Questions d'une débutante

Bonjour !

Je vais vous poser des questions... euh qui vont p't'être vous étonner je ne sais pas...

En fait, j'aurais dû commencer mon poste le 3, je sui toujours rattachée à mon ancienne académie jusque là... Sauf que j'ai rencontré l'ancienne GM lundi 27 et que son bureau était dans un tel état de foutoir inommable que je suis venue toute la semaine histoire d'être à peu près opérationnelle lundi...

Si vous pouviez répondre à deux trois questions ce serait chouette !! Ca me permettrait de classer un peu tous les papiers de 2004 à 2007 que j'ai retrouvé balancé sur son bureau ou dans ses armoires....

1) que faites-vous des bons de commande ? Les mettez-vous dans un classeur spécifique ou les agrafez-vous avec la facture, le mandatement... afférents ?

2) Au niveau des comptes-rendus d'intervention (du jardinier, de la sté pour le désenfumage...), avez-vous un classeur spécial ou regroupez-vous le tout dans le dossier de la société intervenante ?

Désolée si je pose des questions qui paraissent idiotes, mais je vous assure que pour un premier poste de GM, je ne suis pas aidée par la précédente gestionnaire ! J'ai retrouvé sur son bureau des disquettes de 2004... dans des dossiers, il y a des docs en vrac qui n'ont rien à faire ensemble, certains datant de 2003, d'autres de 2007... Bref, je vous avoue être totalement perdue !!!

Merci de votre aide...

Astrelia a écrit:

Bonjour !


1) que faites-vous des bons de commande ? Les mettez-vous dans un classeur spécifique ou les agrafez-vous avec la facture, le mandatement... afférents ?

2) Au niveau des comptes-rendus d'intervention (du jardinier, de la sté pour le désenfumage...), avez-vous un classeur spécial ou regroupez-vous le tout dans le dossier de la société intervenante ?


Merci de votre aide...

Question 1 : l'original part chez le fournisseur.Le deuxième exemplaire est agrafé au duplicata de la facture.Le troisième reste dans le carnet à souches.
Question 2 : Je classe les rapports en question dans le dossier de la société intervenante, et , si intervention liée à la sécurité, une copie dans le registre prévu à cet effet .

1/ Chez moi, bons de commande agrafés au double de la facture et archivés

2/ Si compte rendus d'intervention ou de vérification sur matériel spécifique, archivés en annexe dans le registre de sécurité.
Pour le reste, archivage dans dossier ad hoc ( dossier espaces verts par exemple pour le jardinier) ou avec facture si justification du service fait.

Pour t'aider au tri sélectif, consulte ce document


Bon courage

Concernant les bons de commande, j'ai une armoire avec un classement alphabétique et un dossier (sous-chemise) par fournisseur. Les doubles des bons de commande sont ensuite complétés par bons de livraison et tripli de facture (si ils existent), plus divers courriers, relances, etc... A mon sens le tripli de facture n'est pas indispensable.
Le double de la facture va avec le double du mandat.

1/ Poubelle.
2/ Chemises visites péridodiques par année civile, avec sous chemise par prestataire de service. Le tout dans la corbeille à courrier "Sécurité". Le 1er janvier de l'année N+1 le tout fini dans la boîte à archive de l'année N.

Isaac Newton a écrit:

Pour t'aider au tri sélectif, consulte ce document


Bon courage

...tri sélectif ...des archives , of course

Je pense qu'il faut faire la différence entre méthode de travail d'une
agence comptable et un établissement rattaché, ce dernier, ce qui
semble être le cas d'Astrelia et de moi même. Pour moi , deux
exemplaires du mandat et deux exemplaires de la facture partent à
l'Agence comptable et je garde le tripli de facture avec le tripli du
mandat le bon de livraison et le dupli du bon de commande.(original du
bon de commande chez le fournisseur tripli du bon de commande dans le
carnet de bons)

Jean-Mic a écrit:

1/ Poubelle
.

barbule a écrit:

Isaac Newton a écrit:

Pour t'aider au tri sélectif, consulte ce document


Bon courage

...tri sélectif ...des archives , of course

Tout à fait, Barbule. Le tri sélectif, c'est l'avenir du pléonasme.

barbule a écrit:

Jean-Mic a écrit:

1/ Poubelle

Ben quoi ?

Une fois le service fait, le mandatement également. Quel est l'intérêt de garder le bon de commande (d'autant que 90 % d'entre eux sont sous GFC voire Presto) ?

Ben , moi, je fais pas les bons de commande sous GFC.


Que veux-tu, j'ai fait le choix de la méthode archaïque , comme disait ..euh, qui déjà

Il me semble intéressant d'avoir tous les éléments regroupés dans un même dossier de fournisseur : une recherche prend alors 10 secondes... soit moins que l'allumage de l'ordinateur.

Isaac Newton a écrit:

Tout à fait, Barbule. Le tri sélectif, c'est l'avenir du pléonasme.

Euh , oui, ...peut-être...enfin ..si tu veux ...

Quoi que , avec Jean Mic qui met ses bons de commande à la poubelle, .... archives, déchets..va savoir

Avec le mandatement, j'agrafe au tripli (chez moi, tampon duplicata bleu - l'agence comptable a le tampon duplicata rouge !) :
- le premier double du bon de commande (issu du carnet à souche ou de Presto) ;
- le papier sur lequel on m'a donné les instructions pour acheter, avec les références, les quantités - en cas de problème à la livraison, je sais qui s'est trompé, l'autre ou moi en recopiant...
- les doc sur lesquels je me suis basée pour acheter (photo catalogue, divers devis, etc...

ça peut être épais, mais utile.

J'ai des chemises ou classeurs pour les divers domaines d'interventions et je mets les doc dedans...parfois photocopies de ce qu'il y a dans le mandatement, ou du registre de sécurité.

Je suis là pour la 3ème année, et tout ce dont je n'ai pas trouvé l'usage ou comment le ranger, dans une caisse en vrac, qui va bientôt partir au classement vertical.

Et il me reste encore un cimetière.... Mais il ne faut pas se précipiter pour jeter, des problèmes sont récurrents, mais ne reviennent qu'une fois par an.. il suffit de savoir qu'on a quelque chose.... et de faire patienter....

Ou expliquer à son interlocuteur, que l'on arrive , qu'il y a eu des travaux dans les archives, que l'on a plus aucun document et que l'on repart de zéro. Pleurer un peu peut faire passer nombre de pilules et d'oublis du prédécesseur à condition que l'on reparte de zéro et qu'on soit réglo.

Commencer bureau net avec un endroit de stockage discret pour le cimetière et fouiller au fur et à mesure. Et commencer par ne traiter que ce qui arrive au courrier depuis cette semaine. Etre à jour de ça, et voir le reste s'il reste du temps.

N@n@rd a écrit:

Il me semble intéressant d'avoir tous les éléments regroupés dans un même dossier de fournisseur : une recherche prend alors 10 secondes... soit moins que l'allumage de l'ordinateur.

C'est pour ça que je n'éteins jamais l'ordinateur, sauf le soir avant de partir.

L'important c'est d'avoir l'organisation qui te conviens.

Pour les bons de commande, une fois la prestation effectuée et en l'absence de contestation, il n'y pas vraiment d'utilité à les conserver (pas d'obligation non plus).

Pour les attestations de services. Bof, c'est un commencement de preuve. Même chose en faite, je les conserve plus par réflèxe. Mais du momemt que tu as la facture, la prestation est réputée avoir été faite correctement. Pour les interventions touchant à la sécurité, il y a le registre de sécurité où sont consignés les maintenances.

Original du BC chez le fournisseur, double avec le double du mandat + le BL + l'appel d'offres sur AJI ou autres. je ne garde pas les triples

Sylvain, est-ce raisonnable d'être encore sur ce forum à une heure du matin ?

N@n@rd a écrit:

Sylvain, est-ce raisonnable d'être encore sur ce forum à une heure du matin ?

Non, certes mais vu que je suis sorti du bureau à 22h30 ma soirée commencait en fait...

silvain a écrit:

N@n@rd a écrit:

Sylvain, est-ce raisonnable d'être encore sur ce forum à une heure du matin ?

Non, certes mais vu que je suis sorti du bureau à 22h30 ma soirée commencait en fait...

Tu fais les "3 x 8"???

N@n@rd a écrit:

Concernant les bons de commande, j'ai une armoire avec un classement alphabétique et un dossier (sous-chemise) par fournisseur. Les doubles des bons de commande sont ensuite complétés par bons de livraison et tripli de facture (si ils existent), plus divers courriers, relances, etc... A mon sens le tripli de facture n'est pas indispensable.
Le double de la facture va avec le double du mandat.

Ouah, j'fais comme N@n@rd

Jean-Mic a écrit:

barbule a écrit:

Jean-Mic a écrit:

1/ Poubelle

Ben quoi ?

Une fois le service fait, le mandatement également. Quel est l'intérêt de garder le bon de commande (d'autant que 90 % d'entre eux sont sous GFC voire Presto) ?

Oui mais sur la version papier, tu as les signatures qui peuvent s'avérer pratique en cas de litige

Fréléonat a écrit:

Jean-Mic a écrit:

barbule a écrit:

Jean-Mic a écrit:

1/ Poubelle

Ben quoi ?

Une fois le service fait, le mandatement également. Quel est l'intérêt de garder le bon de commande (d'autant que 90 % d'entre eux sont sous GFC voire Presto) ?

Oui mais sur la version papier, tu as les signatures qui peuvent s'avérer pratique en cas de litige

ainsi que la date de l'engagement...

sur mes deux zétoiles je vais de ce pas me coucher!

Bravo Momo pour les deux étoiles

Fréléonat a écrit:

Oui mais sur la version papier, tu as les signatures qui peuvent s'avérer pratique en cas de litige

Jean-Mic a écrit:

Pour les bons de commande, une fois la prestation effectuée et en l'absence de contestation, il n'y pas vraiment d'utilité à les conserver (pas d'obligation non plus).

Quant à la date d'engagement...

Jean-Mic a écrit:

Fréléonat a écrit:

Oui mais sur la version papier, tu as les signatures qui peuvent s'avérer pratique en cas de litige

Jean-Mic a écrit:

Pour les bons de commande, une fois la prestation effectuée et en l'absence de contestation, il n'y pas vraiment d'utilité à les conserver (pas d'obligation non plus).

Quant à la date d'engagement...

Ouais mais bon, je me vois mal aller dans les dossiers fournisseurs pour supprimer les bons de commande dès que je suis sur qu'il n'y aura pas de contestation.
Je suis un adepte du tri vertical mais là, je préfère garder un exemplaire signé du BC dans le dossier fournisseur. Je ne me souviens plus dans quel cas mais je sais que cela m'a déjà rendu service ...

Fréléonat a écrit:

Je ne me souviens plus dans quel cas mais je sais que cela m'a déjà rendu service ...

C'est le principal.

Ma pratique c'est un dossier pour les bons de commandes qui sont éliminés au fur et à mesure de la liquidation des factures.

Le bon de commande est une pièce à part entière du processus d'achat public.
Je suis daccord avec toi sur le fait qu'il peut être jeté dès qu'il n'y a pas de contestation sauf que la contestation peut intervenir tant que les comptes n'ont pas été apurés !

Quant à la date d'engagement, elle peut permettre de contrôler que l'ordo n'a pas engagé une dépense avant quelle ne soit exécutoire par exemple.

Fréléonat a écrit:

Je suis un adepte du tri vertical mais là, je préfère garder un exemplaire signé du BC dans le dossier fournisseur. Je ne me souviens plus dans quel cas mais je sais que cela m'a déjà rendu service ...

Ben chez moi, ce fut tout simplement à l'occasion de la visite de nos amis les auditeurs du trésor
C'est pourquoi je conseille vivement aux collègues de ne pas procéder à un tri vertical hâtif en la matière .

pour clore le dossier voir le délai d'archivage des pièces justificatives dont font partie les BDC :

Voir page 31 du fameux document cité par Isaac et disponible chez N@n@rd :

http://perso.orange.fr/gestionnaires03/archives_tab.pdf

momo a écrit:

pour clore le dossier

Ha ?

La notion de pièces justificatives s'entend au sens du BO ou au sens du décret n° 2007-450 du 25 mars 2007 modifiant le code général des collectivités territoriale (partie règlementaire - liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales) et versions antérieures ?