Contrôle du comptable public sur les pieces justificatives

Ok je n'avais pas noté

Il s'agit en l'espece du secteur public local.
En ce qui me concerne j'ai verifié pour l'Etat et ses etablissements publics, la mise à jour a été faite depuis aussi.
Par contre je n'arrive pas a trouver pour les EPSCP si la M93 a été rafraichie ?...

Je viens de m'apercevoir - sur notre site académique préféré - qu'il n'existe pas de liste des pièces justificatives des dépenses publiques fixée par décret pour les EPN.
Il faudra que je demande à mon comptable

Bonjour,

Je suis nouvelle gestionnaire et je viens très régulièrement prendre des informations sur le site et sur le forum qui sont d'une très grande utilité pour moi qui débute dans ce monde.

Je me lance à participer pour la première fois à un sujet de discussion pour avoir vos avis d'experts..!

J'ai depuis le début de l'année un petit soucis avec mon AC, qui n'est absolument pas pédagogue et qui au lieu de m'expliquer comment faire, rejette massivement tout ce que je fais (O.R, mandats etc) sans me donner d'explication.

Je lui reproche donc, et c'est la que je vous demande votre avis, de ne pas me passer un petit coup de téléphone ou un mail avant de rejeter automatiquement.
Lui invoque le fait que je cite "de me donner des leçons de la sorte, m'évitera de refaire deux fois la même erreur".

Je suis un peu découragée de voir qu'il ne comprend pas que je suis nouvelle, et que je n'ai pas encore tout les automatismes du parfait gestionnaire, surtout que je suis toute seule, sans secrétaire d'intendance. Un petit mail ou un coup de fil, l'envoi en vitesse de la PJ manquante m'éviterait d'avoir à refaire le même travail deux fois...

J'aimerais donc avoir vos avis d'agent comptable car cette relation tendue me démoralise un peu...

Merci d'avance

1 - En parler au CE pour expliquer le découragement et la surcharge de travail générée qui nuit à la gestion matérielle quotidienne. Envisager une réunion à trois de "calage".

2 - Demander que soit détaillé dans la convention avec l'agence comptable les obligations de chacun pour chaque opération. Inciter à faire au moins une réunion annuelle avec les gestionnaires de tout le groupement comptable. Prendre l'habitude de les appeler pour se renseigner sur les manies de l'AC.

3 - et

Je ne trouve pas qu'il faille en faire un drame, faire les mandats en mettant les bonnes références, ça ne semble pas insurmontable.
Une fois le pli pris, ça devrait rouler, tu affirmes toi-même que cela va mieux qu'au début.

Je ne me prononcerais pas sur le caractère de l'AC, perso je m'en fous du caractère des gens du moment que la collaboration est possible sans trop de difficultés.

Je ne suis pas pour TOUT mettre dans la convention sur les opérations. La convention, c'est le cadre général, après il y a du dialogue. Et le dialogue, je ne le conçois pas à coups de rejets sans aucune explication (sauf si tout a été expliqué, écrit, et que c'est la 3e fois qu'on me fait le coup). Et la réunion annuelle, c'est un minimum.

Pour info, quand on met "autre motif" de rejet, on a un champ libre que l'on peut compléter. Ca permet d'expliquer le pourquoi du comment au gestionnaire si on ne lui donne pas d'autre document (ce qui n'est pas mon cas, mais passons), et surtout de laisser une trace. Si dans 3, 4 ou 5 ans, quelqu'un ressort le mandat, c'est tout de même mieux que le motif de rejet soit indiqué.

Autre chose m'intrigue : l'AC n'est quand même pas tout seul dans son agence, le dialogue avec la personne qui réceptionne les écritures n'est-il pas possible ? Tout le monde y gagnerait.

Mon CE est tout à fait au courant des soucis rencontrés car il s'implique beaucoup dans la gestion de l'établissement.

En ce qui concerne la réunion annuelle à l'agence comptable elle a bien eu lieu, mais j'étais en formation. J'ai bien eu tout les documents avec les consignes à respecter, les pièces justificatives pour chaque type d'opérations, et je m'applique à m'y tenir!!

Alors certes il ne faut pas en faire un drame, mais quand on débute, on a besoin de conseils et je crois que c'est aussi le rôle de l'agent comptable non?

BASHAR a écrit:

Je viens de m'apercevoir - sur notre site académique préféré - qu'il n'existe pas de liste des pièces justificatives des dépenses publiques fixée par décret pour les EPN.
Il faudra que je demande à mon comptable

Le décret n'a jamais été pris.

La démarche du comptable me semble très peu pédagogique. De plus un rejet est une opération sérieuse qui doit être effectuée de manière exceptionnelle et justifiée. Le comptable peut suspendre le paiement dans l'attente des précisions ou d'une pièce justificative manquante ; GFC le permet.

La pédogogie c'est expliquer, pas sanctionner ou alors seulement en cas de fautes graves ou répétées.

Les bonnes relations GM-AC sont la base de notre métier et elles doivent être respectueuses dans les deux sens. Je suppose que le collègue comptable ne rejeterai pas ses propres mandats fait sous sa responsabilité de gestionnaire pour défaut de mention ou de PJ qu'une simple demande pourrait rectifier dans l'heure.

Le dialogue de tous les jours entre gestionnaires et agents comptables n'est plus le même depuis la réforme de la carte comptable et la fin des petites agences comptables. Auparavant, on pouvait accorder une méthode ou un soins particulier à chaque gestionnaire , lui téléphoner pour expliquer le problème , attendre les PJ qui manquent, ou demander les ordres de recettes liés à la dépense, éventuellement modifier le RIB.

Les conditions de travail dans une grande agence comptable ne permettent plus autant d'accompagnement personnalisé de chaque collègue gestionnaire, et nous ne pouvons plus effectuer notre mission de conseil avec la même intensité.

ac-int a écrit:

Les conditions de travail dans une grande agence comptable ne permettent plus autant d'accompagnement personnalisé de chaque collègue gestionnaire, et nous ne pouvons plus effectuer notre mission de conseil avec la même intensité.

Et je suis le 1er à le regretter.

ac-int a écrit:

Le dialogue de tous les jours entre gestionnaires et agents comptables n'est plus le même depuis la réforme de la carte comptable et la fin des petites agences comptables. Auparavant, on pouvait accorder une méthode ou un soins particulier à chaque gestionnaire , lui téléphoner pour expliquer le problème , attendre les PJ qui manquent, ou demander les ordres de recettes liés à la dépense, éventuellement modifier le RIB.

Les conditions de travail dans une grande agence comptable ne permettent plus autant d'accompagnement personnalisé de chaque collègue gestionnaire, et nous ne pouvons plus effectuer notre mission de conseil avec la même intensité.

Je pense que cette analyse est correcte. Les conseils prodigués dans une agence comptable classique (environ 4 EPLE) auprès des gestionnaires étaient gérables au quotidien. Le grossissement des agences ne permet plus un échange correct. Personnellement je perds de + en + de temps, pour certains établissements rattachés, en rejets et explications des rejets qu'à faire un travail "classique" de contrôle comptable (et pourtant je n'ai que 8 établissements). Et pourquoi les rejets, ou suspensions de paiements, sont nombreux ? Parce que nombre de gestionnaires, et d'ordonnateurs, souffrent d'un déficit de formation au niveau juridique, budgétaire et comptable. Si le comptable est le conseiller juridique, il n'a malheureusement pas le temps de faire de la formation car il a d'autres chats à fouetter par manque de temps. A chacun son boulot !

Se pose donc le problème de la formation et de l'affectation dans les services d'intendance de personnes spécifiquement dédiées aux tâches de gestion et de comptabilité.

Louis Renouard, avocat à la Cour, ancien magistrat des juridictions financières, apporte un éclairage sur les
conséquences de la jurisprudence Polaincourt pour l'ordonnateur et le comptable public, à laquelle Bercy vient
de consacrer une instruction.

Une instruction ici du 30 mai 2012 du ministère de l'Economie vient clarifier les "incidences de la jurisprudence Polaincourt sur les
contrôles du comptable en matière de justification des marchés publics passés selon une procédure adaptée".
Dans les faits, un comptable public avait réglé trois factures de plus de 4.000 euros pour la livraison de repas au centre
communal d'action sociale (CCAS) de Polaincourt. Or, ce règlement avait été fait en l'absence d'un contrat écrit, pourtant
exigé par l'article 11 du code des marchés publics (CMP) pour les achats supérieurs à ce seuil. Les juridictions financières ont
reproché au comptable de ne pas avoir suspendu le paiement des créances comme il a le devoir de le faire en cas d'insuffisances
des pièces fournies.
Par un arrêt du 8 février 2012, la Haute Cour a précisé : "Lorsque la dépense est présentée par l'ordonnateur, sous sa seule
responsabilité, sous la forme d'un marché public sans formalités préalables et que la facture produite fait état d'un montant égal
ou supérieur à 4.000 euros hors taxes, sans qu'un contrat écrit ne soit produit pour justifier la dépense engagée, il appartient
au comptable, devant cette insuffisance apparente des pièces produites pour justifier la dépense correspondant à
un marché public sans formalités préalables faisant nécessairement l'objet d'un contrat écrit en vertu de la réglementation applicable,
de suspendre le paiement et de demander à l'ordonnateur la production des justifications nécessaires; qu'en revanche, dès lors que l'ordonnateur a produit, en réponse à cette demande, un certificat administratif par lequel il déclare avoir passé un contrat oral et
prend la responsabilité de l'absence de contrat écrit, il appartient au comptable, qui n'a pas à se faire juge de la légalité de la
passation du marché en cause, de payer la dépense".
La récente instruction ministérielle a pour mérite de préciser que cette jurisprudence n'a pas pour effet de revenir sur la portée
des contrôles des comptables publics. Mais qu'en est-il pour les ordonnateurs ?

Localtis : La solution rendue par le Conseil d'Etat modifie-t-elle la liberté de l'acheteur public ?

Louis Renouard : Non, le Conseil d'Etat attire plutôt l'attention de l'ordonnateur sur le respect du seuil de l'article 11 du CMP,
d'où découle l'obligation de rédiger un contrat écrit pour les marchés publics d'un montant supérieur à 4.000 euros et,
désormais, à 15.000 euros.

Cette affaire a révélé l'absence de logique entre la liste des pièces justificatives devant être fournies par l'ordonnateur
pour le paiement des dépenses publiques et les obligations du CMP auxquelles l'ordonnateur est soumis en tant qu'acheteur public.
Comment ces textes peuvent-ils s'articuler ?

Le Conseil d'Etat nous dit que face à une telle incohérence entre la nomenclature comptable et le CMP, le comptable aurait dû
suspendre le paiement des factures puisqu'il est de son devoir d'apprécier si les pièces fournies présentent un caractère "suffisant"
pour justifier la dépense engagée. En réalité, la sous-rubrique de la nomenclature qui précise que "la dépense est présentée sous
la seule responsabilité de l'ordonnateur selon l'une des modalités suivantes : marché public sans formalités préalables ; ne faisant
pas l'objet d'un contrat écrit ; faisant l'objet d'un contrat écrit; marché public avec formalités préalables" manque de clarté.

En quoi cet arrêt du Conseil d'Etat innove-t-il ?

Le Conseil d'Etat ouvre la possibilité au comptable public de ne pas être condamné dès lors qu'il possèderait un certificat administratif
par lequel l'ordonnateur prendrait la responsabilité de l'absence de marché écrit. La production de cette attestation n'aura d'intérêt
qu'à défaut d'un écrit et aura pour conséquence de déresponsabiliser le comptable public. Il reste qu'en pratique, l'ordonnateur demeure,
quant à lui, difficilement attaquable devant la Cour de discipline budgétaire et financière. Finalement, cette solution n'est pas bouleversante
puisqu'elle rappelle simplement que le comptable n'exerce qu'un contrôle formel de la dépense publique et qu'il n'a pas à intervenir dans la
passation du marché.

(source : lettre Localtis du 25 juin)