Répartition tâches gestionnaire / secrétaire de gestion

Bonjour à tous et toutes,

J'ai parcouru le forum sur cette question qui revient, c'est vrai, régulièrement mais sans trouver de réponse à mes interrogations. JE vous expose la situation au plus concis : le service intendance de mon petit bahut est composé de 2 postes à temps complets : un adjoint gestionnaire et un secrétaire de gestion. Comme on a un peu moins de 500 élèves, ça me parait un peu sur-doté mais c'est un autre débat - vous pouvez me lancer des cailloux  
C'est la répartition des tâches qui m'interroge car ayant fait le tour des collègues de mon secteur, je me rends compte que les secrétaires d'intendance sont bien plus polyvalentes que chez moi. Ici au secrétariat voici les tâches et les problèmes que j'ai malheureusement relevés :
- préparation des droits constatés (je vérifie et valide car beaucoup d'erreurs)
- préparation des bourses (idem je vérifie...)
- suivi des aides départementales aux élèves
- réception des paiements de DP (en moyenne, 20% d'erreurs dans le suivi en comparaison au suivi à l'agence comptable)
- vente des tickets de DP (GTI), tenue de la caisse (un problème à chaque régie mensuelle minimum)
- suivi des fournitures de bureau et des produits d'entretien (ça, ça va bien)

De mon côté, je fais le reste : gestion budgétaire, liquidations, mandatement, classement, sécurité, gestion des agents, de la DP, du télépaiement, lien avec l'agence comptable (qui ne veut plus échanger avec le secrétariat de gestion directement).

Je prépare l'entretien annuel de la secrétaire et j'aimerai pourvoir m'inspirer d'une fiche de poste mais tout ce que j'ai trouvé est très éloigné de ce que je constate.
Comment aborderiez-vous la question, vous qui êtes expérimentés dans la fonction de gestionnaire ? Je vous remercie par avance.

Salut,

Dans ta question, il y en a plusieurs. D'abord, il faudrait connaitre ton ancienneté à toi et à la secrétaire dans la fonction et dans l'établissement.
Ensuite, un entretien n'a pas pour but de marquer que ce qu'il ne va pas mais également de proposer des solutions.
Les solutions passent par une formation adaptée et une formalisation des procédure (avec par exemple pour les DP une liste de tâches à cocher à chaque fois que c'est réalisé, etc.)
La vérification est un processus normal, qu'il y ait ou pas des erreurs. Moi, je vérifie le travail de l'Adjaenes, sur les domaines que je lui délègue et elle vérifie la liste des liquidations que je saisie (et il arrive qu'il y ait des erreurs).

Le fonctionnement en tandem dépend de beaucoup de configuration. Préparer les DC, préparer la régie et tenir le stock peut-être déjà une liste de tâches sur lesquelles il faille repositionner l'agent.
Que l'AC ne communique qu'avec le gestionnaire me semble normal. C'est à toi de distribuer le travail auprès de la secrétaire et non à l'AC. Et puis ca te permet d'etre au courant.

Voilà pour mon humble avis.

Merci pour ta réponse. Je suis tout à fait d'accord. C'est bien dans l'idée de proposer des solutions que je prépare cet entretien annuel. Je travaille actuellement sur des fiches de procédure à étapes façon check list. D'ailleurs si jamais il y a des modèles je suis preneuse !
Je suis aussi d'accord sur le travail en équipe. C'est comme ça que je fonctionne avec le cuistot et ça fonctionne parfaitement bien. Un grand bonheur de travailler avec lui.
Concernant l'ancienneté, la secrétaire est présente depuis un an de plus que moi sur son poste.
Mais une différence d'âge importante est présente et semble peser dans la balance de son côté : je rencontre des problèmes de communication qui se transforment en ce moment en irrespect écrit puisqu'elle est à distance...
Quand j'ajoute les erreurs récurrentes, l'irrespect et que je vois que la liste des tâches effectuées est très courte, je m'interroge... Et je vous interroge

"lien avec l'agence comptable (qui ne veut plus échanger avec le secrétariat de gestion directement)."

Curieux comme pratique...

Stroubok a écrit:

"lien avec l'agence comptable (qui ne veut plus échanger avec le secrétariat de gestion directement)."

Curieux comme pratique...

Ce n'est pas un fonctionnement général de l'agence comptable mais cela découle du problème de communication que j'évoquais précédemment... Alors il est plus simple pour notre fondé de pouvoir d'éviter les contacts en passant par moi si vous voyez ce que je veux dire.

Plusieurs choses :
- sur la répartition des taches, avant de vouloir lui ajouter des choses (ce qui me semble possible au regard de la taille de ton collège), il faut faire en sorte qu'elle fasse correctement ses missions actuelles donc en effet, faire des fiches de procédures, des échéanciers, des check lists, responsabiliser. Tu vérifies certes, c'est normal et c'est bien. Mais vérifier ne veut pas dire repasser derrière sur le volume d'erreurs que tu décris donc elle doit se vérifier elle-même avant de te soumettre son travail. Et pour ça, il faut que tu aies décrit précisément ce que tu attends d'elle en terme de méthode et de résultat.
- Comme l'a écrit JMP, ne pas hésiter à lui faire vérifier ce que tu fais aussi : 2 regards valent toujours mieux qu'un, ça vaut en dehors de toute question de grade et de poste. Comme le collègue, je fais vérifier mes opérations budgétaires à mes collègues de l'intendance avant validation. Ca participe à valoriser chacun, ça sécurise les opérations et dans ton cas, ça permettra de mettre en avant le fait qu'on doit/peut s'appliquer et s'autocontrôler avant de soumettre son travail à un regard extérieur.
- quand elle aura amélioré la qualité de ce qu'elle fait, tu pourras éventuellement envisager de lui donner d'autres choses. Ca peut être cohérent de lui donner les dépenses de restauration par exemple puisqu'elle traite déjà la partie recette mais ça peut être autre chose, à discuter avec elle. Ca peut être une bonne perspective à évoquer avec elle en entretien : lui demander si elle aime ce qu'elle fait, ce qui la dérange éventuellement, ce qu'elle aimerait faire et faire de ce dernier point, une éventuelle perspective d'évolution à condition qu'elle prouve qu'elle gère déjà bien ses missions actuelles. Bref, instaurer ou restaurer de la confiance réciproque.
- le fond du problème a l'air d'être votre relation que tu associes à votre différence d'âge si je comprends. Elle est plus âgée j'imagine et ça la défrise d'avoir une petite jeune comme chef. C'est malheureusement une situation qui se présente fréquemment. Le problème est le manque de respect dont elle semble faire preuve, y compris par écrit, ce qui est finalement une "chance" puisque tu as des preuves tangibles.
Cela dit, dans le contexte actuel, il faut aussi prendre du recul : les gens sont très à fleur de peau, l'écrit est difficile à manier et on s'en rend compte régulièrement sur le forum par exemple. Ne t'arrête peut-être pas à ça maintenant.
Travailler avec des gens bien plus âgés peut donner lieu à des réactions très contrastées : du rejet de la gamine plus gradée qu'on envie sans le dire à l'empathie bienveillante pour la jeunette qui pourrait être notre fille, j'ai eu droit à toute la palette je crois. Pourquoi avec une personne, ça marche et pas du tout avec une autre ? J'ai pensé les premiers temps que l'envie des gens moins gradés était la seule réponse et puis j'ai eu des collaboratrices qui avaient l'âge d'être ma mère avec qui ça a très bien fonctionné. Peut-être que j'étais moins "arrogante" avec elles qu'avec mes premières collègues avec qui je n'avais pourtant pas de lien hiérarchiques ou peut-être qu'elles n'étaient pas envieuses. Comment savoir ?
- Change peut-être d'établissement. Comme le dit souvent l'IZ, le premier poste, c'est le brouillon, on fait des erreurs qui serviront pour la suite. Il faut bouger pour mieux écrire la suite de l'histoire.

Merci beaucoup d'avoir pris le temps d'écrire. J'ai conscience que je n'ai pas toujours eu le comportement adapté. D'autant qu'au départ, quand j'ai pris le poste, j'ai eu des informations très contradictoires. En fait, il se trouve que cette secrétaire était gestionnaire sur son poste précédent. J'ai donc fait confiance, puis j'ai découvert les problèmes petit à petit. Jusqu'à la situation que je décris.
Quand à la différence d'âge, ça m'a été jeté à la figure devant le CE... Je ne l'imagine pas malheureusement... Il y a une grande frustration chez cette personne, un dégoût de l'institution, etc. Et chaque fois que je note une erreur, j'accentue le problème en fait. Compliqué...
Je n'ai pas pour objectif de bouger prochainement, mais qui sait... Merci encore

Et les insultes écrites, on les traite comment, les insultes écrites ??!!

Bonjour,

Les insultes écrites sont gérées par un rapport écrit lui aussi.

Merci pour cette réponse. Ce n'était pas vraiment une question, juste un moyen de sortir ces émotions qui débordent là. 
D'autant que j'ai peu d'espoir quant à la réponse de l'autorité hiérarchique...

Bonjour,

Demande envoyée au Rectorat avec copie au CE.

Bonjour,

Les insultes écrites/verbales/gestuelles sont inacceptables, que ce soit envers un supérieur hiérarchique ou de sa part, télétravail ou pas, covid ou pas.

Bon courage !

lepetitmonstrevert a écrit:

Stroubok a écrit:

"lien avec l'agence comptable (qui ne veut plus échanger avec le secrétariat de gestion directement)."

Curieux comme pratique...

Ce n'est pas un fonctionnement général de l'agence comptable mais cela découle du problème de communication que j'évoquais précédemment... Alors il est plus simple pour notre fondé de pouvoir d'éviter les contacts en passant par moi si vous voyez ce que je veux dire.

Le fondé de pouvoir pourrait aussi contribuer à faire entendre raison à cette personne. L'absence de dialogue ne règle jamais rien.

C'est pas le problème de l'AC et de son FdP...

Goldored a écrit:

C'est pas le problème de l'AC et de son FdP...

Si un bahut dysfonctionne, ça peut vite le devenir...

Pas forcément.
L'AC n'est pas le flic ou le "réparateur" ou le "paliateur" de tous les problèmes des ER.

Goldored a écrit:

Pas forcément.
L'AC n'est pas le flic ou le "réparateur" ou le "paliateur" de tous les problèmes des ER.

Non mais il n'a pas intérêt à ce que les choses s'enveniment... Si tout le monde se fout en arrêt de travail parce qu'il y a du grabuge (vieille tradition dans l'administration), il y a des chances que ce soit lui qu'on appelle à le rescousse...

Bonjour Lepetitmonstrevert,

je n'ai pas grand-chose à ajouter à ce que les collègues ont écrit, de toute façon je suis totalement déconnectée du monde des gestionnaires depuis plus de 4 mois...

J'avais juste envie de te dire bon courage, et si je ne devais te donner un conseil : DES TRACES ECRITES car si la situation l'exige, il faudra tout prouver (j'en sais quelque chose). Il faudrait également veiller à mettre tout en œuvre pour que la chef de service (toi) puisse aider au mieux la secrétaire d'intendance : fiches de procédure, formation en interne en plus des formations académiques, réunions-bilan périodiques pour un suivi (ne pas hésiter à faire participer le CE ou l'adjoint à ces réunions), outils de contrôle des tâches, organisation du service (en détaillant les tâches de chacune), emploi du temps détaillé...bref, tout ce qui peut améliorer l'ambiance et les conditions d'exercice de l'intendance.

Et autant que faire se peut, correspondre par écrit (comme je l'ai mentionné plus haut) afin qu'il y ait une traçabilité des échanges.

Ma position paraît être en mode défensif, ce qui est vrai, mais si cela peut t'aider à anticiper, c'est déjà ça 

Stroubok a écrit:

il y a des chances que ce soit lui qu'on appelle à le rescousse...

Et ?
Il n'est pas pour autant obligé d'y aller...
On va pas s'occuper de tous les problèmes d'un bahut sous prétexte que cela pourrait avoir une incidence sur la qualité budgétaire.
L'AC n'est pas le papa ou la maman des ER, ni le pompier de service.

Pour le moment, l'AC est plutôt content, peu d'erreurs de mandatement et la classe 4 est propre. Aucun honneur pour moi, c'est un petit bahut qui tourne bien et la situation dont j'ai hérité est saine.
Il y a une petite chose que je n'ai pas mentionné par peur d'être reconnu. La secrétaire a été gestionnaire plusieurs années. C'est aussi pour cela que l'atmosphère est tendue je pense. Elle en a gros sur la patate et ne voit pas d'un bon œil mes contrôles. De mon côté j'ai fait confiance vu l'expérience de cette dame mais je suis tombée de ma chaise, puis d'un étage en constatant les résultats de son travail... J'ai alerté la hiérarchie, on a accompagné, expliqué, rédigé les procédures, fait des points réguliers, sans grands résultats... jusqu'à cette insulte. Beaucoup de travail au final pour pas grand chose, c'est dommage... Merci pour votre aide à tous et toutes.

Ma secrétaire à moi, je la vois tous les matins, elle me porte le café sur un plateau de nacre avec quelques pâtisseries qu'elle aura confectionnées ou un bouquet de violette si elle ne me voit pas très en faim.

Pour le reste, ce n'est que questions d'intendance, qu'elle joue de la harpe me conviens très bien, je ne vais pas l'espionner ni la tourmenter de questions. Le six heures, un bonsoir discret, "j'espère que les ortolans ce soir seront bons".

A, la tête sous une serviette blanche tous les soirs, comme notre vie à nous les gestionnaires est ingrate.

Avez vous essayé de mettre les choses au clair avec cette personne ? Quelquefois, une discussion entre "quat'z'yeux" est le remède à bien des maux. Dites vous les choses une bonne fois pour toute et repartez du bon pied.