De mon côté, j'ai déjà fait voter des bilans de voyages et ce afin d'avoir une PJ pour l'ordre de réduction de recette et l'ordre de paiement de remboursement aux familles lorsque le coût du voyage est au final moins élevé que prévu.
Au départ, j'ai tenté de faire voter une nouvelle part des familles du montant inférieur à celui initial mais la délibération a été refusée dans DEMACT par l'autorité de contrôle au motif que le montant inférieur n'a pas à être voté. Comme le bilan du voyage ne me semblait pas être une PJ suffisante pour l'ORR et l'OP, j'ai fait voter le bilan en CA....mais sans conviction...

Suite de ce fil.

bilan a écrit:

De mon côté, j'ai déjà fait voter des bilans de voyages et ce afin d'avoir une PJ pour l'ordre de réduction de recette et l'ordre de paiement de remboursement aux familles lorsque le coût du voyage est au final moins élevé que prévu.
Au départ, j'ai tenté de faire voter une nouvelle part des familles du montant inférieur à celui initial mais la délibération a été refusée dans DEMACT par l'autorité de contrôle au motif que le montant inférieur n'a pas à être voté. Comme le bilan du voyage ne me semblait pas être une PJ suffisante pour l'ORR et l'OP, j'ai fait voter le bilan en CA....mais sans conviction...

Il est bien évident que la participation des familles est un acte du CA et que toute modification de ce montant doit faire l'objet d'un nouveau vote.
Je n'imagine pas une seconde qu'un contrôle de légalité rejette une délibération qui fixe (à la baisse ou à la hausse) une tarification ; sinon faut voir d'urgence la DAF du ministère pour qu'elle nomme quelqu'un de compétent au plan académique.
Le comptable a un acte du fixe la participation à 100. Si sans acte il accepte un AOR sur la base d'une nouvelle participation de 80 € il est mis en débet sans l'ombre d'un doute.
Non sérieux c'est une blague ?

L'autorité de contrôle a sans doute voulu encourager la pratique de la fourchette... après tout, qui peut le plus peut le moins!!!

Oui, c'est du second degré...

bilan a écrit:

Au départ, j'ai tenté de faire voter une nouvelle part des familles du montant inférieur à celui initial mais la délibération a été refusée dans DEMACT par l'autorité de contrôle au motif que le montant inférieur n'a pas à être voté.

Tu as peut être utilisé une formulation malheureuse.
Tu revotes un tarif de voyage c'est tout, sans aucun commentaire.

Volcan a écrit :

Il est bien évident que la participation des familles est un acte du CA et que toute modification de ce montant doit faire l'objet d'un nouveau vote.

Le comptable a un acte qui fixe la participation à 100. Si sans acte il accepte un AOR sur la base d'une nouvelle participation de 80 € il est mis en débet sans l'ombre d'un doute.

un doute me vient :
lorsqu'un voyage a été voté à 100 par famille, et que, au final, on rembourse 20 à chaque famille parce qu'on avait trop demandé aux familles, finalement ca revient à baisser le tarif à 80 sans passer par le CA, non ?

volcan a écrit:

...
 Quant à faire voter le bilan par le CA je n'ai jamais compris d'où venait cette légende urbaine qui n'existe dans aucun texte...

et pourtant, dans Odicé   question 181 sur les voyages scolaires :

Un bilan du voyage (pédagogique et financier) est il soumis au vote du CA après chaque voyage ?

Y'a quelques trucs un peu bizarres dans ODICé...

ampelmann a écrit:

un doute me vient :
lorsqu'un voyage a été voté à 100 par famille, et que, au final, on rembourse 20 à chaque famille parce qu'on avait trop demandé aux familles, finalement ca revient à baisser le tarif à 80 sans passer par le CA, non ?

Tu négliges un détail : rien n'interdit à l'EPLE de faire du bénef sur les voyages pédagogiques qu'il organise. En tout cas si c'est plus ou moins accidentel.

Dès lors la légalité, c'est l'application de la base de liquidation de l'OR telle qu'établie en CA. L'opportunité de constater que toutes les dépenses ne sont pas faites n'a aucun droit de cité dans l'affaire, en comptabilité publique les recettes sont indépendantes des recettes, et les familles ne sont pas des organismes subventionneurs habilités à conditionner les recettes ordonnancées sur leurs versements. Ou plutôt elles le sont, à travers leurs représentants au CA !

Tu veux dire que les excédents de voyage ne doivent pas être remboursés aux familles ?

c'est contraire à l'article 21 de la loi de finances n° 66-948 du 22 décembre 1966

ampelmann a écrit:

Volcan a écrit :

Il est bien évident que la participation des familles est un acte du CA et que toute modification de ce montant doit faire l'objet d'un nouveau vote.

Le comptable a un acte qui fixe la participation à 100. Si sans acte il accepte un AOR sur la base d'une nouvelle participation de 80 € il est mis en débet sans l'ombre d'un doute.

un doute me vient :
lorsqu'un voyage a été voté à 100 par famille, et que, au final, on rembourse 20 à chaque famille parce qu'on avait trop demandé aux familles, finalement ca revient à baisser le tarif à 80 sans passer par le CA, non ?

On ne rembourse pas comme cela les familles. Exemple, si le tarif adopté en CA pour les familles est de 100€ et que le coût final n'est que de 80€, la procédure est la suivante :
acte du CA pour fixer les tarifs à 100€
OR de 100€ x nb élèves
on s'aperçoit qu'il ne faudrait demander que 80€ aux familles
acte du CA pour fixer les tarifs à 80€
AOR de 20€ x nb élèves
Remboursement des éventuels excédents de versement aux familles (excédents par rapport au tarif de 80€)

En fait le remboursement est la conséquence de l'AOR qui prend en compte la modification du tarif.
Dans ton exemple, s'il n'y a pas d'acte du CA fixant le nouveau tarif à 80€, il n'y a pas de fondement juridique pour un AOR de 20€/élève. Donc pas de raison de rembourser les familles qui doivent toujours 100€ en application du tarif voté.

S'il y a remboursement sans AOR, alors le compte 4118 sera débiteur...

Pour compléter : un comptable digne de ce nom ne peut pas accepter un AOR sur une participation des familles sans l'acte du CA fixant la nouvelle participation ; et sans AOR il ne peut rembourser.
Je rappelle que pour le juge des comptes un AOR est assimilé à un mandat et que je peux trouver des centaines de mise en débet pour des AOR sans les bonnes PJ.

Donc si j'ai bien compris, si on a des excédents, soit on les garde pour le lycée (réponse de l'IZ ci dessus), soit on les rembourse à la seule condition que le tarif familles soit modifié en conséquence par le CA.

Dans le premier cas, cela aboutit en général à ce que la part des accompagnateurs se réduise d'autant et qu'on mette l'établissement dans l'illégalité (part accompagnateur financée partiellement, ou en totalité, par les familles)
Dans le deuxième cas, il faut repasser devant le CA pour ajuster le tarif en fonction des reliquats constatés et pouvoir ainsi rembourser les trop perçus aux familles.

(long soupir...)

Pourquoi un soupir ? Le code de l'Education prévoit que le CA fixe les tarifications.... donc en cas de modification à la baisse ou à la hausse d'une tarification il faut un acte du CA. Je rappelle que fixer un montant maxi ou une fourchette est illégal car cela reviendrait in fine à donner au CE le soin de fixer le tarif final, il s'agirait d'une délégation sans texte... donc impossible.

ampelmann a écrit:

soit on les garde pour le lycée (réponse de l'IZ ci dessus)

Non, le lapin gruge. Il n'y a rien qui permet de garder l'argent.

ampelmann a écrit:

Donc si j'ai bien compris, si on a des excédents, soit on les garde pour le lycée (réponse de l'IZ ci dessus), soit on les rembourse à la seule condition que le tarif familles soit modifié en conséquence par le CA.

Dans le premier cas, cela aboutit en général à ce que la part des accompagnateurs se réduise d'autant et qu'on mette l'établissement dans l'illégalité (part accompagnateur financée partiellement, ou en totalité, par les familles)
Dans le deuxième cas, il faut repasser devant le CA pour ajuster le tarif en fonction des reliquats constatés et pouvoir ainsi rembourser les trop perçus aux familles.

(long soupir...)

Un excédent, c'est la différence entre ce que doit une personne (montant de l'OR pour la prestation) et ce qu'elle a versé en trop pour cet OR. Le remboursement n'est qu'une conséquence de l'application des tarifs votés par le CA.

Un excédent a vocation à être reversé à la personne qui a trop versé, il n'y a pas besoin d'acte spécifique du CA pour autoriser le remboursement. On regarde juste l'écart entre ce qui a été réellement payé par rapport à ce qui aurait du être payé.

Enfin, les excédents ne sont pas acquis à l'établissement  (sauf en dessous d'un seuil et s'il n'est pas réclamé par la personne dans un délai de 3 mois). Il n'y a donc (hors les cas particuliers) d'enrichissement de l'établissement grâce aux excédents non remboursés.

Dans ton exemple, à l'issue du séjour il y a nécessité de revoir le financement du séjour et en particulier la part des familles (parce que le coût unitaire du voyage a diminué et que la part accompagnateur est supporté partiellement par les familles). Il faut donc revoir la participation des familles et faire voter un nouvel acte fixant les tarifs. De cette décision du CA découlera d'éventuels excédents à rembourser.

volcan a écrit:

Pourquoi un soupir ? Le code de l'Education prévoit que le CA fixe les tarifications.... donc en cas de modification à la baisse ou à la hausse d'une tarification il faut un acte du CA. Je rappelle que fixer un montant maxi ou une fourchette est illégal car cela reviendrait in fine à donner au CE le soin de fixer le tarif final, il s'agirait d'une délégation sans texte... donc impossible.

il va donc falloir que je passe ces fameux bilans de voyage devant le CA pour faire voter les modifs de tarif, ce qui me permettra alors de rembourser les familles.


Je soupire parce que je me rends compte, à quelques mois de la retraite, que je ne suis toujours pas dans les clous sur les voyages...
Bon, la bonne nouvelle, c'est que j'ai encore appris quelque chose aujourd'hui !

ya pu ka ! 

Le bilan des voyages n'est qu'un document informatif qui n'est pas voté. Effectivement il peut servir de base pour un acte modifiant la participation des familles.
A titre perso, lorsqu'il n'y a pas besoin de revoir les tarifs, ce bilan est simplement inclus dans le rapport de l'ordo du COFI.

J-M a écrit:

Non, le lapin gruge. Il n'y a rien qui permet de garder l'argent.

M'étonne pas de lui. C'est un  voyou.

Une caillera du 9.3

J-M a écrit:

Non, le lapin gruge. Il n'y a rien qui permet de garder l'argent.

Ah, le CA a donc une compétence liée ? Il n'y a que lui qui peut organiser un changement de tarif et rendre possible un AOR, et il est obligé de voter le changement de tarif ? Et s'il ne le vote pas, ou pas le bon montant, le CE et/ou le comptable vont en prison ?

ampelmann a écrit:

M'étonne pas de lui. C'est un voyou.

volcan a écrit:

Une caillera du 9.3

Les CA avec lesquels j'ai le douteux privilège de devoir travailler sont nettement plus cailleras que moi...

L'intendant zonard a écrit:

J-M a écrit:

Non, le lapin gruge. Il n'y a rien qui permet de garder l'argent.

Ah, le CA a donc une compétence liée ? Il n'y a que lui qui peut organiser un changement de tarif et rendre possible un AOR, et il est obligé de voter le changement de tarif ? Et s'il ne le

Je suis d'accord avec le lapin. Il faut que l'ordonnateur fasse le nécessaire. Si il ne fait rien ou que le CA refuse le changement de tarif, c'est pas bien... mais en qualité de comptable je m'en moque : le bilan des voyages c'est pas mon job étant donné que je ne connais que le service AP dans sa globalité. Sauf erreur de ma part rien n'oblige dans le service AP à distinguer les recettes et dépenses des voyages des autres dépenses du service.

Bonjour,

En cas d'excédents non remboursés aux familles, faut-il attendre la prescription quadriennale pour faire un OR exceptionnel ?

Ouaip, j'avais mal lu le Lapin. J'avais compris qu'il décidait de garder les reliquats pour un autre voyage. Comme y a pas de reliquats (d'un point vue juridique, même si dans les faits y en a pas). Rien n'oblige à rembourser si le CA refuse la modification de tarif.
Vous pouvez tout de même le signaler à la tutelle académique.

Sauf que rien ne permet à l'AC de savoir cela. Il juge le service, pas les codes activités...

neofite a écrit:

En cas d'excédents non remboursés aux familles, faut-il attendre la prescription quadriennale pour faire un OR exceptionnel ?

Les sommes appartenant aux familles, constatées après par exemple un AOR, doivent être transférées au 4664 pour être restituées par OP.

Je recommande vivement la subdivision du 4664 pour conserver la traçabilité de tout cela, et je le fais par millésime, justement pour faciliter les OR de prescription. Mode d'emploi et documents tout faits là : http://www.intendancezone.net/spip.php?article788

Pour ma part, une fois les factures d'hébergement, transport, visites ou autres payées, s'il reste de l'argent (ce qui est presque toujours le cas, car on demande un tarif arrondi aux familles), cet argent sert à acheter d'autres choses en lien avec le voyage en question: des bouteilles d'eau, des goûters, trousses à pharmacie, pourquoi pas du papier ou de l'encre en cas de distribution de livrets aux élèves…..
et ainsi, rien à rembourser.
Biensûr cela ne vaut que pour un reliquat pas trop élevé...

la trousse à pharmacie et les bouteilles d'eau après le bilan du voyage c'est un peu tiré par les cheveux....

Excédents, reliquats, ces notions sont un peu enchevêtrées, non?
Il faut rappeler comme d'autres dans ce fil que:
- tant qu'un tarif n'est pas revoté à la baisse, il n'y a ni excédent, ni reliquat.
- qu'il n'y a nulle obligation de revoir un tarif après le voyage, sauf si le bilan fait apparaître une prise en charge par l'EPLE du coût des accompagnateurs inférieure au prix de revient du voyage de ces derniers.

C'est étonnant et sans doute unique dans la sphère publique ce mode de gestion du tarif des prestations qui voudrait qu'on évalue le coût de la prestation a posteriori pour ensuite ajuster le tarif déjà acquitté à ce coût.
Au vu du prix de revient des repas, fait-on revoter à la baisse les tarifs pour rembourser les familles?
Une collectivité fait-elle de même pour les entrées à la piscine?
Parfois, nous nous enchainons nous-mêmes, et en rajoutant un boulet au bout en plus.

Donc si le budget initial d'un voyage est bien fait, en majorant un peu la participation de l'EPLE pour les accompagnateurs, les éventuels écarts en dépenses au moment du bilan seront compensés par une baisse de la participation relative aux accompagnateurs. Et pas besoin de revoir le tarif.
Un cas qui peut nous obliger à revoir le tarif à la baisse en revanche, est l'affectation aux voyages de ressources non connues au moment du montage du budget initial (dons en particulier).

cavalier solitaire a écrit:

Donc si le budget initial d'un voyage est bien fait, en majorant un peu la participation de l'EPLE pour les accompagnateurs, les éventuels écarts en dépenses au moment du bilan seront compensés par une baisse de la participation relative aux accompagnateurs. Et pas besoin de revoir le tarif.
Un cas qui peut nous obliger à revoir le tarif à la baisse en revanche, est l'affectation aux voyages de ressources non connues au moment du montage du budget initial (dons en particulier).

Je rappelle aussi que les voyages ne sont plus gérés en N3 et que par conséquent le coût d'un voyage n'est pas forcément individualisé dans GFC... et que ce n'est pas (à mon avis perso que j'ai) le boulot du comptable de vérifier l'équilibre financier du voyage du moment que les crédits sont disponibles en AP.

cavalier solitaire a écrit:

C'est étonnant et sans doute unique dans la sphère publique ce mode de gestion du tarif des prestations qui voudrait qu'on évalue le coût de la prestation a posteriori pour ensuite ajuster le tarif déjà acquitté à ce coût.
Au vu du prix de revient des repas, fait-on revoter à la baisse les tarifs pour rembourser les familles?
Une collectivité fait-elle de même pour les entrées à la piscine?
Parfois, nous nous enchainons nous-mêmes, et en rajoutant un boulet au bout en plus.

Mais dans le cas où le programme sur lequel a été établi le tarif n'a pu être respecté (visites annulées, etc...) et la facture baissée d'autant en conséquence, il est normal de revoir le tarif et de prévoir un remboursement.