Cahier de caisse dans un ER : doute ...

Bonsoir à tous,

Suite à un contrôle/audit TG, il semblerait que la tenue d'un cahier de caisse avec les arrêtés à la clé ne soit pas indispensable.

Y'aurait-il une exception pour les régies des ER ou ce cahier n'est il pas indispensable ?

Par avance, merci pour vos réponses.

Tout dépend de l'importance de la régie

mais qu'est-ce qu'une régie de "faible importance" ?

Instruction codificatrice relative au fonctionnement des régies

voir page 130 et suivantes:


Le journal grand livre
Pour les régies de faible importance, le journal à souches tiendra lieu de journal grand livre.
Il est obligatoire seulement pour les régies importantes.
Il permet d’enregistrer :
- quotidiennement, en fin de journée, les opérations de recettes, par reports quotidiens des soldes en
écriture des comptes de disponibilités et d’opérations, constatées sur le journal à souches numérotées
et sur les autres journaux éventuels ;
- les mouvements affectant tous les comptes de la régie.
Qu’il soit tenu manuellement ou selon une procédure informatisée, il est aménagé, en débit et en crédit,
de façon à enregistrer les recettes encaissées par moyens de règlement et par nature de produits.
Il doit tenir compte :
- des relevés du compte de dépôt de fonds au Trésor ou du compte bancaire ou du compte courant
postal, sur lesquels peuvent apparaître des virements bancaires ou postaux, ou des recettes perçues
par prélèvement ;
- des sommes reçues par cartes bancaires que le régisseur comptabilise au vu d'un double des
facturettes qu'il détient ;
- des sommes qu'il a pu percevoir en numéraire et pour lesquelles il a remis une preuve de paiement
autre qu'une quittance (facture, par exemple).

maintenant, je peux le dire : je n'ai jamais tenu de cahier de caisse, juste les premiers jours, pour m'apercevoir que je n'y arriverai jamais.
Mais,
TOUTES les sommes encaissées étaient enregistrées sur le carnet de reçus, et les totaux faits régulièrement, ainsi que la vérification de la caisse. (j'avais créé un petit fichier tableur qui me permettait de faire les additions sans erreur et un autre pour compter les pièces et les billets).

Et lorsque je faisais un dépôt à la Trésorerie, j'envoyais aussitôt à l'AC, la copie du reçu et un bordereau récapitulatif des encaissements. Jamais l'AC ne m'a parlé du cahier de caisse. (Dans un établissement précédent, je devais envoyer en plus la photocopie du carnet de reçus).

Par contre, le soir, je regroupais les tickets de cantine des élèves vendus à l'unité. " reçu de : divers élèves...... et dans le libellé, le nom de l'élève et les numéros vendus, ce qui me permettait de pointer et de ne pas en oublier".

En tout état de cause, pour me permettre d'ajuster, j'avais une "caisse noire" que j'ai récupérée à mon départ (alimentée au début par mes sous personnels et fort utile pour rendre la monnaie quand la caisse était vide après un dépôt ) ; certes pas réglementaire, mais pratique. je remontais cette boîte chez moi tous les soirs.

barbule a écrit:

mais qu'est-ce qu'une régie de "faible importance" ?

Pas de réponse à mon inquiétude métaphysique

Personne ne m'aime

Infirma capsa ??

barbule a écrit:

Personne ne m'aime

Tiens, ça me rappelle un autre membre assidu du forum....

En plus, c'est pas vrai.

N@n@rd a écrit:

barbule a écrit:

Personne ne m'aime

Tiens, ça me rappelle un autre membre assidu du forum....

C'est vrai...Mais lui, il a fait de cette idée aussi fixe que fausse une signature ...
Pour moi, ce n'est qu'une coquetterie passagère

Merci pour vos éclaircissements,

Je ne vais pas faire de zèle donc et ne pas demander de cahier de caisse ... reste que le pointage de la caisse même mensuel doit être matérialisé d'une manière ou d'une autre je pense ... le cahier des DAO d'une part et le quittancier d'autre part devraient me le permettre ...

Nicolas a écrit:

Merci pour vos éclaircissements,

Je ne vais pas faire de zèle donc et ne pas demander de cahier de caisse ... reste que le pointage de la caisse même mensuel doit être matérialisé d'une manière ou d'une autre je pense ... le cahier des DAO d'une part et le quittancier d'autre part devraient me le permettre ...

Ce qui ne nous dit pas ce que l'instruction citée plus haut entend par régie de faible importance.
Si tu estimes être dans ce cas, alors tu peux effectivement te dispenser du cahier , mais seulement "si"

barbule a écrit:

Ce qui ne nous dit pas ce que l'instruction citée plus haut entend par régie de faible importance.
Si tu estimes être dans ce cas, alors tu peux effectivement te dispenser du cahier , mais seulement "si"

Une régie d'avance de 100 € c'est de faible importance pour moi ... les recettes numéraires varient elles entre 50 et 500 €.

barbule a écrit:

barbule a écrit:

mais qu'est-ce qu'une régie de "faible importance" ?

Pas de réponse à mon inquiétude métaphysique

Personne ne m'aime

En dessous de 3 000 € en recettes et 1 000 € en dépenses. (je confirme ultérieurement).

Pour moins de 300 €, c'est s'embêter pour pas grand chose que d'instaurer une régie et tout le pataques qui va avec.

J-M a écrit:

barbule a écrit:

barbule a écrit:

mais qu'est-ce qu'une régie de "faible importance" ?

En dessous de 3 000 € en recettes et 1 000 € en dépenses. (je confirme ultérieurement).

Pour moins de 300 €, c'est s'embêter pour pas grand chose que d'instaurer une régie et tout le pataques qui va avec.

Merci cher hamster
La précision que tu vas m'apporter, elle est pas dans l'instruction codificatrice , me semble-t-il

Même pour 300€ on doit instaurer une régie.Mais , au vu des seuils que tu indiques , le cahier de caisse n'est pas obligatoire .
Simplement, le régisseur doit être à même d'apporter les preuves de tous les mouvements de caisse , et ceci à tout moment.

L'EPLE te manque pas trop ?

Colombane a écrit:

(j'avais créé un petit fichier tableur qui me permettait de faire les additions sans erreur et un autre pour compter les pièces et les billets).

nous venons d'apprendre que la TG n'acceptait pas les écritures sous un tableur parce que nous ne pouvons pas garantir que des écritures antérieures ne puissent être modifiées. Informatique, oui, mais par un logiciel qui ne permette pas le retour en arrière (principe du cahier numéroté)

J-M a écrit:

Pour moins de 300 €, c'est s'embêter pour pas grand chose que d'instaurer une régie et tout le pataques qui va avec.

D'accord si le fric reste dans le bahut, par exemple 50 € pour le coordonnateur SVT pour aller acheter des yeux de boeufs, ou 100 € pour l'OP pour un joint de chasse d'eau : avance à un tiers (548).
A partir de 300 € on instaure une régie.


@ J-M

Barbule a écrit:

L'EPLE te manque pas trop ?

Ouais, raconte, ça m'intéresse.

bonjour
je déterre ce vieux fil pour poser ma question :

dans un gros collège, le gestionnaire(régisseur) peut il réglementairement tenir un simple fichier excel comme cahier de caisse quotidien ?
Dans ce cas, quel document l'agent comptable en visite d'audit va t il signer pour acter son passage et son contrôle des opérations de caisse ?

merci d'avance

Bonjour je réponds par une question : est ce que la régie est informatisée ?

si oui, la régie permettrait d'éditer chaque jour une situation des disponibilités ( je dois confirmer auprès de ma collègue GM ou si des cadors de la régie passent par là ...),un peu comme notre PV de caisse quotidien à l'agence comptable, et ce, dans le module : disponibilités ... , ce document est bien plus sécurisé qu'un simple tableur excel.

ampelmann a écrit:

bonjour
je déterre ce vieux fil pour poser ma question :

dans un gros collège, le gestionnaire(régisseur) peut il réglementairement tenir un simple fichier excel comme cahier de caisse quotidien ?
Dans ce cas, quel document l'agent comptable en visite d'audit va t il signer pour acter son passage et son contrôle des opérations de caisse ?

merci d'avance

Bravo, les auditeurs adorent...
Ai été confronté à cela avec un ER.... et ai été sermonné car je passe pour un gros méchant et un comptable qui cherche a comprendre, en attendant, le procureur s'en occupe!

TiTI a écrit:

Bonjour je réponds par une question : est ce que la régie est informatisée ?

si oui, la régie permettrait d'éditer chaque jour une situation des disponibilités ( je dois confirmer auprès de ma collègue GM ou si des cadors de la régie passent par là ...),un peu comme notre PV de caisse quotidien à l'agence comptable, et ce, dans le module : disponibilités ... , ce document est bien plus sécurisé qu'un simple tableur excel.

Oui, bien sûr ils ont un ordinateur, et gfc régie.
Mais cela suppose qu'ils fassent une fin de journée tous les jours, ce qui n'est pas le cas.
Et les documents ne font pas apparaitre le journal de caisse avec le décompte des pièces et des billets...

Il est vrai que le pointage du fichier excel avec le carnet de reçus suffit à mettre en évidence le manque de rigueur dans la tenue de la caisse.

Mais j'aurais bien aimé poser mon gri gri en bas du registre papier.

Ampelmann a écrit:

Et les documents ne font pas apparaitre le journal de caisse avec le décompte des pièces et des billets...

Et si on peut ! Aller dans :

Situation de la régie

Situation de la caisse : caisse décompte billets et pièces

oui, c'est possible, mais il n'y a aucun historique.
Donc ça ne peut pas remplacer le carnet de situation de la caisse.

merci pour le lien !
 ca a pas l'air tranché, c't'histoire...

Bon
je vais le laisser continuer comme ça, annexer ses impressions d'excel à mon pv d'audit, et je retournerai le voir plus tard en priant pour qu'il fasse des sauvegardes de temps en temps...

Lors d'un contrôle sur pièces récemment, j'ai coincé un de mes régisseurs qui ne faisait rien, en tout cas il n'y avait aucune trace : il recomptait sa caisse avec un tableur, et fermez le ban.

Je lui ai demandé de compter sa caisse avec GFC-régie, ce qui va plus vite à tout prendre pour assurer la correspondance entre le numéraire en coffre et le montant disponible des deux régies avance et recettes mélangées (le collègue faisait deux caisses, grrr !). Et d'imprimer ça, l'émarger (moi j'ajoute l'heure) et le coller dans un classeur. Peu importe que ça soit fait quotidiennement ou un peu moins souvent, l'enjeu est relativement léger, c'est légitime d'adapter le dispositif.

Avec ça on maximalise les bonnes pratiques, et ça coûte au maximum une centaine d'impressions par an, c'est très raisonnable. En plus du quittancier retraçant universellement les entrées en caisse, dont les remises et reconstitutions d'avances de ma part, bien entendu.

Qu'attendez-vous pour utiliser cassette+ avec une édition journalière format PDF et le tout sur un i-cloud type dropbox.
A distance, le comptable peut suivre la caisse du régisseur, système apprécié par les auditeurs et tous les comptables  sérieux!

OLRIK a écrit:

Qu'attendez-vous pour utiliser cassette+ avec une édition journalière format PDF et le tout sur un i-cloud type dropbox.
A distance, le comptable peut suivre la caisse du régisseur, système apprécié par les auditeurs et tous les comptables  sérieux!

Je ne rejette pas l'idée, mais deux objections de taille : on partagera des données quand les info-boyz académiques se seront sortis vous savez quoi vous savez d'où (des logiciels libres n'attendent que d'être installés sur les serveurs académiques pour cela) ; d'autre part une vérification de la caisse, pour moi c'est du présentiel, y a pas. On peut constater un peu plus souvent que par une visite inopinée qu'il y a bien une tenue de caisse, mais si c'est édité et émargé à chaque fois, ça me suffit. On peut applaudir à la dématérialisation, mais franchement, il y a d'autres trucs plus significatifs à traiter avant.

Vois pas l'utilité d'un cahier de caisse "à l'ancienne" puisque le principe est intégré dans GFC régie avec la situation de la caisse.
Dès qu'il y a journée avec mouvement je mets à jour la situation en question le soir, impression Pdf dans un dossier constitué à cet effet, et je double avec une impression papier rangée dans un classeur, des fois qu'un auditeur (ou l'AC) me réclame un cahier de caisse.

A partir du 01 janvier 2018, obligation d'avoir un logiciel certifié par la DGFIP pour les caisses.

...pour les caisses automatiques ! Rien à voir avec nous.

Hum, les ventes services et prestations: lycée Hôtelier, coiffure, pressing, optique...

Néthou a écrit:

Vois pas l'utilité d'un cahier de caisse "à l'ancienne" puisque le principe est intégré dans GFC régie avec la situation de la caisse.
Dès qu'il y a journée avec mouvement je mets à jour la situation en question le soir, impression Pdf dans un dossier constitué à cet effet, et je double avec une impression papier rangée dans un classeur, des fois qu'un auditeur (ou l'AC) me réclame un cahier de caisse.

 Entièrement d'accord avec le grand Néthou, et pourtant c'est pas la saint Modo aujourd'hui !