Plusieurs questions de débutante

Bonjour,

Mes questions vont peut être vous paraitre complètement nulles mais c'est pas clair dans mon esprit. 

1. Fonds social : lorsque l'on a basculé comptablement en 2021, peut on utiliser le fonds social que j'ai prévu au budget 2021 où faut-il attendre une subvention ?

2. Bourses : au début de l'année scolaire, j'ai envoyé à la DSDEN un montant pour les bourses. Mais ce montant est inférieur à celui que je dois verser (arrivée d'élèves). Que dois je faire sur 2020 ou sur 2021 ?

3. Stocks : je ne comprends la logique de déclarer l'augmentation ou la diminution des stocks. Qui peut m'expliquer pourquoi je dois faire cette démarche ?

4. Paiement facture 2020 et extourne : j'ai reçu vendredi une facture à payer en 2020. Mon AC m'a dit de la payer normalement en 2020 et ceci jusqu'au COFI. Par contre, il m'a dit qu'ensuite il m'enverrai un "bidule" pour faire une extourne sur 2021 mais que cela n'impacterait pas 2021. Pas tout compris

Merci et bonne fin de week end

Bonjour Gest30,

Tes questions sont surtout des questions ''de dimanche''. Car dès demain lundi tu pourras :
1) Appeler la personne du rectorat qui s'occupe des fonds sociaux pour qu'elle te confirme l'existence d'une dotation. Mais par ailleurs si ton budget 2021 a été validé, cela signifie aussi que la ligne de dépenses que tu as prévue pour les FS est utilisable avant d'avoir la notification. Sans quoi nous devrions attendre l'été pour aider les élèves...

2) Appeler la DSDEN qui t'indiquera les justificatifs à fournir.

3) Je n'ai pas compris non plus, mais en formation on nous a bien mis dans le crâne que ce que veut l'AC, Dieu lui-même le veut. Amen.  

4) Factures 2020, extourne, appli COFI sont trois choses distinctes. Tu règles un max de factures avec les deux premières en suivant les indications de ton AC, avant de passer au COFI. Mais pour le COFI l'AC te donnera le feu vert le moment venu.

Normalement, pour les fonds sociaux de l'année N, on ouvre le reliquat de N - 1.

Existe-t-il une règle en la matière ? J'ai fait le choix de signifier les besoins de l'établissement en ouvrant bien au-delà des reliquats.

gest30 a écrit:

Bonjour,

[...]

2. Bourses : au début de l'année scolaire, j'ai envoyé à la DSDEN un montant pour les bourses. Mais ce montant est inférieur à celui que je dois verser (arrivée d'élèves). Que dois je faire sur 2020 ou sur 2021 ?

Bonjour,

(pour les collèges publics : )
La DSDEN envoie sur les boîtes "ce." et "gest." le calendrier et documents à fournir 3  fois par an pour expliquer ces écarts.
Pour l'académie de Bordeaux la date limite était le 5 février. En général la Dsden envoie aussi des relances.

Il s'agit entre autres du "bilan de gestion" qui va te permettre d'expliquer les écarts entre chaque trimestre.

Sauf si les différentes Dsden demandent des documents différents, on fournit au minimum :
- le fameux "bilan de gestion" + état de changement du nombre de boursiers
- état statistique du trimestre en cours
- liste des boursiers du trimestre en cours


exemple ici :
http://web64.ac-bordeaux.fr/index.php?id=283

21/01/2021

Collèges publics • Note du DASEN • Bilan de gestion du trimestre septembre-décembre 2020 - avec notice  - Aide (la date limite de retour des documents du trimestre janvier-mars 2021 est fixée au 05 février 2021)

C'est gentil aux collègues de tenter d'aider les débutants...
Malheureusement, les pratiques divergent suivant les academies...
On ne retrouve donc pas les mêmes documents ni les mêmes usages...
Le vrai conseil, est de renvoyer l'impetrant vers son service académique...
C'est malheureux dans un pays tellement jacobin, d'avoir autant de fonctionnement...

Un Corse qui se plaint que l'Etat ne soit pas assez jacobin, on aura vraiment tout entendu sur ce forum...

Ne pas se méprendre sur la teneur de mon intervention...
On était plus dans un constat ironique que dans un regret

Bozinchu a écrit:

C'est gentil aux collègues de tenter d'aider les débutants...
Malheureusement, les pratiques divergent suivant les academies...
On ne retrouve donc pas les mêmes documents ni les mêmes usages...
Le vrai conseil, est de renvoyer l'impetrant vers son service académique...
C'est malheureux  dans un pays tellement jacobin, d'avoir autant de fonctionnement...

Oups, tu as raison :meaculpa autoflagellation avec une branche de ronces sans les mûres:. 
Mais je pensais que préciser que c'était pour l'académie de Bordeaux permettrait au collègue de comprendre que je précisais que c'était pour l'académie de Bordeaux.

La prochaine fois, pas de faux conseil promis, je transformerai "Google est ton ami" par "la DSDEN de ton académie est -généralement- ton amie - ou pas- - ça dépend des académies- "
 

Maintenant que je sais que l'île aux enfants est à Bordeaux, je sais où je demande ma prochaine mutation? Je ferai le plein de bloubiboulga  

Pour les stocks, une explication que m’avait donnée une collègue alors que je débutais.
Tu as un montant d’achats non utilisé en janvier N des années précédentes (stock initial), à la fin de l’année deux cas de figure :
-          Tu as tellement pioché dans tes stocks qu’ils ont diminué, tu as donc appauvrie la restauration en puisant dans les « réserves » : donc un mandat est nécessaire pour le déclarer :
-          Tu as augmenté tes stocks en fin d’année (– mode digression on -on a pas a pas eu de covid, tu n’as pas refait 15 fois tes droits constatés pour les diminuer et te trainer des tonnes d’avances à gérer avec des logiciels pas du tout fait pour ça ! , tu n’as pas jonglé à outrance pour essayer de garder le tête hors de l’eau… - mode digression off)
Donc tes stocks ont augmentés, tu as créé une avance pour les années à venir, « une richesse », donc tu reverse car la dépense ne doit pas imputer l’année N mais peut être les suivantes.

TiTI a écrit:

Maintenant que je sais que l'île aux enfants est à Bordeaux, je sais où je demande ma prochaine mutation? Je ferai le plein de bloubiboulga  

Mais oui, venez dans notre belle académie ! En plus on est en vacances !
Par contre attention chez nous c'est le Gloubi-boulga, l'original, comme les chocolatines en somme (enfin, en Nouvelle-Aquitaine plutôt)

ps : l'Académie de Bordeaux, c'est vaaaaaaaste

mêmepaspeur a écrit:

ps : l'Académie de Bordeaux, c'est vaaaaaaaste

Et un peu humide en ce moment. Tellement d'ailleurs, qu'il paraît qu'il y a plein d'îles et pas qu'aux enfants !

Sinon pour les stocks : VARISTOCK ou l' IZ à cette page

Bozinchu a écrit:

Ne pas se méprendre sur la teneur de mon intervention...
On était plus dans un constat ironique que dans un regret

Pourtant, si on était parfois un peu plus "jacobin", ce serait peut-être un peu moins le bordel...

TiTI a écrit:

Maintenant que je sais que l'île aux enfants est à Bordeaux, je sais où je demande ma prochaine mutation? Je ferai le plein de bloubiboulga  

J'ai toujours pensé qu'il fallait parler de "globiboulga"... On m'aurait menti?

mêmepaspeur a raison, le seul et l'unique est le Gloubi-boulga.

gest30 a écrit:

1. Fonds social : lorsque l'on a basculé comptablement en 2021, peut on utiliser le fonds social que j'ai prévu au budget 2021 où faut-il attendre une subvention ?

Techniquement il est possible de mandater à hauteur des crédits ouverts au budget puis de faire l'OR une fois la notification de subvention reçue. Mais si elle est inférieure à la prévision de recettes et donc au mandat, cela peut heurter certains AC persuadés qu'on a fait diminuer le fonds de roulement sans DBM et donc sans autorisation du CA. Il semble plus logique de se renseigner auprès des services concernéssur la somme à venir et à défaut plus prudent d'attendre la notification, surtout si on débute. Par la suite tu verras mieux comment ça fonctionne chez toi.

gest30 a écrit:

2. Bourses : au début de l'année scolaire, j'ai envoyé à la DSDEN un montant pour les bourses. Mais ce montant est inférieur à celui que je dois verser (arrivée d'élèves). Que dois je faire sur 2020 ou sur 2021 ?

Selon les pratiques locales, il y a enquête ou bien demande de régularisation positive ou négative à ajouter ou retrancher à la somme du trimestre suivant.

gest30 a écrit:

3. Stocks : je ne comprends la logique de déclarer l'augmentation ou la diminution des stocks. Qui peut m'expliquer pourquoi je dois faire cette démarche ?

Les stocks sont comme une entité à part. On les comptabilise en classe 3 tandis que les dépenses se font en classe 6. Donc quand on a acheté mais pas tout consommé et qu'on constate qu'une partie des achats va se transformer en stocks, on doit garder en mandats uniquement la somme de ce qui a été consommé et on diminue les sommes mandatées par un ordre de reversement du montant du stock en plus. A l'inverse, si on a une diminution de stocks, c'est qu'on a utilisé les denrées payées dans l'année mais aussi une partie des stocks constitués les années précédentes. On a dépensé sans payer et il faut que cela se voit donc on traduit la dépense par un mandat pour ordre équivalent à la baisse du stock.

gest30 a écrit:

4. Paiement facture 2020 et extourne : j'ai reçu vendredi une facture à payer en 2020. Mon AC m'a dit de la payer normalement en 2020 et ceci jusqu'au COFI. Par contre, il m'a dit qu'ensuite il m'enverrai un "bidule" pour faire une extourne sur 2021 mais que cela n'impacterait pas 2021. Pas tout compris

L'extourne concerne les services faits avant le 31 décembre mais dont la facture n'est pas parvenue avant le 1er janvier, concrètement avant le basculement. Une fois qu'on a basculé, rien n'interdit de continuer à travailler sur 2020 jusqu'à la date ou l'AC dit qu'on arrête les comptes mais tout mandat auprès d'un fournisseur autre que divers appararait automatiquement comme facture non parvenue, même si on l'a reçue entre-temps. C'est le mandat prévisionnel. A ce stade l'AC ne peut plus procéder au paiement à réception du mandat 2020, il ne peut que faire des opérations qui génèrent un fichier qu'il va renvoyer et qu'il faudra réceptionner dans la compta bud 2021. Ceci va ouvrir sur 2021 de nouveaux crédits à hauteur des sommes mandatées en 2020 après basculement c'est pour ça que ça n'aura aucun impact sur le budget 2021. Puis une fois la facture reçue, ou tout de suite si on l'a déjà, on mandate à nouveau mais cette fois en 2021 et en allant chercher dans GFC les lignes ouvertes par ces transferts de fichiers. C'est le mandat d'extourne. Un peu lourd. Le but ? Ne pas bloquer le basculement tout en rattachant la charge à l'exercice concerné dans un souci de sincérité budgétaire.

Mon petit post pour pas grand chose, juste pour (re)dire à Alomero à quel point ses réponses sont utiles/précises/ciblées et m'ont tant aidée (mais pas qu'elle, bien sûr...).

Alomero a écrit:

gest30 a écrit:

1. Fonds social : lorsque l'on a basculé comptablement en 2021, peut on utiliser le fonds social que j'ai prévu au budget 2021 où faut-il attendre une subvention ?

Techniquement il est possible de mandater à hauteur des crédits ouverts au budget puis de faire l'OR une fois la notification de subvention reçue. Mais si elle est inférieure à la prévision de recettes et donc au mandat, cela peut heurter certains AC persuadés qu'on a fait diminuer le fonds de roulement sans DBM et donc sans autorisation du CA. Il semble plus logique de se renseigner auprès des services concernés sur la somme à venir et à défaut plus prudent d'attendre la notification, surtout si on débute. Par la suite tu verras mieux comment ça fonctionne chez toi.

Je ne pense pas qu'à cette époque de l'année les services d'un rectorat soient en mesure de dire quel sera le montant de la subvention de l'année en cours.
Et comme le dit Alomero, ce prélèvement déguisé n'est pas possible pour des crédits d'Etat (sauf pour les manuels scolaires en collège et encore).
A tout le moins, les reliquats de l'année N-1 seront mobilisables sur l'année N. Ainsi, s'il te reste 1000 € fin 2020 et que tu as ouvert 2000 € au budget, limite-toi à 1000 € en dépenses réelles tant que tu n'as pas eu la nouvelle dotation (courant mai ?). Au moins tu couvres tes dépenses avec ce que tu possèdes déjà, sans autre risque. D'autant que ta première dépense sur la subvention 2021 seront des droits de copies (car taxe), à l'heure où les dotations sont en très forte baisse et où certains rectorats ajoutent même un reversement si les reliquats sont trop importants. Avec une année 2020 qui aura sans doute plus faiblement tournée, il faut peut-être s'attendre à n'avoir pas grand-chose en 2021.

Bonjour,

Ici rien n'a été versé en 2020.
Depuis plusieurs années la subv était versée en fin d'année précédente, ce qui permettait de pouvoir agir dés le mois de janvier sans souci.
De ce que je vois sur l'agence (7 étabts) les crédits ont été peu consommés en 2020.
Je pense que 2021 ne va pas être trés riche côté État.

merci pour vos réponses; ca éclaire ma pensée.