Répartition tâches gestionnaire/secrétaire intendance

Bonjour, j'aurais voulu savoir comment s'organise le travail entre la gestionnaire d'un EPLE d'environ 400 élèves dont 350 DP + 90 primaires et la secrétaire d'intendance présente à temps plein et secondé par une apprentie. Merci pour votre éclairage, car les choses sont plutôt compliquées.

C'est assez simple: le/la GM donne les ordres en tant que supérieur hiérarchique de la ou du secrétaire, icelui ou icelle exécute. L'ordre peut être précédé d'une procédure de "négociation" mais la décision appartient toujours au chef.
Si ça n'exécute pas le/la GM engage une procédure en refus d'exécution à un ordre non illégal et non contraire aux intérêts de la fonction publique.

Donc à vous de voir ce qui peut raisonnablement être confié à la secrétaire, car le but n'est quand même pas de la mettre en difficulté.

Bonjour Ariane21.

A vrai dire, il n'y a pas de règles. Tout dépend des compétences et de la volonté de la personne en question. Par exemple, dans mon collège de 450 élèves dont 430 DP, une salle de formation continue au bénéfice du rectorat (donc beaucoup de stagiaires), la secrétaire qui est à mi-temps ici fait un travail plus efficace que le secrétaire qui était à temps plein. Elle est également la secrétaire de direction à mi temps de notre collège.
A l'intendance : elle encaisse tous les chèques et les espèces, s'occupe de l'instruction des bourses de collège, relance les familles des DP, fait le lien avec le rectorat pour le calendrier des formations, fait la liquidation des factures et je la forme en ce moment pour faire les bons de commandes.

Ok,merci, mais  les choses se corsent, puisque la secrétaire passe quasiment automatiquement par le CE pour tout et  quand elle n'obtient pas ce qu'elle veut avec moi. Le CE lui donne tjs raison, j'ai tjs tort. C'est très pénible comme situation. J'ai bcp de mal à travailler dans ces conditions.
En fait, c'est elle qui commande.

Plusieurs questions se posent :
- A-t-elle une fiche de poste ? Si oui,, faites le point sur son contenu.
- Une mise au point avec le CE semble nécessaire. D'une part, il a donné son accord sur la fiche de poste  et d'autre part, donner un contre ordre par rapport à son collaborateur est contre productif. Demandez une réunion avec le CE.

Merci. Il s'agit d'une personne qui a passé sa vie professionnelle sur ce poste et qui devrait partir à la retraite d'ici qqs années. Elle est très acariâtre. Le pb est qu'elle ne me reconnaît manifestement pas comme sa supérieure hiérarchique.
Je vais voir pour suivre vos conseils.
Au niveau des tâches ( elle est à plein temps et secondé par une apprentie) : droits constatés- bourses- créances- presto- régie- clés casiers et cartes cantine - factures SRH
Dans mon ancien EPLE ( identique environ 400 élèves mais un demi secrétaire ) : droits constatés - bourses- créances- presto- régie-  cartes cantines - préparation et mise en forme des factures, parfois factures SRH . Cela se passait tout à fait normalement et la personne n'était pas "débordé".

Et bien vous avez beaucoup de chance dans vos établissements d'avoir des problèmes de secrétariat.
Ici 500 élèves, 430 DP, et je suis seule à l'intendance.
Bon jusqu'ici je m'en sort mais je ne sais pas si ce serait le cas pour un débutant.
Par contre en effet pas de problème de management administratif du coup !!! (on se console comme on peut)

AUBEGM a écrit:

Et bien vous avez beaucoup de chance dans vos établissements d'avoir des problèmes de secrétariat.
Ici 500 élèves, 430 DP, et je suis seule à l'intendance.
Bon jusqu'ici je m'en sort mais je ne sais pas si ce serait le cas pour un débutant.
Par contre en effet pas de problème de management administratif du coup !!! (on se console comme on peut)

Est ce un cas isolé ? Ou êtes vous plusieurs établissements dans ce cas dans votre académie ?

Je viens d'arriver dans l'académie, donc je n'ai pas beaucoup de recul, mais cela ne semble pas être un cas isolé.
Ici quand on a un 1/2 poste à l'intendance c'est la normalité.

AUBEGM a écrit:

Ici 500 élèves, 430 DP, et je suis seule à l'intendance.

Les 430 DP en gestion directe ou en DSP ?

En gestion directe, je supervise les menus et les commandes (que je passe en direct).
Et en plus cette année ma demi-pension subit une extension-restructuration, donc cuisine provisoire, suivi chantier, etc...
On ne s'ennuie pas beaucoup par ici!!!

et bon courage

Ariane21 a écrit:

Ok,merci, mais  les choses se corsent, puisque la secrétaire passe quasiment automatiquement par le CE pour tout et  quand elle n'obtient pas ce qu'elle veut avec moi. Le CE lui donne tjs raison, j'ai tjs tort. C'est très pénible comme situation. J'ai bcp de mal à travailler dans ces conditions.
En fait, c'est elle qui commande.

Ca me rappelle plein de "mauvais" souvenirs...

Le problème en fait, c'est pas la secrétaire mais le CE.

Re-Init a écrit:

Ariane21 a écrit:

Ok,merci, mais  les choses se corsent, puisque la secrétaire passe quasiment automatiquement par le CE pour tout et  quand elle n'obtient pas ce qu'elle veut avec moi. Le CE lui donne tjs raison, j'ai tjs tort. C'est très pénible comme situation. J'ai bcp de mal à travailler dans ces conditions.
En fait, c'est elle qui commande.

Ca me rappelle plein de "mauvais" souvenirs...

Le problème en fait, c'est pas la secrétaire mais le CE.

Tout juste. D'ailleurs et de toutes manières, quand il y a un problème c'est toujours le chef. Et si les choses vont bien c'est grâce aux petits personnels. Ceci s'appliquant à nos propres intendances... bon on n'a pas le droit d'être débutant, c'est pourtant simple !?