balance signée par l'Ordonnateur ?

Est-ce une pratique que vous avez mis en place ?

Qui la lui transmet ? (AC ou Gestionnaire de l'ER)

Qui la lui explique ?

MERCI

Bonjour,

Pratique mise en place par mon AC (8 ER pour l'instant) il y a maintenant 2 ans dans le cadre du CIC .
La balance (en 2 ex) m'est transmise par mon AC en début de mois avec le développement de solde de mes comptes.
Je prends le temps d'expliquer notre balance et les développements, à mon CE.
Il paraphe les 2 ex de la balance, j'en retourne 1 ex à mon AC et archive l'autre avec une copie des développement.

Bon courage

j'envoie par mail une balance au gestionnaire après chaque réception de mandat ordre de recettes, à charge pour lui d'en causer à son CE si cela l'intéresse.

pabeaufr a écrit:

Il paraphe les 2 ex de la balance, j'en retourne 1 ex à mon AC

C'est sans doute très naïf de ma part, mais ça sert à quoi?

Bonjour D6,

Dans le cadre des procédures de CIC mises en place auprès de ses 8 ER, notre AC s'assure que l'Ordonnateur a bien pris connaissance de la balance de son Etablissement avant de l'alerter d'un éventuel dysfonctionnement (ce qui n'est jamais arrivé).
Administrateur, il a beaucoup d'autres occupations, ce qui explique cette organisation.

D6. a écrit:

C'est sans doute très naïf de ma part, mais ça sert à quoi?

Traçabilité de la connaissance qu'a l'ordo de sa compta géné
Mais dans l'absolu ça ne sert à rien

Bin là, les bras m'en tombent Franchement, heureusement qu'on communique, mais qu'il faille le prouver me laisse pantoise. Jusqu'où va-t-on aller dans la parano bureaucratique? Honnêtement, ça gênerait qui si l'agent comptable devait prévenir un ordonnateur d'un dysfonctionnement sans préliminaires? On pourrait peut-être se passer de celles-ci

Et surtout, qui peut sincèrement croire que le fait d'éditer et faire signer une balance peut éviter le dysfonctionnement? Et c'est qu'en plus il faut veiller non seulement à éditer le truc et le donner, mais aussi à le récupérer, puis l'archiver pour bien prouver qu'on a tout bien fait. En soi, ce n'est pas grand chose, mais je trouve que cette accumulation de petites choses stupides mais néanmoins jugées indispensables participe de la pollution de nos boulots. On a mieux à faire mais on ne peut pas le faire parce qu'il y a mille petites rivières de ces bêtises qui forment le grand fleuve du surmenage.

Mais ce n'est que mon point de vue, qui n'est d'ailleurs nullement une critique de ce qui peut se faire ailleurs. Chacun ses méthodes, je les respecte, mais là c'est pas demain la veille que ça va m'inspirer.

@ D6.:

Personnellement, mon A.C. a imposé la pratique aussi chez nous, sans expliquer le pourquoi du comment. Je ne sais pas comment se lit la balance, et le C.E. non plus. Et je crois qu'il s'en fout : il trouve que ça fait de la paperasse en plus pour rien.

Gentil Intendant a écrit:

Et je crois qu'il s'en fout : il trouve que ça fait de la paperasse en plus pour rien.

c'est ce qui est grave chez nous
les CE oublient trop vite qu'ils sont ordo et qu'ils faut connaitre l'état de la compta du bahut

Boz, je crains que la plupart des C.E. soient indifférents à la comptabilité, fût-elle celle de leur bahut... tout ça c'est de la tambouille d'arrière-cuisine pour petits intendants besogneux...

...et de Province...

La transmission de la balance de l'AC à l'ordo est effectivement recommandée dans le cadre du CIC. En soi, pourquoi pas, si ça participe de la bonne information entre comptable et ordo, avec explication(s) à l'appui comme le fait Pabeaufr. Le problème, c'est qu'il faut vraiment le faire dans cet état d'esprit, et sur la durée. Faute de quoi ça se transforme en une contrainte formelle (une de plus) qui ne rime plus à rien sinon à "prouver" lors d'un contrôle éventuel que le CIC est en place et appliqué. Lequel CIC devient l'application purement formaliste de mesures de ce type et perd tout ce qui fait sa justification (j'ai pas dit son intérêt...). Par exemple chez moi cette transmission a été décidée par l'AC il y a 2 ans. Les 6 premiers mois on a eu 3 balances à peu près, sans explications des soldes, qui se sont ensuite espacées quand l'AC y pense et se sont donc transformées en un document de plus à signer pour l'ordo, signature qui n'est même plus exigée maintenant. Notez que je ne blâme pas l'AC, qui comme tout le monde a des obligations bien plus immédiates et ne peut maîtriser tout.

Bref de quoi faire des futurs groupements comptables à 6 EPLE au moins (en attendant plus) de vraies usines à gaz en terme d'exigences formalistes, et encore plus si l'AC se focalise sur sa fonction comptable (et il y sera naturellement amené). D'un côté des ordos et des gestionnaires préoccupés avant tout de faire tourner leur boutique avec les moyens du bord (traduction: faire toujours mieux voire plus avec autant voire moins) et de l'autre des AC aux prises avec les mêmes exigences, mais plus comptables celles-ci, qui se focaliseront sur leurs exigences et les traduiront logiquement par des blocages.

Le C.I.C. est à la mode en ce moment...

Je ne doute pas que dans quatre ou cinq ans, on sera passé à autre chose...

Bah, l'Education Nationale, c'est comme un glacier: ça répercute les changements climatiques avec une inertie d'autant plus longue en temps qu'ils sont grands en taille... Le CIC sera tombé en désuétude depuis 10 ans que certains en appliqueront encore les exigences (les plus formalistes, bien évidemment... ).

On signe la balance tous les mois. C'est vrai que l'ordo signe mais ne cherche pas forcément à comprendre. Par contre en tant que gestionnaire se regarde de près pour voir si on est bien "raccord" avec la compta...

La balance (complète) est un document qui signifie des choses concrètes pour peu d'ordo. Les seuls spécialistes sont le comptable et le gestionnaire de l'ER (parfois le gestionnaire plus que le comptable). Faire signer l'ordo n'a de sens que si le gestionnaire valide les éléments comptables fournis par son AC. Chez moi, l'ordo délègue sa signature au gestionnaire sur la balance mensuelle retournée à l'AC.C'est de loin ce qui me parait le plus pragmatique.

patrick 85 a écrit:

Les seuls spécialistes sont le comptable et le gestionnaire de l'ER (parfois le gestionnaire plus que le comptable). Faire signer l'ordo n'a de sens que si le gestionnaire valide les éléments comptables fournis par son AC.

Je suis G.M. et je m'avoue bien incapable de lire une balance. Maintenant, je pense que si on me montre, il n'y a pas de raison que je ne sache pas la comprendre.

patrick 85 a écrit:

Chez moi, l'ordo délègue sa signature au gestionnaire sur la balance mensuelle retournée à l'AC.

Donc, le C.E. s'en balance...

Pour moi tout GM se doit d'être capable d'analyser une classe 4. L'expliquer prend 10' à un AC (cafè compris).

N@n@rd a écrit:

Pour moi tout GM se doit d'être capable d'analyser une classe 4. L'expliquer prend 10' à un AC (cafè compris).

on me l'envoie sans jamais me l'avoir expliquée. je la fais signer à mon chef d'établissement qui ne comprends pas plus.

A minima, tout GM doit être capable de fournir régulièrement à son CE un état de développement de solde des comptes 44118 44128 et autres 468 où se trouvent des reliquats de subventions. Sinon, cela montre qu'il ne suit pas ses ressources. Je ne comprend pas que l'on puisse être gestionnaire sans faire un minimum de contrôle sur sa balance ! 

tatie a écrit:

A minima, tout GM doit être capable de fournir régulièrement à son CE un état de développement de solde des comptes 44118 44128 et autres 468 où se trouvent des reliquats de subventions. Sinon, cela montre qu'il ne suit pas ses ressources. Je ne comprend pas que l'on puisse être gestionnaire sans faire un minimum de contrôle sur sa balance !

je n'ai pas choisi d'être gm.
et la formation de base laisse à désirer.
mais bon, on s'adapte ! et on se renseigne...

1) Des vieux souvenirs

J'ai me bien raconter que dans un temps éloigné, un ordonnateur peu inspiré et ayant montré extrêmement peu d'intérêt pour la chose financière est revenu de formation avec l'exigence d'une balance complète de l'établissement, sur son bureau, tout de suite. Je me suis exécuté, mais l'ordonnateur en question ne m'a posé aucune question et n'en a plus jamais reparlé.

Faut dire que, voulant bien faire, je lui avais donné la balance niveau détail, celle avec les bilans d'entrée. Bon, il n'y a plus l'intitulé des comptes dessus, mais on ne peut tout avoir...


2) Le CIC, c'est un mode qui passera ?

Ceux qui voient dans le CIC la mode du moment ne sont pas raccord avec l'évolution générale du monde entier qui les entoure. Regardez fleurir sur les vitrines et sur les paquets des biens que vous achetez les labels ISO 9001, les démarches HACCP racontées au grand public, etc. Le CIC c'est une démarche de qualité, traçabilité et transparence du service (traçabilité et transparence étant d'ailleurs les deux éléments constitutifs de la qualité elle-même, pour un comptable), ça n'a rien d'un gadget, c'est au contraire un dispositif appelé à s'étendre, une démarche qui doit se généraliser dans la formation initiale des futurs gestionnaires et comptables.

Ah, on me murumure dans l'oreillette qu'il n'existe aucune formation initiale des gestionnaires et des comptables. N'empêche !


3) Est-ce que je transmets la balance à mes ordonnateurs ?

Je ne le faisais pas, mais je crois que je vais commencer la semaine prochaine, l'idée me semble bonne


4) Nan mais tu vas quand même pas faire un truc si idiot, formaliste et consommateur de papier, toi le khmer vert en armure rouge ?

Bien sûr que non. Je vais générer des balances au format PDF avec mon bon vieux PDF-creator, puis envoyer ça aux ordonnateurs par courriel, copie à leur gestionnaire. La trace dans mes archives de courriel devra suffire, elle me semble largement proportionnée à l'enjeu.

La balance ainsi envoyée sera accompagnée d'un petit commentaire rappelant que je peux répondre à toute question sur ce document, voire indiquant les quelques points méritant d'être signalés à l'attention du service de gestion. Et là je marque un point, parce que j'aurai en plus la traçabilité des efforts de pédagogie développés pour que les ordonnateurs se saisissent de ce document. Et toc.

Ah.... Un autre ayatollah de la dématérialisation des actes.
Je ne suis donc pas le seul.

Et le petit intendant besogneux de province

En début d'année, en formation, les AC formateurs nous ont indiqué qu'une vérification de la balance était indispensable.

Nous n'avons pas eu cependant de formation sur sa lecture mais j'ai tout de même essayé de croiser les comptes de classe 4 avec les éléments que j'avais en ma possession. Il n'empêche, j'ai trouvé de toutes petites erreurs (interversion de chiffre, mauvaise imputation, oubli) sans aucune gravité et, à l'agence comptable, ils ont effectué les corrections ; cela leur a évité peut-être de faire de fastidieuses recherches en fin d'année.

Le temps nous manque, à mon AC et à moi, pour un cours en la matière, alors j'ai imprimé sur le site le "Guide de vérification de la balance" (http://www.gestionnaire03.fr/gestioneple_marseille0507.pdf). La semaine prochaine je l'expérimente

(Par contre, Nanard, sur la page 6 du "Guide", il y a noté "Bouses nationales"... Est-ce intentionnel ?)

"A minima, tout GM doit être capable de fournir régulièrement à son CE un état de développement de solde des comptes 44118 44128 et autres 468 où se trouvent des reliquats de subventions. Sinon, cela montre qu'il ne suit pas ses ressources. Je ne comprend pas que l'on puisse être gestionnaire sans faire un minimum de contrôle sur sa balance !"

Je ne suis pas d'accord : pour moi c'est à l'AC de les suivre et de les expiquer... C'est de sa responsabilité et surtout de sa seule compétence.

Il ne me semble pas que le gestionnaire en ER est une quelconque marge de manoeuvre quant à la manipulation de ces comptes. Les encaissements dans le module régie se font par des comptes que l'AC autorise lors de la mise en place de la Régie. Après ce qu'il choisit d'en faire.... C'est SA part de travail.

Que des outils de dialogue soit mis en place, je trouve cela plutot bien. Les verifications réciproques et ENSEMBLE sont toujours de bonnes stratégies.

Mais demander à un GM saenes ou adaenes nouvellement nommé qui doit déjà apprendre Sa partie de travail, de connaître celle de l'AC pour vérifiacation mutuelle.... J'ose croire que chacun endosse ses propres responsabilités, comme il en va de sa rémunération (qui n'est pas la même).

Les subventions peuvent se suivre au quotidien de manière différente en gestion qu'en compta, même si au final les deux doivent se recouper et qu'une balance expliquée permet effectivement de retrouver les Petits.... c'est le propre de la compta géné

AVEC LE TEMPS... Sur la base de bonnes volontés et de disponibilités partagées (=DIALOGUE+TEMPS...)la connaissance des comptes de classes 4 est un plus. Mais sur la base de l'exigence du style commanté, je doute : parce que le GM petit et besogneux de province n'aspire pas forcément à embrasser la compta de l'AC, parce qu'il n'en a ni le temps, ni les moyens.

Et savoir lire une balance et la comprendre n'implique pas de se subsituer. La signature de l'Ordo ou du GM n'a pas de valeur d'aprobation ou de contrôle mais de réception = l'AC communique sur SON travail en transparence. De là à être en capacité de lui signaler les erreurs  

Qu'est qui est au centre du travail d'Intendance en ER ? La Gestion ou la Compta ? Et quel sont les moyens et missions définis ?  

Tout comme une entreprise a besoin d'un comptable comme conseillé technique qui l'accompagne dans le pilotage, l'entrepreur ne vas pas faire ou vérifier toute la compta, mais il va s'aatacher à suivre les conseils de son comptable et regarder quelques points précis pour faire des choix.

La compta est un outil et non une fin pour l'Ordo et le GM, alors que c'est une FIN pour l'AC. Et il me semble que la signature exigée, c'est pour plus impliquer la fonction Ordonnateur, or les compétences sont différentes et les comptes à rendre aussi... Peut être y a t il d'autres moyens pour meiux travailler ensemble parce que là ça fait un peu en-jeu de pouvoir

 

Pas du tout d'accord avec toi.

Suivre les soldes de classe 4, passer les écritures, c'est le boulot du comptable, on est d'accord... cependant, en tant qu'ordonnateur, le CE se doit de connaître la situation financière de son établissement. Comme il n'en a pas les compétences, il se retourne vers celui qui les a, savoir : son adjoint technique, le gestionnaire. Qui, comme tu le soulignes, gère : comment veux tu, peux tu correctement gérer sans savoir ou tu en es de tes crédits?

Soyons honnêtes et n'accablons pas ces pôvres gestionnaires: trop de comptables eux-même ne voient pas l'intérêt que leurs gestionnaires rattachés aient connaissance et, pis, sachent lire une balance. Voire même considèrent cette exigence comme une insupportable intrusion dans leur travail de comptable et une violation de la séparation des ordonnateurs et des comptables

néthou a écrit:

La transmission de la balance de l'AC à l'ordo est effectivement recommandée dans le cadre du CIC.

C'est quoi cette khonnerie ?
Recommandé par qui ? C'est une mesure prévue par la circulaire de 88, mais cela ne renforce pas ou ne constitue pas un élément de contrôle interne.
ça sert à contrôler (dans le sens vérification) quoi, la signature de l'ordo sur la balance ?

J'ai pris pour habitude de donner une situation des dépenses et des recettes signées du CE après chaque mandats ou (et) ORs à l'AC.

Je pense que la transmission de la balance à signer est un plus si elle est annotée de ce qui reste en attente comme écritures à passer pour atteindre la justesse des soldes attendue (OR en attente, OR exceptionnel à faire sur subv de plus de 4 ans, mandat pour ANV avec les pièces transmises par l'AC suite à ses recouvrements... ), enfin tout ce qui peut, par le suivi de la compta géné et du développement des soldes de classes 4 (boulot de l'AC) aider le gestionnaire à mieux suivre budget de l'Ordo. Parce qu'une balance brute c'est parlant comme une photo d'un film...

Comment présenter un développement de solde pour le rendre clair ? GFC ou Excell ?

@J-M : le CIC tend à permettre de prouver que le travail du comptable est fait dans la transparence, la clarté et la régularité à toutes les règles. Pouvoir prouver que la balance est bien envoyée à son destinataire, celui qui doit (devrait...) pouvoir l'utiliser pour gérer l'établissement concerné, c'est typiquement une mesure dont s'impose la description dans le classeur-qualité du CIC, démarche générale de transparence déclinée suivant les situations locales.

Sur la discussion entre N@n@rd, l'invité equilibr et Dupont : vous êtes d'accord, l'ordonnateur ou plutôt son âme damnée le gestionnaire doivent pouvoir utiliser la balance pour la bonne gestion de l'établissement. Vous différez seulement sur le fait que pour N@n@rd la capacité à le faire est un prérequis, jamais atteint au moment du recrutement ou de la formation initiale du gestionnaire (qui n'est bien sûr que le souvenir d'un rêve où l'on se prenait à espérer).

Personne ici ne doute que N@n@rd l'agent comptable se plie en quatre pour enseigner dans les moindres détails à ses gestionnaires, voire à ses ordonnateurs, comment comprendre une balance. En tout cas c'est cela qu'il convient de faire. Personnellement, puisque plus haut dans ce fil j'ai indiqué que l'idée de communiquer la balance me semblait bonne, vous aurez compris que je n'étais pas encore à bloc sur ce point très précis : c'est vrai qu'on se fait bouffer par le tout, et il fallait me remobiliser.

En fait je participe activement à la préparation des OR de mes (deux seulement, ceci explique cela) établissements rattachés, et je fournis des balances avant et après ces opérations qui ont lieu trois ou quatre fois par exercice dans ces établissements. Ce rythme n'est pas parfait, mais suffisant pour le bonne tenue de comptes simples de petits collèges. Et la balance "après" est assortie de quelques commentaires.

Je compte donc revoir ma manière de faire, en envoyant des courriels avec la balance totale (et non plus seulement la 4), à l'ordonnateur avec copie au gestionnaire (et non plus seulement au gestionnaire), de manière relativement déconnectée du calendrier trimestriel des OR, avec en ligne de mire l'éveil de l'intérêt des gestionnaires pour ce document, voire celui de ordos mais faut pas rêver non plus, et le fait que ça leur donne l'envie de passer, pourquoi pas, un peu plus souvent des OR, si ça peut faire joli dans le paysage. Ensuite ça me semble une bonne manière de démystifier le travail du comptable et permettre à mes gestionnaires rattachés motivés, intelligents et travailleurs (tous le sont ) d'envisager le passage à des fonctions comptables si un jour le problème leur était posé.

@jeeves : arrête d'imprimer et faire signer, contente-toi d'un courriel à l'AC et à l'ordo, double destinataire : ça économisera du papier, du déplacement de papiers, de la place prise dans les tiroirs, et cela ira nettement plus vite, chacun prenant ses responsabilités sur le moment qu'il choisira pour exploiter le document, toi tu l'as communiqué, basta.

Pour le développement de solde, les commentaires dans le courriel accompagnant le document me semblent suffisants : si un compte mérite d'être décrit plus en détail, on s'y colle, au besoin en balançant là aussi en PDF le brouillard de fiche de compte. Et les destinataires peuvent demander des informations complémentaires.

Pour suivre la compta de mes 4 établissements je fais le développement sur GFC
Si un GM souhaite avoir le détail, je fais une édition PDF du ou des comptes souhaités.
Le tout est envoyé par courriel
Dans le même ordre d'idée je fais toujours une édition des FQE de l'agence en PDF.
Le but premier est de conserver en dossier (je fais ça depuis 3 ans) et dans un deuxième temps j'envoie chaque FQE aux GM .
Il peuvent ainsi savoir ce qui a été encaissé ou pas.
C'est pratique.