Op@le : Y a-t-il un pilote dans le module de dépenses ?

Bonjour,
Je n'ai aucune délégation sur Opale, uniquement les fonctionnalités nativement prévues pour le gestionnaire. Mon assistant de gestion n'a pas de délégation non plus de ma part car nous travaillons pour l'instant "chacun à notre place" et l'AS peut faire beaucoup de choses.

Mais comment faites-vous pour contrôler si le service fait est correctement vérifié ? 
Le problème est que, pour la dépense, l'assistant de gestion a les mêmes droits, à deux nuances près, que le gestionnaire.
Autrement dit je n'arrive pas à avoir ma place dans la chaine de dépense : aucun contrôle sur l'imputation budgétaire, aucun suivi sur la réalité du SF, et le summum, aucune visibilité concernant les pièces jointes à la demande de paiement qui, à l'étape 700, bascule automatiquement en 707 - or à l'étape 707 l'ordo peut valider, ce qu'il fait assez promptement. Comme il ne prend pas le temps de déchiffrer la chaine de dépense il ne voit pas l'absence de pièces jointes, et si l'assistant valide un SF qui n'a pas eu lieu le CE ne s'en rend pas compte. Je ne parle pas de l'imputation budgétaire - bonjour les futures recherches et la rédaction du rapport de l'ordo si les dépenses sont imputées n'importe où !

Y a-t-il un moyen de bloquer le processus pour qu'à un moment celui qui est chargé de piloter réellement le budget soit en mesure de le faire ?

Une idée serait de lui permettre de saisir la demande de paiement, jusqu'à l'étape 700 et que toi tu l'envoie en validation ordonnateur. A partir de la demande de paiement et avant de la traiter tu peux retrouver le service fait et l'engagement sur lequel tu verras les pièces jointes, comme le ferait l'agent comptable. 
Mais je te rejoins: depuis plusieurs semaines, mes demandes de paiement partent aussi chez l'ordonnateur sans aucun action de ma part. Ce n'était pas le cas quand j'ai démarré avec opale l'an dernier. Je ne sais pas si un ticket à l'assistance réglerait le problème.

Il y a un "batch" qui fait passer automatiquement du 700 au 707. C'est une nouveauté parait-il...

Ce qui est bizarre c'est que ce passage d'étapes n'est pas systématique.

L'agent comptable vient de rejeter 19 demandes de paiement pour défaut de pièces jointes : ce sont les demandes parties directement de l'assistante vers l'ordonnateur. Une extraction excel des rejets et une copie d'écran de l'historique du traitement pour l'un d'eux devraient éclairer les collègues des services informatiques qui suivent mon ticket. Je vous tiens au courant des suites données.


Je reprends mon post : en suivant l'historique de traitement d'une facture on s'aperçoit que les pièces jointes sont bel et bien présentes à l'étape du SF, puis elles disparaissent - probablement écrasées par l'ajout automatique de la facture issue de chorus.

Bonjour,

Pour ma part, les factures traités par l'assistant de gestion restent à l'étape 700 et vont s'ajouter dans la cellule 'factures et avoirs à envoyer en validation'. Cela permet effectivement un dernier contrôle avant étape 707 et transmission au comptable.

Chez moi, les contrôles sont les suivants :
- vérification des imputations à la création et avant validation des EJ (étape 194)
--> L'ordonnateur ne valide pas les EJ tant que ce contrôle n'est pas fait même si dans la pratique je valide la plupart des EJ par délégation.

- obligation de disposer d'un bon de livraison pour constater le service fait. Le document étant à joindre sur le SF.
--> mise en place d'un contrôle par échantillonnage.

- contrôle globale de la DP et de l'EJ à l'étape 700 avant signature définitive & ajout éventuels de documents justificatifs pour le comptable en docs.facs.

Oxiane a écrit:

L'agent comptable vient de rejeter 19 demandes de paiement pour défaut de pièces jointes : ce sont les demandes parties directement de l'assistante vers l'ordonnateur. Une extraction excel des rejets et une copie d'écran de l'historique du traitement pour l'un d'eux devraient éclairer les collègues des services informatiques qui suivent mon ticket. Je vous tiens au courant des suites données.


Je reprends mon post : en suivant l'historique de traitement d'une facture on s'aperçoit que les pièces jointes sont bel et bien présentes à l'étape du SF, puis elles disparaissent - probablement écrasées par l'ajout automatique de la facture issue de chorus.

Quand il manque des pj je ne rejette pas, je demande l'ajout tout simplement.

Le rejet est pratique je trouve car on voit direct dans nos pièces à traiter qu'il y a quelque chose à faire.

FaSyl a écrit:

Le rejet est pratique je trouve car on voit direct dans nos pièces à traiter qu'il y a quelque chose à faire.

L'ajout de la PJ manquante est plus rapide je pense que la gestion des rejets, un petit appel à la collégue et c'est fait dans la journée

C'est sûr, tant que la réaction est là

FaSyl a écrit:

C'est sûr, tant que la réaction est là

J'ai la chance d'avoir des collègues réactives

Je ne sais pas comment s'appelle cette mise en attente, pour moi passer de 715 à 703 c'est une régression, d'où le mot de "rejet" - d'ailleurs j'avais complètement défait le premier 703 et recréé un autre EJ, faute d'avoir vu que le 703 se traite beaucoup plus facilement... Faudra que je voie où mène un vrai "rejet", à l'occasion d'un énième passage dans Magistère. 

Mais l'essentiel du problème c'est le trajet automatique de l'étape 400 par l'assistante (service fait avec les pièces jointes) à 707 où le CE valide. 
J'ai en plus découvert que l'intégration automatique de la facture écrasait les pièces jointes saisies lors du service fait. 
Ma demande est traitée au niveau MF2, faut voir le retour que j'en aurai.

Je suis curieux de la réponse car pour le moment mes EJ restent à l'étape 700 après traitement par l'assistant de gestion (et heureusement d'ailleurs) !

Chez moi c'est un mix, certaines passent directement en 707, d'autres non
Pour les PJ, je les ajoute systématiquement au niveau de l'EJ. Il est rare que j'en rajoute sur la demande de paiement.

J'ai été faire un test, toujours pas de passage en 707 sauf si quelqu'un avec un profil gestionnaire clique sur traitement.

En dehors des BL sur les services faits, on mets des PJ sur les DP pour le moment afin de limiter les actions de recherche de pièce en sphère comptable.

Les pratiques peuvent être différentes dans chaque agence, l'important étant d'avoir un échange fluide entre les différents acteurs pour avancer dans le même sens.