient parfois poser problème pour la mise en oeuvre du programme prévu.

volcan a écrit:

RobertLud1982 a écrit:

Merci pour toutes ces précisions. Ok! J'ignorais qu'il y avait carrément incompatibilité entre le budget européen et le respect des règles de la comptabilité publique. Donc concrètement pour accompagner mon gestionnaire, que devrais-je faire ?

Faut pas extrapoler mes propos. J'ai simplement dit que les règles d'Erasmus et celles de la comptabilité des EPLE étaient parfois différentes et pouvaient parfois poser problème pour la mise en oeuvre du programme prévu.

 Au temps pour moi. La gestion financière a l'air tellement complexe, et du fait que vous aviez parlé d'incompatibilité, que cela ne m'aurait finalement pas surpris. Je comprends maintenant que c'est sur certains points. Et si jamais vous aviez des exemples de ces différences / problèmes, je suis preneur en tout cas.

Alomero a écrit:

On trouve ensemble des solutions pour s'en sortir le moins mal possible cette fois et on travaille ensemble en amont pour déminer la fois d'après. Le gestionnaire et le comptable n'ennuient personne par plaisir, il leur serait plus facile de dire oui à tout. Donc ils vont proposer des solutions. Ce ne seront pas forcément celles attendues mais elles auront le mérite d'en être dans un cadre réglementaire contraint ou il n'y en a pas tant. Et puis aprés on prend l'habitude de travailler ensemble et de connaître les contraintes en ne confondant pas dans son mécontentement ceux qui les ont créées et ceux qui se doivent de les faire appliquer.

 Oui, c'est ce que je me dis également. Après, je pense qu'il y a souvent  une méconnaissance / incompréhension des impératifs de chacun. Le professeur ne connaissant pas le cadre légal (d'où mon initiative sur votre forum) et le gestionnaire ne connaissant pas assez l'aspect de mise en oeuvre concrète des activités pédagogiques, mobilités et la gestion des desiderata de chacun selon leur propre calendrier. Il peut apparaître des tensions et parfois malheureusement, un jeu de pouvoir.

Chez moi les 115 profs (moins 2 ou 3 trop c.ns) sont intelligents et respectueux envers moi et mes missions (j'ai oeuvré pour ça) viennent me voir avant chaque montage qui nécessite du financier. Je me fais un devoir, pour ne pas dire un plaisir, de les aider à monter le truc, voire leur faire clés en main, en restant le plus près possible des règles comptables et des marchés. Et au moins je sais à l'avance quelles éventuelles "fantaisies" je suis disposé à accepter.
Sinon les pénibles je les pulvérise.

V.M.B a écrit:

Chez moi les 115 profs (moins 2 ou 3 trop c.ns) sont intelligents et respectueux envers moi et mes missions (j'ai oeuvré pour ça) viennent me voir avant chaque montage qui nécessite du financier. Je me fais un devoir, pour ne pas dire un plaisir, de les aider à monter le truc, voire leur faire clés en main, en restant le plus près possible des règles comptables et des marchés. Et au moins je sais à l'avance quelles éventuelles "fantaisies" je suis disposé à accepter.
Sinon les pénibles je les pulvérise.

Et puis-je demander quelle(s) aide(s) concrètes vous leur apporter dans le montage ? Et de quelles "fantaisies" vous parlez ?

Concrètement, des enseignants vont devoir partir en mobilité, ils vont devoir se déplacer, manger, dormir.

On voit donc ensemble comment il faut faire pour acheter un billet d'avion, obtenir un acompte sur frais de mission, les pièces justificatives qu'il me faudra, etc. Des trucs tout bête, non ?


Fantaisie : me demander une régie la quasi totalité de la subvention pour la gérer comme un budget autonome.

ATCQ a écrit:

Concrètement, des enseignants vont devoir partir en mobilité, ils vont devoir se déplacer, manger, dormir.

On voit donc ensemble comment il faut faire pour acheter un billet d'avion, obtenir un acompte sur frais de mission, les pièces justificatives qu'il me faudra, etc. Des trucs tout bête, non ?


Fantaisie : me demander une régie la quasi totalité de la subvention pour la gérer comme un budget autonome.

Je comprends mieux effectivement. Je pense que vous m'auriez donc qualifié de pénible (un pénible qui essaie de s'amender). Vous ne laissez donc pas les enseignants acheter leur billet d'avion ? Et dernière question promis (et ce n'est pas une provocation), en quoi demander en régie la quasi totalité de la subvention est une fantaisie? A mes yeux, cela vous soulagerait d'un certain travail. Vous basez-vous sur un arrêté particulier ?

La réglementation des frais de déplacements repose sur un ensemble de textes. Les enseignants sont remboursés selon un barème et non en fonction des dépenses réelles. Donc un enseignant qui viendrait avec ses divers tickets de CB ou des PJ non conformes se verrait opposer la règlementation.


Exemple de courriel de travail préparatoire pour une visite de stagiaires à l'étranger :

Nous ne sommes pas dans le cadre d’un voyage scolaire ou même d’un déplacement collectif d’élèves et d’accompagnateurs pour lequel le lycée pourrait le cas échéant faire des démarches de ce style.
La visite d’élèves en stage – que ce soit en France ou à l’étranger – s’analyse comme des frais de déplacements remboursables, et ceci dans le cadre de la réglementation du décret de 2006 et des textes annexes. Il vous appartient donc de faire établir par le chef d’établissement un ordre de mission et d’organiser votre voyage, vos déplacements et votre hébergement en ayant soin de conserver les pièces justificatives (billets de transport et factures d’hôtel notamment.
En fonction de l’ordre de mission et des éléments y figurant,  les frais en France vous seront remboursés selon la tarification légale à partir du moment où vous disposez des justificatifs nécessaires.
Pour le transport les frais d’aller-retour sont remboursables ainsi que les repas (indemnité forfaitaire).
Les frais à l’étranger seront remboursés toujours en fonction des éléments figurant sur l’ordre de mission et les PJ selon le forfait en vigueur. A titre d’information l’indemnité journalière de mission temporaire en Italie est de 220 € ; la « journée »dépendant de l’heure d’arrivée et de départ du pays. Vous êtes libre d’utiliser ce forfait à votre guise, la seule obligation étant des fournir les factures d’hôtel.
Il faut noter que des avances peuvent vous être consenties si vous en faites la demande, et ce dans la limite de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement (instruction 07-021 du 6 mars 2007. Cette avance portée le cas échéant à 100 % par la circulaire n° 2010-134 du 3-8-2010 pour les déplacements à l’étranger. Cette avance est faite sur la base de l’ordre de mission et du coût prévisionnel des déplacements et indemnités forfaitaires. Nous pourrons voir ensemble en fonction de votre ordre de mission et du prix des billets le montant éventuel de cette avance.

RobertLud1982 a écrit:

ATCQ a écrit:

Concrètement, des enseignants vont devoir partir en mobilité, ils vont devoir se déplacer, manger, dormir.

On voit donc ensemble comment il faut faire pour acheter un billet d'avion, obtenir un acompte sur frais de mission, les pièces justificatives qu'il me faudra, etc. Des trucs tout bête, non ?


Fantaisie : me demander une régie la quasi totalité de la subvention pour la gérer comme un budget autonome.

Je comprends mieux effectivement. Je pense que vous m'auriez donc qualifié de pénible (un pénible qui essaie de s'amender). Vous ne laissez donc pas les enseignants acheter leur billet d'avion ? Et dernière question promis (et ce n'est pas une provocation), en quoi demander en régie la quasi totalité de la subvention est une fantaisie? A mes yeux, cela vous soulagerait d'un certain travail. Vous basez-vous sur un arrêté particulier ?

Pour les billets d'avion il m'arrive de les laisser faire mais je préfère que l'établissement s'en charge, au besoin avec la carte bancaire du bahut.

Une régie est un mode de gestion qui déroge au principe qui veut que les comptables soient les seuls à manier les deniers publics. Il ne peut pas être LE mode gestion.

Une régie ce n'est pas qu'une somme d'argent dont on justifie les dépenses par des petits tickets, qui au passage sont bien chiants.

Une régie cadre la nature et le montant des dépenses qui peuvent être faites par son intermédiaire.

Autant dire qui si vous êtes capable de le dire avant le départ autant payer sur facture.

Enfin pour moi la régie c'est pour les dépenses qui ne peuvent être payer que sur place.

Un prof qui achète ses billets d'avion, hors régie réglementairement constituée, commet le délit de gestion de fait car il n'est pas ordonnateur de l'EPLE. Le simple fait du défaut de qualité de l'ordo suffit pour rejeter un mandat, alors un paiement en remboursement...
C'est justement le genre de "fantaisie" que j'accepte parfois avec certains très sérieux et je ferme un peu les yeux sur les origines de la CB....mais parce que je le veux bien.
Le principe de base est ou devrait être: un prof n'a rien à cacher au gestionnaire qui n'a lui aussi rien à lui cacher et lui doit aide et appui. Une fois qu'on a compris ça tout devient simple.

Pour moi il n'y a pas de régie en matière de frais de déplacements ; juste la possibilité d'une avance. Et un prof qui va à l'étranger pour mettre en place une action ERASMUS, visiter des élèves dans ce cadre,... ce sont des frais de déplacement. Donc il peut acheter son billet d'avion et prétendre à son remboursement du moment que l'ordre de mission le prévoit.
Enfin à mon avis....

J'aime bien cet avis.

exact, mais je me plaçais dans le cadre d'un déplacement collectif, pas avec un OM.

En plus ca évite que le prof me demande de lui prendre ses billets de train, d'avion, de lui réserver l'hôtel (déjà pour en trouver un au prix forfaitaire), le véhicule de location, la boite de nuit et la call girl. Il a un remboursement forfaitaire et s'amuse comme il veut sans avoir besoin de me justifier d'autres dépenses que les facture de l'hôtel.


Et on notera qu'une fois de plus VMB a compris de travers. La vieillesse est.... etc.... 

volcan a écrit:

En plus ca évite que le prof me demande de lui prendre ses billets de train, d'avion, de lui réserver l'hôtel (déjà pour en trouver un au prix forfaitaire), le véhicule de location, la boite de nuit et la call girl. Il a un remboursement forfaitaire et s'amuse comme il veut sans avoir besoin de me justifier d'autres dépenses que les facture de l'hôtel.


Et on notera qu'une fois de plus VMB a compris de travers. La vieillesse est.... etc.... 

Désolé mais il faut que je le dise. Cher Volcan, j'aime votre avis. Par contre, pouvez-vous SVP spécifier ce que vous entendez par 'sans avoir besoin de me justifier d'autres dépenses que les factures de l'hôtel' (toujours cadre Erasmus) ? Y a-t-il des achats que je ne suis pas forcé de justifier?

Si vous avez lu mon courriel concernant les frais de déplacement vous aurez lu que selon le pays vous avez droit à un forfait journalier pour vos dépenses sur place que vous êtes libre d'utiliser comme vous le souhaitez (hôtel 1 ou 5 étoiles, sandwich ou repas dans un grand restaurant, taxi ou marche à pied, etc...) vous aurez la même somme. Vous devez simplement prouver par une facture d'hôtel que vous n'avez pas été logé gratuitement.

Voilà une partie des textes qui s'appliquent :
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000242360&dateTexte=

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=?cidTexte=JORFTEXT000028396204&dateTexte=&oldAction=dernierJO&categorieLien=id
art 16 et suivants


Chez moi, ERASMUS ou pas, ce sont de toute façon ces textes qui s'appliqueront à vos remboursements.