Voyage scolaire : qui fait quoi ?

Bonjour,

Nouvelle sur ce forum et...même pas gestionnaire. Je suis prof d'école à la Segpa d'un collège et j'organise un voyage scolaire.

Ma grosse question est "QUI fait QUOI " dans l'organisation d'un voyage, à savoir qui devrait s'occuper :
-des demandes de subvention diverses
-des devis transporteur et organisme d'accueil (et qui les signe ?)
-du dossier de présentation du voyage en CA
-et surtout, de la conception d'un dossier type "voyage scolaire" pour l'établissement : qui fournit les différentes fiches (engagement des familles, fiche médicale etc)
Merci de m'éclairer un peu....

Vaste question.
Tout le monde a sa part de travail: organisateur, gestionnaire, chef d'établissement, C.A., etc.
Tout démarre de l'organisateur.
Pourquoi cette sortie pédagogique ? Dans quelle progression pédagogique ? Ensuite le CE avalise-t-il, ou non, le projet pédagogique ?
Mais, en avalise-t-il aussi les modalités financières prévues par l'organisateur ? (participation des familles, du FSE ou de la Coopérative, de subventions diverses, de la participation de l'établissement, etc.).
Si tout le monde est d'accord. C'est passage au C.A., puis contrôle de légalité sur le financement, et ensuite on peut envisager la sortie et ses modalités pratiques: engagement des parents, etc., etc.

N'oubliez pas non plus que vous êtes à l'origine du projet.
Pour le gestionnaire, ça signifie du boulot (et très souvent des enquiquinements) en plus; ne considérez donc pas comme normal qu'il s'occupe de l'organisation (devis, recherche d' hébergements, transports)ou recherche les financements à votre place.
Sinon, pour l'aspect plus pédagogique et administratif, votre collège doit bien avoir une direction intéressée voire concernée par la chose, non ?
Non ?

Merci pour vos réponses !
Canarich effectivement, vaste sujet !
Nethou, je ne "considère" rien à priori, je posais une question.
J'ai l'impression que les pratiques varient beaucoup d'un établissement à l'autre ?
En tout acs, je vais attendre la suite plus sereinement !

Vous ne devez pas attendre dans votre coin. Rapprochez-vous de votre GM et construisez ensemble ce projet.

néthou a écrit:

N'oubliez pas non plus que vous êtes à l'origine du projet.
Pour le gestionnaire, ça signifie du boulot (et très souvent des enquiquinements) en plus; ne considérez donc pas comme normal qu'il s'occupe de l'organisation (devis, recherche d' hébergements, transports)ou recherche les financements à votre place.
Sinon, pour l'aspect plus pédagogique et administratif, votre collège doit bien avoir une direction intéressée voire concernée par la chose, non ?
Non ?

Dans mon etablissement ce sont les profs a l'origine du projet qui font les recherches d'hébergement, de transports et qui font faire les devis ( dans 3 entreprises différentes merci lol ), qui remplissent la fiche de présentation pour le CA... quand tout ca est fait ils présentent leur travaille au gestionnaire et au CE... en vue de demande de subventions ( faite par le CE et gestionnaire ) et de la présentation au CA.

Aline36 a écrit:

projet qui font les recherches d'hébergement, de transports et qui font faire les devis ( dans 3 entreprises différentes merci lol ),

Donc pas de MAPA ; j'en déduis donc que vos voyages sur l'année sont inférieurs à 4000 € HT.

Merci pour toutes les réponses, je fais une réponse globale.

Non, jusqu'à présent, je n'ai pas beaucoup attendu dans mon coin justement, et j'ai donc compris que je devais travailler avec le gestionnaire.
Pour l'instant, nous, les profs donc, avons fait :
la recherche de l'organisme d'accueil, les devis, les devis transporteurs, nous avons rédigé un dossier de demande de subvention, l'avons envoyé (Mairie, Communauté de communes etc), négocions avec le FSE pour avoir une aide, nous prévoyons des activités permettant d'abaisser la participation des familles (tombola etc), avons préparé le dossier pour présenter le voyage en CA, fait un papier d'info aux familles, vu l'AS pour commencer à voir les élèves qui demanderont l'aide du fonds social...
C'est pour ça que je disais que j'allais être plus sereine maintenant.
Après, je ne doute pas qu'un voyage, c'est beaucoup de tracas pour le gestionnaire, mais c'est pour l'instant aussi beaucoup de choses à faire pour les profs, en tout cas en ce qui me concerne, sans compter que j'ai 4 journées complètes de cours et que pour passer un coup de téléphone, c'est pas simple !
Merci pour vos pistes.

N@n@rd a écrit:

Aline36 a écrit:

projet qui font les recherches d'hébergement, de transports et qui font faire les devis ( dans 3 entreprises différentes merci lol ),

Donc pas de MAPA ; j'en déduis donc que vos voyages sur l'année sont inférieurs à 4000 € HT.

Pas de MAPA on m'a juste dit de demander 3 devis... et si c'est suppérieur a 4000€...

N@n@rd a écrit:

Donc pas de MAPA ; j'en déduis donc que vos voyages sur l'année sont inférieurs à 4000 € HT.

voyages en train ( ...)
voyages en bus
voyages en avion
voyages en bateau
voyages à pied

Aline36 a écrit:

N@n@rd a écrit:

Aline36 a écrit:

projet qui font les recherches d'hébergement, de transports et qui font faire les devis ( dans 3 entreprises différentes merci lol ),

Donc pas de MAPA ; j'en déduis donc que vos voyages sur l'année sont inférieurs à 4000 € HT.

Pas de MAPA on m'a juste dit de demander 3 devis... et si c'est suppérieur a 4000€...

A lire :
http://pagesperso-orange.fr/gestionnaires03/page97a.html

Bonsoir à tous
Voilà;je m'adresse à vous , ne sachant plus quoi faire
Mon chef d'établissement ,qui est nouveau ,m'annonce vendredi soir qu'un voyage était programmé pour avril 2009.Pas de problème,je lui pose quelques questions et je constate que le dit voyage s'élèverait à plus de 4000€ et serait organisé par un voyagiste;je lui signale que je vais faire une publication sur l'AJI et surprise il me dit qu'il doit donner dès lundi une réponse à une certaine société pour la résevation .Donc tout est déjà fait Voyage pas passé en CA ,pas de concurrence bref, la m... totale;
moi je ne sais plus ou me positionner en tant que gestionnaire

La mise en concurrence est une chose....

Le vote au CA en est une autre, mais il faut faire vite pour le voter au moins en même temps que le budget pour pouvoir commencer à encaisser les acomptes des familles.

Courage !

Colombane
Je ne pense même pas aux encaissements
le voyage va être passé au CA de novembre et connaissant le CA il passera
mais tout est fait d'avance;mon CE est nouveau,j'ai un peu de bouteille dans le métier, je ne m'attendais pas du tout à çà

le seul truc qui peut le bloquer c'est l'avance
toi en tant que GM tu es bête et discipliné et tu executes...
mais il serait étonnant que le voyagiste ne demande pas une avance
à ce moment là ton comptable qui aura été préalablement informé par le plus grand des hasards pourra utilement refusé de payer par OP l'avance du voyagiste.....

Bozinchu
Moi je veux bien être bête et discpliné, comme vous dîtes,mais pour le moment ce n'est pas ma façon de travailler
En tant que gestionnaire, je ne sais plus que faire;mon CE est parti quand il a vu ma réaction et il a très bien compris qu'il avait fait une grosse c...
pour l'instant ma comptable n'est pas au courrant ;cà s'est passé vendredi soir;évidemment ce sera à moi de la mettre au courrant

Quand je dis bete et discipliné c'est parce que en tant que GM tu n'as pas grand chose à faire et à dire à ton CE......
ce n'est pas pour cela que l'on ne peut pas discuter
Disons plutot que dans la discussion les AC ont des arguments que le GM n'a pas

Bozinchu a écrit:

le seul truc qui peut le bloquer c'est l'avance
toi en tant que GM tu es bête et discipliné et tu executes...
mais il serait étonnant que le voyagiste ne demande pas une avance
à ce moment là ton comptable qui aura été préalablement informé par le plus grand des hasards pourra utilement refusé de payer par OP l'avance du voyagiste.....

Petite précision, le comptable ne peut refuser de payer l'avance que si celle-ci n'est pas prévue au contrat. Si le contrat est fourni avec le mandatement, la signature du CE attestant son caractère exécutoire, l'AC paye et se moque que la procédure marché public ai été ou pas respectée.

si votre CE a pigé qu'il a merdé profitez en pour clarifier les choses, mais EN DOUCEUR, les conflits sont inutiles et couteux en énergie
soyez pédago tout en restant respectueux de sa foncion (pas + que nous il ne peut tout savoir)

délimitez les fonctions, rappelez les règles...etc...faites votre fonction de conseiller en profitant de ce - bref - instant de supériorité.

s'il est intelligent c'est du tout bénef pour l'avenir.

coroca a écrit:

Merci pour toutes les réponses, je fais une réponse globale.

Non, jusqu'à présent, je n'ai pas beaucoup attendu dans mon coin justement, et j'ai donc compris que je devais travailler avec le gestionnaire.
Pour l'instant, nous, les profs donc, avons fait :
la recherche de l'organisme d'accueil, les devis, les devis transporteurs, nous avons rédigé un dossier de demande de subvention, l'avons envoyé (Mairie, Communauté de communes etc), négocions avec le FSE pour avoir une aide, nous prévoyons des activités permettant d'abaisser la participation des familles (tombola etc), avons préparé le dossier pour présenter le voyage en CA, fait un papier d'info aux familles, vu l'AS pour commencer à voir les élèves qui demanderont l'aide du fonds social...
C'est pour ça que je disais que j'allais être plus sereine maintenant.
Après, je ne doute pas qu'un voyage, c'est beaucoup de tracas pour le gestionnaire, mais c'est pour l'instant aussi beaucoup de choses à faire pour les profs, en tout cas en ce qui me concerne, sans compter que j'ai 4 journées complètes de cours et que pour passer un coup de téléphone, c'est pas simple !
Merci pour vos pistes.

si tous les profs préparaient leurs voyages ainsi ce serait (presque) du bonheur ! Persévérez chère collègue...vous êtes sur la bonne voie (terrestre, aérienne ou maritime )

Pour organiser en tant que GM au moins quatre sorties et échanges par an, hors de France,depuis plus de quinze ans, je peux dire que tout se passe très bien quand on prévoit la sortie longtemps avant - i.e. quatre à cinq mois au minimum.
Difficile de boucler sereinement un voyage à prévoir sur octobre voire novembre: trop juste-projet de budget avec les profs en mai-juin suite au MAP passé sur le site de l'AJI,contacts des organisateurs avec les familles mais listes de classes connues au dernier moment, vote du CA en juin pour décider des seuils financiers, négociations avec les voyagistes, puis décision finale avec les familles... Je ne vous le conseille pas; pourtant c'est ce que je viens de vivre pour une sortie à Salamanque.Mais c'est du stress.
Pour l'organisation elle-même, nous avons créé des documents à l'interne qui permettent une traçabilité des différentes étapes de l'élaboration du projet.
Le MAP passé sur le site de l'AJI me permet d'avoir sept ou huit devis très détaillés- attention à bien comparer ce qui est comparable- sur lesquels je travaille avec l'organisateur.
OUI, tout cela est possible.
Les heures passées?
No comment.

Dans mon établissement c'est le grand n'importe quoi !
Afin de recadrer tout ça j'ai fait voter un règlement des voyages et des sorties afin de réaffirmer le rôle du gestionnaire.

Mais celui-ci ayant été adopté que début octobre et devenu exécutoire après le CA, les enseignants désirant organiser leur voyage n'ont pas compris qu'il devait y avoir une mise en concurrence entre plusieurs prestataires.

Les devis qu'ils m'ont présentés sont bien évidemment différents puisque les prestations sont différentes. Et, comme ils veulent partir avec le même prestataire que l'année précédente ça pose problème.

J'ai donc repris les devis un par un afin de négocier avec les différentes entreprises.
J'ai essayé d'expliquer ma démarche à l'un des enseignants qui m'a pris à partie en me reprochant le fait d'avoir revu son travail. Celui-ci me dit "qu'avez vous fait depuis septembre (dossier rendu avant la Toussaint), je veux un écrit..." J'en passe et des meilleurs...

Rafou a écrit:

Celui-ci me dit "qu'avez vous fait depuis septembre (dossier rendu avant la Toussain), je veux un écrit..." J'en passe et des meilleurs...

Reponds lui " Qu'avez vous appris à vos élèves depuis septembre ? Je veux moi aussi un écrit. Si vous vous permettez de contrôler mon travail, il faut une réciprocité."

N@n@rd a écrit:

Reponds lui

Soit dit en passant, il s'agit de Rafou, hein.

Tout d'abord je vous félicite de ce que vous abordiez la question ainsi. Parce qu'il ne faut pas oublier que nous sommes avant tout collègues, impliqués ensembles dans le service public de l'enseignement. Mais enfin l'organisation de voyages scolaires s'inscrit-elle dans ce principe ?... en effet, moi-même lorsque j'étais scolarisé, ce genre de voyage n'existait pas; seul était, selon l'investissement personnel des enseignants, la possibilité d'échanges (ce qui du point de vue de l'élève me semble assez équivalent). Il est vrai aussi que nous n'étions pas alors encore des européens.
Tout cela pour que vous compreniez qu'au niveau de la gestion nous pouvons avoir des conceptions antagoniques de la façon d'aborder ces dossiers. Lors il me semble utile de vous exposer la synthèse de ce qu'il m'apparaît le plus opérationnel, savoir:

- l'instauration d'une commission voyages, laquelle dans un premier temps élaborera une charte des voyages, puis ensuite préparera les propositions à soumettre au conseil d'administration; s'efforçant ainsi de régler,de façon collégiale (entre profs !), les problèmes d'opportunité pédagogique, de priorité et d'engagement des familles...

- de cette charte il résultera le QUI FAIT QUOI: en effet, le gestionnaire s'assurera que le voyage approuvé par le conseil d'administration est bien organisé selon ses décisions. Ce qui signifie que l'organisateur (enseignant) aura dû prendre toutes les dispositions nécessaires pour que ce voyage se réalise le plus conformément possible à ce qui aura été voté (budget, nombre d'élèves, participation des familles...)

- le gestionnaire devra dès lors organiser l'achat public qui en découlera (ie passer les commandes, faire les réservations, voire (horreur !) demander le paiement des acomptes; soit dans le cadre des délégations qui lui auront été signifiées par l'ordonnateur, soit simplement en préparation des documents qu'il incombera à celui-ci de signer (en gros, le chef d'établissement, selon qu'il aura ou non accordé des délégations au gestionnaire... mais au bout du compte c'est toujours lui le responsable)

- l'agent comptable procédera au paiement des différentes factures afférentes au voyage, dès lors que le chef d'établissement aura attesté du service fait (ie que les élèves sont partis... et revenus), mais à la condition de disponibilité des crédits (ie que tout le monde a payé sa part, conformément au budget présenté par l'organisateur -enseignant- auprès du conseil d'administration)

Pour résumer l'enseignant fait beaucoup; le chef d'établissement fait valider par le conseil d'administration; le gestionnaire passe les commandes et enregistre les dépenses; le comptable paye ce que le chef d'établissement lui demande.

J-M a écrit:

N@n@rd a écrit:

Reponds lui

Soit dit en passant, il s'agit de Rafou, hein.

J'aime bien les piques de J-M

almohade a écrit:

Tout d'abord je vous félicite de ce que vous abordiez la question ainsi. Parce qu'il ne faut pas oublier que nous sommes avant tout collègues, impliqués ensembles dans le service public de l'enseignement. Mais enfin l'organisation de voyages scolaires s'inscrit-elle dans ce principe ?... en effet, moi-même lorsque j'étais scolarisé, ce genre de voyage n'existait pas; seul était, selon l'investissement personnel des enseignants, la possibilité d'échanges (ce qui du point de vue de l'élève me semble assez équivalent). Il est vrai aussi que nous n'étions pas alors encore des européens.
Tout cela pour que vous compreniez qu'au niveau de la gestion nous pouvons avoir des conceptions antagoniques de la façon d'aborder ces dossiers. Lors il me semble utile de vous exposer la synthèse de ce qu'il m'apparaît le plus opérationnel, savoir:

- l'instauration d'une commission voyages, laquelle dans un premier temps élaborera une charte des voyages, puis ensuite préparera les propositions à soumettre au conseil d'administration; s'efforçant ainsi de régler,de façon collégiale (entre profs !), les problèmes d'opportunité pédagogique, de priorité et d'engagement des familles...

- de cette charte il résultera le QUI FAIT QUOI: en effet, le gestionnaire s'assurera que le voyage approuvé par le conseil d'administration est bien organisé selon ses décisions. Ce qui signifie que l'organisateur (enseignant) aura dû prendre toutes les dispositions nécessaires pour que ce voyage se réalise le plus conformément possible à ce qui aura été voté (budget, nombre d'élèves, participation des familles...)

- le gestionnaire devra dès lors organiser l'achat public qui en découlera (ie passer les commandes, faire les réservations, voire (horreur !) demander le paiement des acomptes; soit dans le cadre des délégations qui lui auront été signifiées par l'ordonnateur, soit simplement en préparation des documents qu'il incombera à celui-ci de signer (en gros, le chef d'établissement, selon qu'il aura ou non accordé des délégations au gestionnaire... mais au bout du compte c'est toujours lui le responsable)

- l'agent comptable procédera au paiement des différentes factures afférentes au voyage, dès lors que le chef d'établissement aura attesté du service fait (ie que les élèves sont partis... et revenus), mais à la condition de disponibilité des crédits (ie que tout le monde a payé sa part, conformément au budget présenté par l'organisateur -enseignant- auprès du conseil d'administration)

Pour résumer l'enseignant fait beaucoup; le chef d'établissement fait valider par le conseil d'administration; le gestionnaire passe les commandes et enregistre les dépenses; le comptable paye ce que le chef d'établissement lui demande.

C'est bien sûr un travail d'équipe dont le succès et l'efficacité reposent sur une étroite collaboration entre tous les acteurs. Le problème c'est que dans mon établissement les enseignants ont été habitués au laisser faire.

coroca a écrit:

Merci pour toutes les réponses, je fais une réponse globale.

Non, jusqu'à présent, je n'ai pas beaucoup attendu dans mon coin justement, et j'ai donc compris que je devais travailler avec le gestionnaire.
Pour l'instant, nous, les profs donc, avons fait :
la recherche de l'organisme d'accueil, les devis, les devis transporteurs, nous avons rédigé un dossier de demande de subvention, l'avons envoyé (Mairie, Communauté de communes etc), négocions avec le FSE pour avoir une aide, nous prévoyons des activités permettant d'abaisser la participation des familles (tombola etc), avons préparé le dossier pour présenter le voyage en CA, fait un papier d'info aux familles, vu l'AS pour commencer à voir les élèves qui demanderont l'aide du fonds social...
C'est pour ça que je disais que j'allais être plus sereine maintenant.
Après, je ne doute pas qu'un voyage, c'est beaucoup de tracas pour le gestionnaire, mais c'est pour l'instant aussi beaucoup de choses à faire pour les profs, en tout cas en ce qui me concerne, sans compter que j'ai 4 journées complètes de cours et que pour passer un coup de téléphone, c'est pas simple !
Merci pour vos pistes.

Vous pouvez aussi organiser ce voyage intelligemment en lui donnant une vertu éducative.
Par exemple en l'organisant avec le foyer et en y associant les élèves. Auquel cas, vous fonctionnez avec les règles bien mieux adaptées qui s'appliquent aux associations...
Et le gestionnaire peut retourner s'occuper de sa gestion !

Je crois que cela n'est plus légal.

Citation :

Vous pouvez aussi organiser ce voyage intelligemment en lui donnant une vertu éducative.
Par exemple en l'organisant avec le foyer et en y associant les élèves. Auquel cas, vous fonctionnez avec les règles bien mieux adaptées qui s'appliquent aux associations...
Et le gestionnaire peut retourner s'occuper de sa gestion !

Votre voyage est hors temps scolaire alors ? Il n'est pas pris sur des joursnée de cours ?