Nouveau GM : 1er poste Gestionnaire de collège... des conseils ?

Bonjour,
Je débarque sur ce forum qui je pense me sera d'un grand secours dans les mois qui viennent...
J'ai été affectée au 1er septembre sur un poste de GM suite à ma réussite au concours de SAENES, poste logé à l'autre bout du département ! Mais je ne me voyais pas refuser étant donné tout l'investissement pour enfin avoir le concours ! Donc, je ferai les aller-retours pour voir ma famille les week-ends car mon mari ne veut pas déménager et faire changer les enfants d'école (nous sommes propriétaires depuis seulement 2 ans).
Pourriez-vous me donner des conseils sur le métier de gestionnaire matériel (c'est sur un petit collège, environ 300 élèves), en quoi consiste le métier exactement ? Les tâches précises qu'on est amené à faire ? Car je viens d'un milieu tout autre, je n'ai pas vraiment fait beaucoup de compta dans ma vie et c'était il y a longtemps pendant mes études.
Si vous pouviez répondre à mes questions ou me renvoyer vers des liens où tout est expliqué ça serait gentil.
Pensez-vous que j'aurai une formation (combien de temps ?)
Merci de vos réponses.

Bonjour et bienvenue,

Félicitations pour le concours !
1 poste de GM recouvre beaucoup de tâches très différentes : gestion de la demi-pension (commandes, préparation de menus avec le cuisinier, vente de tickets repas, gestion des droits constatés les factures aux familles), gestion du personnel ATTE du collège (évaluation, répartition des tâches ect...), gestion financière (faire les commandes, liquider mandater des factures, s'occuper des recettes et dépenses de la régie..).
C'est un métier complet et exigeant mais tu es sure de ne pas connaitre l'ennui, que chaque journée est différente des autres, le contact avec les élèves est très enrichissant et tu vois toute la vie de l'établissement et tu y participes.
Cela fait partie des rares postes en B où l'on a vraiment des responsabilités.
Bon courage pour cette 1ere année !
Pour la formation cela dépend des académies. La mienne organise un stage d'une semaine à la rentrée puis des journées les mois qui suivent plus de la formation à distance. C'est light...car il faut plusieurs années pour vraiement connaitre le métier (au bout d'un an je n'en ai pas fait le tour).

Merci pour cet éclairage light !!! J'espère que ce travail va me plaire, et surtout que je pourrai être à la hauteur ! Je suis contente que ce soit un métier polyvalent (pas un placard où on s'ennuie à faire des photocopies et du café - c'est l'image que j'ai des fonctionnaires dans les bureaux, mais je me trompe sûrement, je n'étais pas dans la FP avant). En attendant, je vais passer l'été à écumer ce site qui est une mine d'or pour la novice que je suis.
Merci !

bienvenue !!!

Les premières choses à faire sont :
- avoir une bonne succession avec le(la) prédécesseur pour bien prendre le pouls et savoir ce qu'il y a à faire
- ouvrir les tiroirs pour voir ce qu'il y a dedans
- avoir un carnet et un stylo sur soi, se promener et noter tout ce que vous voyez et vous passe par la tête (pourquoi ceci ? pourquoi cela ?). Mettre à profit ce regard neuf avant d'être absorbé par le quotidien.
- se mettre en rapport avec l'agent comptable et faire connaissance avec l'équipe des collègues, du groupement comptable dans un premier temps
- il y aura certainement une formation (1 à 2 jours par semaine) et un tuteur nommé
- avis personnel, les priorités vont au paiement des factures, à la sécurité incendie, à la demi-pension, à la gestion des TOS

- LA PREMIERE ANNEE, ON PRIE POUR AVOIR DES JOURNEES DE 20 HEURES ; NO PANIC !!!!
- IL N'Y A PAS DE QUESTIONS IDIOTES !!! NE PAS HESITER A LES POSER !!!!
- CE FORUM EST UNE MINE D'OR, S'Y INSCRIRE EST MIEUX !!! (si un certain Grincheux vient parler du GJQ et d'autres draguer plus ou moins ouvertement, le prendre avec le sourire !!! )

Pour l'heure, regonfler les batteries, profiter à plein de la famille, fin août va vite arriver.....

Ce post est super car il va être très utile pour les Nouveaux A comme moi qui n'ont jamais travaillé en établissement et qui s'inquiète de leurs futures fonctions  

Chaque année il y a des posts sur ce sujet, faut les rechercher.

ICI
LA
LA AUSSI
ENCORE LA
ET ICI AUSSI
TIENS ENCORE
UN DE PLUS
... et ailleurs ; faut utiliser la fonction rechercher.

Je ne rajouterai qu'une chose aux pertinents conseils de Mad Max.
Quand un nouveau collègue arrive sans expérience de gestion sur un poste, la communauté scolaire et surtout les profs voient surtout en lui le gestionnaire avant de voir le débutant. Il est donc sollicité immédiatement pour tout un ensemble de choses qu'il ne maîtrise pas, et se voit poser des questions pour lesquelles il ne connaît pas la réponse, tout le monde restant dans la "continuité" alors que lui est dans la "rupture" en débarquant.
Il est donc essentiel de bien faire comprendre que les problèmes seront traités, qu'il y aura réponse aux questions, mais en temps et en heure, et pas immédiatement (il y aura déjà suffisamment de choses "immédiates" à gérer en priorité).
Donc montrer à la fois de la bonne volonté et de la fermeté dans la réponse. Ce qui permettra par la suite de mieux se poser (voire s'imposer) à la communauté scolaire.

Par rapport à mon expérience professionnelle : nommé mi -spetembre du concours externe, affectée en EPLE : donc pas de passation avec le préecesseur.
 Vraiment s'appuyer sur sa secrétaire qui  si elle a déjà une expérience en EPLE ( c'était mon cas, même si elle aussi débarquait ds cet EPLE) facilite bcp de choses,  et si "CE à la hauteur", il sera faire en sorte de vous aider et non pas de vous enfoncer ( bonne chance...).
Après voir les dossiers en cours, ne pas hésiter à appeler les différents interlocuteurs ( rectorat-CG-fournisseurs ...)  , qui majoritairement vont bcp vous aider  ou demander à l' AC ou collègues ( pcq ds l' EPLE tout ce qu'on fait c'est du chinois pour la communauté éducative, et maleheuresmeent aussi  pour le CE qui vient d'un autre monde et qui vous évalue).
Aller à toutes les formations ( permet d'échanger avec ses collègues débutants  et donc de s'élargir l'esprit et de se soutenir moralement et aussi d'avoir les clés en main en revenant ds son EPLE grâce aux formateurs qui aident pas mal : bons conseils pratiques ... ), s'appuyer aussi sur son tuteur ( c'est son rôle d'être là et de nous aider). L'équipe des agents, en ce qui me concerne je n'ai pas trop eu le tps de m'en occuper au départ...le CE gérait directemeent les éléments diffiicles ( agent d'acceuil et OP)...en dehors de ces agents les autres faisaient leur travail ou alors on voyait ensemble avec la CE ( j'ai eu un CE bienveillant au départ) . J'ai eu aussi un AC présent et qui m'a bien aidé...Les profs, ben ce sont les profs..assez déconnectés du réel, ressemblant à des étudiants attardés... assez "M. je sais tout"...bon faut le savoir, se les taper en les remettant à leur juste place  et  faire avec ( pas le + intéressant, mais on est en eple)  ...
Surtout, s'il y a pas de pbs financiers dans l' EPLE, cela facilite grandmeent les choses, je pense.

Au total, s'appuyer sur sa secrétaire ( primordial si elle n'est pas novice), son équipe ( les agents)  ( leur faire confiance), le tuteur, les formateurs et les collègues, et  aussi cellule d'aide aux EPLE si besoin. Si le CE est de bonne consitution, il vous aidera. Ne pas restez isolé, allez aux formations, et échangez avec ses collègues et formateurs. Et surtout ...s'armer pour faire face aux profs ( pénibles).

Et puis surtout félicitations à vous ! passez de bonne vacances, vous aurez le tps de vous inquiéter à la rentrée. Ne pas oublier que le CE est celui qui dirige et est responsable. (donc  bien se positionner pour ne pas se faire trop de soucis, on n'est pas CE ! ).

J'ai quelques ressources sur mon petit site qui tente d'exister en bouche-trou entre ce forum et le site http://www.gestionnaire03.fr .

Je t'alerte sur le choix que vous avez fait de séparer la famille : s'il n'est pas trop tard, il faut songer à revoir cette stratégie, elle est dangereuse pour la santé et néfaste aux finances. Si cela n'est pas complètement aberrant, mieux vaudrait mettre votre logement actuel en location et s'installer dans le logement de fonction, à condition que celui-ci soit raisonnablement attirant.

Le logement de fonction ne fait pas que des heureux, mais en début de carrière, c'est un plus qui change vraiment la donne. D'une parce qu'on est mal payé et que ça fait économiser pas mal d'argent, de deux parce qu'en débutant, on transpire un maximum, et être sur place, n'avoir aucun souci de déplacement et avoir toujours sa famille sous la main pour être soutenu, c'est essentiel.

L'intendant zonard a écrit:

...Je t'alerte sur le choix que vous avez fait de séparer la famille : s'il n'est pas trop tard, il faut songer à revoir cette stratégie, elle est dangereuse pour la santé et néfaste aux finances. Si cela n'est pas complètement aberrant, mieux vaudrait mettre votre logement actuel en location et s'installer dans le logement de fonction, à condition que celui-ci soit raisonnablement attirant.

Le logement de fonction ne fait pas que des heureux, mais en début de carrière, c'est un plus qui change vraiment la donne. D'une parce qu'on est mal payé et que ça fait économiser pas mal d'argent, de deux parce qu'en débutant, on transpire un maximum, et être sur place, n'avoir aucun souci de déplacement et avoir toujours sa famille sous la main pour être soutenu, c'est essentiel.

Ce conseil me semble très judicieux, occuper son logement avec sa famille (s'il est correct) est un gage de qualité de vie... et c'est tellement agréable de travailler en regardant ses enfants jouer ou faire du vélo dans la cour!

Merci pour vos précieux conseils !

En ce qui concerne la famille, je n'ai pas vraiment le choix puisque le F3 qu'on me propose est vraiment défraîchi et que mon mari ne veux absolument pas quitter sa maison ni changer les enfants d'école. De plus, comme j'ai 3 enfants cela m'ennuie de les parquer tous dans une seule petite chambre alors qu'à la maison ils ont chacun la leur (et plus grande, en plus). De toute façon, je vais tester comme ça et si cela ne fonctionne vraiment pas, je changerai mon fusil d'épaule.

Je vais aller fouiner sur les liens que vous m'avez indiqué. Merci encore !

le plus fondamental pour une nouvelle GM est de finaliser son POSITIONNEMENT dès la rentrée. Il y va de toutes ses années suivantes dans l'EPLE.
Vous serez immanquablement TESTÉE et OBSERVÉE par tous: profs, CE, adjoint CE, agents, CPE (oui, même eux!) etc...
il vous faudra DES LE PREMIER JOUR adopter une position et une stature PROFESSIONNELLE, et rien d'autre, personne n'étant destiné à priori à être votre copain- copine, certains essayeront, autant que d'autres tenteront de vous déstabiliser.
Dans cette optique montrez:
- vous OSEZ DÉCIDER, c'est vous la taulière, pas les agents TOS ou autres pénibles 
- RESPECTEZ vos agent TOS, la majorité sont généralement fort bons, identifiez les malfaisants et constituez des dossiers solides et factuels, pour commencer.
- vous ASSUMEZ vos réussites et vos conneries éventuelles (inévitables, les vieux briscard en font encore mais ça se voit moins et personne n'ose l'ouvrir!)
- dans ce cadre NE VOUS EXCUSEZ JAMAIS en ayant l'air coupable ou pleureuse, mais contentez vous de trouver une solution correcte pour réparer les erreurs, vous serez vue comme pro.
- PRENEZ LE TEMPS DE RÉFLÉCHIR AVANT DE RÉPONDRE, surtout si vous doutez de cette réponse, fixez un délai pour donner la réponse et RESPECTEZ LE!
- gardez une LOYAUTÉ TOTALE envers votre CE, même si c'est une tête de khon
- ne vous laissez pas traiter comme un PAILLASSON, si vous voulez être reconnue comme adjointe au CE, ce que vous serez, il faut en avoir la stature, quitte à jouer peu ou prou un rôle de théâtre au début (sans excès toutefois car vous seriez démasquée), notamment si vous êtes sensible ou influençable.
- RECHERCHEZ DES APPUIS LOCAUX (collègues GM, AC, hiérarchie directe)

Vous voyez que je ne parle pas de technique, celle ci s'acquiert par le travail et la veille juridique, il vous faudra beaucoup bosser la ou les premières années, mais c'est un investissement pour avoir de la bouteille et être blindée à l'avenir. Ne traînez pas à vous former aussi par vous- même (forum Nanard par exemple, des vieux décatis pas trop mauvais et des jeunes lions sont de bon conseil), soyez curieuse....la maîtrise technique participe à la maîtrise comportementale. 

Vous avez au mieux 90 jours pour déterminer la suite, ne traînez pas!

Ce sont les meilleurs conseils !

Ajouter une boite à poupées vaudous 

Garder une heure pour faire une activité physique : auto laveuse 
Faire le tour de la cité scolaire ou du collège ou lycée en vérifiant les points dangereux  ( securite des locaux) et les voies d'accès ( penser à vérifier arrivée de gaz et vannes )
, etc., etc.,

Ça maintient en forme et ça défoule

La marmotte parle d'or.

DBM a écrit:

Faire le tour de la cité scolaire ou du collège ou lycée en vérifiant les points dangereux  (securite des locaux) et les voies d'accès (penser à vérifier arrivée de gaz et vannes)

... et en profiter ainsi pour (très probablement) entamer le document unique d'évaluation des risques : http://intendancezone.net/spip.php?article559

La démarche est parfaitement expliqué sur le site de l'IZ, et les documents sur lesquels le lien renvoie plutôt très bon, comparé à ce qui est publié par d'autres académies sur ce sujet.

V.M.B a écrit:

personne n'étant destiné à priori à être votre copain- copine, certains essayeront, autant que d'autres tenteront de vous déstabiliser.

Voilà, l'essentiel est dit. Le reste n'est que littérature de supermarché.

Re-Init a écrit:

V.M.B a écrit:

personne n'étant destiné à priori à être votre copain- copine, certains essayeront, autant que d'autres tenteront de vous déstabiliser.

Voilà, l'essentiel est dit. Le reste n'est que littérature de supermarché.

Tu sais ce qu'il te dit, Paul-Loup Sulitzer !?

Et dites vous bien que les conseilleurs ne sont pas les payeurs.
Ne vous attendez à aucun compliment, ni remerciement.
Les collègues les plus agréables peuvent être aussi les plus sournois.
Apprenez tous les textes par coeur et appliquez les systématiquement.
A ceux qui verbalisent de manière exagérée, demandez des écrits.
Comprenez rapidement que les CT sont avant tout des entités politiques.
....

Et surtout, quel que soient les événements, garder confiance en soi !!  

Pour la compta ce n'est QUE de l'argent. Toutes les erreurs sont corrigeables.  

saenesv a écrit:

Apprenez tous les textes par coeur et appliquez les systématiquement.

 
il parait que le corpus des lois décrets et autres circulaires en France comprend environ 400000 textes
faut commencer tout de suite  si tu veux être prête en septembre

J'ajouterais que le contact avec l'agent comptable est également essentiel et rythme de manière importante l'année budgétaire.
 
Savoir quoi faire, comment, pourquoi, quand etc. est je crois très important dans le travail en équipe avec l'agence comptable.

C'est un gain de temps organisationnel qui a une grande valeur à mes yeux!

L'intendant zona a écrit:

Tu sais ce qu'il te dit, Paul-Loup Sulitzer !?

 Heu.....je crois que tu devrais retourner en supermarché car ça fait lurette que PLS (dont j'ai lu tous les bouquins quand je m'appelais Kevin) n'y figure plus. J'aurai plutôt cité Harlan Coben ou Marc Levy.

Et écoute bien ceux qui te disent qu'il faut être synchro avec l'agence comptable.

V.M.B a écrit:

le plus fondamental pour une nouvelle GM est de finaliser son POSITIONNEMENT dès la rentrée. Il y va de toutes ses années suivantes dans l'EPLE.
Vous serez immanquablement TESTÉE et OBSERVÉE par tous: profs, CE, adjoint CE, agents, CPE (oui, même eux!) etc...
il vous faudra DES LE PREMIER JOUR adopter une position et une stature PROFESSIONNELLE, et rien d'autre, personne n'étant destiné à priori à être votre copain- copine, certains essayeront, autant que d'autres tenteront de vous déstabiliser.
Dans cette optique montrez:
- vous OSEZ DÉCIDER, c'est vous la taulière, pas les agents TOS ou autres pénibles 
- RESPECTEZ vos agent TOS, la majorité sont généralement fort bons, identifiez les malfaisants et constituez des dossiers solides et factuels, pour commencer.
- vous ASSUMEZ vos réussites et vos conneries éventuelles (inévitables, les vieux briscard en font encore mais ça se voit moins et personne n'ose l'ouvrir!)
- dans ce cadre NE VOUS EXCUSEZ JAMAIS en ayant l'air coupable ou pleureuse, mais contentez vous de trouver une solution correcte pour réparer les erreurs, vous serez vue comme pro.
- PRENEZ LE TEMPS DE RÉFLÉCHIR AVANT DE RÉPONDRE, surtout si vous doutez de cette réponse, fixez un délai pour donner la réponse et RESPECTEZ LE!
- gardez une LOYAUTÉ TOTALE envers votre CE, même si c'est une tête de khon
- ne vous laissez pas traiter comme un PAILLASSON, si vous voulez être reconnue comme adjointe au CE, ce que vous serez, il faut en avoir la stature, quitte à jouer peu ou prou un rôle de théâtre au début (sans excès toutefois car vous seriez démasquée), notamment si vous êtes sensible ou influençable.
- RECHERCHEZ DES APPUIS LOCAUX (collègues GM, AC, hiérarchie directe)

Vous voyez que je ne parle pas de technique, celle ci s'acquiert par le travail et la veille juridique, il vous faudra beaucoup bosser la ou les premières années, mais c'est un investissement pour avoir de la bouteille et être blindée à l'avenir. Ne traînez pas à vous former aussi par vous- même (forum Nanard par exemple, des vieux décatis pas trop mauvais et des jeunes lions sont de bon conseil), soyez curieuse....la maîtrise technique participe à la maîtrise comportementale. 

Vous avez au mieux 90 jours pour déterminer la suite, ne traînez pas!

Pas mieux.
c'est le meilleur job qu'on puisse avoir en ce qui me concerne, qu'on soit B ou A.
J'espère redevenir gestionnaire bientôt parce que c'était excitant.
Faut donner de sa personne par contre. C'est pas facile tous les jours et faut oublier les 1607 heures, pas forcément parce qu'on a un moulon de tâches (enfin, si, on a un moulon de tâches, mais c'est pas non plus la mine, hein !), mais parce qu'il faut être très présent.

L'essentiel: avoir un bon CE, et ça , c'est pas gagné d'avance .

Et n'oublie pas d'organiser le pot de rentrée....

Bonjour,
pour faire écho aux propos de VMB : garder ses distances et la tête froide ! Travailler dans une ambiance chaleureuse sans pour autant se taper dans le dos comme des potes. Eviter de participer aux discussions type "café du commerce", tutoyer le moins de personnes possibles (éviter de tutoyer les agents et les profs)...
bref rester courtoise, polie et surtout professionnelle !!

Merci pour vos conseils ! Je commence fin août (affectée au 1er septembre, mais c'était fortement recommandé de venir avant) pour faire la passation entre gestionnaires. J'espère que mon prédécesseur sera de bon conseil aussi ! Ca me rassure d'avoir un tuteur en plus, je vais tellement le bombarder de questions qu'il en aura peut-être marre... En même temps, comme je n'y connais absolument rien il faudra bien que j'apprenne tout ! C'est dur de se dire qu'on a bossé à fond pour avoir un concours (SAENES externe) et le jour où on est affecté à un poste de GM bizarrement cela n'a plus grand chose à voir avec le concours qu'on a passé...

Eole a écrit:

Ca me rassure d'avoir un tuteur

Heu, tant que tu ne l'as pas rencontré, disant avec sourire "salut je suis ton tuteur, et content de l'être", serre les dents pas dire plus bas.

Sinon, il faut toujours se montrer particulièrement prudent lors de cette semaine de fin août où l'on n'est pas officiellement en poste. Il faut agir en tout comme si l'on était pleinement en poste, ou alors s'abstenir sèchement (et venir la nuit et le ouiquende pour avancer un peu mais sans croiser personne). En effet, s'il existe le moindre flottement, les mauvais éléments dans le personnel vont le percevoir et l'utiliser pour établir un rapport de forces. Cela ne doit pas marcher.

Un premier thème central qui devra te tenir à cœur : la sécurité de l'EPLE, des usagers et des personnels. Vois comment marchent la maintenance et l'entretien des locaux et regarde très très vite tes contrats de vérifications obligatoires (d'ailleurs ça te servira à faire ton budget).

Deuxième truc hyper important : la restauration si ça te concerne...

Troisième chose : ne pas vouloir tout changer d'un coup et ne pas agir seul et avec précipitation sauf urgenceou péril   grave et imminent. Observe et note tout ce qui te semble aller de travers ou manquer... Hiérarchise et vois avec ton CE.

Comme ont dit les collègues.
Garder de la distance, ne pas montrer de faiblesse, vouvoyer les personnels, de la rigueur, ne pas montrer ses lacunes.
Ne pas chercher à être aimé ou appréciée pour ses "qualités humaines", mais à être respecté. Tout le reste est littérature.