Remboursement dépenses voyage / gestion de fait

Bonjour,

Un gestionnaire souhaite rembourser sur sa régie de dépenses des tickets de caisse de différentes prestations, notamment des repas pris lors d'un voyage scolaire.
Aucune régie temporaire n'a été constituée.
Un des tickets de caisse dépasse le seuil de 230,00 €.

Le problème que j'ai identifié est double :
- l'absence de constitution d'une régie temporaire, sur des dépenses importantes (en tout, plus de 500 €), peut être assimilée à une gestion de fait ;
- il m'apparaît impossible de rembourser le ticket qui dépasse les 230,00 €.

Je suis curieux de connaître l'avis des comptables expérimentés (et des autres). Y-a-t-il une solution, ou vais-je devoir me fâcher avec le gestionnaire, le CE et le professeur qui a avancé les fonds (de bonne foi, je le précise) ?

Merci par avance de votre aide.

NaudinF a écrit:

Je suis curieux de connaître l'avis des comptables expérimentés (et des autres).

Moi aussi.

Si tu crois que je vais répondre à ce genre de question posée par un vendeur de motoculteurs de Montauban...

S'il te plait… Ça fait un moment que j'ai pas bien rigolé avec les EPLE.

T'as qu'à demander des DVD de comiques pour Noël, ça déborde des rayons...

Moi, je serai curieux de te voir dégainer le premier pour une fois. Histoire que j'apprenne...

Isaac Newton a écrit:

Moi, je serai curieux de te voir dégainer le premier pour une fois. Histoire que j'apprenne...

Scélérat !

Flatteur !

Vas-y, je te regarde...

Ah ben moi aussi!!

Isaac Newton a écrit:

Moi, je serai curieux de te voir dégainer le premier pour une fois. Histoire que j'apprenne...

Isaac Newton a écrit:

Flatteur !

Vas-y, je te regarde...

Tirez le premier, Messire l'anglais.

Bon je m' y risque (quitte à me faire enguirlandée par les anciens); Ce
genre de question pourrie c'est pile poil un entrainement pour l'
Apaenes!

Alors plusieurs choses dans ce cas : D'abord pas de
régie constituée c'est une erreur, certes, mais inutile de se lamenter
c'est fait. (Et la "très grande faute" peut provenir d'un cumul de
"non-communication").
Ensuite il s'agit peut être d'un cas d'urgence
(si c'est un gueuleton entre profs je réagirais différemment) et dans ce
cas il fallait bien faire manger les mômes.
Le seuil des 230€ c'est
"sans" ticket de caisse donc si tu as un ticket c'est déjà pas si mal
(attention je n'ai pas dit que j'approuvais).
Pour moi faire faire un
certificat de l'ordonnateur récapitulant ces dépenses et les acceptant
sur le compte du voyage (faut avoir un peu de rab sur le N3 ou faire une
contribution entre services - sans doute la dernière pour un voyage) et
un mandatement au prof. On va quand même éviter de piocher dans les
menues dépenses ça fait pas sérieux.
Ensuite (avant, pendant) on fait
une leçon en bonne et du forme au gestionnaire, au prof, au Ce et on
réexplique la procédure de régie qu'il n'est pas obligatoire de
dépenser!
Je dirais qu'on s'assied sur notre agacement, et qu'on joue notre rôle de facilitateur et de conseil aux EPLE.

Euh IZ, Nanard, les autres AC, j'ai perdu combien de points pour l'examen?

Citation :

Je dirais qu'on s'assied sur notre agacement, et qu'on joue notre rôle de facilitateur et de conseil aux EPLE

NaudinF a écrit:

Bonjour,

Un gestionnaire souhaite rembourser sur sa régie de dépenses des tickets de caisse de différentes prestations, notamment des repas pris lors d'un voyage scolaire.
Aucune régie temporaire n'a été constituée.
Un des tickets de caisse dépasse le seuil de 230,00 €.

Le problème que j'ai identifié est double :
- l'absence de constitution d'une régie temporaire, sur des dépenses importantes (en tout, plus de 500 €), peut être assimilée à une gestion de fait ;
- il m'apparaît impossible de rembourser le ticket qui dépasse les 230,00 €.

C'est bien beau les comiques de vous renvoyer la balle mais ça fait pas avancer le schmilblick pour le collègue.

Quant au hamster pénible qu'il ne vienne pas me chercher, car il est trop fort pour critiquer, trop juste pour donner les bonnes réponses.

1) les dépenses concernées rentrent-elles dans les dépenses autorisées par la régie du gestionnaire ? Si oui on passe à la suite , si non c'est un mandatement direct.

2) les dépenses respectent elles les conditions de présentation pour les factures au-delà de 230 € ? Il semblerait que non, donc au comptable de faire son job.

3) Il n'y a pas gestion de fait puisque cela s'analyse comme des dépenses faites sans bons de commande préalable par une personne. L'ordonnateur choisit ou pas de les mandater. Le régisseur choisit ou pas de les payer sur sa régie. Le comptable choisit ou pas d'accepter les mandats et - ou - les dépenses sur la régie. Si le régisseur paye (rembourse) à tort il engage sa responsabilité si le comptable refuse de valider ses dépenses sur la régie.

il faut également vérifier si ces dépenses sont bien prévues dans l'annexe financière votée en CA et si le seuil de remboursement autorisé par l'AC à l'ER n'est pas dépassé. perso je ne mandaterai pas directement au prof car une dao et que la procédure pour une dao c'est le remboursement.

l'int.int a écrit:

il faut également vérifier si ces dépenses sont bien prévues dans l'annexe financière votée en CA .

Qu'est ce que ça vient faire ici ça ? Le CA se prononce sur un projet. C'est comme si vous vous interdisiez d'ouvrir un compte en cours d'année pour une dépense non prévue au budget initial. Y'a pas intérêt à avoir des imprévus dans votre bahut.

l'int.int a écrit:

il faut également vérifier si le seuil de remboursement autorisé par l'AC à l'ER n'est pas dépassé.

Sinon l'AC devra rembourser directement la DAO sans passer par le régisseur.


Question subsidiaire : Un AC peut-il refuser de rembourser une DAO, notamment s'il s'avère que le fournisseur accepte les bons de commande ?

Un comptable ne peut refuser une DAO que pour les mêmes motifs qu'une autre facture. Mamouth accepte les bons de commande du lycée, mais si Machin vais y acheter un stylo sans bon de commande et que la dépense soit passée en DAO avec un mandat signé de l'ordo en vertu de quoi je suspendrais le paiement ?

Faisable (après, cela dépend si on veut ruer dans les brancards ou non...)

c/548 : avance pour menues dépenses limitée à 300€ (donc renouvelée au moins une fois). Mandaté par l'ordonnateur et contrôlé par l'AC en fonction des justicatifs fournis.

Pour être qualifié de facture, il faut : annexe C

Aucun formalisme, autre que celui prévu par le code général des impôts, n'est exigé pour les factures ou les mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement
1. Le nom ou la raison sociale du créancier ;
2. Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ;
3. Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET ;
4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice ;
5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires ;
6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ;
7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération.

 

Régie et avance pour menues dépenses sont deux choses différentes.

http://casu.assoc.free.fr/spip.php?article25

Vilain Intendant a écrit:

l'int.int a écrit:

il faut également vérifier si ces dépenses sont bien prévues dans l'annexe financière votée en CA .

Qu'est ce que ça vient faire ici ça ? Le CA se prononce sur un projet. C'est comme si vous vous interdisiez d'ouvrir un compte en cours d'année pour une dépense non prévue au budget initial. Y'a pas intérêt à avoir des imprévus dans votre bahut.

la question concerne un voyage scolaire et non une sortie ... L'annexe financière d'un voyage doit être votée en CA préalablement au voyage c'est l'autorisation de dépenses, donc il faut vérifier que ttes les dépenses qui ont finalement été faites ont bien été actées et que l'on ne dépasse pas le budget voté sinon on attend le prochain CA pour régulariser et pour embourser quand l'annexe financière est exécutoire ... par contre vu la période de l'année ...

Vilain Intendant a écrit:

Quant au hamster pénible qu'il ne vienne pas me chercher, car il est trop fort pour critiquer, trop juste pour donner les bonnes réponses.

Dans l'absolu la régie permanente de l'EPLE c'est pas possible, vu que dans une régie c'est le régisseur qui fait la dépense (d'ou la problématique des remboursements des dépenses des profs fait par carte bleue).
Dans les faits, la régie permet-elle le remboursement des dépenses : voir acte de création de régie ET le plafond de dépense par opération. Si le ticket fait 51 € et que le plafond est de 50 €, c'est mort pour le passage en régie.

Le seuil de 230 €, je ne vois pas son intérêt dans le cas présent. C'est celui du seuil de dispense de pièces justificatives. Je n'ose croire qu'il est utilisé pour maquiller des irrégularités ou ne pas employer la procédure adaptée (oui y en a une).

Gestion de fait ? Ou ça ? Y a manipulation de deniers publics ? En dépense ? Y a eu de l'argent sorti du coffre sans régie ?

Pour l'instant, je comprend qu'il y a 500 € de dépenses perso lors d'un voyage que l'on aimerait admettre en frais pros.
Repas pour un voyage scolaire. Pour qui, les élèves ? Les accompagnateurs ? Je suppose qu'ils ont un ordre de mission et donc la prise en charge des frais de mission.
Ha, non, on me signale que non. Cela serait trop simple, d'ailleurs y a pas que des repas, y a aussi des entrées au musée du massage chinois avec atelier pratique.

Donc direction CA, pour qu'il décide si c'est une dépense à prendre en charge au titre du voyage.

Oui, mais on va pas réunir le CA pour ça… Ben si, d'ailleurs en même temps on peut lui présenter le bilan financier du voyage (en deux versions, avec et sans les tickets repas au cas ou ils refusent la prise en charge). Et tant qu'à faire, on lui propose de modifier le tarif du voyage pour pouvoir rembourser les familles.
L'acte autorisant la prise en charge des tickets indique les personnes à rembourser et le montant pour chacun à rembourser.
Au mandat, acte du CA + RIB.
Si ordre de mission, c'est plus simple, mais c'est barèmé.

J-M a écrit:

Dans l'absolu la régie permanente de l'EPLE c'est pas possible, vu que dans une régie c'est le régisseur qui fait la dépense (d'ou la problématique des remboursements des dépenses des profs fait par carte bleue).
Dans les faits, la régie permet-elle le remboursement des dépenses : voir acte de création de régie ET le plafond de dépense par opération. Si le ticket fait 51 € et que le plafond est de 50 €, c'est mort pour le passage en régie.
Le seuil de 230 €, je ne vois pas son intérêt dans le cas présent. C'est celui du seuil de dispense de pièces justificatives. Je n'ose croire qu'il est utilisé pour maquiller des irrégularités ou ne pas employer la procédure adaptée (oui y en a une).
Gestion de fait ? Ou ça ? Y a manipulation de deniers publics ? En dépense ? Y a eu de l'argent sorti du coffre sans régie ?
Pour l'instant, je comprend qu'il y a 500 € de dépenses perso lors d'un voyage que l'on aimerait admettre en frais pros.
Repas pour un voyage scolaire. Pour qui, les élèves ? Les accompagnateurs ? Je suppose qu'ils ont un ordre de mission et donc la prise en charge des frais de mission.
Ha, non, on me signale que non. Cela serait trop simple, d'ailleurs y a pas que des repas, y a aussi des entrées au musée du massage chinois avec atelier pratique.
Donc direction CA, pour qu'il décide si c'est une dépense à prendre en charge au titre du voyage.
Oui, mais on va pas réunir le CA pour ça… Ben si, d'ailleurs en même temps on peut lui présenter le bilan financier du voyage (en deux versions, avec et sans les tickets repas au cas ou ils refusent la prise en charge). Et tant qu'à faire, on lui propose de modifier le tarif du voyage pour pouvoir rembourser les familles.
L'acte autorisant la prise en charge des tickets indique les personnes à rembourser et le montant pour chacun à rembourser.
Au mandat, acte du CA + RIB.
Si ordre de mission, c'est plus simple, mais c'est barèmé.

La régie faite uniquement pour des dépenses faite par le régisseur... dans l'absolu oui. Dans la réalité c'est surtout pour rembourser les cuisses de grenouille pour les SVT, le paquet de PQ en urgence (ça c'est de l'urgence absolue), le bouquin introuvable ailleurs qu'à la capitale, etc... Donc, rembourser sur la régie des dépenses faites par Machin pour moi c'est OK.

Le seuil de 230 € c'est effectivement pour la production d'une facture conforme à l'annexe du décret de 2007. Pas de facture conforme, pas de paiement du comptable. Donc c'est un réel problème.

L'absence de procédure adaptée ? Tu rigoles ou tu ignores le seuil des 15 000 €. Et faire un MAPA pour choisir le Mac'do lors du voyage touristique à Paris, moi je veux bien remarque mais c'est surréaliste. Idem pour la mise en concurrence pour la visite du Louvre.

Les repas avec un OM ? Toi t'es pas en EPLE. Un repas pour 15 gamins et deux profs en goguette ne se régle pas par ordre de mission, pas plus que la visite de la Tour Eiffel.

Pour ce qui est de réunir le CA, c'est du grand guignol. D'accord pour revoir la participation des familles ; mais pour rigoler dis moi que la CRC considérera qu'un document du CA permettra de dérogger aux règles de la comptabilité publique et au décret de 2007 sur les pièces justificatives !?!

Si le seul problème qui demeure est celui du ticket > 230 €, il doit bien être possible pour le prof de trouver deux factures d'un montant total équivalent et qui, sous couvert d'un joli certificat de l'ordonnateur justifiant du rattachement de la dépense à tel voyage, permettront à l'AC de rembourser sans rien risquer?

Vilain Intendant a écrit:

Les repas avec un OM ? Toi t'es pas en EPLE. Un repas pour 15 gamins et deux profs en goguette ne se règle pas par ordre de mission, pas plus que la visite de la Tour Eiffel.

Bien d'accord. Et pourtant, mon AC pense que si

D6. a écrit:

Si le seul problème qui demeure est celui du ticket > 230 €, il doit bien être possible pour le prof de trouver deux factures d'un montant total équivalent et qui, sous couvert d'un joli certificat de l'ordonnateur justifiant du rattachement de la dépense à tel voyage, permettront à l'AC de rembourser sans rien risquer?

L'ordonnateur est d'accord pour faire un faux?

Si c'est pour rembourser un prof, à ton avis?

hé ben dans ce cas c'està l'ordo de le proposer, moi je ne l'évoquerai mm pas du bout des lèvres. Si c'est un ER l'ordo certifie que c'est une dao etc ... et l'AC n'a rien à redire car il n'est au courant de rien, si c''est sur le propre étab de l'AC perso je ne suis pas d'acc, faudrait négocier sec avec moi pour que j'accepte car pour moi c'est qq part leur apporter un boulevard pour pas mal de déviances et remboursements farfelus ... farfelus c'est gentil comme terme encore je trouve .... pourquoi pas des frais de mission avec un bel OM du chef d'étab parce que comme on n'a plus d'HSE c'est pas grave on va financer comme ça ....

Merci pour vos réponses.
J'ai été cependant un peu trop léger sur les détails que je vous ai fournis.
A la réflexion le seuil des 230,00 € est inutile puisqu'il y a des tickets de caisse et des factures.
La régie permanente du GM n'est pas habilitée à rembourser certaines dépenses et est insuffisante pour d'autres.
Mais éventuellement, il pourrait y avoir remboursement directement à l'agence ?
Le problème identifié qui m'empêche de faire le remboursement est la gestion de fait établie (même indirecte), puisque le professeur a payé des dépenses obligatoires (il faut bien qu'ils se nourrissent ces petits et se transportent) et attend le remboursement.
Je crois donc que la réquisition du comptable est inévitable.

Encore une fois, à la lumière de ces précisions et réflexions, que pensez-vous de ma conclusion ?
Merci encore.

@IsaacNewton : cette situation commence à me les briser menues !

je crois surtout qu'il faut recadrer la régie
si on laisse trop faire l'exception devient la règle
on paye après service fait c'est tout
donc pas de régie (sauf voyage et encore il faut mettre le hola)

NaudinF a écrit:

Le problème identifié qui m'empêche de faire le remboursement est la gestion de fait établie (même indirecte), puisque le professeur a payé des dépenses obligatoires (il faut bien qu'ils se nourrissent ces petits et se transportent) et attend le remboursement.
Je crois donc que la réquisition du comptable est inévitable.

Y a pas gestion de fait ! Même indirecte.