Quittancier-concordance avec 531

Vieil intendant a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Quand j'étais jeune gestionnaire mais déjà plus jeune attaché, en formation j'ai eu l'occasion de me faire remarquer. Un formateur, considéré à raison d'ailleurs comme un collègue hyper-solide et de bon conseil, nous disait qu'il n'y avait aucune raison d'émettre une quittance quand on nous achète un ticket-repas en espèces.

Je lui ai alors rétorqué que la totalisation du quittancier (quittancier nécessairement neuf en début d'exercice) devait correspondre au centime près au total des débits du compte 531 dans GFC, et ça l'a fait rire tout haut. On m'a répondu que je m'emm.nuyais vraiment avec des futilités sans intérêt, et que le quittancier c'était un torchon qui n'existe que pour faire plaisir aux casse-pieds qui exigent un reçu du numéraire versé à l'établissement. NB je précisais que je ne donnais pas les quittances aux acheteurs, mais que je produisais une quittance globale en fin de journée, juste avant le calcul de la caisse.

Le pire, c'est qu'un autre formateur qui fait autorité, et qui m'a plus d'une fois donné des coups de main essentiels, à qui j'ai présenté le problème, m'a répondu exactement la même chose le lendemain, en se foutant de moi aussi bien.

Bref, dans mon Département Chéri, les meilleurs des comptables sont à la merci d'un audit du Trésor qui leur fera une observation cinglante sur le fait qu'il est impossible de confronter leurs écritures de caisse avec les documents manuels. Et leurs pupilles avec (sauf moi).

En matiére de tickets repas, la remise du ticket numéroté vaut quittance.
Confirmé par le Trésor.


[Édité par Hippos. Ce fil fait suite à ce message de L'IZ posté dans le bêtisier.]

cette année, on a répété la même chose aux nouveaux gm (dont je suis).

Maintenant que je pars, je peux tout dire sur la tenue de ma caisse (GM d'un ER) ; ODICE n'a qu'à bien se tenir....

tout est noté sur mon quittancier, tenu à la main. le total des reçus correspond exactement (quand il y a erreur, je complète et je retire à l'aide de ma petite caisse noire) aux sommes que je dépose à la Trésorerie de la commune de l'établissement.
TOUT y passe. au début, je faisais des reçus nominatifs pour les tickets (parfois vendus à l'unité), les premières semaines remis aux intéressés, puis faits dans la journée quand j'avais le temps et mis à la poubelle parce que ça n'intéresse personne) ; ensuite, j'ai regroupé les ventes de la journée sur un ou plusieurs reçus, selon le nombre.
exemple : Recu de : divers élèves
la somme de ..... six euros vingt centimes
Pour : tickets repas élèves
Nom prénom n° des tickets ...... 3.2
Nom prénom n° des tickets .......3.2
Fait le .....
tous les soirs, je recopie mon journal des ventes.

Pour les objets confectionnés, un reçu par élève. (Il y en a 450 et presque tout le monde paie !

Comme je n'ai pas Gfc régie (l'AC ne l'utilise pas et m'a dit de laisser tomber dès le début-je ne sais pas à quoi ça ressemble), je fais des bordereaux sur tableur pour l'AC que je joins à mon reçu de la Trésorerie. En fait le détail de la somme. Et là, les encaissements groupés sont détaillés comme s'il y avait un reçu par ticket...

L'AC, en 3 ans, n'a jamais vu mon carnet de reçus ; et il ne s'en est jamais préoccupé.

Je vérifie la caisse avec les totaux du carnet avec un autre fichier tableur, (une feuille pour la totalisation de chaque page, une feuille avec les décomptes des pièces et billets). Là c'est dématérialisé complètement et je ne remplis plus le carnet de caisse avec le détail.

L'unicité de la caisse est ici, s'il en fallait une pour les tickets et une autre pour le reste... quand j'approche 1000 euros (mon maximum de régie d'encaissements) je dépose les sous à la Trésorerie. Et je repars de 0. Ne pas inclure le dernier versement, et bien, c'est justement celui-là, qui est un vieil arriéré et qu'il y a urgence à transmettre à l'AC;

Comment faites vous pour rendre la monnaie au début? quand la caisse a été vidée ?

Désolée de le dire, mais j'ai du créer ma "caisse noire" avec des fonds personnels pour pouvoir rendre la monnaie. Et les premiers jours, j'ai parfois des billets et pas de pièces. Si je devais remplir le cahier journalier, je noterai quoi ? que j'ai plus d'argent que je ne devrais ?
C'est suite à ce constat que je n'ai pas su résoudre que j'ai arrêté ce cahier au bout de deux mois. A titre personnel, je n'ai pas toujours la monnaie non plus pour détailler des billets de 10 ou 20 euros et régulariser dans la journée.

Je n'ai pas GTI non plus, (pas lancé comme ça), encore des tableaux de toutes les couleurs. Je recopie mon journal des ventes purement et simplement. (établi à la main au moment de la vente). Cela me permet de vérifier et de contrôler le suivi des tickets, les montants et les encaissements ; de sorte que je présente toujours un travail nickel à l'AC;
C'est mon journal des ventes tableur qui sert de pièce jointe à l'ordre de recettes mensuel R2 6065.

Bravo Colombane, ça ne doit pas être facile de créer ainsi des outils sans aucune aide d'un comptable qui semble s'en f... totalement.

Tu n'as pas GFC régie, mais une régie existe bien ? Sinon tu es gestionnaire de fait, ton comptable complice responsable, et en plus tu te fais voler de l'indemnité de caisse que le Rectorat devrait te verser.

Si tu n'as pas de fond de caisse, c'est parce que tu ne fais que la régie de recettes et pas la régie d'avances alors. Donc aucune DAO dans ton établissement ? A la rigueur on peut s'en passer, mais c'est pas diablement pratique non plus...

Ensuite, immobiliser un peu d'argent perso pour avoir un fond de caisse c'est anormal et pénible, mais si après ça il n'y a pas de mélange, que dès que ton encours atteint une vingtaine d'euros le fond perso n'a plus de raison d'être, et bien c'est sans doute raisonnable. Pour info avec deux pièces de chaque, un billet de 5 et un billet de 10, on assure à 95 % des situations, et en général de fond de caisse se maintient, avec un peu de chance.

A part ça, les fabricants de quittanciers doivent t'adorer ! Dans mon établissement assez actif, je consomme environ 300 quittances par exercice. Visibement, chez toi c'est au moins le double. Ca fait des frais ces petites choses...

Il y a bien une régie de créée, et je suis bien nommée régisseur et touche bien mes 9.17 euros tous les mois.

Mes carnets de reçus font 3 reçus par page, et non 2 comme lorsque je suis arrivée. Environ 3 carnets par an.

Ca prend du temps, surtout quand on est seule à l'intendance. Présence permanente. Et quand je ne suis pas dans mon bureau, je rate des encaissements...

Pour les DAO, j'en ai déjà parlé, j'ai une autre caisse, séparée avec mon avance (76,22 euros) et je ne mélange surtout pas. Je ne fais que des dépenses (en général, moi seule) jusqu'à épuisement des fonds. Et puis, je retourne compléter à l'agence comptable. J'envoie préalablement un état descriptif avec la photocopie de mes tickets de caisse ou factures. Retour disquette, je les traite (pièces jointes, mes tickets) et vais rechercher mes 76,22 euros.

barbule a écrit:

rayer en rouge les mentions à rectifier, de manière à ce qu'elles restent lisibles.

Lors du contrôle de la TG l'année dernière, l'inspecteur nous demande d'un ton bourru "mais qui vous a dit de barrer en rouge", moi je bredouille "personne, mais on pensait que c'était le mieux". Il nous a alors félicité de leur faire ainsi.

L'intendant zonard a écrit:

A part ça, les fabricants de quittanciers doivent t'adorer ! Dans mon établissement assez actif, je consomme environ 300 quittances par exercice. Visibement, chez toi c'est au moins le double. Ca fait des frais ces petites choses...

300 quittances ne représentent même pas le nombre mes encaissements pour les seules pertes de carnet de correspondance.

Dire que quand je suis arrivé, c'est moi qui devait faire les quittances.

Un autre avantage des reçus informatisés serait d’avoir une façon de tenir la chose qui soit la même pour tout le monde, sans avoir le risque que ça plaise ou pas en fonction de l’auditeur du Trésor. Se faire eng****er parce qu’on a pas barré en rouge, ou avec la règle, ou parce que y’a une rature sur le reçu n° 128,….ch’ais pas y’a comme quelque chose d’infantilisant . L’uniformisation c’est pas très drôle, ni toujours souhaitable mais dans certains cas, ça rassure !

J-M a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

A part ça, les fabricants de quittanciers doivent t'adorer ! Dans mon établissement assez actif, je consomme environ 300 quittances par exercice. Visibement, chez toi c'est au moins le double. Ca fait des frais ces petites choses...

300 quittances ne représentent même pas le nombre mes encaissements pour les seules pertes de carnet de correspondance.

Dire que quand je suis arrivé, c'est moi qui devait faire les quittances.

Là, pour le coup, c'est l'imprimeur de tes carnets qui doit être content...

J-M a écrit:

300 quittances ne représentent même pas le nombre mes encaissements pour les seules pertes de carnet de correspondance.

néthou a écrit:

Là, pour le coup, c'est l'imprimeur de tes carnets qui doit être content...

Ouaip, pas assez chers, tes carnets ! Y a des bahuts qui vont jusqu'à 6 écus pour ça, ça calme bien les gamins...

Holà, l'IZ, tu t'es mélangé les pinceaux dans tes citations; il faut rendre à (J-M) César ce qui lui appartient: chez moi les pertes de carnets restent dans l'ordre du raisonnable, je n'en suis pas encore à la petite industrie avec moyenne de 2 par jour comme chez le Hamster. (purée, 6 € le carnet, ça fait cher la mauvaise note à planquer aux parents...)

sasufi a écrit:

Un autre avantage des reçus informatisés serait d’avoir une façon de tenir la chose qui soit la même pour tout le monde, sans avoir le risque que ça plaise ou pas en fonction de l’auditeur du Trésor. Se faire eng****er parce qu’on a pas barré en rouge, ou avec la règle, ou parce que y’a une rature sur le reçu n° 128,….ch’ais pas y’a comme quelque chose d’infantilisant . L’uniformisation c’est pas très drôle, ni toujours souhaitable mais dans certains cas, ça rassure !

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