Remboursement achat CB enseignant

Bonjour,

Est-ce possible de rembourser un enseignant par mandat administratif (certificat administratif + Ticket CB comme PJ) donc sans passer par la régie d'avance ?
Que dit la règlementation ?

Merci,

Que ça doit rester limité et exceptionnel mais pas interdit si demande de l'ordo.

Pratique admissible, plutôt élégante quoi qu'un peu limite et ne devant surtout pas être généralisée :

1- le prof demande préalablement l'autorisation de faire une dépense dont il fera l'avance (le fait accompli il se le garde)

2- il paie et demande une facture faisant autant que possible apparaître le nom du bahut et le fait que c'est réglé

3- il fournit ce document accompagné d'une bafouille disant en gros "je soussigné Untel, dans l'intérêt du service et après avoir recueilli l'autorisation de l'ordonnateur ou de son représentant, certifie avoir avancé la somme de X mentionné dans la PJ ci-jointe. J'en demande le remboursement sur mon compte personnel dont voici l'IBAN complet".

4- la bafouille est contresignée par l'ordonnateur qui ainsi confirme son implication dans la procédure

5- le gestionnaire saisit alors la liquidation au nom du fournisseur, mais en mettant le prof et son compte bancaire comme tiers, en détournant la procédure de l'affacturage. Et deux PJ au mandat (la facture et la bafouille contresignée)

Avec ce procédé j'ai pu par exemple, sans devoir impérativement créer une CB pour l'établissement, payer la licence à 400 € d'un logiciel vendu uniquement en ligne et à l'étranger.

Voici ce que disait la DAF A3 en avril 2018. Je n'ai pas regardé si le nouveau décrêt sur les PJ modifiait quelque chose :

Le principe d'un remboursement sur le compte d'un agent des frais engagés par ce dernier pour le compte de l'établissement est prévu de façon explicite par le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives des dépenses du secteur public local (rubrique 217), pour les frais de missions, mais également pour les frais divers (218).

Ce dispositif est également présent dans les arrêtés du 13 avril 2016 et du 20 décembre 2016 fixant respectivement les pièces justificatives de la dépense des EPN et de l'Etat, en prévoyant la possibilité de rembourser directement aux agents les frais avancés par leur soin (dépenses liées au parc automobile, aux frais de représentation et de réception).

Il est donc autorisé aux organismes publics de rembourser des frais avancés par leurs agents sur leur compte personnel. Dans cette hypothèse, le caractère libératoire du paiement doit tenir compte de la personne physique auprès de laquelle l'organisme public reconnaît avoir une créance. En l'espèce ce n'est pas le prestataire, mais l'agent qui a avancé le paiement de la prestation pour le compte de l'organisme public.

En cas d'avance de frais, ce n'est pas la facture qui est automatiquement présentée au comptable comme pièce justificative, mais le plus souvent un état de frais associé à d'autres pièces selon les cas. Cependant la facture, ou tout autre document, peut être demandé par l'ordonnateur à l'agent pour s'assurer de la réalisation du service fait
et établir la liquidation des sommes dues.

Le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 ne prévoit pas expressément le cas d'espèce mais précise en introduction dans la méthodologie et les principes :
"4. L'utilisation de la liste des pièces justificatives pour le contrôle de la dépense

-L'exhaustivité : Lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui
permettent d'effectuer ses contrôles. "

En l’espèce, il serait possible d'utiliser la rubrique prévue pour les remboursements de frais (217 ou 218). L'agent comptable peut également s'appuyer sur les pièces demandées pour les EPN et pour l'Etat en cas de remboursement de frais de représentation ou de réception: dans le premier cas (EPN) l'agent doit fournir la facture ou un état de frais et dans le deuxième (Etat) la facture et un état de frais signé par l'ordonnateur afin d'attester le caractère public de la dépense, il est par ailleurs précisé que le comptable n'a pas à s'assurer du rattachement effectif de la dépense au service cet examen relevant du contrôle de légalité.


Donc au final, sous réserve de relecture du nouveau décret sur les PJ de 2023, le remboursement est possible, mais pas pour toutes les dépenses. Seules quelques dépenses identifiées entrent dans le champs.

Ta réponse, @Kieren, est intéressante.
Le plafond des 230€ a-t-il une incidence dans ce cas ?
J'explique : 
Deux professeurs prévoient d'emmener un groupe de 35 élèves en sortie pédagogique. Le train est le seul mode de transport valable pour cette sortie, mais l'achat des tickets est notoirement pénible auprès du transporteur. En particulier les réservations de groupe figent les horaires, ce qui justement pose problème : le temps du retour est lié à l'objet même de la sortie et est par nature imprévisible. Les professeurs accepteraient d'avancer le paiement des titres de transport pour tous les élèves, mais :
- la dépense serait saucissonnée du fait de l'achat aux guichets automatiques (plusieurs tickets),
- elle dépasserait globalement le seuil des 230€ pour lequel une facture est souhaitée, or le système d'achat ici décrit n'en permet pas l'édition.

Y a un stade où s'équiper d'une CB de l'établissement (AC ou régisseur) c'est vraiment pas du luxe !

L'intendant zonard a écrit:

Y a un stade où s'équiper d'une CB de l'établissement (AC ou régisseur) c'est vraiment pas du luxe !

Le truc c'est qu'avec la SNCF rien n'est possible, et surtout pas d'acheter un billet intra régional avec liberté de l'heure de trajet ou voyager en un seul groupe. Rien rien rien n'est arrangeant avec ces gens - ou alors c'est moi la buse qui ne parvient pas à trouver un interlocuteur capable de comprendre notre demande.

Oxiane Recouvreur a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Y a un stade où s'équiper d'une CB de l'établissement (AC ou régisseur) c'est vraiment pas du luxe !

Le truc c'est qu'avec la SNCF rien n'est possible, et surtout pas d'acheter un billet intra régional avec liberté de l'heure de trajet ou voyager en un seul groupe. Rien rien rien n'est arrangeant avec ces gens - ou alors c'est moi la buse qui ne parvient pas à trouver un interlocuteur capable de comprendre notre demande.

Y a un stade où de débarrasser du problème en le refilant à une agence de voyage c'est vraiment pas du luxe !

L'intendant zonard a écrit:

Oxiane Recouvreur a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Y a un stade où s'équiper d'une CB de l'établissement (AC ou régisseur) c'est vraiment pas du luxe !

Le truc c'est qu'avec la SNCF rien n'est possible, et surtout pas d'acheter un billet intra régional avec liberté de l'heure de trajet ou voyager en un seul groupe. Rien rien rien n'est arrangeant avec ces gens - ou alors c'est moi la buse qui ne parvient pas à trouver un interlocuteur capable de comprendre notre demande.

Y a un stade où de débarrasser du problème en le refilant à une agence de voyage c'est vraiment pas du luxe !

En effet.
Mais encore faut-il qu'une agence ait envie de se bouger les miches pour 3€ par trajet et par personne sur 4 trajets... J'en ai une pas loin de là qui me dit qu'elle n'a pas de convention avec la SNCF, on se demande pourquoi !

Oxiane Recouvreur a écrit:

Ta réponse, @Kieren, est intéressante.
Le plafond des 230€ a-t-il une incidence dans ce cas ?
J'explique : 
Deux professeurs prévoient d'emmener un groupe de 35 élèves en sortie pédagogique. Le train est le seul mode de transport valable pour cette sortie, mais l'achat des tickets est notoirement pénible auprès du transporteur. En particulier les réservations de groupe figent les horaires, ce qui justement pose problème : le temps du retour est lié à l'objet même de la sortie et est par nature imprévisible. Les professeurs accepteraient d'avancer le paiement des titres de transport pour tous les élèves, mais :
- la dépense serait saucissonnée du fait de l'achat aux guichets automatiques (plusieurs tickets),
- elle dépasserait globalement le seuil des 230€ pour lequel une facture est souhaitée, or le système d'achat ici décrit n'en permet pas l'édition.

Une régie temporaire ou une avance pour menues dépenses permet d'éviter que les enseignants avancent les fonds.
Pour les PJ en dessous de 230 €, il n'y a pas de pb puisque si besoin un certificat de l'ordo suffit.

L'intendant zonard a écrit:

Oxiane Recouvreur a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Y a un stade où s'équiper d'une CB de l'établissement (AC ou régisseur) c'est vraiment pas du luxe !

Le truc c'est qu'avec la SNCF rien n'est possible, et surtout pas d'acheter un billet intra régional avec liberté de l'heure de trajet ou voyager en un seul groupe. Rien rien rien n'est arrangeant avec ces gens - ou alors c'est moi la buse qui ne parvient pas à trouver un interlocuteur capable de comprendre notre demande.

Y a un stade où de débarrasser du problème en le refilant à une agence de voyage c'est vraiment pas du luxe !

On fait comme ça dans mon bahut et ca marche pas trop mal. Pas pire que pour travailler avec d'autres prestataires.

Justement on sera au-delà des 230€ : 
35 personnes x2 trajets x2 jours x3€ par trajet et par personne = 420€ à prévoir pour les déplacements.

Donc facture. 
Qui ne s'obtient qu'avec un achat groupé. 
Qui contraint les heures de déplacement, ce que nous ne voulons pas.

Maintenant qu'on a plus la RPP on peut considérer qu'il y a un achat fait pour le jour 1 et un pour le jour 2 donc 2 certificats de l'ordo (pas besoin de tickets)....

Ah qu'il est plus simple et moins anxiogène d'être comptable désormais....

Kieren a écrit:

Une régie temporaire ou une avance pour menues dépenses permet d'éviter que les enseignants avancent les fonds.

Ben oui, avec ou sans CB, c'est je trouve la solution la plus pratique et que l'on maitrise.

Les dépenses sur deniers personnels sont certes possibles dans quelques cas très particuliers mais sont à proscrire autant que possible.

La régie est parfaite pour les dépenses récurrentes, l'avance pour les dépenses ponctuelles pour lesquelles on nous a sollicités au préalable, le remboursement avec justificatifs, RIB et certificat de l'ordo pour les gougnafiers ayant fait l'avance sans rien demander. Et en prenant son temps pour rembourser.

Merci pour vos conseils. Après les avoir lus et avoir revu les enseignants, j'ai choisi de faire une avance de 80€ par jour de trajet, par virement bancaire depuis mon compte DFT, c'est le plus souple. Solution approuvée par mon AC qui est vraiment pénible en matière de régie.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Merci pour vos conseils. Après les avoir lus et avoir revu les enseignants, j'ai choisi de faire une avance de 80€ par jour de trajet, par virement bancaire depuis mon compte DFT, c'est le plus souple. Solution approuvée par mon AC qui est vraiment pénible en matière de régie.

Une avance à qui ? A un régisseur, un mandataire ? Avec quel document ? Par virement sur un compte particulier ?

Il doit s'agir d'une avance pour frais de mission dans le cadre du décret de 2006, non ?

Une avance de dépense pour acheter les billets SNCF d'un groupe d'une trentaine d'élèves. Je nomme le professeur mandataire du régisseur pour cette dépense précise, aux deux dates précises.
Virement de l'avance sur le compte personnel du mandataire puis paiement du complément sur justificatif. 
Mandatement dans Comptabud pour compléter la régie.
@iz : le cadre de dépense n'est pas celui de 2006, c'est un achat pour le compte du lycée parce que tout bloque et que je ne vois pas d'issue au problème, sauf à supprimer la source du problème (la sortie) ce qui n'est pas satisfaisant.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Une avance de dépense pour acheter les billets SNCF d'un groupe d'une trentaine d'élèves. Je nomme le professeur mandataire du régisseur pour cette dépense précise, aux deux dates précises.
Virement de l'avance sur le compte personnel du mandataire puis paiement du complément sur justificatif. 
Mandatement dans Comptabud pour compléter la régie.

Normalement on ne viré pas les fonds sur le compte personnel de l'agent.

Kieren, vu le nombre de guichetiers en rase campagne, le professeur devra utiliser sa CB - et si la borne est en panne, il pourra acheter ses billets sur son smartphone...
Si les billets *de banque* passaient par le trou jack du smartphone est-ce que ça serait plus réglementaire ?

Kieren a écrit:

Normalement on ne viré pas les fonds sur le compte personnel de l'agent.

N'importe quoi. Parce que filer du liquide c'est plus sûr peut-être !? Le maniement des fonds publics doit se faire avec le souci maximum de la sécurité et de la transparence. T'as mieux à proposer qu'un virement sur le compte de la personne dument mandatée pour l'utilisation de la somme ?

Toi tu me sembles faire partie des gens qui ne veulent pas rembourser en espèces la DAO des oignons rouges de SVT parce que sur le ticket de Carmouth, y a marqué que c'est réglé en CB...

Pareil que le Lapin.

L'intendant zonard a écrit:

Il doit s'agir d'une avance pour frais de mission dans le cadre du décret de 2006, non ?

Non car une avance sur frais de mission est personnelle et ne peut être utilisée pour un groupe dans le cadre d'une sortie scolaire.

Et pour ce que ça vaut je partage l'avis de Kieren sur le virement car l'argent n'appartient pas au titulaire du compte mais reste de l'argent de l'établissement jusqu'à prise en charge des dépenses. Il ne s'agit ni d'une avance sur frais de mission ni d'un remboursement. C'est subtil je le concède et sans doute pas pratique.


Ce qui vaut pour les régisseurs vaut à mon avis pour les mandataires :
"Par ailleurs, il leur est interdit de confondre les fonds et valeurs de la régie avec ceux qu'ils possèdent à titre personnel, ainsi que de verser à un compte personnel tout ou partie des fonds détenus "ès qualité".
En cas d'infraction, ils seraient présumés coupables de malversation."
https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgfip/BOCP/2005/09-2005/icd05042.pdf page 71 (j'ai la flemme de chercher autre chose)

Donc il faut verser en liquide exclusivement, et l'agent comptable peut faire un contrôle pour s'assurer que c'est bien tenu dans un portemonnaie séparé !? Désolé, mais

Quand on verse de l'argent à un particulier dans le cadre d'une régie ou, ici, un mandat, il en est responsable et il prend les dispositions idoines pour restituer ou justifier l'utilisation de la somme en fin d'opération. Si entretemps il a changé l'argent en dollars pour la jouer au casino à Macao, gagné, spéculé avec sur le Bitcoin et reperdu ses gains, j'm'en fous, il doit restituer ou justifier. Et si je dois le forcer à restituer, en tant qu'AC je préfère largement avoir la trace incontestable du virement que j'ai émis à son compte nominatif, plutôt qu'un vague reçu dont il pourrait par exemple contester la signature.

L'intendant zonard a écrit:

Donc il faut verser en liquide exclusivement, et l'agent comptable peut faire un contrôle pour s'assurer que c'est bien tenu dans un portemonnaie séparé !? Désolé, mais

Quand on verse de l'argent à un particulier dans le cadre d'une régie ou, ici, un mandat, il en est responsable et il prend les dispositions idoines pour restituer ou justifier l'utilisation de la somme en fin d'opération. Si entretemps il a changé l'argent en dollars pour la jouer au casino à Macao, gagné, spéculé avec sur le Bitcoin et reperdu ses gains, j'm'en fous, il doit restituer ou justifier. Et si je dois le forcer à restituer, en tant qu'AC je préfère largement avoir la trace incontestable du virement que j'ai émis à son compte nominatif, plutôt qu'un vague reçu dont il pourrait par exemple contester la signature.

On ne confond pas l'argent du bahut avec le sien. L'argent qui est sur un compte privé appartient au titulaire du compte : c'est la loi.
Il y a une différence entre ne pas respecter la règle en qualité de payeur et en qualité d'utilisateur de cet argent. Oui un régisseur ou un mandataire peut faire n'importe quoi avec l'argent qui lui est confié mais c'est sa responsabilité, pas celle de celui qui à commis une faute dans le versement de l'argent.
Quant à contester sa signature sur un document de régie ou de mandat (pas un reçu car il faut un vrai document spécifiant l'usage, les modalités, etc...), soyons sérieux... Et il est plus simple pour lui de dire que le virement consistait en un remboursement et non en une avance...

Dans ta référence, volcan, le régisseur n'est que présumé coupable de malversation.
Je pense que la "culpabilité" est levée avec le mandat (3 signatures : CE, régisseur, mandataire) qui précise qui fait quoi, où quand et pourquoi ; l'ordre de mission du CE, la liste des élèves en sortie... Je ne suis pas près d'aller manger des oranges avec Kerviel.

Les AC sont parfois pénibles : une régie est faite pour être utilisée. J'ai des collègues du groupement comptable qui, à force d'avoir la frousse de faire une erreur, flanquent leur CB dans le double tiroir de leur coffre et ne la sortent jamais - comme une fatma qu'on cache aux yeux de tous.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Dans ta référence, volcan, le régisseur n'est que présumé coupable de malversation.
Je pense que la "culpabilité" est levée avec le mandat (3 signatures : CE, régisseur, mandataire) qui précise qui fait quoi, où quand et pourquoi ; l'ordre de mission du CE, la liste des élèves en sortie... Je ne suis pas près d'aller manger des oranges avec Kerviel..

J'ai rien dit de tel. Je citais juste une référence pour indiquer qu'on ne pouvait normalement pas verser de l'argent par virement sur un compte bancaire personnel pour une régie ou une avance à un mandataire. C'est le but de ce forum : indiquer ce qui apparait comme la "bonne pratique" réglementaire. Après chacun fait comme il veut.
Je ne portais aucun jugement sur les pratiques : juste dire que cela ne me paraissait pas conforme. Bien sur que les risques sont quasi nuls, surtout depuis la disparition de la RPP des comptables et régisseurs ; pour autant cela ne veut pas dire qu'il faut s'affranchir de toutes les règles. Même si c'est ce qui va arriver de plus en plus souvent : la facilité primant sur la règle. o tempora o mores.

Je sais que tu ne juges pas, - c'est d'ailleurs ce qui rend ta fréquentation si agréable ici.
Ceci dit je vois mal où est la transgression, et c'est d'ailleurs ce qui génère parfois l'incompréhension chez le comptable (ou son référent) à l'égard de ce qu'ils appellent mes "innovations". J'ai déjà l'impression de me contraindre beaucoup pour réussir à produire de manière satisfaisante les preuves d'une gestion saine et sincère, je pense réussir à convaincre que je ne cherche pas à tricher mais que je propose des solutions quand les absurdités relatives aux modes de règlement pèsent trop lourdement sur un projet.

Oxiane Recouvreur a écrit:

J'ai déjà l'impression de me contraindre beaucoup pour réussir à produire de manière satisfaisante les preuves d'une gestion saine et sincère, je pense réussir à convaincre que je ne cherche pas à tricher mais que je propose des solutions quand les absurdités relatives aux modes de règlement pèsent trop lourdement sur un projet.

On touche ici au noeud du problème : dans quelle mesure un agent public peut-il s'affranchir de la réglementation pour faciliter le fonctionnement de sa structure et éviter les blocages. Le tout étant de définir où mettre le curseur, et de juger ce qui est acceptable ou pas, sachant que cela variera avec les individus. C'est bien là le danger : si on prend des libertés avec la réglementation on ne pourra reprocher aux autres de le faire, même avec les meilleures attention du monde... et comment juger de l'accessoire et du principal ?
Mon choix a toujours était de privilégier le respect des règles même lorsqu'elles me compliquaient la vie et celle de l'établissement et que je les trouvais absurdes. Parce que j'estimais ne pas avoir à dire dans un cadre professionnel quelle règle était bonne et laquelle était mauvaise. Cela évitait les dérives et me permettait d'être intransigeant face aux demandes extérieures (profs, CE)...on va dire que j'ai toujours considéré la réglementation comme un bouclier face aux demandes plus ou moins licites. Perso je pense que cela m'a servi dans mes fonctions ; du style "il est chiant mais compétent et rigoureux....".

Mais c'est juste un avis qui, je le conçois, n'est plus forcément à la mode avec la suppression de la RPP et la disparition du contrôle du juge.
o tempora o mores