Pièces justificatives sorties scolaires

Winnie a écrit:

M9.6 à donf a écrit:

je préfère un beau paysage ou le calendrier des administrateurs de gest 03

 Il n'y a qu'un administrateur de gest03 et je ne sais pas s'il a fait un calendrier. D'ailleurs je n'ai même pas vu celui d'Avalon pour 2014.

Avalon et malheureusement dans le même état de Nanard... et c'est pas beau à voir.
Pas de carte de vœux 2014 (celle figurant sur le site est la même que pour 2013 modifiée) et pas de calendrier 2014.... pas vraiment eu de demande non plus.

volcan a écrit:

La question est de savoir si la circulaire de 2011 s'applique :
I.2 Compétence du conseil d'administration
Le conseil d'administration, sur le rapport du chef d'établissement, donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des sorties et voyages scolaires.

Car cette rédaction rend un acte du CA obligatoire pour toute sortie, sans faire de distinction entre sortie obligatoire ou facultative.

Pas spécialement pour chaque sortie, Volcan.

La programmation ? une liste prévisionnelle de sorties votée est suffisante.
Les modalités de financement ? un principe acté selon lequel une participation des familles sera demandée pour permettre ce financement à côté d'autres sources possibles est suffisante.
Estimer qu'une telle délibération serait insuffisante reviendrait à interpréter extensivement le texte de la circulaire.

Or comme tout le monde je sais lire; la circulaire dont tu donnes le texte précis ci-dessus ne parle que de l'accord du CA sur la programmation et les modalités de financement, qui restent à définir, ce que la circulaire ne précise pas. Rien ne permet donc de demander plus, sauf à interpréter la circulaire.
Et alors là tout devient possible.

Oui, sans autre précision.
Le Code de l'Education se place sur un plan de compétence institutionnelle, et par cette rédaction impose un acte du CA donnant son accord pour un programme de voyages.
La déclinaison en termes de réglementation comptable, c'est autre chose et le Code (ni la circulaire) ne précise rien là-dessus. Néanmoins, il me semble logique que dans ce cadre, un tarif précis sera adopté, qui permettra ensuite l'encaissement et l'émission d'un OR sur une base légale. Comme je le disais l'autre jour, j'ai toujours expliqué en CA qu'au-delà de son accord de principe sur un voyage ou une sortie, un vote sur un tarif précis concomitant donne lieu à un acte qui permet ensuite toutes les opérations budgétaires et comptables.

Winnie a écrit:

Heu, tu parles bien d'un acte autorisant la sortie ? Ici ce n'est pas la pratique. Et, à titre d'exemple, malgré l'information faite aux gestionnaires sur la nécessité de vote du programme des sorties et voyages, vote mentionné dans la circulaire de 2011, aucun des ER ne fait adopter en CA les sorties cinéma sur temps scolaire et gratuites pour les familles.
Cela fait déjà quelques mois que je me demande, à chaque fois que je dois payer une facture de transport, s'il m'appartient de demander un acte. Parce que cet acte ne fait pas partie de la liste des PJ et que je rabâche suffisamment que la liste des PJ doit être la référence, je ne demande rien.

  mon petit ourson  

Logiquement toutes les dépenses sont autorisées par le ca y compris au regard des marchés publics, pour les sorties oblig on se prend pas trop le chou si la ligne est bien ouverte car des inopinées peuvent apparaitre dans ce cadre (le tout est que les administrateurs soient informés au ca du budget et là le pv est utile).

Pour les sorties et voyages facultatifs ils doivent impérativement être votés (le projet, le budget, le tarif des famille et les marchés: des puristes feraient 4 actes!) et sans cela, l'ac ne peut savoir si l'ordonnateur est en droit de faire cette dépense. Il lui faut au minimum cet acte "validé" par l'autorité compétente (sinon ça ne sert à rien) formalisant le vote du ca. Le pv est un plus.

En imaginant que vous payez votre facture de transport et que vous apprenez par la suite que rien n'a été voté (y compris l'encaissement de chèques)...

Je le répète, la plupart des ER fournissent spontanément ces éléments notamment au moment de la création du compte d'encaissement dans gfc régie ou du versement d'un acompte.  

un petit renvoi sur le site : http://www.gestionnaire03.fr/Voyages-guide-office.pdf tout est dit

C'est un point de vue qui se défend mais ce n'est qu'un point de vue car, selon moi, c'est bien au moment de l'OR et non au moment du paiement que doit s'exercer ce contrôle du commptable qui peut payer tant qu'il y a de l'argent vu que son contrôle n'a pas à se substituer au contrôle de légalité.

Tu as raison sur le principe, quand on analyse la question vue de l'extérieur.
Mais ensuite, concrètement, quel est l'AC qui osera monter au créneau contre la décision de la CRC ? 
Faut être honnête: c'est plus facile à dire à froid qu'à faire en vrai.
Surtout que l'AC dans ce jugement est mis en débet pour d'autres trucs peut-être moins contestables.

Pour répondre à VMB, et comme je l'ai déjà écrit, le décret de 2007 ne prévoyait pas non plus la nécessité de joindre un écrit pour toute facture > à 4 000 € (15 000 € maintenant) ; et pourtant il y a eu des débets, et pas d'une petite CRC.

Je ne comprendrai jamais le blocage pour la fourniture des actes et pv de Ca pour les voyages, on ne demande que des docs (un acte et un extrait de pv cela ne fait pas une ramette) dans le cadre du travail et pas la cb avec tous les numéros... enfin comme c'est les soldes, cela peut être utile  

volcan a écrit:

Pour répondre à VMB, et comme je l'ai déjà écrit, le décret de 2007 ne prévoyait pas non plus la nécessité de joindre un écrit pour toute facture > à 4 000 € (15 000 € maintenant) ; et pourtant il y a eu des débets, et pas d'une petite CRC.

En même temps, je suis plutôt de l'avis de VMB. Un jugement de CRC qui met un débet à un comptable sous prétexte que ce dernier n'a pas deviné qu'il fallait ceci ou cela, ça se conteste.

Et d'ailleurs, sauf erreur de ma part, il y a eu depuis une instruction qui a permis à tous les comptables de savoir qu'il faut dorénavant compléter la liste des PJ de 2007 par un écrit si facture > 15000 €. Mais rien n'est venu compléter le décret pour dire que l'acte relatif aux voyages et sorties était exigible au moment du paiement. Donc, un débet pour cette cause se contesterait sans problème. Et d'ici-là, je pense que cette pièce n'a pas à être produite pour un mandat.

On se plaint assez que les AC exigent parfois des choses qu'ils n'ont pas à exiger. La référence doit être le décret de 2007 et les éventuels compléments. Donc, tant que ce n'est pas le cas, il me semble qu'il faut dire systématiquement non, sinon on n'est plus défendable si c'est un coup oui, un coup non. Cela revient à juger soi-même de la légitimité des demandes du comptables au lieu de se référer aux textes.

Alo a écrit:

volcan a écrit:

Pour répondre à VMB, et comme je l'ai déjà écrit, le décret de 2007 ne prévoyait pas non plus la nécessité de joindre un écrit pour toute facture > à 4 000 € (15 000 € maintenant) ; et pourtant il y a eu des débets, et pas d'une petite CRC.

En même temps, je suis plutôt de l'avis de VMB. Un jugement de CRC qui met un débet à un comptable sous prétexte que ce dernier n'a pas deviné qu'il fallait ceci ou cela, ça se conteste.

Et d'ailleurs, sauf erreur de ma part, il y a eu depuis une instruction qui a permis à tous les comptables de savoir qu'il faut dorénavant compléter la liste des PJ de 2007 par un écrit si facture > 15000 €. Mais rien n'est venu compléter le décret pour dire que l'acte relatif aux voyages et sorties était exigible au moment du paiement. Donc, un débet pour cette cause se contesterait sans problème. Et d'ici-là, je pense que cette pièce n'a pas à être produite pour un mandat.

On se plaint assez que les AC exigent parfois des choses qu'ils n'ont pas à exiger. La référence doit être le décret de 2007 et les éventuels compléments. Donc, tant que ce n'est pas le cas, il me semble qu'il faut dire systématiquement non, sinon on n'est plus défendable si c'est un coup oui, un coup non. Cela revient à juger soi-même de la légitimité des demandes du comptables au lieu de se référer aux textes.

L'instruction date du 30 mai 2012. Donc à partir de 2012 on est informé. MAIS des comptables ont été (et seront encore) mis en débet pour des comptes antérieurs à 2012. Avant 2012 ils ont fait confiance au décret de 2007 qui ne demandait pas cet écrit.
Donc faut-il attendre que des collègues soient mis en débet, que la CC ou la CAA confirme ces débets pour se préoccuper du problème ?
Moi je préférerais ne pas être à l'origine d'une directive en 2015 qui viendrait compléter la liste des PJ du décret de 2007 ; cela me ferait une belle jambe après mes débets pour les cinq exercices antérieurs.

Ce qui est inadmissible c'est que le décret de 2007 n'assure pas la couverture du comptable et soit bafoué par la jurisprudence. Alors quand on ne peut faire confiance aux textes, on fait quoi ?

Très bonne question, tu as raison.

Alo a écrit:

Cela revient à juger soi-même de la légitimité des demandes du comptables au lieu de se référer aux textes.

Ben, faut quand même dire que quelquefois, c'est justement en se référant aux textes qu'on est amené à mettre en doute la légitimité des demandes du comptable...   
Notamment la circulaire de 2007. Autant quand la demande est "normale" l'AC ne manque pas de s'y référer, autant quand la demande est farfelue la circulaire n'existe plus pour lui...

Quand je te dis qu'on a le même AC   

pour résumer : demander un acte administratif pour un voyage ou une sortie à caractère facultatif c'est ... farfelu?

Ça dépend: pour le mandat ou pour l'OR ?  

revenons à la M9.6

art 1452 (p 97/239) les contrôles en tant que payeur :
" ... ainsi, la vérification des calculs de liquidation porte non seulement sur leur exactitude, mais aussi sur leur conformité à la règlementation ..."
l'ac ne peut payer un voyage ou une sortie non soumis au vote du CA et non passé à la moulinette du contrôle de légalité car la règlementation l'impose (art 112131 les attributions décisionnelles du conseil d'administration "donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des voyages et sorties scolaires et fixe le montant de la participation des familles" p19/239).
Je ne pense pas qu'il faut tout agrafer au mandat ou à l'op d'acompte mais cela relève de sa fonction. Cette autorisation du Ca validée relève du contrôle de la qualité de l'ordonnateur au même titre que l'accréditation que l'on ne va pas bêtement agrafer à tous les mandats.

néthou a écrit:

Tu as raison sur le principe, quand on analyse la question vue de l'extérieur.
Mais ensuite, concrètement, quel est l'AC qui osera monter au créneau contre la décision de la CRC ? 
Faut être honnête: c'est plus facile à dire à froid qu'à faire en vrai.
Surtout que l'AC dans ce jugement est mis en débet pour d'autres trucs peut-être moins contestables.

tu crois que je vais me gêner et me laisser piétiner la gu.ule par une CRC qui ne respecterait pas le Droit? en plus rien à cirer qu'il y ait d'autres trucs jugés, c'est comme si tu acceptais une condamnation pour conduite en état d'ivresse sans être bourré au motif que tu en as pris une, méritée, pour excès de vitesse!
si tu voyais les réponses que j'ai déja faites suite à leurs observations tu changerais d'avis (et eux aussi d'ailleurs ont changé d'avis dare dare!), par prncipe je ne conseille que ce que j'ai déja mis en application, question d'honnêteté!

M9.6 à donf a écrit:

Je ne pense pas qu'il faut tout agrafer au mandat ou à l'op d'acompte mais cela relève de sa fonction. Cette autorisation du Ca validée relève du contrôle de la qualité de l'ordonnateur au même titre que l'accréditation que l'on ne va pas bêtement agrafer à tous les mandats.

C'est peut-être là que le bât blesse.

l'ac a été mis en débet car il n'a pas produit ces pièces même après la demande de la crc et qu'il a payé des dépenses non autorisées, si l'acte est fourni par la suite, il n'y a pas de souci car l'ac peut justifier qu'il a effectué les contrôles nécessaires

pour ma part, mon AC vient de me rejeter une facture de transport concernant une sortie obligatoire (et donc gratuite pour les élèves) car je n'ai pas d'acte du CA de prévision des voyages et sorties scolaires.

Au vu des discussions précédentes et du dernier post de M9.6 à donf, je lui demanderais de justifier ce rejet.

Alo a écrit:

Au vu des discussions précédentes et du dernier post de M9.6 à donf, je lui demanderais de justifier ce rejet.

Euh... au hasard : la circulaire DEGESCO de 2011 ?   
   (quoique)

Oui, quoique. Mais il serait intéressant de savoir si le rejet a eu lieu en référence à cette circulaire ou juste parce que "on a toujours demandé cette pièce".

Voilà où mène la logique de tout ça: au ridicule.
Si la sortie est obligatoire, c'est une dépense relative à la matière en question comme n'importe quelle autre; que ce soit une sortie ou l'achat d'une éprouvette, c'est pareil.
Et quand on achète des manuels scolaires, quel est l'AC qui va demander l'acte du CA qui est censé approuver "le principe de choix des manuels" ?

Melbrooks14 a écrit:

pour ma part, mon AC vient de me rejeter une facture de transport concernant une sortie obligatoire (et donc gratuite pour les élèves) car je n'ai pas d'acte du CA de prévision des voyages et sorties scolaires.

personnellement et en accord avec moi même, je n'aurai pas rejeté ce mandat   car c'est une sortie obligatoire, l'acte d'autorisation est le budget si il y a une ligne sorties obligatoires mais une question : quelle recette face à cette dépense? De la subv de foncmt ou les réserves dès le BI ? Y a pas un vilain chèque du fse qui accompagne le mandat?  

volcan a écrit:

Alo a écrit:

Au vu des discussions précédentes et du dernier post de M9.6 à donf, je lui demanderais de justifier ce rejet.

Euh... au hasard : la circulaire DEGESCO de 2011 ?   
   (quoique)

oui un rejet DOIT être justifié et il arrive qu'on rejette à tort, cela m'est arrivé et je le reconnais puis répare MA connerie

dans mon cas, le motif de rejet est la circulaire de 2011. pas d'OR lié à cette sortie (financée sur dotation de fonctionnement, 1 OR global pour tout le service AP). j'ai un seul code activité pour mes sorties et activités pédagogiques (pour le domaine concerné).

en 5 ans de collaboration avec mon AC, c'est seulement la 2e fois qu'il me demande de justifier une facture de transport d'un accord préalable du CA, j'avais pu le faire en lui transmettant le projet d'Etablissement où le déplacement est clairement mentionné.

"On nous avez promis que le décret de 2007 réglerait tout ; que seules les pièces qui y figuraient pouvaient être demandées par le comptable et exigées par le juge des comptes.
Seulement les arbitres changent constamment les règles en cours de match sans en informer les joueurs et distribuent carton jaune et rouge au hasard."

A mon sens le comptable doit à la fois s'appuyer sur le décret de 2007 et à la fois sur la réglementation de l'établissement public dont il est comptable. En l'espèce les dépenses liées à une activité, les voyages, doivent faire l'objet d'un accord préalable de l'assemblée délibérante.

D'où l'intérêt d'un service spécial pour la gestion d'activités au financement spécifique.

Bonne vacances (plus qu'un jour j'espère...)