Quittancier-concordance avec 531

L'intendant zonard a écrit:

Quand j'étais jeune gestionnaire mais déjà plus jeune attaché, en formation j'ai eu l'occasion de me faire remarquer. Un formateur, considéré à raison d'ailleurs comme un collègue hyper-solide et de bon conseil, nous disait qu'il n'y avait aucune raison d'émettre une quittance quand on nous achète un ticket-repas en espèces.

Je lui ai alors rétorqué que la totalisation du quittancier (quittancier nécessairement neuf en début d'exercice) devait correspondre au centime près au total des débits du compte 531 dans GFC, et ça l'a fait rire tout haut. On m'a répondu que je m'emm.nuyais vraiment avec des futilités sans intérêt, et que le quittancier c'était un torchon qui n'existe que pour faire plaisir aux casse-pieds qui exigent un reçu du numéraire versé à l'établissement. NB je précisais que je ne donnais pas les quittances aux acheteurs, mais que je produisais une quittance globale en fin de journée, juste avant le calcul de la caisse.

Le pire, c'est qu'un autre formateur qui fait autorité, et qui m'a plus d'une fois donné des coups de main essentiels, à qui j'ai présenté le problème, m'a répondu exactement la même chose le lendemain, en se foutant de moi aussi bien.

Bref, dans mon Département Chéri, les meilleurs des comptables sont à la merci d'un audit du Trésor qui leur fera une observation cinglante sur le fait qu'il est impossible de confronter leurs écritures de caisse avec les documents manuels. Et leurs pupilles avec (sauf moi).

En matiére de tickets repas, la remise du ticket numéroté vaut quittance.
Confirmé par le Trésor.


[Édité par Hippos. Ce fil fait suite à ce message de L'IZ posté dans le bêtisier.]

Vieil intendant a écrit:

En matiére de tickets repas, la remise du ticket numéroté vaut quittance.

VI, le bétisier c'est là où l'on raconte les stupidités qu'on rencontre dans l'exercice du métier. Ce n'est pas un endroit où l'on en rajoute !

Bien entendu je ne donne pas de quittance aux commensaux qui achètent des TR. Mais le principe de l'universalité du quittancier comme pièce justificative des débits du 531 n'est pas remis en cause par la règle/pratique que tu tiens à rappeler ! DONC chaque soir je fais (/mon collaborateur chargé de la caisse fait) une quittance du total des TR vendus dans la journée, qui est instantanément jetée à la poubelle. C'est cette pratique qui faisait marrer mes formateurs.

L'important c'est que le total des quittances émises depuis le 01/01 est strictement égal aux débits de l'exercice du compte 531. Et ça c'est vraiment essentiel pour démontrer, traces manuscrites sur registre à l'appui, qu'il n'y a aucune possibilité de bidouiller la caisse dans mon AC et dans "mes" régies.

Je tiens à préciser parce que je n'en suis pas peu fier, que j'ai trouvé cette pratique tout seul et contre mes formateurs, après avoir analysé les documents qui étaient à ma disposition, et en l'espèce après m'être demandé à quoi pouvait bien servir cette colonne de totalisation dans le quittancier, que mon tuteur ni mon prédécesseur n'utilisaient.

Je n'en démordrai pas : cette pratique est essentielle en ce qu'elle fournit un élément de preuve très solide sur la bonne tenue des opérations. Et n'oubliez surtout pas que la caisse est la première chose qui est vérifiée en cas d'audit sur place, et que sa tenue est généralement très représentative de ce que l'auditeur trouvera dans les jours suivants.

Je fais à peu près comme l'IZ. Le quittancier n'est pas annuel mais de toutes façons les dates sont clairement inscrites. Je fais un reçu individuel à chaque encaissement. On m'a appris comme ça et c'est vrai que ça permet chaque soir de calculer très facilement les encaissements en numéraire.

A propos de la tenue de notre bon vieux quittancier à souches stylographié (ou hiéroglyphié dans certinas cas, dont…. le mien), en tant qu’exécutant-caissier-comptable, cela me prends un temps fou, et d’autre part je me pose des questions sur les reçus globaux que nous sommes amené à faire de temps à autres !.

- Sur le repport de tous les mouvements de débits du compte caisse sur le quittancier, je suis de l’avis d’IZ ! ! ! ! (pour les même raisons de suivi et de cohérence comptable).
Cependant, la tenue du quittancier telle que nous la pratiquons me semble (c’est mon avis perso) plutôt archaïque. Les reçus qui me sont remis par les services du Trésor lors de dépôts de fonds sortent eux tout droit d’une imprimante (c’est le seul exemple que j’ai en tête quant à d’ autres administrations). Il serait, toujours à mon avis, opportun de moderniser tout ça et pourquoi pas d’envisager une tenue directement dans GFC où seraient liés édition de reçus numérotés et intégration dans les encaissements.

- J’ai eu vent de ceci auprès d’un collègue, suite à l’inspection du trésor dans son établissement: les reçus globaux sont tolérés (j’insiste sur le terme), et à condition qu’il soit mentionné sur le reçu les noms et prénoms de chaque personne concernée. Lorsque l’on doit encaisser des participations de familles pour de petites sorties et sur plusieurs classes, ça commence à faire beaucoup !
J’aimerais savoir quelles sont vos pratiques en la matière.

L'intendant zonard a écrit:

L'important c'est que le total des quittances émises depuis le 01/01 est strictement égal aux débits de l'exercice du compte 531. Et ça c'est vraiment essentiel pour démontrer, traces manuscrites sur registre à l'appui, qu'il n'y a aucune possibilité de bidouiller la caisse dans mon AC et dans "mes" régies.


Je n'en démordrai pas : cette pratique est essentielle en ce qu'elle fournit un élément de preuve très solide sur la bonne tenue des opérations. Et n'oubliez surtout pas que la caisse est la première chose qui est vérifiée en cas d'audit sur place, et que sa tenue est généralement très représentative de ce que l'auditeur trouvera dans les jours suivants.

Cette correspondance quittancier/ débit du 531 a été chez moi régulièrement vérifiée lors des audits.
Il peut cependant y avoir des différences ( opérations pour ordre en cas de remboursement de régies : les espèces ne font que transiter au 531 , et ne donnent pas lieu à émission d'une quittance, par exemple ) : mais il faut pouvoir expliquer l'écart .C'est tout .

Moi, je fais aussi une quittance pour les restitutions de soldes de régie.

Stoïk a écrit:

Moi, je fais aussi une quittance pour les restitutions de soldes de régie.

idem, comme ça le débit du 531 colle au quittancier, et je donne la quittance aux régisseurs pour qu'ils l'agrafent sur leur registre de trésorerie.

Vous avez raison .
Pris bonne note pour l'avenir

dont Dieu seul sait de quoi il sera fait

le journal des tickets vendu pour moi complète le quitancier et justifie la caisse. Le contrôleur que j'ai eu l'an passé l'a vérifié et m'a rappelé qu'il ne voulait aucune rature dessus comme pour le quitancier et le journal de caisse.

Gars du Doubs a écrit:

Le contrôleur que j'ai eu l'an passé l'a vérifié et m'a rappelé qu'il ne voulait aucune rature dessus comme pour le quitancier et le journal de caisse.

Une vocation ratée d'enseignant sans doute !?

Désolé

Il peut y avoir erreurs à corriger : dans ce cas, surtout pas de "blanc"
mais rayer en rouge les mentions à rectifier, de manière à ce qu'elles restent lisibles.

Et , oserai-je ajouter ( car j'ai connu les cas, si , si ) pas de cahier de caisse tenu au...crayon de papier

et dans l'établissement rattaché ? vous préconisez quelles vérifications ?

Même chose.

Pour éviter cela, j'attends avec imptaience que GFC puisse intégrer un module permettant d'éditer un reçu de manière informatique avec liaison pour notre 531.

Les TG ne vous font plus de quittances papier, non ?

Vive la modernisation des procédures !..

Je comprends bien la nécessité de prouver à tout un chacun (article 15 de la DDHC), et surtout aux auditeurs du trésor, la bonne tenue de la caisse. Mais qu'est-ce qui vous empêche de bidouiller un encaissement si la personne ne veut pas de reçu ?
Pas grand chose. Dès lors, la tenue d'un quitancier papier peut largement être remplacée par une tenue informatisée qui permet l'édition facultative d'un reçu imprimé (comme à la TG lorsque l'on remet des fonds) et qui elle retrace les écritures (y compris les rectifications). Bref, une petite avancée pour GFC, un grand pas pour les régisseurs/comptables...

XIII a écrit:

Pas grand chose. Dès lors, la tenue d'un quitancier papier peut largement être remplacée par une tenue informatisée qui permet l'édition facultative d'un reçu imprimé (comme à la TG lorsque l'on remet des fonds) et qui elle retrace les écritures (y compris les rectifications). Bref, une petite avancée pour GFC, un grand pas pour les régisseurs/comptables...

C'est pas ce qu'autorise l'instruction sur les régies (page 130, point 1.1.3.1, registre obligatoirement tenus).

Isaac Newton a écrit:

Même chose.

T'es sérieux ? Page 88 et suivantes de l'instruction précitée.


Sinon, comme il y a litige sur l'instruction à appliquer, dans le doute, voici celle relative normalement aux EPLE. (même si pour les contrôles celle du secteur public local peut être source d'inspiration).

INSTRUCTION CODIFICATRICE N° 06-031-A-B-M du 21 avril 2006, p.43

En contrepartie des droits encaissés, le régisseur est tenu de remettre au débiteur un justificatif de
paiement, qui peut notamment prendre la forme :

Le cas échéant, le régisseur/le mandataire délivre à l'intéressé qui en fait la demande une attestation de versement.

il me semble bien lire "notamment" et "qui en fait la demande"....

XIII a écrit:

INSTRUCTION CODIFICATRICE N° 06-031-A-B-M du 21 avril 2006, p.43

En contrepartie des droits encaissés, le régisseur est tenu de remettre au débiteur un justificatif de
paiement, qui peut notamment prendre la forme :

Le cas échéant, le régisseur/le mandataire délivre à l'intéressé qui en fait la demande une attestation de versement.

il me semble bien lire "notamment" et "qui en fait la demande"....

Moi je lis "est tenu" !

XIII a écrit:

Je comprends bien la nécessité de prouver à tout un chacun (article 15 de la DDHC), et surtout aux auditeurs du trésor, la bonne tenue de la caisse. Mais qu'est-ce qui vous empêche de bidouiller un encaissement si la personne ne veut pas de reçu ?
...

Le non recours à tout ce qui ressemble de près ou de loin à du "bidouillage " .

momo a écrit:

XIII a écrit:

INSTRUCTION CODIFICATRICE N° 06-031-A-B-M du 21 avril 2006, p.43
En contrepartie des droits encaissés, le régisseur est tenu de remettre au débiteur un justificatif de
paiement, qui peut notamment prendre la forme :
Le cas échéant, le régisseur/le mandataire délivre à l'intéressé qui en fait la demande une attestation de versement.
il me semble bien lire "notamment" et "qui en fait la demande"....

Moi je lis "est tenu" !

Moi aussi . Et je m'en tiens à ça .

J-M a écrit:

C'est pas ce qu'autorise l'instruction sur les régies (page 130, point 1.1.3.1, registre obligatoirement tenus).

Que le registre doit être tenu, je suis d’accord, en revanche il n’est pas précisé dans ce texte qu’un registre ne peut être tenu de manière informatisée !

Une chose surprenante : "Il est utilisé pour constater les recettes perçues en numéraire et par chèques et permettre la confection d’une quittance, lorsqu’il n’y pas remise de tickets ou autres formules assimilées."


Autre chose :
« Le modèle de journal à souches ( P1 RY ou P1 RZ) à utiliser est déterminé pour chaque régisseur, en
fonction de la nature de la régie et des nécessités du service, par l’ordonnateur en accord avec le
comptable ( annexes n° 27 et 28 )
Servi par duplication, il permet la confection simultanée de la quittance et du journal. »

Rien n’empêche que les 2 modèles en question soient transposés dans GFC, ni que l’on puisse imprimer des reçus sur du papier à duplicata depuis une imprimante (c’est ce qui se pratiquait dans les banques, au temps pas si lointain où existaient encore des guichets)

Le principe du duplicata autocopiant c'est la difficulté à falsifier la chose. Après qu'un procédé informatique permette de faire un équivalent, moi non plus, je ne vois pas de problème au regard de l'instruction.

Je ne crois pas que la saisie et l'impression d'un reçu informatique serait plus rapide que le quittancier à souche. De plus ça nécessiterait un ordi et une imprimante opérationnels à proximité à chaque versement. Le quittancier et sa caisse, mobiles et peu encombrants, me semblent bien plus pratique.

momo a écrit:

Je ne crois pas que la saisie et l'impression d'un reçu informatique serait plus rapide que le quittancier à souche. De plus ça nécessiterait un ordi et une imprimante opérationnels à proximité à chaque versement. Le quittancier et sa caisse, mobiles et peu encombrants, me semblent bien plus pratique.

C'est un point de vue, mais pourquoi ne pas avoir le choix?

Plus rapide, plus lisible, en concordancedirecte avec GFC, le reçu informatique ça est l’avenir je vous dis ! ! !

sasufi a écrit:

Plus rapide, plus lisible, en concordancedirecte avec GFC, le reçu informatique ça est l’avenir je vous dis ! ! !

Si c'est pas l'avenir, ça y ressemble

Concernant les régies de recettes et d'avances, ce n'est pas l'instruction codificatrice n° 06-031-A-B-M du 21/04/2006 qui s'applique aux EPLE mais l'instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30/09/2005, qui dispose, notamment, concernant les justificatifs de paiement en numéraire :

"Pour tous les encaissements qu'il effectue en numéraire, le régisseur est tenu de délivrer des quittances extraites d'un registre à souches numérotées.
Les registres à souches étant des registres comptables, ils ne doivent pas être utilisés pour la délivrance de duplicata de quittances.
Il n'est pas délivré de quittance lorsque le régisseur perçoit des droits contre remise immédiate de tickets, carnets, brochures et documents divers ou apposition de timbres et vignettes, sur lesquels se trouvent inscrites les indications relatives à l'objet du versement et à son montant et qui sont pris en charge dans une comptabilité matière.
Avec l'accord de l'agent comptable, il peut être fait usage d'appareils enregistreurs pour délivrer des tickets constatant le versement des recettes. Les modalités comptables du fonctionnement de la régie font alors l'objet d'instructions particulières.
Des moyens informatiques agréés par l'agent comptable offrant les mêmes sécurités, peuvent être utilisés par la régie.
Le recours par la régie à des moyens informatiques n'appelle pas d'objections de principe, à la condition expresse que les prérogatives du régisseur et tout particulièrement celles afférentes aux contrôles qui lui incombent et des justifications qu'il doit produire, soient pleinement sauvegardées.
Il importe en effet, que l'automatisation ne compromette pas la régularité comptable des opérations ni la rapidité de leur enregistrement ni les moyens de contrôle, et que le régisseur qui conserve l'entière responsabilité de l'exactitude et de la sincérité des écritures ait une parfait maîtrise des procédés mis en oeuvre."

Effectivement, c'était cette instruction que je cherchais quand je disais qu'il y avait débat sur l'instruction à appliquer.

Ma réponse sur le problème de l'informatisation du quittancier : j'ai informatisé le registre de caisse, la comptabilité est informatisée, je crois que c'est déjà très bien comme ça et que le quittancier à l'ancienne a sa place aussi. Un travail entièrement dématérialisé, c'est démoralisant, àmha.

Sur la question de détailler le contenu des quittances "globales", je le fais pour les voyages et autres trucs de ce genre. Et d'ailleurs dans GFC je saisis une ligne par élève, avec le nom en référence. Toutefois, pour les commensaux, je fais l'impasse, et GTI/le cahier de vente des TR/A***e conserve des traces si l'auditeur pinaille.

Edit : merci Hippos pour le déplacement de la discussion.
Piaf : VI sois pas vexé non plus, hein !

barbule a écrit:

Il peut y avoir erreurs à corriger : dans ce cas, surtout pas de "blanc"
mais rayer en rouge les mentions à rectifier, de manière à ce qu'elles restent lisibles.

Et , oserai-je ajouter ( car j'ai connu les cas, si , si ) pas de cahier de caisse tenu au...crayon de papier

J'aurais aimé qu'on nous le dise durant nos formations de première année de gm ! ç am'aurait évité de faire toutes ces c..... !

Vieil intendant a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Quand j'étais jeune gestionnaire mais déjà plus jeune attaché, en formation j'ai eu l'occasion de me faire remarquer. Un formateur, considéré à raison d'ailleurs comme un collègue hyper-solide et de bon conseil, nous disait qu'il n'y avait aucune raison d'émettre une quittance quand on nous achète un ticket-repas en espèces.

Je lui ai alors rétorqué que la totalisation du quittancier (quittancier nécessairement neuf en début d'exercice) devait correspondre au centime près au total des débits du compte 531 dans GFC, et ça l'a fait rire tout haut. On m'a répondu que je m'emm.nuyais vraiment avec des futilités sans intérêt, et que le quittancier c'était un torchon qui n'existe que pour faire plaisir aux casse-pieds qui exigent un reçu du numéraire versé à l'établissement. NB je précisais que je ne donnais pas les quittances aux acheteurs, mais que je produisais une quittance globale en fin de journée, juste avant le calcul de la caisse.

Le pire, c'est qu'un autre formateur qui fait autorité, et qui m'a plus d'une fois donné des coups de main essentiels, à qui j'ai présenté le problème, m'a répondu exactement la même chose le lendemain, en se foutant de moi aussi bien.

Bref, dans mon Département Chéri, les meilleurs des comptables sont à la merci d'un audit du Trésor qui leur fera une observation cinglante sur le fait qu'il est impossible de confronter leurs écritures de caisse avec les documents manuels. Et leurs pupilles avec (sauf moi).

En matiére de tickets repas, la remise du ticket numéroté vaut quittance.
Confirmé par le Trésor.


[Édité par Hippos. Ce fil fait suite à ce message de L'IZ posté dans le bêtisier.]

cette année, on a répété la même chose aux nouveaux gm (dont je suis).