pièces justificatives frais de déplacement

Bonjour,

je viens de changer d'AC au 01/09.

En discutant avec elle au sujet du remboursement des frais de déplacement, elle m'a indiqué qu'elle exige l'impression de tous les trajets effectués (par l'intermédiaire des sites via Michelin ou Mappy) et d'y joindre ces pièces au mandat.

Il ne semble pas que ces pièces soient exigibles mais peut-être me trompe-je....

Merci pour vos réponses.

Pour moi elles ne sont pas exigibles non plus.

Rien de scandaleux non plus, cela permet de vérifier que le nombre de kilomètres est bon puisque cette unité sert tout de même de base de calcul pour les frais.
Parfois on trouve de belles coquilles dans les états de frais

Un agent comptable ne peut pas exiger des pièces qui ne sont pas prévues par la réglementation.

Sur les pièces justificatives de la dépense, deux références indispensables, disponibles au format pdf et qui en moins de 5 secondes donnent la réponse à 99% des questions :
- l'excellentissime et super utile abrégé sur les PJ de la dépense sur le site intendance03
- le décret sur les pièces justificatives de la dépenses.

Sur les frais de mission, un autre abrégé hyper pratique sur les frais de déplacement des personnels toujours disponible sur le site intendance03.

Bon courage !

Bonjour, je l'exige tout simplement parce que ça dépend du contexte de l'EPLE. Je suis patiente mais au bout d'un moment quand on a pas ce qu'on demande hein !  J'avais fourni en amont l'abrégé sur les frais de mission. Fourni des modèles d'OM parce que les trucs à la main avec du blanco sur trois épaisseurs pour ripoliner le document... avec trois modes de calcul différents et au stylo, au crayon papier, raturé  ...
J'ai bien conscience que ça va au-delà de qui est réglementairement exigé, mais à situation exceptionnelle, réponse exceptionnelle.
D'autre part, un acte a été voté en CA pour le remboursement des frais de déplacement qui indique que le trajet le plus court via le guide Michelin sera retenu, donc ça fait l'objet d'un contrôle.

ces mêmes pièces sont exigées chez nous

TiTI a écrit:

(...) mais à situation exceptionnelle, réponse exceptionnelle.

Certainement. Cependant si un collègue rechigne il faudra argumenter et là ...

D'une manière générale on procède ainsi :
- information des collègues : ex les distances vérifiées ne sont pas ok, tu dois t'appuyer sur le trajet le plus court mappy ou viamichelin ...
- fiche de procédure CIC si nécessaire (largement inspirée de l'abrégé ...) validée par tous
- accompagnement/prévention : pour tes prochains frais de déplacements, t'oublie pas ...
- rejets et/ou adaptation de la fiche de proc si nécessaire car parfois c'est très bien sur le papier et lors de la mise en oeuvre  

Et cela marche pas trop mal, même si cela grince parfois ... difficile pour tout le monde de changer d'habitude.

L'idée est d'être très progressif et très argumenté et ... ne pas céder à la force de l'habitude ...

Casa 83 a écrit:

En discutant avec elle au sujet du remboursement des frais de déplacement, elle m'a indiqué qu'elle exige l'impression de tous les trajets effectués (par l'intermédiaire des sites via Michelin ou Mappy) et d'y joindre ces pièces au mandat.

Il ne semble pas que ces pièces soient exigibles mais peut-être me trompe-je....

Ces pièces ne sont clairement pas exigibles par un agent comptable. Attention même ; joindre ces pièces et les laisser au mandat qui part au juge c'est même prendre un risque puisque le juge prendra en compte l'ensemble des PJ même si elles ne sont pas obligatoires et une erreur relevée par une PJ non exigée peut conduire à un débet.
Après je comprends la logique du comptable qui se simplifie son contrôle ; mais on peut analyser ça comme un manque de confiance dans le travail du gestionnaire.
Et si le travail du gestionnaire comporte des erreurs de liquidation je rejette le mandat tout simplement ; et si il faut en rejeter 20 je le ferai ; cela dit les gestionnaires des ER du groupement font bien leur job et donc un rejet reste l'exception.

certes mais avec des centaines de missions à gérer chaque semaine il est plus simple de demander les pièces que de contrôler soi même sur le site. Chaque situation est différente. Ce ne sont certes pas des pièces obligatoires mais les pièces peuvent être, selon les logiciels, dématérialisées et c'est un atout dans ce cas.

crapougnaute a écrit:

certes mais avec des centaines de missions à gérer chaque semaine il est plus simple de demander les pièces que de contrôler soi même sur le site. Chaque situation est différente. Ce ne sont certes pas des pièces obligatoires mais les pièces peuvent être, selon les logiciels, dématérialisées et c'est un atout dans ce cas.

C'est en effet plus simple ; mais quelque part c'est faire reporter la charge du contrôle du comptable pour partie sur le gestionnaire. Je ne dis pas que c'est mal et ça peut se faire en bonne intelligence.

Nicolas a écrit:

Cependant si un collègue rechigne il faudra argumenter et là ...

Quand on en a un .... qui reste suffisamment longtemps ... avec une équipe solide pour l'épauler.

Argumenter on l'a fait, rejeter on l'a fait.

J'en paye un "paquet" aussi et je ne les demandes pas en PJ.
Cependant ma délibération précise le site qui défini la distance et le type de calcul.
A mon arrivée, je vérifiais systématiquement les distances.
Désormais, je procède par sondage.

volcan a écrit:

crapougnaute a écrit:

certes mais avec des centaines de missions à gérer chaque semaine il est plus simple de demander les pièces que de contrôler soi même sur le site. Chaque situation est différente. Ce ne sont certes pas des pièces obligatoires mais les pièces peuvent être, selon les logiciels, dématérialisées et c'est un atout dans ce cas.

C'est en effet plus simple ; mais quelque part c'est faire reporter la charge du contrôle du comptable pour partie sur le gestionnaire. Je ne dis pas que c'est mal et ça peut se faire en bonne intelligence.

Autant je rale quand l'AC demande une pièce non obligatoire mais lui simplifiant ses contrôles mais chronophage pour moi. Autant là, je mets systématiquement le calcul du trajet car devant le vérifier moi-même, il ne me reste plus qu'à imprimer la page en question.

Au passage, depuis un an (j'ai du mal à m'y faire), l'AC me réclame le barême des indemnités kilométriques à chaque mandat de FD. Je vais m'y plier mais je trouve bizarre de devoir joindre l'extrait d'un texte réglementaire en PJ. A ce rythme, je vais imprimer une partie du site legifrance à chaque mandatement.

TiTI a écrit:

D'autre part, un acte a été voté en CA pour le remboursement des frais de déplacement qui indique que le trajet le plus court via le guide Michelin sera retenu, donc ça fait l'objet d'un contrôle.

Rien à redire, dans ce cas.

Heu si à redire. Ce n'est pas le CA qui peut indiquer les pièces qui doivent figurer à l'appui des mandatement.
Pour ma part, le contrôle par sondage sur le calcul des km suffit largement.

Avec un petit 'truc' qui peut aider les collègues.

C'est rien mais cela a changé la vie des collègues des ER et de l'AC. Le nombre de km devant être pris en compte (viamachin ou maptruc) est indiqué dans l'OM.

Nicolas a écrit:

Heu si à redire. Ce n'est pas le CA qui peut indiquer les pièces qui doivent figurer à l'appui des mandatement.
Pour ma part, le contrôle par sondage sur le calcul des km suffit largement.

Avec un petit 'truc' qui peut aider les collègues.

C'est rien mais cela a changé la vie des collègues des ER et de l'AC. Le nombre de km devant être pris en compte (viamachin ou maptruc) est indiqué dans l'OM.

Oui, qu'un acte du CA fixe et précise les modalités de remboursement dans le respect des textes c'est parfait mais cela ne modifie pas la liste des PJ prévue par le décret de 2016... liste d'ailleurs réduite puisque je rappelle que les autorisations d'utiliser le véhicule perso, les tickets, billets, carte grise, etc... ne sont pas à transmettre.
Et oui l'indication du KM sur l'OM est un plus.