Logiciel inventaire et RCBC

Initialement à la suite de ce post.

Isaac Newton a écrit:

Pour compléter encore plus, la différence, c'est que le 185 est présent à la fois dans la comptabilité générale de l'établissement support et dans la comptabilité générale du budget annexe, avec un fonctionnement toujours en miroir comme l'exemple cité par Bozinchu.

Copie d'un message qui devrait intéresser pas mal de collègues. Le weeck-end pourrait en être meilleur après sa lecture.

Egimmo a envoyé un courrier à la Direction des Affaires financières du Ministère de l'Education nationale pour les informer :

==> d'une part, de la préparation d'un nouveau logiciel EGIMMO pour 2013 qui intégrera en particulier :

- les amortissements irréversibles, réels ou neutralisés, calculés au prorata temporis (année standard de 365 jours),

- les éventuelles dépréciations supplémentaires réversibles, cumulables avec les amortissements et qui obligent à recalculer le plan d'amortissement à compter de leurs constatations.



==> d'autre part, de la sortie d'une mise à jour fin mars-début avril 2012 qui aidera les gestionnaires et agents comptables des EPLE à effectuer les contrôles et les opérations préalables au passage aux amortissements décidés par la DAF.



1. Contrôles de cohérence de l'inventaire :



- détection des durées nulles (autres que celles qui sont autorisés au 216) sous la forme d'une liste des biens concernés.

- détection des comptes de classe 1 et des comptes de classe 2 et 28 erronés ou manquants : les comptes autorisés de la M9.6 seront ajoutés automatiquement dans les nomenclatures qui seront par ailleurs apurées des comptes inutiles. En particulier, seront introduits automatiquement dans la nomenclatures des origines de financement les subdivisions du 1069 : 10691 (dotations) 10692 (subventions) et 10693 (fonds propres) et elles seront affectés automatiquement aux seuls comptes de capitaux concernés respectivement 102x, 13x et 106x. Une 4ème origine notée "..." sera affectée aux autres comptes de classe 1 trouvés en attendant que les gestionnaires et agents comptables fassent les corrections de compte nécessaires (Tant qu'on trouvera des amortissements à l'origine "...", les corrections ne seront pas complètes!). Pour retrouver les biens correspondant aux comptes erronés, il existe déjà dans EGIMMO un état de l'actif par compte de classe 1 et un état de l'actif par compte de classe 2 donnant les listes.

- Quant au contrôle d'équilibre entre acquisitions et financements et d'infériorité ou d'égalité des amortissements par rapport aux acquisitions ou aux financements, ils sont assurés automatiquement par le logiciel EGIMMO. En effet, un test existe dans les outils du logiciel pour équilibrer de force les financements; en éditant ensuite l'état de l'actif pour le compte de financement d'attente "......." on peut connaître les biens dont le financement est équilibré mais sans compte de classe 1 qui alors facilement être ajouté.



2. Aide à la sortie des biens de valeur résiduelle nulle.



- Un nouveau filtre sur l'écran principal va permettre d'obtenir la liste de ces biens ainsi ceux de ces biens qui doivent être complètement sortis de la comptabilité ET de l'inventaire physique pourront l'être par la procédure habituelle : demande de sortie puis validation des demandes.

- Pour les biens de valeur résiduelle nulle à sortir de la comptabilité mais qu'on souhaite conserver à l'inventaire, une procédure spéciale va permettre de les sélectionner rapidement par cochage puis de les mettre en demande sortie avec un motif interne particulier (VRN) non modifiable. Il faudra valider les demandes avant de lancer une procédure qui transférera ces biens sortis comptablement de la série V dans un répertoire séparé de R avec comme date d'entrée, leur date de sortie de V et une valeur nulle (puisqu'ils sont entièrement amortis). Ainsi, ces biens pourront continuer à être gérés physiquement (localisation, responsable, etc.) et pourront plus tard être sortis "une seconde fois" du répertoire et donc cette fois définitivement.



3. Nouvel état des immobilisations, des financements et des amortissements répartis par origine de financement (10691, 10692, 10693) avec indication des valeurs résiduelles.



Cette mise à jour sera distribuée gratuitement aux EPLE qui ont un contrat Egimmo-Assistance en cours de validité. Les autres établissements pourront l'obtenir en s'abonnant aux conditions fixées par la Société Effi qui diffuse le logiciel EGIMMO et en assure l'assistance.



Concernant les corrections que souhaitent faire dès maintenant les gestionnaires et agents comptables, toutes les modifications sont possibles sur les fiches non sorties si les EPLE ont un abonnement Egimmo-Assistance en cours de validité et s'ils installé la mise à jour (version 1.7 du logiciel EGIMMO) reçue lors du réabonnement ou du premier abonnement. La mise à jour donne la possibilité de faire des corrections rétroactives tant que l'exercice de l'année de l'abonnement n'est pas clôturé. Si certains gestionnaires ou agents comptables ne peuvent pas faire ces corrections, c'est qu'ils ont choisi de ne pas prendre l'assistance et donc les mises à jour annuelle.

Je ne peux que conseiller les non-abonnés à s'abonner à Egimmo-Assistance ce qui va leur permettre de résoudre leurs problèmes actuels de saisie corrective et le droit d'obtenir gratuitement la mise à jour intégrant les contrôles et opérations préalables au passage aux amortissements. Quant aux EPLE qui n'ont pas de logiciel EGIMMO, il peuvent l'obtenir aux conditions fixées par la Société Effi; l'achat incluant un an d'abonnement à Egimmo-Assistance.

L'assistance est avant tout un service rendu par la Société Effi pour aider directement par téléphone ou par email les utilisateurs du logiciel EGIMMO ce qui sera fort utile dans la phase préparatoire à la RCBC et en 2013 pour mettre en oeuvre les nouveaux amortissements. L'assistance permet aussi mon intervention directe dans la sauvegarde d'un inventaire envoyée par messagerie sur demande précise d'un abonné au cas où il y ait un problème majeur.



De mon coté, je veille à améliorer régulièrement le logiciel et à y introduire les nouvelles procédures réglementaires ce qui donne naissance chaque année à des mises à jour, certaines sont mineures et d'autres très importantes comme la version 1.7 sorti en mars 2011 (état de l'actif par financement) et la prochaine : la version 1.8 en mars-avril 2012 (contrôles préalables à la RCBC).



Lisez l'annexe pour aider dès maintenant les gestionnaires et agents comptables qui peuvent effectuer des saisies correctives.

Je reste à votre disposition pour de plus amples renseignements.

Je vous tiendrai au courant lorsque la mise à jour sera prête.

Vous pouvez me transmettre aussi vos suggestions pour faciliter le passage aux amortissements.

Bernard PETITJEAN

Société Effi - 23, rue des Mathurins 75009 PARIS Tél 01 42 65 23 22 Fax 01 42 66 28 29 eMail assistance@egimmo.com.

ANNEXE - TÂCHES QUI PEUVENT ETRE FAITES MAINTENANT

- Introduire dans la nomenclature des motifs de sortie :

Code: VRN

Libellé : VALEUR RESIDUELLE NULLE



- Qu'est-ce qu'un bien entièrement amorti en 2012 ?

C'est un bien dont la valeur résiduelle est nulle à l'exercice 2011 visible à l'écran (2011 non clôturé) et sur l'état de l'actif 2011.

Attention, après avoir clôturé 2011, EGIMMO simule 2012 à l'écran et sur les états aussi un bien qui apparaît avec une valeur nulle alors qu'il ne l'avait pas en 2011 n'aura cette valeur nulle que si on clôture 2012 c'est-à-dire au plus tôt le 1/1/2013. En d'autre terme ce bien n'a pas sa valeur nulle en 2012.

Illustration. Un bien entré en 2007 de valeur 1000 amortissable en 5 ans. Sa valeur résiduelle à la clôture de 2011 était de 1000-4*200=200.

2011 étant clôturé, ce bien apparaît avec une valeur résiduelle nulle mais uniquement si 2012 est clôturé ce qui n'est pas le cas réellement puisqu'on est fin février 2012. Autrement c'est une valeur de simulation. Sa valeur sera réellement nulle en 2013 !

La preuve : si on sort fin février 2012 ce bien, il n'aura subi que 800 de dépréciation et a donc aura une valeur résiduelle de 200 car la règle actuelle veut qu'on ne déprécie jamais l'année de sortie !



- Si un bien de valeur résiduelle nulle doit sortir de la comptabilité (apurartion du bilan) mais reste utile, il doit être conservé,. Il faut lui mettre comme motif de sortie VRN. Dans la mise à jour annoncée, une fonction va transférer ce bien dans le répertoire où il aura une seconde vie jusqu'à ce qu'il soit sorti pour de bon.



- Rechercke des biens V dont la durée est nulle sur la liste de l'inventaire et la corriger car il y a peut-être des valeurs résiduelles nulles cachées derrière et puis les durées nulles impliquent une sous évaluation des dépréciations.



- Editer l'état de l'actif 2012 par compte de fcapitaux pour repérer les biens qui ont des financements à des comptes autres que ceux commençant par 102, par 13 et 106. Il est alors possible d'aller sur chaque fiche où le compte n'est pas bon et de le corriger. On peut aussi remplacer directement un mauvais compte par un bon sous réserve que tous les biens du mauvais compte puissent recevoir le bon (Menu Utilitaires).



- Editer l'état de l'actif 2012 par compte d'immobilisation pour repérer les biens qui sont imputés à des comptes de classe 2 qui ne peuvent être associés aux comptes de dépréciation de la M9.6 : 280BIS, 2812BIS, 2813BIS, 2814BIS, 2815BIS, 2816BIS et 2818BIS sinon les biens ne seront pas amortis. Il est alors possible d'aller sur chaque fiche où le compte n'est pas bon et de le corriger. On peut aussi remplacer directement un mauvais compte par un bon sous réserve que tous les biens du mauvais compte puissent recevoir le bon (Menu Utilitaires)