Pièces justificatives sorties scolaires

Bonsoir,

Je me demande quelles sont les pièces à joindre à une facture de musée car mon agent comptable me demande toujours la copie de la délibération. Or, ce n'est pas pour payer des contrats comme pour les voyages mais juste des entrées de musée ou transports, le tout pour des sommes dépassant rarement 200 € et à chaque fois avec des bons de commande. Autant je comprends qu'il lui faille la copie de la délibération au moment de l'OR, autant je comprends mal pourquoi il faudrait ce document au moment du mandat.

Qu'en pensez-vous?

perplexe a écrit:

Qu'en pensez-vous?

je pense que cela me rend comme ton pseudo...

Perplexe, tu liras utilement ce jugement sur les comptes d'un collège lambda.
Ça devrait répondre à ta question concernant les délibérations des CA...

http://www.ccomptes.fr/Publications/Publications/Etablissement-public-local-d-enseignement-College-Victor-Hugo-Creteil-Val-de-Marne

(merci à M9.6 à donf pour la référence)

Non, cela ne répond pas à la question de Perplexe.
Qui parmi vous joint - et surtout est en mesure de le faire - au mandat de chaque sortie (musée, théâtre, cinéma, salon orientation, compétition sportive,...) un acte du CA pour accord et financement de cette simple sortie (facultative ou obligatoire) ?


Par ailleurs, ce jugement de la CRC est assez.... surprenant  sur plusieurs points. Par exemple :

Compte 4664 – Excédents de versements à rembourser :attendu que, selon le réquisitoire, divers ordres de paiement, à hauteur d’un montant total de 1 050,83 €, ne sont pas justifiés, en l’absence d’état signé par l’ordonnateur ou de toute pièce justificative est jointe ; que leur paiement, paraît, dès lors, irrégulier :
Que vient faire l'ordonnateur dans la gestion du 4664 ?

volcan a écrit:

Non, cela ne répond pas à la question de Perplexe.
Qui parmi vous joint - et surtout est en mesure de le faire - au mandat de chaque sortie (musée, théâtre, cinéma, salon orientation, compétition sportive,...) un acte du CA pour accord et financement de cette simple sortie (facultative ou obligatoire) ?

Ça me rappelle un certain Volcan disant dans un autre post à Stoïk qu'il avait déjà vu des débets pour 35 €.

Ici on a une CRC qui demande un acte du CA à chaque mandat concernant une sortie.
C'est peut-être pas la pratique habituelle qui fait joindre l'acte en question non pas au mandat mais à l'OR correspondant, mais en l'espèce il y a eu débet.
Moi ça me fait réfléchir.

volcan a écrit:

Non, cela ne répond pas à la question de Perplexe.
Qui parmi vous joint - et surtout est en mesure de le faire - au mandat de chaque sortie (musée, théâtre, cinéma, salon orientation, compétition sportive,...) un acte du CA pour accord et financement de cette simple sortie (facultative ou obligatoire) ?

Moi   
Mon AC me le demande en effet.

Toutes vos sorties sont donc autorisées par le CA ? Vous ne devez pas être dans un très gros établissement. Chez moi rien que les déplacements pour colloques, forum d'orientation, activités sportives sont impossible à prévoir assez tôt pour être présenté à chaque CA.

Je n'ai peut-être pas les yeux en face des trous, mais je ne vois pas de mention de la décision de l'assemblée délibérante dans la liste des PJ obligatoires avec une facture de sortie. Ici on ne joint pas l'acte autorisant la sortie cinéma lorsqu'on mandate la facture des entrées. Et je ne demande pas d'acte dès que j'ai une facture de transport dans un mandatement.
Où s'arrête le contrôle de légalité et quand commence le contrôle d'opportunité ? Dès lors que les crédits ouverts sont suffisants, je ne comprends pas ce qui oblige à joindre un tel document.

Winnie a écrit:

Dès lors que les crédits ouverts sont suffisants, je ne comprends pas ce qui oblige à joindre un tel document.

Le collègue mis en débet non plus, mais il est mis néanmoins en débet par un jugement de CRC...

(je réponds à Winnie, Volcan est trop occupé à fêter la victoire londonienne de l'ASM...)

Je vais relire le jugement, je n'avais vu que des voyages.

@ Winnie. Le métier de comptable devient très pénible. On remarquera que le décret de 2007 sur les PJ ne mentionnait pas non plus l'obligation de joindre un écrit pour toute facture > 15 000 €, et pourtant.

J'ai posé une question à la DAF et j'attends la réponse. Ce qui est certain c'est que je n'aurai jamais d'acte pour toutes les sorties.
En fait la difficulté vient de la notion de voyage scolaire visé par l'article R421-20 et la notion de sortie. Si quelqu'un a un texte juridiquement fondé explicitant la différence je suis preneur ; car on notera que la circulaire du 3 août 2011 fait état d'un accord pour les voyages et les sorties et que l'article du code ne parle que de voyage.

Je peux me tromper, mais je croyais que la différence entre voyages et sorties était explicitement indiquée dans la circulaire de 2011 : un voyage est une sortie comportant une ou plusieurs nuitées.
"Les sorties scolaires facultatives sont celles qui s'inscrivent plus largement dans le cadre de l'action éducative de l'établissement. Organisées par le chef d'établissement, elles ont lieu en totalité ou en partie pendant le temps scolaire. Elles incluent notamment les voyages scolaires, qui sont des sorties scolaires facultatives comprenant une ou plusieurs nuitées."
En 2012 on était tous d'accord là-dessus : https://gestionnaires.actifforum.com/t22781-sortie-scolaire-sans-vote-du-ca

Franchement, je ne me vois pas faire voter la sortie des élèves à la piscine du coin pour les cours d'EPS.

volcan a écrit:

Toutes vos sorties sont donc autorisées par le CA ? Vous ne devez pas être dans un très gros établissement. Chez moi rien que les déplacements pour colloques, forum d'orientation, activités sportives sont impossible à prévoir assez tôt pour être présenté à chaque CA.

J'ai la chance d'avoir un chef d'établissement très bien organisé.
Le programme des sorties facultatives et obligatoires est présenté en conseil d'administration en début d'année scolaire (après avoir été présenté en commission permanente en fin d'année précédente).
C'est ce programme que je joins aux mandats.
Après, il est vrai que nous sommes un petit établissement (500 élèves).
Mais nous avons tout de même une bonne trentaine de sorties prévues, ainsi que 5 voyages.

@winnie : cela ne concerne pas les sorties EPS bien sûr

Oui Winnie, t'as raison.

Mais la circulaire indique :

I.2 Compétence du conseil d'administration
Le conseil d'administration, sur le rapport du chef d'établissement, donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des sorties et voyages scolaires.

II.1 Préparation du projet
Le projet de sortie ou de voyage scolaire est soumis à l'accord du conseil d'administration et à l'autorisation du chef d'établissement.

Une circulaire n'a, en principe, pas de valeur réglementaire.

L’article R421-20 du code de l’éducation mentionne :
"f) La programmation et les modalités de financement des voyages scolaires ;"

 
Les sorties scolaires ne relèvent donc pas de cet article ; elles ne sont pas du ressort du CA. 

Il n'y a donc pas de délibération à joindre à l'appui du mandat.

Voyo a écrit:

Une circulaire n'a, en principe, pas de valeur réglementaire.
L’article R421-20 du code de l’éducation mentionne :
"f) La programmation et les modalités de financement des voyages scolaires ;"
Les sorties scolaires ne relèvent donc pas de cet article ; elles ne sont pas du ressort du CA. 
Il n'y a donc pas de délibération à joindre à l'appui du mandat.

OK. Dans ce cas la circulaire n'a pas non plus de valeur pour définir ce qu'est un voyage scolaire. Donc :
Où trouver la définition juridique d'un voyage scolaire au sens de l'article R421-20 du code ?
Voilà une question qu'elle est bonne....   

En fait, ce que je crois avoir compris, c'est que réglementairement il n'est jamais question que de voyages ; les sorties étant des voyages sans nuitée. En ce sens, et au mien, Voyo se trompe dans son interprétation : les sorties facultatives doivent bien être présentées au CA.

En fait dès qu'il y a une demande d'argent aux familles, il y a passage au CA.

Grincheux a écrit:

En fait dès qu'il y a une demande d'argent aux familles, il y a passage au CA.

Pour moi c'est ça qui importe.
Toutes les définitions réglementaires des sorties et voyages n'ont aucune portée comptable (par exemple, comptablement, c'est quoi, une nuitée ?). Donc pour moi il n'y a aucun distingo à faire entre sorties et voyages. Comptablement c'est pareil. (à gérer, par contre...)
J'ai peut-être tort, mais j'ai toujours expliqué l'obligation de voter en CA sorties et voyages facultatifs (donc avec participation des familles) avant tout comme une autorisation donnée au comptable d'encaisser les recettes correspondantes votées. C'est comme ça que je comprends la notion de "modalités financières" à adopter par le CA.
Sinon après tout le CA pourrait simplement se prononcer sur un programme de voyages et sorties avec de simples estimations des sommes demandées aux familles, du style "le voyage à Machin coûtera entre 300 et 350 €". Puisque ce sont les familles qui vont payer, un vote positif et le tour est joué.
Sauf que comptablement, ça, ça va pas; il faut qu'il y ait correspondance entre le montant qui figure sur l'acte et les ordres de recettes qui suivront.

De toute façon, la tutelle va plus loin; j'ai déjà eu des remarques sur la rédaction des actes pour les sorties: j'avais marqué tout le détail, le coût unitaire demandé aux familles, mais j'avais oublié de préciser "sortie facultative". j'ai eu beau expliquer que s'il y avait participation $ des familles, c'était forcément facultatif, rien n'y a fait...

néthou a écrit:

j'avais marqué tout le détail, le coût unitaire demandé aux familles, mais j'avais oublié de préciser "sortie facultative". j'ai eu beau expliquer que s'il y avait participation des familles, c'était forcément facultatif, rien n'y a fait...

Modestement je souhaite expliquer pourquoi. C'est parce que ce qui est évident pour toi ne l'est pas pour tous et que les contrôleurs de légalité voient passer des sorties obligatoires et payantes. Il inversent donc, en quelque sorte, la charge de la preuve et demandent cette double précision.

Certaines délibérations sont touchantes de naïveté. Ils peuvent voir écrit en toutes lettres : "Gratuité pour les accompagnateurs" (sans mention, naturellement, d'un quelconque lissage sur l'ensemble des participants).

Il est vraiment temps de simplifier tout ça...
Ce n'est qu'une gueguerre comptable inutile.
Pondez-nous une bonne fois pour toute une règle applicable et comprise par tous.
On dirait que certains se complaisent ou même font en sorte que ça reste compliqué.
Allez savoir pourquoi...
J'ai ma petite idée

Dire que c'est un guéguerre comptable inutile, c'est dire que les comptables en sont responsables.
Or bien loin d'être responsables, les comptables ont vocation à être les premières - et seules - victimes de cette imprécision juridique, fauchés en pleine course laborieuse par une balle du juge des comptes.

On nous avez promis que le décret de 2007 réglerait tout ; que seules les pièces qui y figuraient pouvaient être demandées par le comptable et exigées par le juge des comptes.
Seulement les arbitres changent constamment les règles en cours de match sans en informer les joueurs et distribuent carton jaune et rouge au hasard.

Bonjour,

Dans mes bras mon « fils plex » (et même Volcan –je ne suis pas rancunier, mais je note bien ici le rôle du CA…-). Je me suis fait « allumer » précédemment car je ne fonctionne pas avec le « référentiel gestionnaire » et je porte sur moi le « péché originel » d’être prof, mais je n’avais rien dit d’autre dans une discussion précédente.

Pourquoi, couche après couche, les procédures que vous avez à subir en première ligne quand c’est du domaine financier (nous, c’est dans d’autres) se complexifient ? Car je vois bien que vous en souffrez, et c’est normal (on finit alors dans la paranoïa de voir de l’illégalité partout...).

La vraie question ne devrait-elle pas être : cette complexification permet-elle vraiment de lutter contre les risques d’illégalité ou génère-t-elle sa propre illégalité ? A force d’avoir le nez dans le guidon, on n’aura fait que circuler sur un rail, sans profiter ni de la largeur de la route, ni du paysage environnant. Mais quel que soit le trajet suivi, on finira par tomber. Le tout est de savoir quel plaisir on aura pris à rouler avant ... Autrement dit ce n’est pas parce qu’on fait tout pour se donner l’impression de façonner et maîtriser le réel et les autres que cela nous empêchera de mourir… 

Bonjour,

Je ne pensais pas déclencher des débats aussi intéressants avec ma question. J'avoue que j'en appris plus que je ne le pensais. Mais pour revenir à ma première question, c'est Winnie qui répond le mieux en expliquant que ce n'est pas dans le décret des PJ. Dès lors, je ne vois pas pourquoi il faudrait continuer à fournir ces pièces avec les mandats, voir que les mandats soient rejetés quand ce n'est pas le cas. D'autant plus que volcan dit qu'il y a maintenant des jugements qui ont complété ce décret pour les commandes de plus de 15000 euros HT, mais je ne crois pas que ça existe dans ce cas du paiement des factures de sorties.

Merci de vos réponses.

hello   
l'immense majorité des ER envoie spontanément ce fameux pv (y compris par mel en pdf ce qui est très bien) donc ce débat ne concerne que ceux qui ne veulent pas le donner... et puis ce n'est pas un doc secret normalement il est affiché ! En plus l'Ac ne l'encadre pas dans sa chambre comme un trophée (en tout cas pas moi   je préfère un beau paysage ou le calendrier des administrateurs de gest 03   )

La question est de savoir si la circulaire de 2011 s'applique :
I.2 Compétence du conseil d'administration
Le conseil d'administration, sur le rapport du chef d'établissement, donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des sorties et voyages scolaires.

Car cette rédaction rend un acte du CA obligatoire pour toute sortie, sans faire de distinction entre sortie obligatoire ou facultative. Sauf si je l'ai mal lue ou ai oubliè un passage.
Car il me parait illusoire d'espérer avoir un tel acte pour chaque sortie pédagogique sans participation des familles.

Bonjour à tous,
Loin d'être un spécialiste, il me vient à l'esprit un souvenir d'école, qui parlait de hiérarchie des normes... Je ne suis pas non plus juriste, mais dans le cas d'espèce, pour moi c'est le Code de l'Education qui est issu directement de la réglementation, quant à une circulaire, elle ne fait que préciser... Question: peut-elle aller au-delà du Code ? Avis aux juristes...
j'ai l'impression de couper les cheveux en quatre, moi...

Je suis bien d'accord mais alors où trouver la définition juridique d'un voyage scolaire ? Pas dans la circulaire puisque vous dites avec raison que sa valeur est quasi nulle.

Comment peut-on rejeter un budget le 13 janvier ?

M9.6 à donf a écrit:

l'immense majorité des ER envoie spontanément ce fameux pv (y compris par mel en pdf ce qui est très bien) donc ce débat ne concerne que ceux qui ne veulent pas le donner...

Heu, tu parles bien d'un acte autorisant la sortie ? Ici ce n'est pas la pratique. Et, à titre d'exemple, malgré l'information faite aux gestionnaires sur la nécessité de vote du programme des sorties et voyages, vote mentionné dans la circulaire de 2011, aucun des ER ne fait adopter en CA les sorties cinéma sur temps scolaire et gratuites pour les familles.
Cela fait déjà quelques mois que je me demande, à chaque fois que je dois payer une facture de transport, s'il m'appartient de demander un acte. Parce que cet acte ne fait pas partie de la liste des PJ et que je rabâche suffisamment que la liste des PJ doit être la référence, je ne demande rien.

M9.6 à donf a écrit:

je préfère un beau paysage ou le calendrier des administrateurs de gest 03

 Il n'y a qu'un administrateur de gest03 et je ne sais pas s'il a fait un calendrier. D'ailleurs je n'ai même pas vu celui d'Avalon pour 2014.

Winnie a écrit:

M9.6 à donf a écrit:

je préfère un beau paysage ou le calendrier des administrateurs de gest 03

 Il n'y a qu'un administrateur de gest03 et je ne sais pas s'il a fait un calendrier. D'ailleurs je n'ai même pas vu celui d'Avalon pour 2014.

Avalon et malheureusement dans le même état de Nanard... et c'est pas beau à voir.
Pas de carte de vœux 2014 (celle figurant sur le site est la même que pour 2013 modifiée) et pas de calendrier 2014.... pas vraiment eu de demande non plus.