ça va se tendre avec la secrétaire...

Bonsoir,

j'ai hésité à poster dans le bêtisier, mais j'ai pas vraiment envie de rire de la situation. J'aurais pu poster dans le malaise des gestionnaires, mais bon, je vais parler compta et procédures.

Hier, je décide de faire un point avec la CE sur le budget, en particulier au niveau des dépenses (on a du temps en ce moment...). Pour lui expliquer les dépenses en ALO (elle angoisse beaucoup de ne pas respecter le budget, c'est son 1er poste), j'édite les mandats des dépenses pour l'entretien et l'administratif (nos principales dépenses). 

Je m'aperçois que 2 mandats concernent l'achat de poubelles. La CE avait effectivement demandé à ce que l'on équipe le collège de poubelles destinées aux masques (plutôt que de les voir accrochés au sapin dans la cour). Ni elle ni moi ne nous souvenons avoir commandé d'autres poubelles. 

Je vais donc farfouiller dans les mandats et je trouve un 2ème mandat pour une commande de poubelles. Il ne s'agit donc pas d'une erreur (genre un doublon), mais bien d'une facture de 168€ (pour 2 poubelles...). Mais je ne suis pas au bout de mes surprises. Je regarde les PJ au mandat et découvre le BL, le devis (édité à partir d'un site internet) et un bon de commande. Stupéfaction : ce BC n'est pas signé (ce qui explique que la CE ne soit pas au courant), mais surtout il est écrit dessus, par la plus belle plume de la secrétaire, "Commande passée par internet". Extraordinaire.

J'expose la situation à la CE, qui rit jaune autant que moi (c'est nerveux). Elle envoie illico un mail à la secrétaire (en télétravail cette semaine, et heureusement pour elle), et lui demande des explications.

Ce matin, en arrivant, je vois la CE encore plus hilare qu'hier (mais toujours aussi jaune), qui me donne la réponse de la secrétaire : ce sont des poubelles qui ont été commandées en décembre et payées fin janvier (non, après vérification, commandées en janvier, mais c'est un point de détail). Elle confirme avoir liquidé et mandaté la facture. La CE lui renvoie un mail en insistant sur le fait qu'elle n'en avait pas entendu parler et surtout que le BC n'est pas signé par ses propres soins. Et là, l'apothéose : la secrétaire me dénonce et écrit à la CE "Oui, c'est (mon prénom) qui a passé la commande". Je n'ai pas pu me retenir, j'ai lâché un magnifique "Oh la garce !" qui a bien fait rire la CE. Elle m'a tout de suite assurée qu'elle me croit, qu'elle sait comment je fonctionne et que jamais je n'aurais pris la liberté d'agit ainsi. De toute façon, je n'ai pas les identifiants du collège pour accéder au compte de ce fournisseur.

Ni une, ni deux, je m'introduis dans l'ordi de la secrétaire et je retrouve la trace de la commande (avec confirmation dans ses mails), avec comme témoin le principal-adjoint. Et ce dernier qui m'apprend que l'une des poubelles (magnifique poubelle, d'ailleurs), se trouve...à la loge !

Donc, la CE m'a informée qu'elle va mettre les point sur les i à la secrétaire le 26 avril, et elle m'a renouvelé sa confiance (surtout qu'elle sait que je suis très à cheval sur les procédures).

Voilà ce qu'il s'est probablement passé : les agents (qui sont amis avec la secrétaire et qui court-circuitent la gestionnaire, à savoir moi-même), sont allé demander 2 poubelles à la secrétaire ; elle a pris l'initiative de les commander directement sur le site (sans même vérifier la situation des dépenses au préalable, bien entendu), elle a saisi le BC dans GFC, puis elle a reçu la facture (puisqu'elle seule a les codes de Chorus), a liquidé et mandaté, et comme jusqu'à ce que la CE se fâche, elle ne présentait jamais les factures (uniquement les bordereaux de mandatement), c'est passé crème.

Je suis écoeurée. Qu'elle fasse une erreur, ça arrive même aux meilleurs. Qu'elle ignore que toute commande est un engagement que seul l'ordonnateur ou celui qui a une délégation de signature peut passer, c'est gros, mais ça peut aussi s'excuser. Mais m'accuser d'avoir fait ce que je prends comme une gestion de fait (corrigez-moi si je me trompe), c'est à gerber. Donc, il va falloir que la pression redescende avant le 26 avril car ça va chauffer. Décidément, les secrétaire et moi... 

Comme d'habitude, je prends vos avis et conseils (je pense en particulier à Alomero qui va me conseiller de me calmer...) car je ne vais pas laisser passer ça, mais je veux faire les choses en règle et avancer les arguments légaux (je n'ai pas envie de me contenter de lui dire qu'elle n'avait pas le droit de commander les poubelles).

Ce n'est pas une erreur mais une faute, une malversation qui doit faire l'objet de comptes-rendus factuels par la voie hiérarchique et avec preuves.

Ce message révèle un florilège de dysfonctionnements dans l'organisation de la gestion financière de ton établissement.

L'histoire de la poubelle est, en soi, assez anecdotique mais le problème réside dans le risque de dérives bien plus graves.

1- Il ne faut pas que l'accès à Chorus ne soit possible que par une personne, il faut que tu contrôles le flux des factures
2- Les bons de commande doivent être visés par la gestionnaire (toi ) de manière systématique, quelle que soit leur forme (achat internet en l’occurrence)
3- La CE, lorsqu'elle signe les bordereaux de mandatement, doit évidemment avoir à disposition l'ensemble des mandats correspondants au bordereau pour exercer un contrôle effectif
...

J'en oublie sûrement (l'heure tardive )...

Par contre, plutôt que de te fâcher tout rouge, je te conseille surtout de préparer une fiche de procédure récapitulant les différentes étapes de la chaine d'achat. Ladite fiche, que les personnels concernés doivent signer, ayant vocation a être affichée à l'intendance.

Et il faut effectivement dire explicitement, si possible avec l'appui de la CE, à cette secrétaire d'intendance que, même "si elle a toujours fait comme ça et que ça a toujours bien fonctionné", il faut impérativement s'y prendre autrement pour des raisons de sécurité financière indiscutables.

Je crains que l'on ne soit au-delà de ça vu l'accusation mensongère.

Alomero a écrit:

Je crains que l'on ne soit au-delà de ça vu l'accusation mensongère.

Je suis parfois trop soft dans ma formulation!

Tout pareil que Stoïk.
Accès à Chorus, visa des bons de commande, factures jointes aux mandats pour la signature du CE.
Pas la peine de piquer la colère: la simple mise en place d'une nouvelle procédure où tu contrôles (et notamment Chorus) devrait faire comprendre que l'autonomie et les débordements qui s'ensuivent éventuellement, c'est fini.
Et s'il y a des questions, tu peux expliquer que c'est justement pour éviter de passer des commandes à l'insu de ton plein gré...

Merci de vos réponses à tous les 3, je les apprécie

Stoik et Nethou : je n’ai pas d’identifiants chorus pour cet établissement, je fais un remplacement (je suis en délégation rectorale), et je ne peux pas viser les bons de commande, ce n’est pas mon nom qui est noté dessus, mais celui de la collègue que je remplace.
Quant à la procédure, bien entendu que je vais suivre vos conseils et en pondre une. Elle ne sera pas respectée, mais au moins elle existera...
La CE a crisé la semaine dernière parce que depuis septembre elle n’arrête pas de réclamer les factures jointes au mandatement, la secrétaire ne veut rien entendre. Elle a dû la menacer de ne rien signer pour les avoir.

catiteo a écrit:

(puisqu'elle seule a les codes de Chorus),

Bonjour Catiteo,

Je ne me permettrai pas de te conseiller sur la conduite à tenir en tant que chef de service car je ne le suis pas, mais rien que ça, je ne comprends pas.

Mon gestionnaire a mes codes d'ordi et bien évidemment tous les codes de tous les sites/logiciels/applications que j'utilise pour demander des devis, etc...

Selon moi tu *dois* avoir les codes des applications nationales imposées, même si tu ne fais qu'un remplacement. La secrétaire n'est pas la personne que tu remplaces non plus il me semble, donc c'est pas discutable.


Tous mes encouragements.

Bonjour mêmepaspeur et merci de ton message. Je suis entièrement d'accord avec toi, sauf que la plupart des personnes présentes au collège sont là depuis bien longtemps et les mauvaises habitudes sont profondément ancrées. On a dû feinter pour que je puisse utiliser l'ordi de la gestionnaire, qui a refusé de donner son code de déverrouillage (du coup, elle n'est pas au courant que je l'utilise, ça dure depuis 6 mois). Quant à la secrétaire, elle a refusé de me communiquer les codes Chorus, et elle est partie avec son calepin qui contient tous les codes utiles au service de l'intendance.

Heureusement que la chef est sensée et pragmatique, sinon il y a de quoi devenir dingo 

catiteo a écrit:

La CE a crisé la semaine dernière parce que depuis septembre elle n’arrête pas de réclamer les factures jointes au mandatement, la secrétaire ne veut rien entendre. Elle a dû la menacer de ne rien signer pour les avoir.

Bon, alors c'est plus simple: réunion à 3 dans le bureau de la CE au retour des vacances et mise au point musclée de sa part et de la tienne sur le mode "Qui c'est le Chef ici ?", avec menace (et bien entendu mise en oeuvre si besoin) de rapport circonstancié si ça continue.

mêmepaspeur a écrit:

catiteo a écrit:

(puisqu'elle seule a les codes de Chorus),

Bonjour Catiteo,

Je ne me permettrai pas de te conseiller sur la conduite à tenir en tant que chef de service car je ne le suis pas, mais rien que ça, je ne comprends pas.

Mon gestionnaire a mes codes d'ordi et bien évidemment tous les codes de tous les sites/logiciels/applications que j'utilise pour demander des devis, etc...

Selon moi tu *dois* avoir les codes des applications nationales imposées, même si tu ne fais qu'un remplacement. La secrétaire n'est pas la personne que tu remplaces non plus il me semble, donc c'est pas discutable.


Tous mes encouragements.

Tout à fait d'accord avec ça. Tu remplaces. Tu es la personne à la place de. Donc tu as tout ce que cette personne a pour tenir son poste.

Le CE doit avoir ce dont il a besoin pour signer. La situation des dépenses engagées pour savoir où on en est (c'est pour cela que grand nombre d'agents comptables réclament qu'elles soient signées à chaque mandat par l'ordo), les mandats, avec tous les justificatifs, et enfin les bordereaux à signer. C'est lui qui signe. C'est lui qui décide.

Le GM, même remplaçant, doit avoir un rôle prépondérant, c'est quand même le minimum requis, dans le contrôle de la dépense : le mandat ne doit pas être transmis par la secrétaire directement au CE sans qu'il ait préalablement vérifié (au niveau de la liquidation c'est préférable) l'imputation budgétaire, le compte et surtout la facture. Si besoin, il doit aussi avoir accès aux autres pièces : BDC, BL, devis...
Je suppose que le BDC est fait sur le module approvisionnement. Donc, dans les paramètres de ce module, modifier les signataires.

Alomero a écrit:

Ce n'est pas une erreur mais une faute, une malversation qui doit faire l'objet de comptes-rendus factuels par la voie hiérarchique et avec preuves.

néthou a écrit:

Pas la peine de piquer la colère

néthou a écrit:

Bon, alors c'est plus simple: réunion à 3 dans le bureau de la CE au retour des vacances et mise au point musclée de sa part et de la tienne sur le mode "Qui c'est le Chef ici ?", avec menace (et bien entendu mise en oeuvre si besoin) de rapport circonstancié si ça continue.

Tu vois, les problèmes réels je les reconnais vite  

Catiteo, je confirme qu'en tant que remplaçante, tu dois avoir accès à tout. L'attitude de la collègue remplacée est tout aussi et même plus anormale que celle de la secrétaire qui est certainement influencée par cela.

Je pense que la CE a voulu remettre un peu d'ordre dans le bahut et qu'elle s'est trouvée face à un front commun. Comme elle te soutient sans faille tu lui en dois autant. C'est pour ça que je conseille que tu fasses des rapports écrits systématiques car à ton départ elle sera seule et n'aura que tes écrits pour contrer une éventuelle accusation de harcèlement si elle continue à vouloir remettre les choses en ordre.

Dans l'instant, la CE doit reprendre la main. En tant qu'ordonnatrice, elle doit disposer de l'accès aux outils GFC, Presto, Egimex, Turbise, Chorus... d'autant plus qu'elle est la gestionnaire principale dans ce dernier. Pour cela, elle contacte la DSI et exige une remise à plat du bousin sur tous les postes et tous les logiciels. Puis elle te redonne ton rôle pour superviser le travail de cette collègue.

Pour le reste, il va falloir qu'elle s'impose. Le mieux est effectivement la réunion à 3 pour un cours particulier sur les droits et obligations des fonctionnaires, avec une mention particulière concernant les sanctions. Il doit aussi et surtout lui être expliqué que ce n'est pas être déloyale envers la GM absente que de faire ainsi, c'est être professionnelle. Si la secrétaire est bien dans ce que je pense être un conflit de loyauté, il faut l'aider à comprendre qu'elle doit revoir son positionnement dans l'intérêt de la structure tout autant que dans le sien.

Reste quand même qu'il n'est jamais bon d'ouvrir plusieurs fronts et après celui des agents, c'est ça qui m'inquiète un peu.

Je vais dire comme Napoléon qu'il n'y a pas de mauvaises troupes mais de mauvais généraux. Ou alors c'est Frédéric II de Prusse ? Cela va paraître provocateur mais je développe.

Les seuls fautifs dans cette situation sont les personnes qui n'ont pas tiqué lors de la présentation des factures dans le mandat

-le gestionnaire qui supervise le travail de la secrétaire se doit de contrôler ce qui se passe dans son service car ce genre de situation n'aurait pas dû avoir lieu. Un coup d'œil sur les engagements,les liquidations, les factures qui arrivent...toujours de la vigilance, c'est notre boulot de prévenir en faisant des contrôles inopinés sur ce qui se passe.



-l'ordonnateur qui ne doit pas se contenter de signer et de regarder au hasard et au feeling s'il n'a pas le temps, de manière détaillée si cela le passionne. J'avais un ordinateur qui surveillait les crédits pédagogiques au centime près alors un risque de dérapage était prévenu très vite dans ce secteur du moins.

-l'agent-comptable lui aussi n'a pas effectivement les contrôles.Si le bon de commande n'est signé par personne même pas un p/o de précaution il aurait dû rejeter.

Tout est donc à revoir dans la chaîne de la hiérarchie car aucun contrôle n'a été effectif. C'est le moment de tout mettre à plat en effet et de tout remettre en cause .

Je vois que certains en sont déjà dans le forum à vouloir envoyer à l'échafaud une secrétaire qui en a fait un peu trop pour le Bien de l'établissement, du calme, il n'y a aucun détournement de fonds. Vaut mieux des personnes qui prennent des initiatives que des personnes ne faisant rien.
Le fait de ne pas dire les choses franchement de la part de la secrétaire pose plus de problèmes que son initiative sur Internet en revanche car il y a un devoir de loyauté de sa part. Il vaut mieux avoir des personnes qui assument qu'elles ont contourné la règle pour le Bien public que des personnes qui dissimulent le contournement. De l'autre côté elle a bien mis en PJ le bon de commande sans signature sans le camoufler ni le cacher ni pire en simulant les signatures des uns et des autres.Donc la secrétaire a été honnête dans son travail de mandatement.

Pour notre collègue la situation est à double tranchant l'on peut dire que la secrétaire n'a pas été loyale par son initiative parallèle et cachée et par ses mensonges oraux mais l'on peut dire aussi que son contrôle sur son service a été inopérant car il a fallu d'une réunion avec son CE pour que le problème soit visible. La secrétaire est-elle en l'état sanctionnable? Non l'on doit à un certain moment assumer les bêtises de son service.Par contre l'on doit sanctionner son attitude déloyale en exerçant un contrôle plus approfondi de ce qu'elle fait, ce qu'elle cherche peut être inconsciemment par cet acte manqué, peut être qu'elle a besoin de reconnaissance de son travail par un vrai intérêt à ce qu'elle fait.

Les électrons libres aiment bien la loi de la gravité.

Bonjour,

Il faut mettre en place des protocoles pour toutes les opérations.
L'AC aurait du déjà en proposer..

Cela permet de tracer les différents intervenants sur la chaine de chaque acte (mandats, OR, Bourses, etc.)

En étant de manière temporaire sur ce poste c'est difficile de tout chambouler mais suivre la gestion fait partie du job.

Ici par ex toute commande doit être validée par le CE.

Rédaction d'un rapport factuel. Réunion à 3 avec explications franches et transmission du rapport au rectorat. Ca serait une novice, je peux comprendre mais refuser de faire depuis septembre les demandes de ton CE, il y a manifestement un souci de positionnement.
 
Tu demandes à tout viser avant validation de ta secrétaire.

pas d'accord, le fait de ne pas avoir été diligent sur les contrôles ne dédouane pas la secrétaire...c'est un peu trop facile

un rappel à la règle s'impose : 

- un bon de commande est un engagement juridique et financier...il doit être validé par l'ordonnateur

- un achat internet doit aussi faire l'objet d'un bon de commande préalable


il faut peut être ressortir ODICE pour commencer

Je réponds à l’avocat de la secrétaire que jusqu’à dernièrement la secrétaire effectuais les engagements, liquidations, mandatements et faisait signer les bordereaux à la CE sans m’en avertir. Je le découvrais quand je voyais le dossier mandatement dans la pochette destinée à l’agence comptable.

Alors l’avocat va argumenter en disant que cela relève de ma responsabilité de contrôler ce que fait la secrétaire. Ce à quoi je répondrai que je pourrais être accusée ou du moins soupçonnée de harcèlement. 

Je n’étais pas censée m’investir de trop sur ce poste de remplacement, et voilà que ça recommence les procédures. Bis repetita, y en a marre.

Le contrôle des commandes est un point fondamental. Aucune commande ne devrait être passée sans une autorisation du gestionnaire (autorisation générale pour les denrées). Pour moi c'est une règle de base. Dans mon bahut de 1700 élèves le CE signait tous les BC et moi aussi.

OK avec tout ce qui est dit.
Je remarque juste que nommer un sujet "ça va se tendre avec la secrétaire" en pleine crise féministe  égalitariste inclusivo-militante fallait oser! ça fait plutôt film de c.l des années 80.
Nanard faut mieux surveiller les obsédés, y compris les obsédés textuels!

Catiteo a présenté la situation de son établissement qui est loin d'être facile à gérer avec nombre de mauvaises habitudes et des personnes semblant ne pas travailler dans l'intérêt du service auxquels elles appartiennent.
Se retrouver face à une telle force d'inertie n'est jamais aisé d'autant plus avec le parcours de Catiteo (ça limite c'est conjoncturel). Il y a un gros problème structurel dans cet établissement.

Catiteo aurait bien aimé contrôler mais il semble qu'elle ne puisse pas avoir librement accès aux logiciels le permettant. Elle indique par ailleurs, que malgré l'insistance de la CE, la secrétaire ne fait les choses que lorsqu'elle est au pied du mur et/ou y est contrainte.
Je ne sais pas dans quel monde une secrétaire refuse de transmettre des pièces à un CE ou de donner à son supérieur hiérarchique les accès à des "logiciels" donc elle n'est pas sensé être responsable (chorus c'est le CE qui donne les droits).


Nous ne sommes pas dans le cas d'un dilettantisme de contrôle de la part d'une supérieures hiérarchique (car on ne lui donne pas les moyens de le faire) mais presque dans du "sabotage". Je ne suis pas à la place de Catiteo et les conseilleurs ne sont pas les payeurs (tient cela rappelle un autre thread), mais j'aurai sans doute tout remis à plat bien plus tôt mais c'est plus facile à écrire sur un forum qu'à le faire dans la vraie vie véritable.
Catiteo comme elle l'écrit ne devait pas s'investir sur ce poste, mais le soucis c'est qu'il était impossible qu'elle se dise it's not my job et de laisser le bahut dans l'état où elle l'avait trouvé, ce qu'un collègue/contractuel moins consciencieux aurait fait.
Pourquoi s'investir dans un poste quand tu sais que tu ne récolteras jamais le fruit de ton travail  ? Ce n'est pas ma vision, mais celles de personnes que j'ai déjà croisés et qui auraient bien été content de laisser faire la secrétaire comme elle l'entendait.


Je ne vois pas trop où la secrétaire agit pour le bien de l'établissement en se substituant à son supérieur hiérarchique tout en ne lui permettant pas de faire correctement son travail ni de contrôler ce qui se fait dans le service. En se sens, il y a quand même bien tentative de dissimulation. Après pour moi, on est dans du motif aggravant si elle avait  chercher à encore plus dissimuler ce détournement en faisant pas les trucs dans les clous..

Je peux entendre le conflit de loyauté ou le manque de reconnaissance, ou bien que Catiteo est une casse-pied ( ) ce n'est pas pour autant qu'il faille faire un trou  dans la coque du navire pour le combler ensuite et se poser en salvatrice en expliquant à quel point vous avez tout gérée toute seule.
Il y a un soucis de positionnement clair, que le CE doit gérer pour remettre les choses en ordre.

catiteo a écrit:

Je réponds à l’avocat de la secrétaire que jusqu’à dernièrement la secrétaire effectuais les engagements, liquidations, mandatements et faisait signer les bordereaux à la CE sans m’en avertir. Je le découvrais quand je voyais le dossier mandatement dans la pochette destinée à l’agence comptable.

Alors l’avocat va argumenter en disant que cela relève de ma responsabilité de contrôler ce que fait la secrétaire. Ce à quoi je répondrai que je pourrais être accusée ou du moins soupçonnée de harcèlement. 

Je n’étais pas censée m’investir de trop sur ce poste de remplacement, et voilà que ça recommence les procédures. Bis repetita, y en a marre.

J'ai eu le cas mais il faut impérativement modifier le circuit des parafeurs. Dans les protocoles qualité, ça vaut une fiche de procédure.
Que j'ai confiance en mes adjointes ou pas, c'est moi qui emmène les parafeurs chez le pro. Personne d'autre. C'est moi qui les récupère aussi. Si je récupère un parafeur qui n'est pas passé par mon filtrage avant, ça ouine... Parce que je mets à la signature uniquement ce que j'ai décidé de faire signer. Et ça peut être un bordereau-journal, que je n'en ai rien à faire. C'est ma prérogative de gestionnaire.

Ce n'est pas du harcèlement, c'est du contrôle hiérarchique.
Ca se fait dans tous les ministères et dans toutes les structures, les nôtres n'y coupent pas.
Ce n'est pas parce que le CE est le seul signataire que tu n'as pas un droit (et un devoir) de regard.

Pour les outils, ton CE doit voir avec le rectorat, car il n'est pas normal qu'elle n'est pas son accès de gestionnaire principal.
Une fois qu'elle l'aura, elle te créera ton accès.

Cat, il faut que tu te fasses confiance. S'il est des choses sur lesquels on te dira de lever le pied, parce que c'est nécessaire aussi pour ta santé mentale, il en est d'autres, où il faut que tu puisses faire le boulot pour lequel tu es payée.

Alo a raison de mentionner que tu as tout pris à bras le corps cette année, par volonté de bien faire, et c'est tout à ton honneur. J'ai tendance à faire la même chose. Il faudra concéder et tu as commencé avec les agents... Mais pas sur la gestion budgétaire. Là, tu dois te faire entendre.

Rapport, rapport, rapport.

Il y a 2 choses

- était-ce l'habitude de fonctionnement avec l'ancien adjoint-gestionnaire de travailler comme cela ? si non lui expliquer que le fait qu'il n'y ait pas de gestionnaire sur place ne l'autorise pas à passer pour autant des commandes sans le visa du CE, à minima (je comprends que si tu es en délégation rectorale, retenir tous les BC, peut être contraignant).

-le fait qu'elle mente avec aplomb à l'ordonnateur en te mettant en difficulté tendrait à montrer qu'elle sait parfaitement qu'elle n'a pas le droit de le faire. C'est clair que dans ce cas c'est assez lourd, et elle doit être recadrée sur ce plan par l'ordo et toi

Dans tous les cas, mettre en place un système avec l'ordo pour que ce soit certain que l'ensemble soit visé par toi et refus de signer les mandats sans ce retour (ou les bons de commande, ...). pour moi le rôle de l'ordo dans ce contexte est primordial car c'est lui qui est là au quotidien.
après l'accès aux logiciels, locaux etc ... c'est juste normal

Heureusement le CE est avec toi. J'ai vécu à un moment donné ce type de comportement quand je suis arrivée sur un nouveau poste. LA secrétaire voulait une chasse gardée sur tout ce qu'elle faisait, et malheureusement elle avait le CE avec elle. J'ai patienté deux ans (  j'ai eu de la chance, elle a eu sa mutation pour le sud). Lorsqu'elle est partie, mais parce que j'étais sur un poste fixe et que je connaissais bien mon poste, j'ai repris la main complète sur mon service et sur l'organisation.
Effectivement, faire un BC pour chaque achat ( je fais signer le CE pour toute commande hors SRH) semble évident. C'est moi qui vait voir le chef, pas la SI. Pas question qu'un mandatement soit validé et sorti sans que je l'ai approuvé. Mais là en l’occurrence, c'est un remplacement, c'est forcement plus difficile. Comme beaucoup d'autre, je préconise des fiches de procédure, des remises à plat comme par exemple le fait qu'il n y ait que toi qui présente les signatures et s'il y a refus, faire immédiatement un écrit. Essayer de prendre la main sur tous les codes également, surtout les plus importants. Il y a des numéros à appeler, notamment pour chorus. A mon avis, il faut répondre de suite à chaque manquement pour qu'elle comprenne qu'elle est suivie. Avec le risque d'un arrêt maladie, mais elle en aura vite assez.  En conjuguant vos efforts à toutes les deux, vous allez faire plier la SI qui doit se dire qu'elle en a vu passer bien d'autre avant vous.

Bon courage en tout cas.

catiteo a écrit:

Bonsoir,

j'ai hésité à poster dans le bêtisier, mais j'ai pas vraiment envie de rire de la situation. J'aurais pu poster dans le malaise des gestionnaires, mais bon, je vais parler compta et procédures.

Hier, je décide de faire un point avec la CE sur le budget, en particulier au niveau des dépenses (on a du temps en ce moment...). Pour lui expliquer les dépenses en ALO (elle angoisse beaucoup de ne pas respecter le budget, c'est son 1er poste), j'édite les mandats des dépenses pour l'entretien et l'administratif (nos principales dépenses). 

Je m'aperçois que 2 mandats concernent l'achat de poubelles. La CE avait effectivement demandé à ce que l'on équipe le collège de poubelles destinées aux masques (plutôt que de les voir accrochés au sapin dans la cour). Ni elle ni moi ne nous souvenons avoir commandé d'autres poubelles. 

Je vais donc farfouiller dans les mandats et je trouve un 2ème mandat pour une commande de poubelles. Il ne s'agit donc pas d'une erreur (genre un doublon), mais bien d'une facture de 168€ (pour 2 poubelles...). Mais je ne suis pas au bout de mes surprises. Je regarde les PJ au mandat et découvre le BL, le devis (édité à partir d'un site internet) et un bon de commande. Stupéfaction : ce BC n'est pas signé (ce qui explique que la CE ne soit pas au courant), mais surtout il est écrit dessus, par la plus belle plume de la secrétaire, "Commande passée par internet". Extraordinaire.

J'expose la situation à la CE, qui rit jaune autant que moi (c'est nerveux). Elle envoie illico un mail à la secrétaire (en télétravail cette semaine, et heureusement pour elle), et lui demande des explications.

Ce matin, en arrivant, je vois la CE encore plus hilare qu'hier (mais toujours aussi jaune), qui me donne la réponse de la secrétaire : ce sont des poubelles qui ont été commandées en décembre et payées fin janvier (non, après vérification, commandées en janvier, mais c'est un point de détail). Elle confirme avoir liquidé et mandaté la facture. La CE lui renvoie un mail en insistant sur le fait qu'elle n'en avait pas entendu parler et surtout que le BC n'est pas signé par ses propres soins. Et là, l'apothéose : la secrétaire me dénonce et écrit à la CE "Oui, c'est (mon prénom) qui a passé la commande". Je n'ai pas pu me retenir, j'ai lâché un magnifique "Oh la garce !" qui a bien fait rire la CE. Elle m'a tout de suite assurée qu'elle me croit, qu'elle sait comment je fonctionne et que jamais je n'aurais pris la liberté d'agit ainsi. De toute façon, je n'ai pas les identifiants du collège pour accéder au compte de ce fournisseur.

Ni une, ni deux, je m'introduis dans l'ordi de la secrétaire et je retrouve la trace de la commande (avec confirmation dans ses mails), avec comme témoin le principal-adjoint. Et ce dernier qui m'apprend que l'une des poubelles (magnifique poubelle, d'ailleurs), se trouve...à la loge !

Donc, la CE m'a informée qu'elle va mettre les point sur les i à la secrétaire le 26 avril, et elle m'a renouvelé sa confiance (surtout qu'elle sait que je suis très à cheval sur les procédures).

Voilà ce qu'il s'est probablement passé : les agents (qui sont amis avec la secrétaire et qui court-circuitent la gestionnaire, à savoir moi-même), sont allé demander 2 poubelles à la secrétaire ; elle a pris l'initiative de les commander directement sur le site (sans même vérifier la situation des dépenses au préalable, bien entendu), elle a saisi le BC dans GFC, puis elle a reçu la facture (puisqu'elle seule a les codes de Chorus), a liquidé et mandaté, et comme jusqu'à ce que la CE se fâche, elle ne présentait jamais les factures (uniquement les bordereaux de mandatement), c'est passé crème.

Je suis écoeurée. Qu'elle fasse une erreur, ça arrive même aux meilleurs. Qu'elle ignore que toute commande est un engagement que seul l'ordonnateur ou celui qui a une délégation de signature peut passer, c'est gros, mais ça peut aussi s'excuser. Mais m'accuser d'avoir fait ce que je prends comme une gestion de fait (corrigez-moi si je me trompe), c'est à gerber. Donc, il va falloir que la pression redescende avant le 26 avril car ça va chauffer. Décidément, les secrétaire et moi... 

Comme d'habitude, je prends vos avis et conseils (je pense en particulier à Alomero qui va me conseiller de me calmer...) car je ne vais pas laisser passer ça, mais je veux faire les choses en règle et avancer les arguments légaux (je n'ai pas envie de me contenter de lui dire qu'elle n'avait pas le droit de commander les poubelles).

CHORUS, c'est le gestionnaire et personne d'autre!

Moi je trouve qu'avoir une secrétaire d'intendance qui fait le boulot de l'engagement au mandatement c'est trop cool pour un gestionnaire surtout si tu es en période d'intérim.

Moi je laisserais faire la Secrétaire dans son domaine tout en respectant les compétences des uns et des autres et me consacrerais à trouver un nouveau système équilibré en profitant de la crise ouverte.

Ton souci étant budgétaire la Secrétaire doit par exemple veiller à ne pas dépasser chaque enveloppe budgétaire et te voir en cas de gros souci. Pour les parapheurs la signature de l'ordonnateur est le minimum et pour toi la situation de la ligne en question sur GFC en plus de ta signature.

Je n'ai pas compris si elle faisait son boulot correctement.As-tu eu des problèmes en fin d'année avec elle ou cela a-t-il passé crème?

Fais un bilan points positifs-points négatifs et vois si tu peux engager un conflit. L'objectif de ton intérim n'est pas de tout chambouler mais de corriger les dysfonctionnements de manière pacifique.

Comme les Législateurs venant de l'extérieur des cités grecques qui proposaient des constitutions aux cités qui le leur demandaient.

Longue conversation de plus de 2 heures avec ma chef en fin de journée, elle a craqué. Je la comprends.

Je remercie chacun d'entre vous (y compris ceux avec lesquels je ne suis pas entièrement d'accord) d'avoir pris le temps et le soin de m'apporter des avis et des conseils qui m'ont portée une bonne partie de la journée (je vous ai lus régulièrement sans avoir le temps de répondre).

Il a donc été décidé, en concertation avec la CE :

- entretien de recadrage à la rentrée pour la secrétaire, mais sans moi (souhait de la CE et le mien, pour me préserver) au cours duquel elle va l'alerter sur la gravité de ses actes et l'informer que son travail sera soumis au contrôle renforcé (par elle-même et par moi), et qu'en cas de nouveau dysfonctionnement, elle fera l'objet d'un rapport qui sera communiqué à l'agent comptable et la DRH
- mise en place d'un certain nombre de mesures parmi lesquelles des procédures (j'ai commencé à en formaliser aujourd'hui), une fiche de poste pour la secrétaire (il n'y en a pas actuellement), une organisation cadrée et une répartition claire des tâches, avec un rappel des responsabilités de chacun.
- re-positionnement de chacun.
- régularisation des documents.

Nous nous sommes rendues compte qu'une fois de plus nous sommes parties sur des postulats erronés (comme pour les agents). On pensait qu'un personnel qui occupe des fonctions de secrétaire d'intendance depuis près de 30 ans connaissait un minimum la règlementation, mais visiblement ce n'est pas le cas. Autre constat : la CE va devoir s'affirmer avec davantage de fermeté car nous avons affaire à un personnel qui est réfractaire à tout changement, qui ne veut pas lâcher la place qu'elle a dû occuper en l'absence longue et répétée de la collègue que je remplace et qui estime que je ne suis pas importante car je ne vais pas rester sur ce poste.

Quant à moi, je m'efforce de prendre du recul et de mettre en pratique ce sur quoi je travaille depuis 18 mois : une fois qu'une situation est identifiée comme étant stérile et source de souffrance, je fais le nécessaire pour trouver une issue (comme se désinvestir par exemple). C'est douloureux parfois, mais le résultat (la paix et la sérénité intérieures) en vaut vraiment la peine.

Encore merci de votre soutien. Longue vie à ce forum ! 

Alomero a écrit:

Comme elle te soutient sans faille tu lui en dois autant.

On a le droit de craquer, cheffe ou pas. La pression qu'elle subit doit être importante et pourtant elle ne te fait pas défaut.

Alomero a écrit:

Alomero a écrit:

Comme elle te soutient sans faille tu lui en dois autant.

On a le droit de craquer, cheffe ou pas. La pression qu'elle subit doit être importante et pourtant elle ne te fait pas défaut.

Oui, oui et oui, et elle m'a renouvelé sa reconnaissance et sa confiance. En fait, elle appréhende mon départ (ça alors...ça fait du bien!) car elle trouve que je fais du très bon travail. Faut dire qu'avec tous les lièvres qu'on a levés et tous les dossiers qu'on a assainis, notre palmarès en 6 mois est plutôt pas mal 

J'ai parcouru le fil en vitesse et j'ai peut-être raté certaines choses qui feront que je serais sans doute redondant avec ce qui a pu être dit :

- Manager c'est (pour la plupart des gens) se faire violence, car l'être humain est, en général, peu enclin à faire subir à autrui ce qu'il n'aimerait pas subir lui-même , même si c'est légitime. On fait grief et c'est rarement bien pris par la personne concernée.
Donc que ce soit pour toi ou ta cheffe, qui débute si j'ai bien compris, ça va faire mal .

- Être remplaçant, temporaire, en délégation rectorale ou que sais-je, si ça dure plus de 2 semaines, n'excuse pas le fait de ne pas avoir accès aux outils (PC, Chorus, etc.) ou de ne pas assurer les étapes clefs de son métier (contrôle des BC et des liquidations par exemple). 
On est en poste, donc on sollicite les outils pour assurer les missions ET on les effectue. Si des dispositions spéciales peuvent être mises en place, il ne me semble pourtant pas souhaitable que le ou la GM n'ait pas accès à certaines choses et que le CE doive effectuer directement des tâches qui incombent prioritairement au GM (ex : contrôle des factures). Ou tout du moins on exerce une supervision qui montre qu'on peut prendre la main à tout moment.

- Certaines personnes se complaisent dans la médiocrité, n'ont aucune envie de progresser ou d'apprendre d'autres choses. C'est invraisemblable, incompréhensible même, voire intolérable, mais c'est ainsi. Ces personnes doivent être cantonnées à des zones où elles ne font pas trop de dégâts. En l’occurrence, la secrétaire évolue dans une zone où elle fait des dégâts. L'objectif sera de mettre les pare-feu adéquats dans son travail pour éviter cela. Attention, je dis bien "pare-feu", pas qu'il faut lui enlever des tâches.
(elle sera elle-même indélébile... ).

- Soulever les lièvres impose de les prioriser, entre ceux qui ne peuvent pas attendre et les autres (même si parfois rien ne peut attendre). Le cas des BC et des liquidations qui ne sont pas vus par le ou la GM fait partie des priorités.

Courage !