dépassement de crédits et amortissements

ampelmann a écrit:

Imaginons qu'un ordonnateur ne veuille pas passer les amortissements. Pour une raison ou pour une autre.
L'agent comptable ne pas le forcer à passer des mandats ou des ordres de recette, même pour les amortissements.
Donc je ne vois pas comment on pourrait engager sa responsabilité si les amortissements ne sont pas passés ?

Tu as raison mais cela créant une distorsion entre la réalité retracée par le logiciel d'immo et la balance, et les réserves émises sur une gestion bud n'existant pas, je pense que c'est une sorte de bombe à retardement. Une faille à ne pas laisser s'agrandir à ses dépends.

Ce qui m'embete le plus c'est l'espèce d'abus de confiance de l'ordonnateur vis à vis du CA, de l'agent comptable, et des autorités de contrôle.
Le prélèvement sur les réserves sans autorisation.

ampelmann a écrit:

Ce qui m'embete le plus c'est l'espèce d'abus de confiance de l'ordonnateur vis à vis du CA, de l'agent comptable, et des autorités de contrôle.
Le prélèvement sur les réserves sans autorisation.

Il faut dénoncer comme une brute dans le rapport sur le cofi ; exiger au CA du cofi un prélèvement sur les fonds, bien acté celui-là, pour obtenir le mandatement complet des amortissements réglementaires ; et en cas de refus, sortir le flingue de l'inscription d'office. Le CE qui tenterait de résister à ça y laisserait des plumes voire un morceau du croupion.

Au moment de la construction du dispositif RCBC, il aurait peut-être fallu constituer OPC comme un service distinct. Mais ça aurait sévèrement manqué de souplesse.

Oui c'est ce que je vais faire. 

Bonsoir à tous

Je viens de lire tous vos échanges sur le sujet et j'ai besoin de confirmation sur le dépassement de SERVICE lié aux amortissements

Une GM d'un ER vient de me remettre un mandat 2020 en ALO de 19000 euros pour les amortissements, et a pour cela validé un dépassement de service qui s'élève à 16000 euros (malgré mes alertes sur les dépassements de service)

Après vérification, il lui reste à saisir une DBM d'ajustement des contributions ALO 7588, donc j'arrive à un dépassement de service corrigé de -11200 euros.

Si je comprends bien, je dois rejeter l'intégralité du mandat pour insuffisance de crédits, et notifier dans le COFI que ces opérations d'amortissement n'ont pas été passées.
cela revient il à dire qu'il devront mandater sur 2021 les 2 années d'amortissement ? et que j'aurais les prises en charge au 2818/15 comptabilisées sur 2021 pour les 2 exercices ?

Merci de votre aide...

Une précision: si vous en êtes à découvrir que le mandat que vous réceptionnez dépasse les crédits ouverts, c'est que la compta 2020 de l'ER concerné n'est pas encore arrêtée. Alors pourquoi ne pas demander au gestionnaire de saisir une DBM 291 ou 292 et vous transférer ensuite un nouveau budget?

Ensuite vous pourrez réceptionner votre mandat d'amortissements sans problème.

La DBM d'ouverture de crédits d'amortissements est de niveau 2, c'est à dire qu'elle n'est soumise au CA qu'a posteriori, pour information, vous avez donc encore la main pour faire rectifier cette anomalie.

Sinon, il faut effectivement rejeter le mandat d'amortissements faute de crédits ouverts, la situation pourra être régularisée en N+1... mais l'Actif net du bilan ne sera pas juste et cette solution n'est pas très "clean".

Ce qui gênera énormément le chef d'établissement!  

Stoïk a écrit:

Une précision: si vous en êtes à découvrir que le mandat que vous réceptionnez dépasse les crédits ouverts, c'est que la compta 2020 de l'ER concerné n'est pas encore arrêtée. Alors pourquoi ne pas demander au gestionnaire de saisir une DBM 291 ou 292 et vous transférer ensuite un nouveau budget?

Ensuite vous pourrez réceptionner votre mandat d'amortissements sans problème.

La DBM d'ouverture de crédits d'amortissements est de niveau 2, c'est à dire qu'elle n'est soumise au CA qu'a posteriori, pour information, vous avez donc encore la main pour faire rectifier cette anomalie.

Sinon, il faut effectivement rejeter le mandat d'amortissements faute de crédits ouverts, la situation pourra être régularisée en N+1... mais l'Actif net du bilan ne sera pas juste et cette solution n'est pas très "clean".

Ce qui gênera énormément le chef d'établissement!  

Tu veux dire surestimer dans la DBM le montant réel des amortissements ?

@ restonszen:

Je viens de relire votre message j'ai peu être répondu un peu vite. Il faut quand même vérifier que les crédits déjà ouverts sur la ligne des amortissements n'ont pas servi à compenser une autre (ou plusieurs autres lignes) en négatif.

Si cette situation s'est produite vous êtes dans une situation inconfortable car les crédits d'amortissements ne sont pas destinés à financer d'autres types de dépense, précisément par le fait qu'on peut les ouvrir simplement par une DBM de niveau 2.

Dans cette configuration, il faut rejeter le mandat d'amortissements et ensuite il faudra croiser les doigts quand le COFI sera au contrôle (mais ARCHIVECO est parfois indulgent ..).

volcan a écrit:

Stoïk a écrit:

Une précision: si vous en êtes à découvrir que le mandat que vous réceptionnez dépasse les crédits ouverts, c'est que la compta 2020 de l'ER concerné n'est pas encore arrêtée. Alors pourquoi ne pas demander au gestionnaire de saisir une DBM 291 ou 292 et vous transférer ensuite un nouveau budget?

Ensuite vous pourrez réceptionner votre mandat d'amortissements sans problème.

La DBM d'ouverture de crédits d'amortissements est de niveau 2, c'est à dire qu'elle n'est soumise au CA qu'a posteriori, pour information, vous avez donc encore la main pour faire rectifier cette anomalie.

Sinon, il faut effectivement rejeter le mandat d'amortissements faute de crédits ouverts, la situation pourra être régularisée en N+1... mais l'Actif net du bilan ne sera pas juste et cette solution n'est pas très "clean".

Ce qui gênera énormément le chef d'établissement!  

Tu veux dire surestimer dans la DBM le montant réel des amortissements ?

Tu as répondu pendant que j'apportais une précision, effectivement ma réponse n'était valable que si le dépassement était lié à une sous-estimation initiale du montant des amortissements (ce que j'ai vu assez souvent).

Mais c'est vrai que 16000€, c'est beaucoup!

Bonjour,

Il faut vérifier ce qui est de l'amortissement et ce qui ne l'est pas.

Contrôler avec le budget tel qu'il est à l'AC.

A partir de là il est possible de déterminer ce qu'il y a à faire.
Rejet, DM 291, 292, etc.

Bonsoir

Merci à vous tous pour vos éclairages. 

Pour répondre à vos interrogations, les dbm d'ajustement  291 et 292 ont bien été passées juste avant ce mandat (une augmentation notable), et le budget transféré à l'AC

Il s'agit bien d'un mauvais suivi du budget. 

quelques exemples : 

Une DBM pour vote d'ajustement des CPG passée en novembre après 4 mois d'alerte (23000 euros ouverts au budget, 17000 en classe 4 -  et aucun suivi des recettes TA/ DGF/ CPG sur l'AP

La DBM 22 d'ajustement du budget, suggérée en juillet because covid a été passée in extremis en novembre, mais avec des erreurs de calcul notamment sur les contributions et sur les recettes annuelles estimées... et avec un prel fdr insuffisant sur le SRH et ALO malgré mes alertes....et du coup je me suis retrouvée 

-il y a un mois avec un dépassement de service au SRH au vu des recettes réelles, que j'ai "évité" avec quelques réimputations de produits d'entretien du SRH vers ALO (mais la dbm 22 définitive fin 2020 n'a toujours pas été saisie)

- et aujourd'hui avec ce dépassement de service ALO..... alors que la collègue m'avait soutenue mordicus qu'elle avait tout anticipé...et que "ça passait"....

Bref, je ne sais plus quoi faire ...où s'arrête le rôle de conseil/assistanat de l'agent comptable ???

Si ce n'est qu'au vu de vos commentaires, il n'y a pas d'autres solutions que le rejet....

Et sinon, d'un point de vue comptable si cet eple part au contrôle... qu'est ce que je risque ?????

Si les rejets sont effectués aucun risque.
Il n'y a pas de prise en charge par l'ac.

Les crédits pour l'amortissement ont bien été ouverts du montant des amortissements de l'exercice (après DBM de régularisation). Donc c'est sur les autres crédits que le dépassement s'analyse.
Un comptable ne peut payer en dépassement des crédits ouverts au service concerné sauf à engager sa responsabilité.
Si on passe le mandat d'amortissement en dépassement des crédits, le contrôle du comptable sur la disponibilité des crédits est défaillant. Compte tenu qu'il n'y a ni décaissement ni préjudice pour l'établissement je pense que les risques se limitent à une amende si le juge constate le dépassement.
Mais c'est juste mon analyse.

Cela dit, cette phrase m'interpelle : "Une DBM pour vote d'ajustement des CPG passée en novembre après 4 mois d'alerte (23000 euros ouverts au budget, 17000 en classe 4 -  et aucun suivi des recettes TA/ DGF/ CPG sur l'AP". On est bien d'accord que le dépassement concerne les dépenses par rapport aux crédits ouverts au budget et non par rapport aux recettes réelles du service ?

Bonsoir Volcan

Oui je parle vraiment des crédits ouverts en AP et ALO et pas des recettes réelles (sauf pour le SRH bien sûr)

Au vu de ce que je lis, je pense que je vais donc rejeter...
Mais me confirmez vous que je dois ensuite demander à l'ER de mandater en 2021 les 2 années d'amortissement ?

Merci

Et dernière petite question : le mandat (0amort) comprend amort neutralisé et réel : ai je un intérêt à le rejeter (il est global) et à proposer à l'ER de ne mandater qu'un des 2 (celui qui passe au niveau du service) et à différer seulement le deuxième sur 2021, afin de limiter la cavalerie budgétaire...
Cela ne me semble pas très orthodoxe.....

En fait il faut surveiller l'ALO des établissements en fin d'exercice, et montrer les dents si le service diminue au point de ne pas permettre de placer les amortissements. On devrait avoir une comptabilité d'engagement chez l'AC, pour pallier au défaut de celle des gestionnaires !

Oui je sais....

Je fais ces contrôles autant que possible ,et j'ai alerté à plusieurs reprises y compris il y a un mois le CE sur le manque de suivi du budget...
Je me suis même mise en colère (ce qui est très rare...)  car je répète toujours les mêmes choses depuis 3 ans, puis j'écris, je finis par faire à la place..... et j'accompagne énormément cet établissement. Au bout d'un moment je finis par me décourager.... j'ai rattrapé beaucoup de choses cette année mais effectivement cette erreur là je ne l'ai pas anticipée....
Je pense que j'accompagne trop puisque ma collègue GM (avec qui j'ai par ailleurs comme avec chaque GM d'excellentes relations) peut encore arriver aujourd'hui en me disant "oui j'ai vu qu'il y avait ce dépassement de service mais j'ai validé et me suis dit que je verrais ensuite avec toi....

Et là  je ne sais plus faire....

Une pratique permet d'éviter ce risque: passer un engagement du montant des crédits disponibles sur la ligne des amortissements dès le début de l'exercice.

Ça bloque les crédits destinés aux amortissements et le service annonce un disponible "réel".

Merci Stoik

C'est exactement ce que je me disais ce soir. Je vais demander à ce que l'amortissement soit engagé dès le début d'exercice. mais encore une fois, ce n'est pas parce que je demande que c'est fait..... et je ne pense pas pouvoir l'exiger...

restonszen a écrit:

Merci Stoik

C'est exactement ce que je me disais ce soir. Je vais demander à ce que l'amortissement soit engagé dès le début d'exercice. mais encore une fois, ce n'est pas parce que je demande que c'est fait..... et je ne pense pas pouvoir l'exiger...

Effectivement, tu ne peux pas l'exiger... mais après le plan que t'a fait cette gestionnaire, elle n'osera peut-être pas refuser de prendre cette précaution pour 2021.

Stoïk a écrit:

Une pratique permet d'éviter ce risque: passer un engagement du montant des crédits disponibles sur la ligne des amortissements dès le début de l'exercice.

Ça bloque les crédits destinés aux amortissements et le service annonce un disponible "réel".

Je souscrit totalement ! en plus de leur demander d'engager les contrats , au moins 80 % de la viabilisation , etc....
maintenant , cela n'empêche pas de surveiller l'évolution de l'opc au cours de l'exercice qui peut être annonciateur d'opération d'amortissement plus importante à venir.
enfin je reste méfiant sur les trop grosses prévisions d'amortissement genre " on ne s'emm.. pas avec des dbm en fin d'exercice" car c'est un moyen déguisé d'ouvrir des crédits  à l'arrache
Rassurons nous , on verra tout sur OPALE ?

Effectivement, les engagements, en dehos de leur caractère obligatoire en finances publiques, permettent d'avoir une situation à peu près réelle des crédits réellement disponibles.
Maintenant, engagements ou pas, le dépassement de crédits (du service en particulier mais pas seulement) est indiqué par GFC au moment de la liquidation. Donc si on valide un mandat en dépassement de crédits, c'est un peu qu'on fait n'importe quoi et/ou que l'on sait que l'on est en dépassement.

Pour Opàle, les amortissements seront traités à part, justement pour éviter ces problèmes.

Bonjour à tous

Je viens de regarder... avec ma veine... c'est cet établissement qui devrait partir au contrôle cette année...

Donc je renouvelle ma question et ma demande de conseil :

Que vaut il mieux faire :

- rejeter l'intégralité du mandat et puis c'est tout... et demander de mandater dès maintenant sur 2021 l'amort 2020, et d'engager l'amort 2021..... ce qui signifie zéro mouvement en immo sur 2020  : dois je ou puis je expliquer pourquoi sur la pièce 10 ?

- ou rejeter l'intégralité du mandat et demander de refaire le mandat uniquement sur les amort réel qui représentent 5000 euro et donc passent dans les crédits.... ceci permettrait de l'imiter la casse sur un plan budgétaire et d'afficher un mouvement (même partiel sur les immo...)

Merci d'avance !

restonszen a écrit:

Je viens de regarder... avec ma veine... c'est cet établissement qui devrait partir au contrôle cette année... 
...
- ou rejeter l'intégralité du mandat et demander de refaire le mandat uniquement sur les amort réel qui représentent 5000 euro et donc passent dans les crédits.... ceci permettrait de l'imiter la casse sur un plan budgétaire et d'afficher un mouvement (même partiel sur les immo...)

Le contrôle du SEPLE est quand même très succinct et porte principalement sur la reprise des bilans et l'étude de la classe 4 (notamment 416 et solde de subventions).

Je peux juste te dire ce que je ferais mais cela n'engage que moi.
Demander que le mandat d'amortissement soit scindé en deux et ne payer que la partie non excédentaire et rejeter l'autre. Je préférerai cette solution à celle d'un seul mandat minoré.
Et effectivement une mention dans le rapport du comptable.

Mais c'est juste un avis perso ; et ce serait sympa pour le collègue que d'autres s'expriment sur le sujet.

Moi je demanderais de reproter tout ou partie des amortissements sur N+1 :
 - si mandat en dépassement en N, c'est la responsabilité du comptable qui est en jeu
 - si le mandat est passé en N+1, l'ordonnateur c'est plus la responsabilité de l'ordonnateur qui pourrait être mise en cause (non respect des principes budgétaires et de l'obligation de traiter les amortissements ...). On pourrait repprocher au comptable de ne pas avoir signalé la situation éventuellement, mais il ne peut pas obliger l'ordonnateur à mandater. Donc pas de risque particulier pour le comptable à mon sens.

Bonjour,

Pour moi il faut clairement mandater l'amortissement dans l'année en cours; les amortissements ce n'est pas du gaz ou de l'électricité, pas de fournisseurs ni d'établissement lésés.

C'est purement une fiction comptable ce déficit ALO qui pourrait en résulter.

 Dans tous les cas de toute façon  il faut vérifier ce qui a été prévu au Budget initial, ainsi dans le budget de mon précédent établissement le service ALO était déficitaire de R - D  en amortissements  avec financement par le FR systématiquement du montant qui en résultait. Et les DBM au cours de l'année  augmentent ce déficit initial financé par le PFR. Vous dites que vous êtes dans un service déficitaire ALO mais vous êtes peut être dans un déficit ALO moins que prévu. Donc avec un FR qui va augmenter. 

Je ne vois pas dans tous les cas pourquoi il y aurait un report des amortissements en 2021.  Vous passez le mandat pour ordre et vous demandez pour 2021 à la gestionnaire de faire OR et mandat prévisionnel des montants prévus pour bloquer ces grosses sommes en début d'année. Et vous corrigez à la fin de l'année par mandat et recette complémentaires ou ORV et ORR selon les cas.

GESTIONNAIREENFOLIE a écrit:

Bonjour,

Pour moi il faut clairement mandater l'amortissement dans l'année en cours; les amortissements ce n'est pas du gaz ou de l'électricité, pas de fournisseurs ni d'établissement lésés.

C'est purement une fiction comptable ce déficit ALO qui pourrait en résulter.

 Dans tous les cas de toute façon  il faut vérifier ce qui a été prévu au Budget initial, ainsi dans le budget de mon précédent établissement le service ALO était déficitaire de R - D  en amortissements  avec financement par le FR systématiquement du montant qui en résultait. Et les DBM au cours de l'année  augmentent ce déficit initial financé par le PFR. Vous dites que vous êtes dans un service déficitaire ALO mais vous êtes peut être dans un déficit ALO moins que prévu. Donc avec un FR qui va augmenter. 

Je ne vois pas dans tous les cas pourquoi il y aurait un report des amortissements en 2021.  Vous passez le mandat pour ordre et vous demandez pour 2021 à la gestionnaire de faire OR et mandat prévisionnel des montants prévus pour bloquer ces grosses sommes en début d'année. Et vous corrigez à la fin de l'année par mandat et recette complémentaires ou ORV et ORR selon les cas.

L'écart en dépenses et recettes sur les amortissements n'a pas d'impact sur la CAF ou le FDR.

Je n'ai pas vu dans la M9.6 une dérogation au contrôle des dépassements de crédits pour les amortissements.

Après mandat sur 2020 ou 2021, cela crée dans tous les cas des anomalies : dépassements de crédits en 2020 (problème ou non réalisation d'une dépense obligatoire en 2020 avec une régularisation sur 2021 (par rapport au respect des principes d'annualité ou de sincérité, ce n'est pas top).

Kieren a écrit:

L'écart en dépenses et recettes sur les amortissements n'a pas d'impact sur la CAF ou le FDR.

C'est le fait de claquer l'autorisation budgétaire qui était réservée aux amortissements pour autre chose qui a un impact sur la CAF, et ça fait mal.

Comme il est illusoire de trouver une subvention affectée en ALO qui te sauverait la mise au dernier moment (regarde quand même pour une subv spéciale napalm hydro-alcoolique, voire des trucs qui pourraient être refourgués en AP par réimputation tardive), tu n'as pas d'autre recours que de rejeter tout mandat en dépassement des crédits du service, parce que faire le contraire est la garantie d'un débet automatique et sans discussion. Et donc que de constater que ton ordonnateur n'a pas été capable de faire ses amortissements.

Pour amoindrir le truc, si jamais la prévision de recettes pour neutralisation était insuffisante, il y a une possibilité de réélargir un poil avec. Ensuite le gestionnaire saisit ce qu'il reste dans le service jusqu'au dernier euro en guise d'amortissements, et tu fais un petit pâté dans ton rapport pièce 9 bis pour dire que l'ordo a complètement merdé, créé une croquignolette IAF et pas fait ses amortissements comme nécessaire.

Vivement que l'on travaille en mode GBCP, avec Op@rlésienne ou autre chose, et que le juge du compte nous évalue sur la maîtrise des seules sorties de trésorerie, sans ce mic-mac de mélange foireux entre opérations d'ordre, contributions internes, opérations pour le compte d'autrui traitées en budgétaire (les bourses)... La hercébcée, déjà en retard de dix ans sur la LOLF, n'aurait du être qu'une courte étape avant l'arrivée un logiciel de gestion moderne, pour l'instant elle aura duré au minimum onze exercices. Ce sont donc les enfants de ceux qui auraient du appliquer cette réglementation qui la mettront en oeuvre, peut-être un jour.

La solution peut être la suivante.

 L'agent-comptable rejette le mandat dans un premier temps. 

Dans un second temps l'ordonnateur la réquisitionne en argumentant que les crédits sont suffisants et que le déficit sur le ALO qui  résulterait du passage du mandat est purement factice en transmettant  sa démonstration de ce qui était prévu au budget initial, les DBM affectant le ALO...

C'est au gestionnaire sous la responsabilité du Chef d'établissement de veiller à ce que l'équilibre du Service ALO soit respecté, pas à l'agent-comptable de se torturer l'esprit comment rattraper les erreurs de l'établissement rattaché.

A chaque tentative, quelles que fussent les circonstances, où j'ai laissé entendre à un ordonnateur qu'il pouvait régler une situation en opérant une réquisition, la seule réaction a été une tache jaune sur le pantalon dudit chef d'établissement.

L'agence-comptable paie au vu de la disponibilité des crédits certes, elle doit aussi faire conformer comptabilité générale et comptabilité patrimoniale. Et à part la réquisition pour la décharger de la responsabilité pour un déficit sur le service  ALO qui est on le sait est totalement artificiel du fait du passage des écritures d'amortissement je ne vois pas d'autres solutions.