pièces justificatives OR

bonjour,

quelles sont les pièces justificatives dont a besoin le comptable à l'appui des OR faits dans GFC pour les recettes (chèques+espèces) réceptionnées par le comptable en régie?

le journal général de la régie? le journal divisionnaire? ...

merci,

Peu importe qui encaisse les recettes, d'ailleurs l'OR précéde l'encaissement ( ), les pièces justificatives ne varient pas.
Les documents de régie ne sont donc pas en principe des PJ de recette.

euh... sauf erreur de ma part, l'OR ne précède pas l'encaissement.
j'ai encaissé dans ma régie. cet encaissement a été validé par le comptable qui a réceptionné les recettes et acté cet encaissement dans sa comptabilité générale.
je dois ensuite faire un OR (en miroir) dans la comptabilité budgétaire de ladite comptabilité du comptable.
ce que j'écris ressemble un peu à du charabia mais il me semble que c'est ainsi... l'encaissement de la régie - s'il est par exemple illégal - a pour conséquence ne pas voir se réaliser la validation de l'encaisse (en compta géné et en compta bud). et donc dans ce cas de figure l'encaissement est bloqué et il n'y a ensuite pas d'OR...


le comptable n'a besoin de rien lorsque je fais mon OR car c'est une simple régul pour faire coïncider ma compta bud avec la compta géné. mais le comptable peut arguer qu'il a besoin de retracer l'origine de la recette et donc me demander d'où elle vient.

Je laisse pour ma part faire la réponse à Volcan qui est très pédagogue car là on part de loin !


Va voir la M9-6 dans sa partie recettes, c'est une vraie mine d'info. tu trouveras la justification à ce que t'as dit le maître.

pour l'OR avant l'encaissement.
Normalement les seuls encaissements avant OR devraient être les OC et les tickets repas.
Tous les autres encts mis sur les comptes 4718x ou 4191x doivent être pris en charge après OR.
Mais les PJ pour l'OR ne doivent pas être la référence aux encts, mais la facture ou l'acte d'acceptation du don ou la liste des élèves participant aux voyages, etc....

volcan a écrit:

Les documents de régie ne sont donc pas en principe des PJ de recette.

Pas en tant que tels, mais pour certains OR, c'est quand même pratique d'avoir, par la régie, une liste d'élèves et un montant en face (Objets confectionnés, dégradations). Pour justifier de la recette, quelle différence avec une liste autre ?

A part ça bien sûr que l'OR est censé être fait avant l'encaissement.
Faut juste commencer par en convaincre certains AC qui se fondent toujours sur l'encaissement avant de daigner bouger un doigt, faire l'OR ou payer une facture.

franck O. a écrit:

euh... sauf erreur de ma part, l'OR ne précède pas l'encaissement.
j'ai encaissé dans ma régie. cet encaissement a été validé par le comptable qui a réceptionné les recettes et acté cet encaissement dans sa comptabilité générale.
je dois ensuite faire un OR (en miroir) dans la comptabilité budgétaire de ladite comptabilité du comptable.
ce que j'écris ressemble un peu à du charabia mais il me semble que c'est ainsi... l'encaissement de la régie - s'il est par exemple illégal - a pour conséquence ne pas voir se réaliser la validation de l'encaisse (en compta géné et en compta bud). et donc dans ce cas de figure l'encaissement est bloqué et il n'y a ensuite pas d'OR...


le comptable n'a besoin de rien lorsque je fais mon OR car c'est une simple régul pour faire coïncider ma compta bud avec la compta géné. mais le comptable peut arguer qu'il a besoin de retracer l'origine de la recette et donc me demander d'où elle vient.

Oui, on part quand même d'assez loin.
Déjà le comptable a besoin d'un OR pour encaisser sauf à mettre les sommes en avances (419) ou en 471. C'est d'ailleurs pour cela que les tickets repas et les OC sont mis sur un compte 471 car ce sont des recettes où l'encaissement précède l'OR. C'est également pour cela que les comptes 411 et 463 de peuvent être créditeurs.

C'est l'ordre de recette émis par l'ordonnateur et transmis au comptable qui permet à ce dernier de prendre l'encaissement en compte et le cas échéant d'engager un recouvrement. Ce n'est pas l'encaissement qui justifie l'ordre de recette.

Allons plus loin, le comptable peut rejeter des ordres de recettes pour - notamment - défaut de base légale ; il ne peut rejeter une régie au motif que certaines sommes seraient "illégales".

Et lorsque je réceptionne un OR ce n'est JAMAIS une régularisation des sommes encaissées. L'OR doit comporter quantité d'éléments décrits ici :
http://gestionnaire03.fr/page8117.html

Mais j'ai compris, ce post c'était un poisson ; j'ai failli me faire avoir.

franck O. a écrit:

le comptable n'a besoin de rien lorsque je fais mon OR car c'est une simple régul pour faire coïncider ma compta bud avec la compta géné.

Allez ! Allez ! Dis-moi que ton comptable est formateur académique. Allez ! Allez !

franck O. a écrit:

l'encaissement de la régie - s'il est par exemple illégal

En quoi un encaissement serait-il illégal ?
Si M. Tartempion ou bien l'organisme Trucbidule verse une somme sur le compte de l'EPLE, on ne peut pas refuser. On encaisse, sur un compte d'avance ou un compte d'attente. Ensuite soit on peut utiliser le montant versé et on fait un OR avec les PJ qui vont bien, soit on demande un RIB et on fait un OP pour rendre l'argent.

merci pour vos remarques, notamment la pédagogie du Volcan, qui doit être formateur quelque part je présume du côté du 03.

juste pour préciser mon intervention, ce qui va sûrement vous énerver davantage encore...

dans mon cas, il s'agit d'OC. Il n'y a pas eu d'OR. Je suis venu avec le montant de ma régie de recettes. Je l'ai remis à mon comptable. j'avais quelques pièces justificatives (vote des tarifs en CA, factures). certes j'aurais pu faire l'OR concomitamment mais ça n'a pas été le cas. mon comptable a fait ses manip (classe 4 et classe 5... le 5159 je crois... reste plus que que le 5151 in fine. c'est pour ça que je parle de régul. Me reste plus qu'à faire mon OR, qui fera coïncider ma compta budgétaire avec la compta générale. après, peut-être que quelque chose m'échappe le fric serait resté en classe 4...?

j'ai parcouru la fiche gestionnaire03 (très clair, très précis, très bien)... mais par rapport à la remarque de Winnie sur l'encaissement illégal (chose impossible)... je pensais qu'il pouvait y avoir un faisceau d'indices qui justifie le refus du comptable. Imaginons des PJ incohérentes (facture biffée, illisible, pas claire... manque d'info... incohérence de dates, de montants...). quelque chose qui laisse à penser qu'il  y a un problème...

Citation :

j'ai parcouru la fiche gestionnaire03 (très clair, très précis, très bien)... mais par rapport à la remarque de Winnie sur l'encaissement illégal (chose impossible)... je pensais qu'il pouvait y avoir un faisceau d'indices qui justifie le refus du comptable. Imaginons des PJ incohérentes (facture biffée, illisible, pas claire... manque d'info... incohérence de dates, de montants...). quelque chose qui laisse à penser qu'il  y a un problème...

Tu parles de PJ et ce que tu mentionnes peuvent être des PJ jointes à l'OR mais pas à la régie.
 Dans ce cas, la régie aura bien été encaissée et l'encaissement "litigieux" mis sur un compte d'attente. L'OR qui comportera ce genre de pièce sera lui rejeté car non valable, pertinent....

En matière d'OR, je m'interroge lorsque l'on reçoit notifications des subventions,  peut-on faire les OR aussitôt avec la notif comme pièce justificative ou faut-il attendre d'avoir des dépenses ?
Je demande cela parce que mon gestionnaire-comptable, a ouvert des lignes au budget alors que les notifs n'étaient pas acquises, donc maintenant qu'elles le sont, je vois pas pourquoi il faudrait attendre les dépenses ?

Par ailleurs, comme j'ai des subv. je vais devoir faire des DBM
Sur GFC ça "beug", je m'y prends certainement mal.
J'ai une prévision de recettes que j'ai indiquée lors de la création du budget. Cette recette (une subvention de la Région de 1500 € pour faire simple, j'ai la notif) je  dois donc modifier et faire une DBM pour info ?
Je vais dans GFC je mets -1000 € dans ma ligne émettrice (AP-AIDES-2fameval) et +1500 € dans ma ligne réceptrice (AP-CRB-2fam et là je voudrais enlever "eval" mais) rien à faire, GFC ne me propose pas "ok"
Quelqu'un a une idée de ce qui coince ?
Merci

c'est pas le code qui bloque mais l'égalité
Tu pourras jamais faire une DBM avec +1500 d'un côté et -1000 de l'autre
Il te faut la même somme.

l'OR peut-il ne reprendre que le montant global des recettes de la régie sans reprendre tout dans le détail (dès lors que ça a déjà été fait dans la régie)?
ex: indiquer "voyage1" et pas le montant versé par chaque élève, ou "clients OC" et pas le montant versé par chaque client...

Oui du moment sur la PJ figure le détail par contre

invité72 a écrit:

l'OR peut-il ne reprendre que le montant global des recettes de la régie sans reprendre tout dans le détail (dès lors que ça a déjà été fait dans la régie)?
ex: indiquer "voyage1" et pas le montant versé par chaque élève, ou "clients OC" et pas le montant versé par chaque client...

Et bien non.
D'abord et surtout parce que l'OR des voyages doit être pris avant les encaissements correspondants. Je sais, mais c'est comme ça que ca devrait être.
Ensuite parce que l'OR n'est pas fait du montant des versements mais du montant qui devrait être versé. La PJ n'est donc pas la liste des encaissements (ce qui d'ailleurs prouve au juge des comptes que la procédure de l'OR préalable n'est pas respectée) mais la liste des élèves participants au voyage. Liste permettant au comptable de vérifier le cas échéant qui n'a pas payé et donc de recouvrer la créance.
Pour les droits constatés vous mettez en PJ les FQE ?

Et puis un peu de sérieux, la liste d'élèves elle existe déjà forcément et ca prend deux minutes. Pour les OC il y a le bulletin de fabrication.

X participants à  xxx € (voir liste jointe) soit xxx € ; avec acte du CA fixant le tarif.

Bozinchu a écrit:

c'est pas le code qui bloque mais l'égalité
Tu pourras jamais faire une DBM avec +1500 d'un côté et -1000 de l'autre
Il te faut la même somme.

Bonjour,
Ah ok, alors comment modifier ces deux lignes dans le budget ??
je dois supprimer le montant prévu initialement et mettre le montant exact attribué par la sub. qui est supérieur

Budget initial prévision : AP 6 SUBV : 1000 - AP 7 SUBV : 1000
Avis de subvention 1500
DBM : AP 6 SUBV : 500 - AP 7 SUBV : 500

volcan a écrit:

Budget initial prévision : AP 6 SUBV : 1000 - AP 7 SUBV : 1000
Avis de subvention 1500
DBM : AP 6 SUBV : 500 - AP 7 SUBV : 500

Yes, ça y est, en fait je me mélangeais les neurones entre la ligne "émettrice" et la ligne "réceptrice", je commençais par enlever des sous où il n'y avait rien....
J'ai donc enlevé 1000, en recettes (émettrice) ET en dépenses (réceptrice) avant de refaire une autre DBM de 1500 en recettes ET en dépenses.
C'est bon
Je n'en ai fait que 2 ou 3 depuis le début de l'année, et sans tuteur et sans formation.....mais ça va, le forum m'aide beaucoup
Merci Volcan  

Euh, pourquoi diantre avoir enlevé la première prévision au lieu de la compléter ?

volcan a écrit:

invité72 a écrit:

l'OR peut-il ne reprendre que le montant global des recettes de la régie sans reprendre tout dans le détail (dès lors que ça a déjà été fait dans la régie)?
ex: indiquer "voyage1" et pas le montant versé par chaque élève, ou "clients OC" et pas le montant versé par chaque client...

Et bien non.
D'abord et surtout parce que l'OR des voyages doit être pris avant les encaissements correspondants. Je sais, mais c'est comme ça que ca devrait être.
Ensuite parce que l'OR n'est pas fait du montant des versements mais du montant qui devrait être versé. La PJ n'est donc pas la liste des encaissements (ce qui d'ailleurs prouve au juge des comptes que la procédure de l'OR préalable n'est pas respectée) mais la liste des élèves participants au voyage. Liste permettant au comptable de vérifier le cas échéant qui n'a pas payé et donc de recouvrer la créance.
Pour les droits constatés vous mettez en PJ les FQE ?

Et puis un peu de sérieux, la liste d'élèves elle existe déjà forcément et ca prend deux minutes. Pour les OC il y a le bulletin de fabrication.

X participants à  xxx € (voir liste jointe) soit xxx € ; avec acte du CA fixant le tarif.

Merci de ta correction Volcan, ma réponse était imprécise et ne pouvait concerner que les recettes avec encaissement préalable. Cela va mieux en le disant.
Pour les voyages et bien d'autres choses, effectivement créances préalables avec OR pour suivi des créances ensuite par le comptable