Oubli vote acte CA contrat 4 ans copieurs UGAP

Bonjour,

 

Récent gestionnaire, j’ai dû renouveler au mois de septembre 2015 les contrats pour les deux copieurs de l’établissement. Je n’ai pas eu le temps de monter un marché. J’ai donc contractualisé pour 4 ans avec l’UGAP, location + maintenance des appareils (date de début du marché : 08 septembre 2015).

Pensant que ce contrat entrait dans le cadre de la délégation donnée par le CA à l’ordonnateur pour la signature des contrats et conventions, je n’ai pas fait voter d’acte spécifique au CA pour ce contrat (alors que le collège est engagé pour 4 ans). Or, lors de ma participation récente à une formation très intéressante sur les marchés publics, j’ai cru comprendre qu’il aurait fallu un acte spécifique au CA pour ce contrat.

Ma comptable n’a pas bloqué les mandatements depuis la signature de ce contrat (déjà deux mandats passés à ce jour). Elle ne m’a pas demandé de PJ supplémentaire par rapport à ce que je lui avais transmis (contrat signé, original des factures).

D’où ma question : est-ce que je peux et dois faire voter un acte spécifique pour ce contrat « à postériori » au CA ? Les membres du CA nous font confiance et je pourrai leur expliquer que ce n’est pas une supercherie pour les mettre devant le fait accompli. Mais je conviens que la situation n’est pas top…

Merci par avance pour vos précisions.

En signant le bordereau du mandatement l'ordonnateur certifie le caractère exécutoire des pièces jointes. Il a donc certifié que le contrat avait été soumis au CA et approuvé par l'autorité de contrôle. Si le comptable n'avait pas de raison de douter de la certification du CE il n'avait rien à faire de plus et n'a donc commis aucune faute.

Je ne mettais nullement en cause la comptable, ou alors ma formulation était maladroite. Dois-je faire voter un acte à postériori ou cela n'a-t-il aucune utilité ?

Le contrat n'était pas approuvé par le CA au moment de sa signature, le faire après n'y changera rien. Un concurrent malheureux pourrait le faire annuler et vous obliger à refaire un contrat (en le faisant voter cette fois). À ce titre le prestataire précédent n'a pas été surpris de ne pas être sollicité ?

RETU a écrit:

Le contrat n'était pas approuvé par le CA au moment de sa signature, le faire après n'y changera rien. Un concurrent malheureux pourrait le faire annuler et vous obliger à refaire un contrat (en le faisant voter cette fois). À ce titre le prestataire précédent n'a pas été surpris de ne pas être sollicité ?

C'est l'UGAP.
Moi je suis pour le faire voter... un nouveau comptable pourrait demande l'acte autorisant la signature.

Le prestataire d'avant était... l'UGAP, dont le contrat prenait fin au 08 septembre 2015. J'ai donc renouvelé.
Je vais faire voter, en cas de changement éventuel de comptable, et en informant le CA de mon oubli bien involontaire.
Merci pour vos conseils.

Bonjour, également nouveau gestionnaire, je m'interroge pourquoi faut il un vote du CA si le CA à donné préalablement l'autorisation au CE pour passer les contrats et conventions ?

L'autorisation est seulement pour les contrats n'ayant qu'une durée limitée à l'année.

Je suis partisan aussi d'un acte de régularisation. En termes de risques, on pourrait s'en passer, dans la mesure où personne n'ira remettre en question l'adhésion d'un EPLE à un marché UGAP, ni un fournisseur (ce serait attaquer la forteresse UGAP à laquelle il n'avait qu'à répondre lorsqu'elle a publié le marché), ni un juge qui ferait largement mieux de s'occuper un minimum de tous les qui jettent à l'égout des fournisseurs indélicats l'argent public qu'on leur confie en ne respectant pas de Code des marchés publics.

Mais justement, à titre pédagogique, pour que l'ensemble des membres de la communauté éducative soient rompus à cette manière de faire, il faut cette délib. Le CE parce qu'il faut être certain qu'il ait bien pigé : dans le fond, il aurait du tiquer au moment de signer, lui (dans les contes de fées, je sais mais quand même). Le gestionnaire, pour qu'il puisse dire "ah mais si c'est comme cela que j'ai toujours fait et c'est très bien ainsi" (argument non recevable, mais tellement efficace). Et les autres membres du CA, parce qu'ils verront du pays, et qui sait ce prof d'EPS stagiaire, s'il ne deviendra pas perdir dans une dizaine d'années.

Je profite de ce post pour une autre question: comment faire à la fin du contrat Ugap ?
je précise ma question: je voulais faire un petit mapa pour la maintenance du copieur acheté via un contrat de maintenance Ugap, or ce n'est apparemment pas si simple, s'agissant d'un contrat dès lors hors achat, l'Ugap ne prolonge pas après le terme et je me retrouve avec une machine de 3ans, où les seuls à me répondre sont les prestataires actuels de l'Ugap détenteurs du marché précédemment passé ( Apparemment les seuls à avoir les pièces de la marque T.......)
Evidemment, vu le manque de concurrence, il risque d'être difficile de faire prévaloir mon MAPA...
comment faire ? je dois confesser que je suis très mal à l'aise dès lors que l'on touche à ce type de contrat....

dédé a écrit:

je voulais faire un petit mapa pour la maintenance du copieur acheté via un contrat de maintenance Ugap, or ce n'est apparemment pas si simple, s'agissant d'un contrat dès lors hors achat, l'Ugap ne prolonge pas après le terme et je me retrouve avec une machine de 3ans, où les seuls à me répondre sont les prestataires actuels de l'Ugap détenteurs du marché précédemment passé (Apparemment les seuls à avoir les pièces de la marque T.......)
Evidemment, vu le manque de concurrence, il risque d'être difficile de faire prévaloir mon MAPA...

Il y a plus d'une entreprise capable de maintenir des copieurs T..., rassure-toi. Comme pour tout MAPA un peu pointu, il faut aider la chance en relayant la publication standard à l'AJI par une annonce sur un support spécialisé : dans le cas évoqué, http://caractere.net/ ou http://www.transaction.fr/

Dans mon établissement actuel, la marque a accepté de continuer la maintenance des machines post-contrat UGAP. C'est le fait de l'équipe précédente, je ne sais pas si un MAPA avait été passé, j'ai un doute. Les conditions financières ne sont pas merveilleuses (on est de l'ordre de 8 € le mille), mais ça se continue, sur des machines qui vieillissent sévèrement et atteignent un gros compteur : quand on paye, au moins on n'est pas enquiquiné.

merci l'IZ pour tes précieux conseils, c'est juste que mon contrat se termine en juin et je n'ai toujours pas de candidats...

Dédé, si ton MAPA est concluant, la suite m'intéresse. Je suis dans le même cas que toi, je prends le risque de ne pas avoir de contrat pour l'instant, mais je sens que je vais m'amuser pour trouver des consommables.

Winnie a écrit:

Dédé, si ton MAPA est concluant, la suite m'intéresse. Je suis dans le même cas que toi, je prends le risque de ne pas avoir de contrat pour l'instant, mais je sens que je vais m'amuser pour trouver des consommables.

On est suffisamment nombreux dans le circuit à avoir des machines T... pour espérer se dépanner à l'occase entre potes.

peky a écrit:

L'autorisation est seulement pour les contrats n'ayant qu'une durée limitée à l'année.

Bonjour,
Si je comprends bien, lorsque les membres du CA ont donné une délégation de signature au chef d'établissement pour signer les contrats et convention jusqu'à 207 000€, pourriez vous me confirmer que cela ne lui donne pas droit :
- de renouveler des contrats et conventions pour l'année scolaire suivante
- d'acter des contrats et convention pour une durée "année scolaire" puisque vous dites "durée limitée"
Et en conséquence, il y a une obligation de le faire voter en CA.
Merci pour votre retour.
Bonne journée.

L'article R421-20 du code de l'éducation stipule au 6°d, le CA donne son accord sur la passation des marchés, contrats et conventions dont l'établissement est signataire, à l'exception :
-des marchés dont l'incidence financière est annuelle et pour lesquels il a donné délégation au chef d'établissement.

Donc, si le CE a une délégation pour signer les marchés jusqu'à 207 000€ et que même si des marchés (coût inférieur à 207 000€ TTC) ont été contractualisés pour deux, trois, quatre ou cinq ans, qu'est ce qui obligerait le chef d'établissement à le faire voter en CA, s'il est reconduit annuellement par reconduction expresse ou tacite reconduction ?

Dans le cas de STROPHE, je pense qu'il n'y avait pas d'obligation de le faire passer en CA, s'il y a la clause "reconduction expresse ou tacite reconduction, avec un délai de préavis pour la contractualisation de ce contrat de 4 ans.

Qu'en pensez vous ?

danidf a écrit:

Qu'en pensez vous ?

Que la discussion a déjà eu lieu et que sans aucune ambiguité un contrat qui prévoit une reconduction est un contrat pluriannuel soumis au vote du CA.
http://www.intendance03.fr/Note-dafa3-marche-pluri-140213.pdf

Bonjour Volcan,
Merci pour ce document.
Après lecture, mon interprétation est différente de la vôtre.
Il est stipulé dans ce document, que pour donner de la souplesse au fonctionnement, les membres du CA peuvent donner délegation au chef d'etablissement, pour signer des marchés ( durée, montant,ect..). Il n'y a d'obligation juridique de faire voter cette délégation à chaque installation des membre du CA, mais il est recommandé.
Les marchés pluriannels (sur plusieurs exercices), ne sont pas soumis au vote dans la mesure où les marchés prévoient une clause de reconduction expresse au terme de 12 mois (et non une reconduction tacite) et que le CE ait une délégation de signature..

Vous allez à l'encontre de toutes les analyses sur le sujet, de tous les documents, formations, conseils qui affirment depuis des années que les contrats pluriannuels (et vous ne contestez pas le caractère pluriannuel de ce type de marché à reconduction) doivent être votés par le CA.
Pour ma part je ne prendrai pas le risque d'un débet alors qu'aucun élément ne vient étayer votre position contraire à toutes les instructions officielles.

Bonjour Volcan,
Je n'ai pas dit que j'irai à l'encontre des textes en vigueur. S'il faut le respecter, je le respecterais.
J'ai uniquement dit? que ma traduction est différente de la votre sur l'explication de cette circulaire.
Si un contrat sur une année scolaire (donc, deux années) est considéré comme un contrat pluriannel.
Lorsque j'analyse ces paragraphes :
En effet, avec la disparition de l'EPCP en tant qu'autorisation de la dépense, hors les cas d'urgence et les ressources spécifiques (art. R.421 -20 d) du 6° du CED), toutes les commandes nécessaires au fonctionnement quotidien de l'établissement doivent
être soumises au conseil d'administration. Chaque achat doit faire l'objet d'une autorisation spécifique du conseil d'administration, qui de fait doit siéger en permanence. Afin d'éviter une situation de blocage préjudiciable au bon fonctionnement de l'EPLE, le dernier alinéa du d) du 6° de l'article R.421-20 ouvre la possibilité au conseil d'administration, par une délibération spécifique, de donner une autorisation plus générale au chef d'établissement pour signer les marchés.

Toutefois, pour que cette mesure de simplification puisse trouver sa pleine mesure, on pourra considérer qu'un marché de douze mois, qui s'exécute sur deux exercices, mais qui est payé dans sa totalité avant service fait conformément à la règlementation en vigueur (paragraphes 14311 et 14312 de l'instruction M9.6) et dont la reconduction est expresse, est un marché annuel. Cette interprétation facilitera la gestion des abonnements notamment.

J'en déduis, qu'il n'y a pas d'obligation de le présenter en CA, si le chef d'établissement à l'autorisation de signer les marchés. Par contre, un bilan des contrats et convention en cours doivent être présentée en CA pour information.

Si on parle de reconduction expresse, c'est qu'on est dans le cas d'un contrat (ou marchés) et conventions  sur plusieurs années (pluriannuel). Sinon, ce terme n'a pas d'intérêt.

Auriez vous un document qui contredirait la circulaire du directeur financier du ministère du MENESR ?

danidf a écrit:

Bonjour Volcan,
Je n'ai pas dit que j'irai à l'encontre des textes en vigueur. S'il faut le respecter, je le respecterais.
J'ai uniquement dit? que ma traduction est différente de la votre sur l'explication de cette circulaire.
Si un contrat sur une année scolaire (donc, deux années) est considéré comme un contrat pluriannel.
Lorsque j'analyse ces paragraphes :
En effet, avec la disparition de l'EPCP en tant qu'autorisation de la dépense, hors les cas d'urgence et les ressources spécifiques (art. R.421 -20 d) du 6° du CED), toutes les commandes nécessaires au fonctionnement quotidien de l'établissement doivent
être soumises au conseil d'administration. Chaque achat doit faire l'objet d'une autorisation spécifique du conseil d'administration, qui de fait doit siéger en permanence. Afin d'éviter une situation de blocage préjudiciable au bon fonctionnement de l'EPLE, le dernier alinéa du d) du 6° de l'article R.421-20 ouvre la possibilité au conseil d'administration, par une délibération spécifique, de donner une autorisation plus générale au chef d'établissement pour signer les marchés.

Toutefois, pour que cette mesure de simplification puisse trouver sa pleine mesure, on pourra considérer qu'un marché de douze mois, qui s'exécute sur deux exercices, mais qui est payé dans sa totalité avant service fait conformément à la règlementation en vigueur (paragraphes 14311 et 14312 de l'instruction M9.6) et dont la reconduction est expresse, est un marché annuel. Cette interprétation facilitera la gestion des abonnements notamment.

J'en déduis, qu'il n'y a pas d'obligation de le présenter en CA, si le chef d'établissement à l'autorisation de signer les marchés. Par contre, un bilan des contrats et convention en cours doivent être présentée en CA pour information.

Si on parle de reconduction expresse, c'est qu'on est dans le cas d'un contrat (ou marchés) et conventions  sur plusieurs années (pluriannuel). Sinon, ce terme n'a pas d'intérêt.

Auriez vous un document qui contredirait la circulaire du directeur financier du ministère du MENESR ?

Pour un contrat de copieurs, je doute que le contrat soit "payé dans sa totalité avant service fait".

danidf a écrit:

Si on parle de reconduction expresse, c'est qu'on est dans le cas d'un contrat (ou marchés) et conventions  sur plusieurs années (pluriannuel). Sinon, ce terme n'a pas d'intérêt.

Bonjour,

Non. Un contrat annuel à reconduction expresse est un contrat que l'on signe pour une année mais que l'on peut reconduire chaque année par reconduction expresse (ou ne pas reconduire).

Un contrat pluriannuel est un contrat signé d'emblée pour plusieurs années, et on ne pourra pas revenir dessus.

RETU,
Un contrat pluriannel doit normalement toujours comporter une clause de reconduction expresse, à la date d'anniversaire au terme des 12 mois. Suivant le délai de préavis, l'un et l'autre des parties ont la possibilité de résilier le contrat.

Si c'est un contrat annuel, c'est qu'il est indiqué date de début et date de fin dans l'année, sans mentionner de possibilité de reconduction expresse

danidf a écrit:

RETU,
Un contrat pluriannel doit normalement toujours comporter une clause de reconduction expresse, à la date d'anniversaire au terme des 12 mois. Suivant le délai de préavis, l'un et l'autre des parties ont la possibilité de résilier le contrat.

Pas d'accord, un contrat peut être conclu pour plusieurs années sans possibilités de résiliation.

Peut-être.
J'ai toujours vu que, des contrats et marchés soient à reconduction expresse ou tacite.
Je me laisserais pas embarquer par une société, pour me faire signer un contrat de 2, 3, 4 ou 5 ans, sans qu'il y ait cette clause.
Cette modalité me permet d’apprécier la qualité des prestations annuellement, avant de poursuivre avec le même titulaire, l'année suivante.

Et si le contrat pluriannel ne comporte pas cette clause, il ne répondra pas à la procédure stipulée dans la circulaire du directeur financier du MENESR. Et du coup, chaque membre de CA sera mis devant le fait accompli et ne pourra que les approuver annuellement, à moins que l'établissement ne paye des intérêts pour la réalisation si on est en dehors de la date d'anniversaire.

Pour information, le guide des bonnes pratiques des marchés publics 2014 stipule à la page 35 : le pouvoir adjudicateur détient une compétence exclusive pour décider de reconduire ou non le marché,que la reconduction soit expresse ou tacite. Le titulaire ne peut, en aucun cas, s’y opposer.

http://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/daj/marches_publics/conseil_acheteurs/guides/guide-bonnes-pratiques-mp.pdf

Pour revenir au topic, si le contrat comporte une clause de reconduction expresse, il est considéré comme annuel d'après  la circulaire (même si le contrat comporte une durée d'engagement pluriannel).

danidf a écrit:

J'ai toujours vu que, des contrats et marchés soient à reconduction expresse ou tacite.
Je me laisserais pas embarquer par une société, pour me faire signer un contrat de 2, 3, 4 ou 5 ans, sans qu'il y ait cette clause.
Cette modalité me permet d’apprécier la qualité des prestations annuellement, avant de poursuivre avec le même titulaire, l'année suivante.

En tant qu'acheteur, j'estime nécessaire d'engager mon établissement sur une durée qui permette au prestataire d'amortir son matériel, la formation de ses salariés, et offrir un minimum de perspectives à iceux. Je n'ai donc aucun problème avec un marché ferme sur cinq ans, il faut simplement avoir prévu une mesure objective de la qualité du service rendu, assortie de pénalités en cas de non-respect des obligations par le prestataire. L'UGAP fait ça très bien.

danidf a écrit:

Et si le contrat pluriannel ne comporte pas cette clause, il ne répondra pas à la procédure stipulée dans la circulaire du directeur financier du MENESR.

Laquelle.

danidf a écrit:

Pour information, le guide des bonnes pratiques des marchés publics 2014 stipule à la page 35 : le pouvoir adjudicateur détient une compétence exclusive pour décider de reconduire ou non le marché,que la reconduction soit expresse ou tacite. Le titulaire ne peut, en aucun cas, s’y opposer.

On ne parle pas ici spécifiquement de marchés annuels,la compétence exclusive s'applique aussi à un contrat de trois ans.........

danidf a écrit:

L'article R421-20 du code de l'éducation stipule au 6°d, le CA donne son accord sur la passation des marchés, contrats et conventions dont l'établissement est signataire, à l'exception :
-des marchés dont l'incidence financière est annuelle et pour lesquels il a donné délégation au chef d'établissement.

Pour ma part je m'en tiens à cela, le code de l'éducation me suffit et je ne trouve pas que cela soit une damnation éternelle que de devoir passer un contrat pluriannuel au CA.

L'intendant zonard a écrit:

En tant qu'acheteur, j'estime nécessaire d'engager mon établissement sur une durée qui permette au prestataire d'amortir son matériel, la formation de ses salariés, et offrir un minimum de perspectives à iceux. Je n'ai donc aucun problème avec un marc
cas de non-respect des obligations par le prestataire. L'UGAP fait ça très bien.

Vous êtes sur un marché pluriannel et c'est votre choix  de ne pas mettre de reconduction expresse dans les termes de votre marché.. Ce n'est pas le mien...
Pour votre information, les marchés de l'UGAP prévoient cette clause.

RETU a écrit:

Laquelle.

La circulaire du directeur financier du MENESR stipule que si le contrat à une clause de reconduction expresse, il est considéré comme annuel et non pluriannel, même si l'engagement est sur deux, trois, quatre ou cinq ans.
En conséquence, il n'y a pas lieu de le faire voter en CA, si le CE a une délégation de signature pour "l'année scolaire".

RETU a écrit:

On ne parle pas ici spécifiquement de marchés annuels,la compétence exclusive s'applique aussi à un contrat de trois ans.........

Ai je dit le contraire?

RETU a écrit:

Pour ma part je m'en tiens à cela, le code de l'éducation me suffit et je ne trouve pas que cela soit une damnation éternelle que de devoir passer un contrat pluriannuel au CA.

Ai je dit le contraire ?
J'ai seulement indiqué que mon interprétation de la circulaire vis à vis de l'article R421-20 du code de l'éducation, était différente de celle Volcan et de la votre du coup.
Vous avez surement raison, mais compte tenu de l'argumentation de la circulaire du MENESR vous ne m'avez pas convaincu. A moins, qu'il y ait un document d'un plus haut niveau que la circulaire, qui va dans votre sens.
Si, le rectorat m'ordonne de faire voter les contrats pluriannels avec reconduction expresse, j'appliquerai....