régie de voyage et dépenses antérieures au voyage

Bonjour,

Une petite question : peut-on rembourser sur une régie temporaire de voyage des dépenses antérieures au voyage (préparatifs) ? 

Merci d'avance.

si la régie était exécutoire à une date antérieure aux dépenses en question why not (à condition que ce soit prévu dans les dépenses admissibles).
Un voyage peut s'observer dans sa globalité: avant, pendant, après (DVD, plaquettes...)

Pour les régies temporaires, il faut une date de début et de fin de régie (à préciser dans l'acte de création). Si les dépenses respectent ces deux dates, pas de problème (voir tout de même si les dépenses sont prévues par la régie etc...).

Et bien, je suis heureux de lire vos réponses parce qu'ici, l'AC nous affirme qu'il est IMPOSSIBLE de faire débuter une régie de voyage un jour ou deux avant le départ des élèves!!!....  

 

Et bien chez moi c'est tellement impossible que je fais figurer d'une part la date du voyage et d'autre part les dates de fin et de début de la régie , pas une remarque de la DDFIP à ce jour . En plus c'est juste du bon sens si le prof part un samedi matin à 6 heures , il faut quelqu'un à l'AC à 5 heures pour décaisser ? .... de même il faut bien laisser quelques jours pour laisser le temps au régisseur de ramener ses justificatifs tout propres  à l'AC

Moi je serais contre, car quelles dépenses sont à réaliser avant le voyage sur une régie?
c'est à dire non réalisable par le GM selon le processus habituel?
Mais bon je suis un dictateur   

Si la date regie mentionne 15 avril /15 juin les tickets respectent la date de la regie du prof
Sinon à quoi ça sert de mettre des dates
On peut sans doute avec accord AC prevoir commencement la veille mais on le precise sur la regie ...

Mais quand il y a un preparatif, le prof me demande en amont et je rembourse ce petit achat sur ma regie...
Ensuite s'il y a goûter et expo photo: idem 
Bon de commande ( livres... Denrees) ou menues depenses pour des choses precises si besoin
La regie est faite pour faciliter la vie du prof sur place donc ça ne me choque pas que l'AC refuse des tickets qui ne respectent pas les dates

Bonjour,

Nous n'avons pas fait de régie mais nous avons décaissé 180 € sur les achats au comptant pour un séjour du 5 au 9 mai. L'opération de caisse a eu lieu le 5 mai (reprise après congés de Pâques) et l'argent a été remis au professeur organisateur juste avant le départ. Aujourd'hui, elle nous remet les P.J et...
1/ les tickets de caisse mentionnent qu'elle a utilisé sa C.B
2/ elle a mélangé sur un même ticket des dépenses perso avec celles du séjour et sa répartition n'est pas juste.
3/ elle a dépensé avant d'avoir eu l'argent (pièce en date du 4 mai)

Que feriez-vous ? Intransigeance absolue ou souplesse admise dans la mesure où on n'est pas dans le cadre d'une régie (avec impératifs de date et tout et tout...)
Merci de me donner votre point de vue avant que je n'évoque demain le problème à l'ordonnateur...

Invitée 48 a écrit:

Bonjour,

Nous n'avons pas fait de régie mais nous avons décaissé 180 € sur les achats au comptant pour un séjour du 5 au 9 mai. L'opération de caisse a eu lieu le 5 mai (reprise après congés de Pâques) et l'argent a été remis au professeur organisateur juste avant le départ. Aujourd'hui, elle nous remet les P.J et...
1/ les tickets de caisse mentionnent qu'elle a utilisé sa C.B
2/ elle a mélangé sur un même ticket des dépenses perso avec celles du séjour et sa répartition n'est pas juste.
3/ elle a dépensé avant d'avoir eu l'argent (pièce en date du 4 mai)

Que feriez-vous ? Intransigeance absolue ou souplesse admise dans la mesure où on n'est pas dans le cadre d'une régie (avec impératifs de date et tout et tout...)
Merci de me donner votre point de vue avant que je n'évoque demain le problème à l'ordonnateur...

  voilà ce que je fais. Personnellement, je vois un erreur du gestionnaire (et surement un problème de formation et d'information) qui me semble dans les différents aspects que tu évoques difficilement réparable en intégralité.
Y-a-t-il un document signé, même si ça ne s'appelle pas régie d'avance ?

Bien sûr, nous n'aurions jamais remis l'argent sans signature d'un reçu en contrepartie par l'enseignante ! Vu la modicité de la somme, était-il indispensable de prévoir une régie ???

180€, une somme modique ?
Tu es responsable de ta régie quoi qu'il advienne. Tu dois justifier tes décaissements.
Pour moi la régie d'avance est l'élément incontournable d'un voyage, elle évite justement des situations comme la tienne.
J'essaie si possible de l'intégrer au budget initial pour connaitre les dépenses qui seront effectuées sur place.

Bon, en attendant, ça ne me dit pas ce qu'il faut faire maintenant...Ce n'était pas un jugement que je demandais mais un conseil...

Invitée 48 a écrit:

Bonjour,

Nous n'avons pas fait de régie mais nous avons décaissé 180 € sur les achats au comptant pour un séjour du 5 au 9 mai. L'opération de caisse a eu lieu le 5 mai (reprise après congés de Pâques) et l'argent a été remis au professeur organisateur juste avant le départ. Aujourd'hui, elle nous remet les P.J et...
1/ les tickets de caisse mentionnent qu'elle a utilisé sa C.B
2/ elle a mélangé sur un même ticket des dépenses perso avec celles du séjour et sa répartition n'est pas juste.
3/ elle a dépensé avant d'avoir eu l'argent (pièce en date du 4 mai)

Que feriez-vous ? Intransigeance absolue ou souplesse admise dans la mesure où on n'est pas dans le cadre d'une régie (avec impératifs de date et tout et tout...)
Merci de me donner votre point de vue avant que je n'évoque demain le problème à l'ordonnateur...

1/ Et alors ?
2/ Ce n'est pas bien mais ça n'empêche pas de prendre en charge les dépenses correspondant au voyage
3/ Lui avait-on précisé qu'il fallait attendre le 5 mai ? En plus, comme ce n'est pas une régie, le problème de date devient anecdotique.

Comme l'Anglois, je prends en charge. En recevant le prof et en lui expliquant ce qui serait mieux et pourquoi.
Il serait bon à l'avenir de bien expliquer ce qu'on attend au moment de la remise des fonds, et de formaliser l'avance par un document maison très précis, qui donne un caractère un peu plus solennel au machin. En indiquant une date limite.
Si cela ne fonctionne pas, passer par une régie même pour une petite somme, ainsi la responsabilité du régisseur peut se trouver engagée en cas de problème, et non celle de l'AC.

Invitée 48 a écrit:

Bon, en attendant, ça ne me dit pas ce qu'il faut faire maintenant...Ce n'était pas un jugement que je demandais mais un conseil...

Il faut accepter les règles du jeu du forum. Il est normal et utile pour les autres visiteurs que lorsqu'une procédure est anormale elle soit présentée comme telle afin que les collègues ne fassent pas les mêmes erreurs ; c'est ça aussi l'utilité de ce forum : son aspect "pédagogique".
Vous avez commis une erreur. Ce n'est pas un jugement, mais un constatation. Des erreurs j'en commets personnellement sans doute plusieurs par jour, soit de manière "intentionnelle", soit par manque d'attention ou méconnaissance.  
Mon conseil est à l'avenir de respecter la réglementation et de ne pas renouveler cette procédure anormale.
Si votre régie permet ce type de dépenses, et compte tenu de la somme en jeu, vous pouvez régulariser par DAO. Si votre régie ne vous autorise pas ce type de dépense, voyez avec votre comptable.
Et à l'avenir même pour 50 € faites une régie ou explicitez clairement les règles à respecter au mandataire.

Citation :

mais nous avons décaissé 180 € 

3.2.8.5.4 Compte 548 - Avances pour menues dépenses
Fonctionnant comme le compte 543, le compte 548 enregistre les avances confiées à titre permanent 
ou occasionnel à certains agents pour le règlement au comptant des menues dépenses et dont le 
faible montant ne justifie pas l'institution d'une régie. Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 
300 euros, est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de l'agent comptable. Les 
avances pour menues dépenses constituent un mode de règlement des dépenses, confiées à un tiers 
sous la responsabilité de l'agent comptable.

La procédure d'avance pour menues dépenses prend très peu de temps à être mise en oeuvre , ne nécessite pas l'accord de la DDFIP , est possible dans ce cas d'espèces ( 300.00 € maxi) et en plus le fin du fin , il y a des modèles dispo , exemple ICI

Merci et c'est ce qui me semblait : en deçà de 300 €, pourquoi s'embêter avec plus de formalisme ? Certes, l'intérêt de la régie réside dans le transfert de responsabilité. Ceci étant, avec les dates, il faut prévoir plus large par rapport aux dates de séjour...La preuve, là, nous aurions été bien ennuyés du fait de l'antériorité de la dépense. Bon, finalement, j'ai vu le professeur et lui ai expliqué les règles à respecter (pour la prochaine fois) et ça s'est bien passé...Inutile d'ennuyer inutilement l'ordonnateur pour des broutilles...

Invitée 48 a écrit:

Merci et c'est ce qui me semblait : en deçà de 300 €, pourquoi s'embêter avec plus de formalisme ?
Inutile d'ennuyer inutilement l'ordonnateur pour des broutilles...

Relis la réponse de Volcan notamment, la solution est à l'intérieure.
Tu n'as pas l'air de vouloir tenir compte des conseils des collègues, j'espère juste (sans mauvaise foi) que tu n'as pas bcp de voyages.
Par contre tu vas ennuyer ton AC à coup sur  

Ennuyer mon AC ??? Non, ça ne risque pas...