Participation du collège à un voyage- Gestion de fait

Un gestionnaire d'ER me pose le problème suivant :
Un voyage a été organisé dans son collège, sans qu'il ait à le gérer, car il a été pris en charge par l'association organisatrice (souvenir français de la déportation). Cette association a également encaissé les paiements des familles.
Et maintenant que le voyage est terminé, le CE vient lui annoncer qu'une facture va être faite par la-dite association, à payer par le collège, pour participation au voyage.
Le gestionnaire envisage de :

• faire voter cette participation au CA avec acte
  
• prélever la somme, DBM type 3, ouverture d'un N3 6. / N3 7588 et d'un D 6588 avec paiement de la facture (après validation de le DBM) au N3 et mandat d'ordre au D.
  

Ca me semble correct mais partagez-vous mon avis ? Pour simplifier la procédure, est-il envisageable de prélever pour inscription au chapitre D mais sans le N3 et alors à quel compte de classe 6 ?
Merci d'avance.

Plumpy a écrit:

Pour simplifier la procédure, est-il envisageable de prélever pour inscription au chapitre D mais sans le N3 et alors à quel compte de classe 6 ?
Merci d'avance.

c'est comme cela qu'il faut faire, le CA votant une subvention à l'association. L'imputation peut d'ailleurs se faire au A1 ou au D.

Bon maintenant, si le voyage avait lieu en période scolaire et ne concernait que des élèves de l'Etablissement ou essentiellement, on nage en pleine gestion de fait : ce voyage aurait du être suivi au budget de l'Etablissement.

!!!!!

Voyage scolaire pour le compte de l'établissement ?
En vertu de quoi le prestataire peut encaisser des deniers publics ?
Cela me fait tiquer.

Pour le reste à la base il faut un contrat qui prévoit la prestation de l'organisateur, validé par le CA ou l'EPCP. mais préalable à l'action. Le voyage se gère au N3, la participation des profs au A16588 (préférable pour moi au D) avec DBM3 pour prélèvement sur fonds propres et DBM2 pour le N3
mandat au A1 6588 OR correspondant au N37588

Si ce n'est pas un voyage scolaire les profs payent leur voyage car cela ne concerne plus l'établissement

C'est bien un voyage scolaire, en période scolaire à destination de la Normandie (site du débarquement). Le gestionnaire a été devant le fait accompli, le voyage était déjà fini quand il a su que le collège devrait participer.
Il ne sait même pas encore ce qu'indiquera la facture que doit lui envoyer l'association...apparemment ce serait présenté comme un don du collège à l'association et dans ce cas, il peut peut-être éviter l'ouverture du N3 ?
Mais alors quel compte de classe 6 pour le paiement ?

Plumpy a écrit:

C'est bien un voyage scolaire, en période scolaire à destination de la Normandie (site du débarquement). Le gestionnaire a été devant le fait accompli, le voyage était déjà fini quand il a su que le collège devrait participer.
Il ne sait même pas encore ce qu'indiquera la facture que doit lui envoyer l'association...apparemment ce serait présenté comme un don du collège à l'association et dans ce cas, il peut peut-être éviter l'ouverture du N3 ?
Mais alors quel compte de classe 6 pour le paiement ?

Bon le mal est fait, inutile d'attirer l'attention, donc :
- surtout pas de facture
- surtout pas de contrat
- surtout pas de N3
Vote en CA d'une subvention à l'association motivé par la prise en charge par celle-ci d'un projet pédagogique interressant le collège. Le bilan financier du voyage présenté en CA servira de rapport d'utilisation de la subvention présenté par l'association.
Après : mandatement au A1 6575 avec l'acte du CA en PJ.

Franchement vous me faites écrire de ces trucs !!!

Je m'interroge sur l'acte autorisant la subvention (même si je ne vois pas trop d'autre manière de verser une somme à l'organisme qui a organisé le voyage).
Comment proposer au CA de verser une subvention pour un projet pédagogique/voyage qui relève manifestement de la gestion de fait?

Merci pour votre aide.
Je vais conseiller au gestionnaire de suivre les indications de Sainte-Barbe pour régler ça sans trop de remous, en aillant conscience de la gestion de fait et de l'irrégularité de la choses.
Comme il le dit, le mal est fait !...

Pfff a écrit:

Je m'interroge sur l'acte autorisant la subvention (même si je ne vois pas trop d'autre manière de verser une somme à l'organisme qui a organisé le voyage).
Comment proposer au CA de verser une subvention pour un projet pédagogique/voyage qui relève manifestement de la gestion de fait?

Moi aussi je m'interroge, mais je ne vois pour l'instant pas d'autres issues...
J'ai un doute sur la nature de la PJ que tu proposes de joindre à l'acte : comme le dit le collègue plus haut, difficle de justifier le versement à une assoc d'une subvention destinée à financer une activité impliquant les élèves pendant le temps scolaire .Examinée de près au COFI, l' "anomalie" ne manquera pas d'apparaître .D'autant que ce type de sujet est connu pour être "délicat"
Et là l'AC est mal.

La responsabilité du comptable s'appréciant au moment du paiement, à lui d'être vigilant
Cette histoire pourrait bien finir par un refus de paiement assorti d'un ordre de réquisition

tobias a écrit:

sainte barbe a écrit:

Vote en CA d'une subvention à l'association motivé par la prise en charge par celle-ci d'un projet pédagogique interressant le collège. Le bilan financier du voyage présenté en CA servira de rapport d'utilisation de la subvention présenté par l'association.

J'ai un doute sur la nature de la PJ que tu proposes de joindre à l'acte : comme le dit le collègue plus haut, difficle de justifier le versement à une assoc d'une subvention destinée à financer une activité impliquant les élèves pendant le temps scolaire .Examinée de près au COFI, l' "anomalie" ne manquera pas d'apparaître .D'autant que ce type de sujet est connu pour être "délicat"
Et là l'AC est mal...

Comme je le disais plus haut, il n'est pas nécessaire de faire figurer expressement dans l'acte le voyage scolaire. On peut s'en tenir à une motivation plus large de "projet pédagogique commun".
La gestion de fait est avérée, l'AC qui prendra en charge le mandat au profit de l'association prendra en charge un mandat illégal en ce qu'il a pour effet de sortir de la caisse des deniers en vue d'une gestion de fait.
Le problème est identique quelque soit l'imputation budgétaire ou la justification du mandat.
Donc de deux choses l'une :
soit l'AC refuse de payer : le problème c'est que ça ne règle pas le problème de la gestion de fait, puisque l'argent encaissé des familles était de l'argent public.
soit l'AC accepte de payer, sans que ça se voit trop, mais assure ses arrières en exigeant un bilan financier détaillé de l'asso avec pièces à l'appui, ce qui permettra en cas de procédure de gestion de fait de permettre la régularisation des comptes. Dans ce cas la question est de savoir ce qui est le moins voyant : le N3 avec la facture ça saute aux yeux, la subvention (tout dépend de son montant, il devrait être limité puisqu'elle concerne qu'une partie du financement du voyage) c'est un peu moins voyant.
De toute façon c'est bancal !

sainte barbe a écrit:

Donc de deux choses l'une :
soit l'AC refuse de payer : le problème c'est que ça ne règle pas le problème de la gestion de fait, puisque l'argent encaissé des familles était de l'argent public.
....

Oui, mais s'il refuse de payer, et que l'ordo l'y oblige par voie de réquisition, la gestion de fait n'est plus un problème pour lui , non ?
Dés lors qu'il sait qu'il y a eu gestion de fait, surtout dans ce cas précis, c'est à dire mis devant le fait accompli pour payer le truc , il se doit de ne pas la cautionner

Mais bon, c'est mon avis .

tobias a écrit:

sainte barbe a écrit:

Donc de deux choses l'une :
soit l'AC refuse de payer : le problème c'est que ça ne règle pas le problème de la gestion de fait, puisque l'argent encaissé des familles était de l'argent public.
....

Oui, mais s'il refuse de payer, et que l'ordo l'y oblige par voie de réquisition, la gestion de fait n'est plus un problème pour lui , non ?
Dés lors qu'il sait qu'il y a eu gestion de fait, surtout dans ce cas précis, c'est à dire mis devant le fait accompli pour payer le truc , il se doit de ne pas la cautionner

Mais bon, c'est mon avis .

Le choix existe et celui que tu préconise n'est pas mauvais. La conséquence est que la gestion de fait sera déclarée certainement. Certes la responsabilité de l'AC ne sera pas mise en cause (on va quand même bien chercher la réalité de son ignorance), par contre il sera mis à contribution pour la régularisation.
Au choix : faire péter le truc...ou pas !

sainte barbe a écrit:

Le choix existe et celui que tu préconise n'est pas mauvais. La conséquence est que la gestion de fait sera déclarée certainement. Certes la responsabilité de l'AC ne sera pas mise en cause (on va quand même bien chercher la réalité de son ignorance), par contre il sera mis à contribution pour la régularisation.
Au choix : faire péter le truc...ou pas !

Si tu parles de son ignorance a priori : l'AC étant celui d'un établissement rattaché, il ne peut pas savoir à distance qu'un voyage est organisé par une assoc qui va ensuite lui demander de payer la note

Son ignorance a posteriori ? : il s'affiche clairement comme étant au courant, et dénonce cet état de fait par le refus de payer .

Par contre, ce qui m'intrigue, c'est que le gestionnaire ne l'ait pas alerté plus tôt..
Comment le collègue qui a soulevé cet intéressant problème explique-t-il la chose?

En fait la chronologie a été la suivante : le gestionnaire de l'ER apprend dans un 1er temps par la principale l'organisation d'un voyage dans lequel le collège n'a rien à voir. Tout est géré par l'association. Le voyage se fait et quelques jours plus tard, la principale vient annoncer au gestionnaire qu'il y aura finalement une facture à payer par le collège, présentée comme une subvention (à ce jour, il n'a pas encore la facture). Là, le gestionnaire alerte l'AC (ce n'est pas moi mais je suis en charge de la compta géné des ER et l'AC est absent donc j'essaie de prendre le relais).
A ce jour, le gestionnaire n'a encore rien fait mais la principale veut que la facture soit payée et souhaite prélever la somme au prochain CA prévu dans 15 jours. Donc le gestionnaire nous interroge pour savoir comment faire. Et comme les délais sont courts pour le prélèvement, je me tourne vers vous.
J'ai bien suivi vos échanges, je suis consciente de tous les problèmes que cette situation pose.
Le gestionnaire m'indique que la principale exige de prélever alors la solution est-elle pour lui l'inscription du prélèvement au A1, sans ouverture du N3, mandatement justifié par l'acte, puis rejet de l'AC et...on verra bien après ???

Dans le micmac monté par le CE, il faut effectivement passer la dépense au A1.

Le rejet du comptable se fera au vu des éléments dont il a connaissance et de la pièce justificative.

Une fois de plus il faut raisonner en comptable. Le comptable va recevoir un mandatement avec une facture. Il va effectuer les contrôles qui lui incombent sur cette PJ et la disponibilité des crédits , voir l'imputation. Que ce soit le b... dans 'organisation de l'ordo n'est pas son problème ; sauf si il s'en mêle et qu'on peut lui reprocher d'avoir été au courant.

tobias a écrit:

sainte barbe a écrit:

Le choix existe et celui que tu préconise n'est pas mauvais. La conséquence est que la gestion de fait sera déclarée certainement. Certes la responsabilité de l'AC ne sera pas mise en cause (on va quand même bien chercher la réalité de son ignorance), par contre il sera mis à contribution pour la régularisation.
Au choix : faire péter le truc...ou pas !

Si tu parles de son ignorance a priori : l'AC étant celui d'un établissement rattaché, il ne peut pas savoir à distance qu'un voyage est organisé par une assoc qui va ensuite lui demander de payer la note

Son ignorance a posteriori ? : il s'affiche clairement comme étant au courant, et dénonce cet état de fait par le refus de payer .

Je ne dis pas que l'ignorance de l'AC n'est pas démontrable, je veux juste dire que le contexte de cette démonstration risque de ne pas être un contexte favorable à l'AC.
En effet, je pense que les juridictions financières ont un a priori négatif sur le cumul gestionnaire-comptable (cf le rapport de la cour des comptes sur la fonction). Du coup, elles risquent d'analyser l'affaire en considérant a priori que l'AC peut être au courant de l'affaire avant réception du mandat et être assez exigeantes sur les preuves de son ignorance.
Je conçois que cet élément n'est pas necessairement déterminant dans le choix de l'AC, mais il n'est jamais inutile d'envisager toutes les données d'un problèmes quitte à en écarter certaines après analyse.

Plumpy a écrit:

En fait la chronologie a été la suivante : le gestionnaire de l'ER apprend dans un 1er temps par la principale l'organisation d'un voyage dans lequel le collège n'a rien à voir. Tout est géré par l'association. Le voyage se fait et quelques jours plus tard, la principale vient annoncer au gestionnaire qu'il y aura finalement une facture à payer par le collège, présentée comme une subvention (à ce jour, il n'a pas encore la facture). Là, le gestionnaire alerte l'AC (ce n'est pas moi mais je suis en charge de la compta géné des ER et l'AC est absent donc j'essaie de prendre le relais).
A ce jour, le gestionnaire n'a encore rien fait mais la principale veut que la facture soit payée et souhaite prélever la somme au prochain CA prévu dans 15 jours. Donc le gestionnaire nous interroge pour savoir comment faire. Et comme les délais sont courts pour le prélèvement, je me tourne vers vous.
J'ai bien suivi vos échanges, je suis consciente de tous les problèmes que cette situation pose.
Le gestionnaire m'indique que la principale exige de prélever alors la solution est-elle pour lui l'inscription du prélèvement au A1, sans ouverture du N3, mandatement justifié par l'acte, puis rejet de l'AC et...on verra bien après ???

Au vu de ces dernières précisions (la principale "exige"), je conseillerais au gestionnaire de laisser la CE se débrouiller et faire ce qu'elle veut quitte à ce qu'elle aille droit dans le mur de l'AC. Ca pourrait lui apprendre à être plus prudente la prochaine foi.

Je ne suis pas comptable, mais ne pourrait t-on pas régler cette facture sur des crédits (s'ils sont suffisants) "projets pédagogiques" au J1.

Tout, en fait, dépend des éléments portés sur la facture (quitte à demander à
ce qu'ils soient formulés autrement par le souvenir Francais).
Je dis une bêtise ?

Franchement, dans le cas d'espèce, la question de l'imputation est anecdotique.

Acte du CA accordant une subvention pour rembourser le voyage organisé sur le temps scolaire par une association.
Ensuite, l'inspection académique devrait retoquer cet acte. Donc pas de subvention et pas de paiement.
Et si l'IA ne retoque pas cet acte ..... hein? pas possible.... ce sont des professionnels.

A la place du gestionnaire j'exigerais :
- La liste des élèves partis
- Le tarif demandé aux familles
- La copie des factures de bus et/ou d'entrées au musée.

Ca me semble la moindre des choses que de garder une trace écrite et d'exercer un contrôle, fût-il à posteriori, de l'opération.

Après, on peut se poser d'autres questions : le voyage a-t'il été voté au CA? A-t'on demandé des autorisations de sortie aux parents?

Imaginons qu'il y ait eu un accident...

Facture de l'association rédigée de telle manière que l'AC ne soit pas obligé de la rejeter.
Et gros coup de gueule envers le CE en lui expliquant le principe de la gestion de fait et que la prochaine fois tu ne couvriras pas ses erreurs.

Je persiste et hésite à signer, avec mon J1, mais avec une facture bien intitulée et un objet correspondant au projet d'établissement, je ne vois pas le problème et tout le pataquès soulevé ici (puisque le voyage à eu lieu et qu'il s'est bien passé) ? !!

Mais j'ai bien écrit j'hésite à signer, n'étant pas un fin connaisseur des méandres comptables.
mais je persiste!!

Cbyzance a écrit:

je ne vois pas le problème et tout le pataquès soulevé ici (puisque le voyage à eu lieu et qu'il s'est bien passé) ? !!
(...) n'étant pas un fin connaisseur des méandres comptables.

Faut-il y voir un lien ??!!

Cbyzance a écrit:

Je persiste et hésite à signer, avec mon J1, mais avec une facture bien intitulée et un objet correspondant au projet d'établissement, je ne vois pas le problème et tout le pataquès soulevé ici (puisque le voyage à eu lieu et qu'il s'est bien passé) ? !!

Mais j'ai bien écrit j'hésite à signer, n'étant pas un fin connaisseur des méandres comptables.
mais je persiste!!

1) le projet d'établissement, c'est plutôt du J3x que de l'enseignement technique (J1)
2) le lien entre un voyage sur les plages du débarquement en Normandie et l'enseignement technique ne me parait pas évident au premier abord
3) Errare humanum est, perseverare diabolicum

BUBU a écrit:

Acte du CA accordant une subvention pour rembourser le voyage organisé sur le temps scolaire par une association.
Ensuite, l'inspection académique devrait retoquer cet acte. Donc pas de subvention et pas de paiement.
Et si l'IA ne retoque pas cet acte ..... hein? pas possible.... ce sont des professionnels.

Sentirais-je là comme un soupçon de sarcasme ? 8)

N@n@rd a écrit:

1) le projet d'établissement, c'est plutôt du J3x que de l'enseignement technique (J1)

Bien sur : J3X