Menues dépenses

Bonjour,

Je sors d'un audit interne qui s'est plutôt bien passé mais qui souligne quelques pistes d'amélioration sans pour autant faire de préconisations.
Aussi, je souhaitais avoir l'avis des collègues du forum pour améliorer certaines pratiques, notamment concernant les menues dépenses effectuées par le corps enseignant (dépenses relativement nombreuses dans mon établissement).

Jusqu'à présent, une avance pour menues dépenses était remise aux coordonnateurs de discipline qui s'assuraient eux-mêmes du remboursement des dépenses auprès des professeurs de l'équipe et qui ramenaient les pièces justificatives au service d'intendance.
Le rapport d'audit s'attache à souligner le respect du principe d'autorisation de la dépense puisque chaque avance pour menues dépenses est précédée d'une autorisation de dépense signée par l'ordo. Néanmoins, le rapport pointe certaines entorses au principe d'autorisation puisque certaines pièces justificatives ont une date antérieure à la date du document d'autorisation de dépense. D'autre part, ces mêmes pièces justificatives ont aussi une date antérieure à la date de l'avance, ce qui pose un problème car le compte 548 est bien réservé aux "avances".
J'ai réuni les coordonnateurs pour essayer de comprendre le problème. Ceux-ci m'indiquent qu'ils notifient à l'ensemble de l'équipe le montant d'avance et que certaines personnes de l'équipe sont ensuite chargées d'effectuer les dépenses. Le problème, c'est que personne (à part le coordonnateur) n'a une vision d'ensemble des dépenses. Ainsi, l'avance peut avoir été épuisée alors que d'autres dépenses ont été faites entre temps, dépenses qui seront alors remboursées aux professeurs grâce à l'avance suivante. Compte tenu du grand nombre de professeurs dans certaines disciplines, le problème me semble insoluble.

Certains collègues ont-ils déjà rencontré le même problème ? Quelles solutions à apporter au problème ? Est-ce que certains collègues ont laissé tomber les avances pour menues dépenses et mandatent directement les dépenses à rembourser aux différents professeurs ? Dans un tel cas, il me semble alors possible de continuer avec les seuls documents d'autorisation de dépense, de faire les engagements correspondants et de faire ensuite les mandats en remboursement aux professeurs.

Merci par avance pour vos retours... et bon week-end à tous.

hello,

Ici je n'ai que deux avances pour menues dépenses de 80 € chacunes pour la svt et la physique/chimie. Pour toutes les autres disciplines, c'est bon de commande obligatoire ; et très à la marge, une DAO en espèces quand vraiment faire autrement rendrait les choses trop compliquées pour une dépense inférieure à 50 €.

Ce sont les coordonnateurs de discipline qui sont détenteurs de l'avance et qui voient avec leurs collègues qui achète quoi. J'ai fait la grosse voix au début en expliquant qu'il était hors de question de dépasser le montant de l'avance (on ne peut pas dépenser de l'argent qu'on n'a pas) et que je voulais un état précis avec tous les justificatifs. Les deux profs sont sérieux (et sympas, ce qui ne gâche rien) et ça se passe très bien !

Les autres disciplines ont fait la tronche, car ils avaient l'habitude de dépenser d'abord et de se faire rembourser ensuite ; mais je m'en fous, c'est comme ça épissétou. Le principe comptable c'est la dépense avec ordonnancement préalable, donc c'est pas négociable (sauf exceptions sus-mentionnées). Surtout, je ne vois pas ce qui justifierait une avance pour menues dépenses pour bon nombre de disciplines...

Pour ce qui est de rembourser directement par virement, je ne suis pas pour du tout non plus. Je le fais, à la marge également, quand l'ordo dit "si si si on va rembourser, même s'il a dépensé sans autorisation". Dans ces cas, je rembourse par virement et non en espèces, avec certificat de l'ordo à l'appui (en plus du justificatif).

J'ai le sentiment que dans ton cas, comme dans mon bahut à mon arrivée, c'est surtout un problème de mauvaises habitudes qu'il est difficile de changer. Mais je peux t'assurer qu'on y arrive, avec beaucoup de grincements de dents certes, avec des loupés aussi ; mais peu à peu c'est entré dans les testons !

Lady Gagathe a écrit:

mais je m'en fous, c'est comme ça épissétou. Le principe comptable c'est la dépense avec ordonnancement préalable, donc c'est pas négociable

je ne retiendrais que ça du discours de la brebis..
Chez moi pas de régie d'avance, ni d'avance pour menue dépense.
Même en sciences, le prof s'arrange pour commander les produits et autres consommables dont il a besoin ...

Nous sommes un petit établissement qui avait de mauvaises habitudes quand je suis arrivée. Depuis, c'est très à la marge, si besoin d'une menue dépense, on vient m'en parler avant sinon pas de remboursement. Aucun prof n'a d'avance. On a des comptes ouverts un peu partout même dans les commerçants du coin, donc j'ai très très peu de menues dépenses.

Merci pour vos réponses.

J'ai oublié de le préciser mais je travaille à l'étranger, dans un pays où les relations commerciales ne sont pas nécessairement basées sur la confiance (ainsi, les petits commerçants ne délivrent jamais la marchandise à crédit et le fait de représenter une institution publique française n'est pas pour eux un gage de garantie, cela d'autant plus que l'établissement n'a pas la personnalité juridique).

Dans ces conditions (et celles mentionnées plus haut), il me semble vraiment difficile de mettre fin à la pratique des menues dépenses.

D'un point de vue réglementaire, y a-t-il un obstacle à ce que les dépenses, après avoir été autorisées par l'ordo, soient dans un deuxième temps mandatées sur le compte de l'enseignant comme n'importe quelle autre dépense (après service fait et après ordonnancement) ?

Merci par avance.

Deby de la compta a écrit:

J'ai oublié de le préciser mais je travaille à l'étranger, dans un pays où les relations commerciales ne sont pas nécessairement basées sur la confiance (ainsi, les petits commerçants ne délivrent jamais la marchandise à crédit et le fait de représenter une institution publique française n'est pas pour eux un gage de garantie, cela d'autant plus que l'établissement n'a pas la personnalité juridique).

Dans ces conditions (et celles mentionnées plus haut), il me semble vraiment difficile de mettre fin à la pratique des menues dépenses.

J'en conviens aisément. en revanche, un minimum de contrôle préalable ne ferait pas de mal : il faut utiliser le prétexte de l'audit pour faire cesser les avances pour menues dépenses, et les profs devront avancer. On rembourse rubis sur l'ongle, évidemment. J'ai mis en place un système dans lequel toute demande de remboursement par un prof passe par le CE ou son repésentant (pour cela, l'adjoint ou le chef de travaux conviennent parfaitement), qui la valide. Ainsi le gestionnaire-comptable ne s'implique pas dans l'opportunité de la dépense, elle reste extérieure au service d'intendance et ça dépassionne le sujet. A cette condition, remboursement immédiat systématique.

Deby de la compta a écrit:

D'un point de vue réglementaire, y a-t-il un obstacle à ce que les dépenses, après avoir été autorisées par l'ordo, soient dans un deuxième temps mandatées sur le compte de l'enseignant comme n'importe quelle autre dépense (après service fait et après ordonnancement) ?

Je l'ai pratiqué au Greta, pour éviter de devoir transmettre des enveloppes à travers le département : il suffit d'indquer la personne qui a fat une avance comme tiers.

Je leur fais remplir une bafouille pour accompagner leurs petits tickets, dans laquelle ils attestent que la dépense avait été faite dans l'intérêt du service (ca va mieux en le disant, ai-je pensé), et précisent leur RIB.

http://www.intendancezone.net/spip.php?page=recherche&recherche=DAO

Merci à toi l'IZ pour la clarté de ta réponse. Afin de renforcer le contrôle sur ces dépenses, je pensais effectivement faire :
1) un acte d'autorisation de la dépense (précisant la personne concernée, l'objet, le fait qu'il ne peut s'agir que de dépenses au comptant sans engagement juridique de l'établissement, le montant maximum et la période).
2) un acte de demande de remboursement de la dépense.

c'est lié au choc de simplification?
ici chaque "matière" gère en direct une partie de "ses crédits", soit par des commandes auprès de mes services soit en menues dépenses de moins de 30 €. si au delà on vient d'abord me demander, je vérifie les disponibles, si le montant exact est connu je donne les sous au prof ou agent (mon dieu! il a donné 32 écus à un malfaisant, c'est de la gestion comptable de fait!), sinon ils font l'avance et je rembourse au vu de la pj. et comme on mandate toutes les semaines ou au pire 15 jours c'est clair.
j'attends encore que naisse le juge qui me mettra en débet là-dessus...
il n'y a pas assez de normes, règles, contraintes etc... en France (qui en crève d'ailleurs) qu'il faille encore se faire ch.er pour 40 €?

VMB, le propos c'est de limiter le nombre et le montant de ces opérations, qui sont hors de contrôle. T'aimerais ça, 400 DAO par an totalisant 15 000 € ? C'est ce avec quoi j'aurais abouti après quelques années sur mon précédent poste, si je n'avais pas pris des dispositions. En lieu et place de quoi je suis parvenu à les limiter à une centaine d'opérations pour 2500 € de mouvements.

en quoi est-ce hors de contrôle?
le montant par opération est limité, les crédits aussi, ce sont des dépenses d'opportunité demandant réactivité et simplification, les PJ ne sauraient être négligées. ça ne suffit pas pour contrôler? d'autant plus que si certains voudraient que ça devienne la fête du slip il suffit de couper le robinet!
15 000.00 € c'est 0.7 % des dépenses de mon bahut tout au plus, pas de quoi faire un scandale.