Fusion de Greta : organisation des services

Bonjour

Dans mon Académie 4 Greta doivent fusionner. Un seul siège social va être créé dans le futur établissement support.
Dans les Greta qui ont déjà fusionné , comment s'est organisé le pôle gestion/compta/RH? 
Avez vous dédié une personne pour les OR, une autre pour les mandats, une autre pour la paye...?
Ou bien une personne qui fait "tout" pour une filière en particulier?

Au vu de vos expériences, quelle est la meilleure des organisation, quelles sont les erreurs à ne pas commettre?

Merci d'avance

Bonne journée, et bonne année à tous

Dans notre Greta départemental, depuis la fusion des 2 gretas, nous avons
avec des quotités de travail différentes :

- 1 personne pour la paie et la comptabilité du Greta
- 1 personne sur le suivi des heures vacataires/titulaires
- 1 personne pour la logistique / mandats
- 2 personnes à la facturation et gestion des OR
- 1 personne sur le suivi des contractuels et les frais de déplacement
- 1 personne responsable du service

Merci de ta réponse.
Cette organisation est elle pertinente? Elle fonctionne? A ton avis est ce la meilleure ?
Dans les ex sièges des Greta avez vous gardé un administratif (ou autre), qui fait le lien avec le nouveau siège?
Bon week end

Je ne sais pas si c'est la bonne organisation, en tout cas, tout le service financier est au même endroit.
Sur les antennes, nous avons des assistantes admnistratives, coordo et CFC

Merci à toi
Bonne semaine

Désolé, encore un raté de la surveillance automatique de ce qui se passe dans la rubrique. J'ai un avis très prononcé sur la question, je crois qu'il est important de former des équipes solidaires avec des spécialisations pas trop marquées, sur des groupes de trois à cinq personnes.

Chez moi, pour un CA de 5M€, j'ai donc un service "paie-dépense" qui sait tout faire avec Grospel, GFC et Triade, le super-logiciel de Nancy-Metz pour les frais de déplacement. Ils me font donc 100 % de l'ordonnancement, il y a deux personnes qui sont plus "paie", et la troisième qui fait plus frais de dép et liquidations des factures. Mais le 3e est dans la paie presque un jour sur deux, et les deux autres savent naturellement parfaitement assurer un mandatement GFC en pleine autonomie ; Triade elles ont un peu vu de loin, mais c'est pas super-compliqué, donc je sais que ça peut filer en cas de nécessité. Ca c'est à l'agence comptable, le bureau en face du mien, j'ai la main et je suis très content de la manière dont ça se passe. La compta générale je la fais seul, ou alors avec la chef du bureau paie-dépense, pour lui transmettre ou maintenir ses compétences en la matière.

Pour le service de la recette, c'est plus difficile pour moi, parce que c'est dans le bureau commun de gestion, qui se trouve à 20 minutes de voiture de mon EPLE. Il y a deux personnes à plein temps qui font la facturation du 1%, le suivi et recouvrement (enfin le plus gros, des fois faut que je me manifeste), et des morceaux de quotité de travail de chargés de mission sur le conseil régional et sur le Pôle Emploi.

Pour le conseil régional, ça a été ma bête noire pendant 8 ans, mais maintenant qu'ils ont un outil de suivi en ligne et qu'on a appris à l'utiliser, je crois que mes ennuis sont terminés, j'ai des pièces pour mes OR qui viennent de leur machin et qui colleront avec l'argent qu'ils me versent, et donc l'accord se matérialisant entre eux et le Greta.

Pour le Pôle Emploi, en revance, c'est encore le bin's, avec l'impossibilité de suivre quoi que ce soit : les virements ont tous la même référence, ou presque, ils sont de montants idiots, souvent douze fois le même, et les chargés de mission, je dois en être au 6e en quatre ans, donc mes comptes sont en vrac que c'en est une véritable honte.

Je n'arrive pas à obtenir que les deux personnes de la facturation forment une équipe avec les deux chargés de mission grands comptes, ou alors vraiment du bout de l'orteil, pendant dix minutes une fois par mois. Mais derrière elles me font les OR en se déplaçant à l'agence comptable, pas tout à fait assez souvent mon goût mais ça progresse.

Voala,

Merci, ça donne une idée concrète de la chose.
Pour le moment chez nous, c'est le flou artistique; notre Dafpic ne sait absolument pas comment organiser le bouzin (!), mais peu importe comment, ça doit se faire.


Bonne journée !

gretalette a écrit:

notre Dafpic ne sait absolument pas comment organiser le bouzin (!), mais peu importe comment, ça doit se faire.

Mais ça n'est habsolument pas son boulot, des questions pareilles ! J'ai habitué tout le monde, dans ce forum autant que sur le terrain, à me montrer extrêmement radin sur le pouvoir de décision de l'agent comptable en Greta, qui doit savoir rester à sa place de conseiller juridique lançant des alertes parfois un peu nettes, mais qui pour le reste doit se débrouiller pour donner à la politique définie par les perdir d'être réalisée et jusqu'au bout. Mais lorsqu'il s'agit d'organiser les services de gestion, là c'est mon rayon et je ne supporterais sûrement pas que le Dafpic me suggère de faire comme ceci ou comme cela !

Citation :

Mais lorsqu'il s'agit d'organiser les services de gestion, là c'est mon rayon et je ne supporterais sûrement pas que le Dafpic me suggère de faire comme ceci ou comme cela !

le problème est que l'agence comptable du futur Greta, se trouvera dans un établissement qui n'a jamais été établissement support de Greta.
les futurs anciens agents comptable, ne se sentent plus concernés par la chose, et le futur AC...est loin d'imaginer le b*****.
Donc la politique du Dafpic c'est YAKA

Bon allez c'est lundi, soyons zen!

gretalette a écrit:

le problème est que l'agence comptable du futur Greta, se trouvera dans un établissement qui n'a jamais été établissement support de Greta.
Les futurs anciens agents comptables ne se sentent plus concernés par la chose, et le futur AC... est loin d'imaginer le b*****.

Je confirme que tant qu'on n'a pas été comptable d'un Greta, on ne peut pas vraiment imaginer. C'est complètement dingue. Je kiffe grave et la désintox sera longue et douloureuse. Mais les premières taffes font tousser, ça c'est sûr !

Quant aux anciens AC, s'ils ne se sentent plus concernés, alors c'est une bonne chose qu'ils ne soient plus comptables de Greta. C'est le genre de truc dans lequel on doit avoir les doigts dans la prise en permanence, sinon on ne fait pas du bon boulot. Mais par ailleurs on ne peut pas leur en vouloir de ne pas organiser le service à la place de leur collègue qui seul aura une vision d'ensemble sur le bouzin.

Petit bémol à apporter. Si je comprends bien, le nouvel AC ne sera qu'agent comptable de la structure Greta. Donc, s'il peut apporter un éclairage avisé sur la future organisation, c'est au gestionnaire du Greta, en collaboration avec son ordonnateur, d'organiser les services de gestion.

Citation :

Si je comprends bien, le nouvel AC ne sera qu'agent comptable de la structure Greta

Non, je me suis peut être mal exprimée ou bien je n'ai rien compris.
Le nouvel agent comptable, Mr Machin,  est aujourd'hui AC/gestionnaire de son établissement.
Le Dafpic nous a dit que le nouvel agent comptable du bouzin serait Mr Machin et  les services gestion/compta/RH se trouveront , dés la fusion, dans les locaux de la future agence comptable, donc dans son établissement.

le terme "gestionnaire du futur Greta", n'a jamais été évoqué. Faut il en déduire que, de fait, ça sera Mr Machin?

Quel est l’établissement support du Greta où se trouvera l'ordonnateur ? Le siège de l'agence comptable ou un autre EPLE ?

L'ordonnateur se trouvera au siège de l'agence comptable.

ce nouveau bahut va devenir du jour au lendemain établissement support

Où se passe cette organisation de dingue?
Dans une académie du sud ou du nord, de l'est ou de l'ouest?
Dans toutes les académies peut-être?

Crois moi que si je pouvais donner les noms, prénoms, et adresse  des coupables, et faire une liste de tous les hauts placés-bien pensant qui tentent de détruire le service public de la formation continue, je le ferais ! 
Malheureusement , ce n'est pas sur ce forum que je vais pouvoir me défouler mais ce soir quand j'irai courir !

Autre question: Si le CA du futur établissement support, vote contre la création/l'arrivée d'un Greta avec son service gestion/compta/ dans son établissement;
que peut-il se passer?

Encore faudrait-il qu'on lui demande son avis au CA...

gretalette a écrit:

...Autre question: Si le CA du futur établissement support, vote contre la création/l'arrivée d'un Greta avec son service gestion/compta/ dans son établissement;
que peut-il se passer?

Rien. L'avis du CA n'est que consultatif, c'est le recteur qui définit la carte comptable. Certains en ont fait l'amère expérience.

gretalette a écrit:

Encore faudrait-il qu'on lui demande son avis au CA...

C'est peut-être le point le plus intéressant. L'avis n'est que consultatif mais, à priori, obligatoire. Ne pas présenter cette modification au vote pourrait poser un problème. Cela dit, là encore le recteur pourrait imposer que le point soit traité en CA et les relations se seraient bien dégradées si les choses en arrivaient là. Quel CE résisterait à un ordre rectoral?

Citation :

Quel CE résisterait à un ordre rectoral?

Bon ben YAKA alors...
bonne journée !