Mandatement : vérifications de l'ordonnateur

mon ordonnateur s'acharne à demander, avec chaque mandatement que nous lui faisons signer, la situation des dépenses engagées sur laquelle figurent les LIQUIDATIONS EN ATTENTE, qui doivent correspondre au montant du mandatement ; il nous dit que c'est le seul moyen pour lui de vérifier qu'il ne paye pas en dépassement de crédit. J'y vois un vrai manque de confiance puisque de toute façon, une situation de dépenses engagées éditée après le mandatement montrera toujours la situation des crédits ouverts.... je ne comprends pas sa démarche, il ne l'explique pas et on fait des aller retours inutiles : dès que j'ai oublié cette étape, qui pour moi à l'agence comptable ne corresond à rien, il me retourne mon parapheur tel quel sans avoir signé.
Comment pratiquez vous chez vous ?

perle d' a écrit:

mon ordonnateur s'acharne à demander, avec chaque mandatement que nous lui faisons signer, la situation des dépenses engagées sur laquelle figurent les LIQUIDATIONS EN ATTENTE, qui doivent correspondre au montant du mandatement ; il nous dit que c'est le seul moyen pour lui de vérifier qu'il ne paye pas en dépassement de crédit. J'y vois un vrai manque de confiance puisque de toute façon, une situation de
Comment pratiquez vous chez vous ?

C'est pas le boulot de l'AC ça ??!!

Le problème est qu'un chef khon reste un chef.

Et alors, tu veux te rendre malade à sa place?

Tu lui donnes et c'est tout, c'est l'ordo et le chef d'établissement.

Au contraire, j'apprécie les CE qui s'intéresse un peu à la question.

Non seulement c'est loin d'être khon, mais si tous les chefs étaient comme ça, nous aurions sûrement moins de problème.
Je rajouterai en plus une chose, la confiance, cela se mérite. Il me parait plutôt sain qu'un nouveau chef souhaite vérifier que tout est conforme. C'est bien au contraire en essayant de lui cacher certaines choses (et en particulier des documents auquels il est naturel qu'il s'intéresse) qu'on risque de susciter sa défiance.

Il est très bien cet ordonnateur. C'est vraiment pas la peine de lui reprocher de faire son boulot et de vérifier que les liquidations correspondent aux factures qu'il a sous les yeux et qu'il n'est pas en dépassement.

Ce n'est pas non plus un manque de confiance, c'est sa responsabilité et à ce titre, si il veut faire des changements, il vaut mieux que ça soit au stade des liquidations qu'après.

C'est quand même plus intéressant d'avoir un CE qui assume et vérifie qu'un qui s'en fout et ouvre le parapluie quand ça menace.

Exact, du genre à te dire en cas de pb "vous m'avez fait signer des paiements alors que je ne savais pas..."

c'est pas la même chose que le post sur l'AC qui demande la signature sur tous les mandats et les factures(qui fut brillament vérouillé par l'english...)

ici nous avons un CE qui essaye de suivre les dépenses engagées ce qui est tout à son honneur puisqu'il n'oublie pas qu'il est ordonnateur...
et que s'il y avait un dépassement il ne pourrait y avoir paiement

c'est aussi une manière de voir où on en est de la consommation des crédits (surtout le B cette année qui va exploser tous les records du fait des temperatures et des taxes...)

il peut aussi mener une politique budgétaire (répartir les crédits d'un compte à l'autre en fonction des restes .....

je rêve d'un CE comme ça

perle d' a écrit:

mon ordonnateur s'acharne à demander, avec chaque mandatement que nous lui faisons signer, la situation des dépenses engagées sur laquelle figurent les LIQUIDATIONS EN ATTENTE

A l'instar de l'invité(e), je ne vois pas l'utilité profonde de la démarche, dans la mesure où "les liquidations en attente ont été mandatées", si je puis me permettre cet abus de language, au moment où on lui fait signer le de bordereau des mandats.
Sinon, j'aurais tendance à suivre l'avis des collègues, s'il veut cette SDE avec liquidations en attente parce qu'elle le rassure, c'est lui le chef, yapuka, faucon.

d'autant plus que, puisque nous sommes agence comptable, lorsque je lui présente cette situation de dépenses avec les liquidations en attente, le mandatement est déjà édité, transféré en compta géné et la dk de paiement pour l'agent comptable est prête.

il faudrait certainement fractionner plus notre travail, mais vu nos conditions de travail, je n'aime pas arrêter un mandatement n'importe quand.
par contre, pour un voyage décidé à la dernière minute, donc pas budgétisé en 2009 et pour lequel les subventions annoncées ne sont pas certaines, il a fallu sortir le carnet de chèques pour payer les billets d'avion ; j'ai failli lui répondre qu'il n'y avait pas de crédits ouverts........

J'aime bcp le "failli"...

Le même pb se pose pour les DBM pour info : on ne les lui présente qu'après édition et validation.

perle d' a écrit:

d'autant plus que, puisque nous sommes agence comptable, lorsque je lui présente cette situation de dépenses avec les liquidations en attente, le mandatement est déjà édité, transféré en compta géné et la dk de paiement pour l'agent comptable est prête.

il faudrait certainement fractionner plus notre travail, mais vu nos conditions de travail, je n'aime pas arrêter un mandatement n'importe quand.
par contre, pour un voyage décidé à la dernière minute, donc pas budgétisé en 2009 et pour lequel les subventions annoncées ne sont pas certaines, il a fallu sortir le carnet de chèques pour payer les billets d'avion ; j'ai failli lui répondre qu'il n'y avait pas de crédits ouverts........

C'est exactement ce qui nous est reproché à juste titre: ne pas fractionner un travail qui DOIT être fractionné. L'ordo est responsable jusqu'à la disquette de transfert, agence comptable ou pas, il n'est pas normal de lui présenter des documents de contrôle qui le concernent alors que son accord a été anticipé.

Un contrôle trésor dans l'agence amènerait des observations bien senties sur la répartition des missions.

Chez moi, quand j'ai procédé à un mandatement, je tire immédiatement une situation des dépenses engagées pour l'AC et pour le CE (qui me le retourne assez souvent avec le parapheur, car il oublie que c'est un doc à son intention).

FG

perle d' a écrit:

d'autant plus que, puisque nous sommes agence comptable, lorsque je lui présente cette situation de dépenses avec les liquidations en attente, le mandatement est déjà édité, transféré en compta géné et la dk de paiement pour l'agent comptable est prête.


il faudrait certainement fractionner plus notre travail, mais vu nos conditions de travail, je n'aime pas arrêter un mandatement n'importe quand.
par contre, pour un voyage décidé à la dernière minute, donc pas budgétisé en 2009 et pour lequel les subventions annoncées ne sont pas certaines, il a fallu sortir le carnet de chèques pour payer les billets d'avion ; j'ai failli lui répondre qu'il n'y avait pas de crédits ouverts........

1 - Et s'il a y besoin de faire un rejet ne serait-ce que technique parce qu'il découvre une erreur, il s'aperçoit qu'un acte n'était pas exécutoire... Je trouve cette pratique plutôt grave. Le mandat est préparé pour le compte de l'ordo. Il lui est soumis avec une situation des dépenses et, plus tard, ça part chez le comptable. En plus il faut séparer les rôles.

Je me rappelle aussi d'un collègue à Caen dans mes jeunes années qui avait payé un vendredi soir sans signature de l'ordo (sur chaque mandat à l'époque) ... l'ordo se plante sur le route le week end. Un beau débet !


2 - Mais rien n'est exécutoire ! J'imagine aussi le chèque supérieur à 750 ! c'est quoi ces pratiques ? une blague d'un CE pour gâcher le départ en vacances ?

Si c'est pas une blague.... alors là !

perle d' a écrit:

d'autant plus que, puisque nous sommes agence comptable, lorsque je lui présente cette situation de dépenses avec les liquidations en attente, le mandatement est déjà édité, transféré en compta géné et la dk de paiement pour l'agent comptable est prête.

........

Et si il refuse de signer, tu fais quoi ? Une restauration.
Faites les choses dans l'ordre et les régles.

Avant les liquidations, y a les approvisionnements.....

justement, faites vous signer les bons de commande par votre ordonnateur ?

nous sommes deux sasu à l'agence comptable pour assumer les tâches de gestion et les tâches comptables ; le 2° poste de sasu a été occupé par 8 personnes en 9 ans........donc pour m'assurer de l'exactitude de mon travail, quand je commence un mandatement, je vais de la liquidation jusqu'à la disquette, sans m'arrêter, afin d'éviter des erreurs ; dans la foulée, je saisis les ordres de recette découlant du mandatement et présente tout à l'ordonnateur, qui est au bout du couloir,

l'an passé, une stagiaire licence pro a travaillé sur le fameux controle interne : quelle méconnaissance de nos conditions de travail : je n'ai pas établi de calendrier pour l'encaissement des chèques, paf, retoquée : j'encaisse les chèques que l'on me dépose au pire le lendemain........
je paye les bourses et je saisis aussi les RIB des parents, paf, retoquée.... on sait jamais, il pourrait me prendre l'envie de "bidouller" et tout est comme cela ; qu'allons nous devenir en agence comptable ?

Oui, chez nous, c'est l'ordonnateur qui signe (sauf pour l'alimentaire). Ca occasionne des grincements de dents, mais si il y a des retards de signature, "Ponce Pilate". Autre avantage, lors de la signature des mandatements, l'ordonnateur a peu de chances de refuser de signer, puisqu'initialement c'est lui qui a signé le bon de commande.

FG

perle d' a écrit:

l'an passé, une stagiaire licence pro a travaillé sur le fameux controle interne : quelle méconnaissance de nos conditions de travail : je n'ai pas établi de calendrier pour l'encaissement des chèques, paf, retoquée : j'encaisse les chèques que l'on me dépose au pire le lendemain........
je paye les bourses et je saisis aussi les RIB des parents, paf, retoquée.... on sait jamais, il pourrait me prendre l'envie de "bidouiller" et tout est comme cela ; qu'allons nous devenir en agence comptable ?

C'est le principe même d'ODICE, on fait se croiser les intervenants afin de permettre des contrôles qui permettent de sécuriser les opérations comptables.

Il n'y a rien de choquant dans ce procédé, bien au contraire.

Nanard nous rappelait sur le forum la situation d'un éts où justement la personne qui payait, faisait tout, jusqu'à trafiquer les DK à aller puis au retour, jusqu'au jour où sur un retour elle n'était pas là pour récupérer la DK.

Après, si c'est impossible, on peut toujours imaginer que l'AC m'êtes en place des contrôles à postériori, croise les mandats avec les fichiers de paiements par exemple.

Mais la démarche en elle même, et pour moi, positive.

Citation :

faites vous signer les bons de commande par votre ordonnateur ?

oui l'ordonnateur signe tous les bons de commande et c'est moi qui lui impose

perle d' a écrit:

justement, faites vous signer les bons de commande par votre ordonnateur ?

nous sommes deux sasu à l'agence comptable pour assumer les tâches de gestion et les tâches comptables ; le 2° poste de sasu a été occupé par 8 personnes en 9 ans........donc pour m'assurer de l'exactitude de mon travail, quand je commence un mandatement, je vais de la liquidation jusqu'à la disquette, sans m'arrêter, afin d'éviter des erreurs ; dans la foulée, je saisis les ordres de recette découlant du mandatement et présente tout à l'ordonnateur, qui est au bout du couloir,

Quand je lis ça, ça me pose un gros problème. A ma connaissance, les tâches de gestion sont de la responsabilité du CE qui a l'air de s'en préoccuper sérieusement et les tâches comptables ... ben où il est le comptable dans cette organisation? C'est lui qui a créé ce système où une personne fait tout de la commande à la disquette? Il était pas CPE avant celui là?

Je n'ai pas l'impression d'avoir tout bien compris,je m'explique.
Lorsque le mandatement est édité,il n'y a plus de liquidation en attente,il me semble...

PAS TOUT a écrit:

Je n'ai pas l'impression d'avoir tout bien compris,je m'explique.
Lorsque le mandatement est édité,il n'y a plus de liquidation en attente,il me semble...

... pas forcément, cela dépend de la date choisie pour le traitement des factures à mandater. Vous demandez le 10 février le mandatement des factures entrées entre le 2/02 et le 8/02, les liquidations du 9 resteront en attente.

Autre cas, les réimputations non-éditées figurent dans la colonne "liquidations" de la situation des dépenses engagées.

FG

N@n@rd a écrit:

PAS TOUT a écrit:

Je n'ai pas l'impression d'avoir tout bien compris,je m'explique.
Lorsque le mandatement est édité,il n'y a plus de liquidation en attente,il me semble...

... pas forcément, cela dépend de la date choisie pour le traitement des factures à mandater. Vous demandez le 10 février le mandatement des factures entrées entre le 2/02 et le 8/02, les liquidations du 9 resteront en attente.

t'as raison The Boss faut tjs garder du travail pour le lendemain, des fois qu'il neige et qu'on soit bloqué au bureau

Patou a écrit:

N@n@rd a écrit:

PAS TOUT a écrit:

Je n'ai pas l'impression d'avoir tout bien compris,je m'explique.
Lorsque le mandatement est édité,il n'y a plus de liquidation en attente,il me semble...

... pas forcément, cela dépend de la date choisie pour le traitement des factures à mandater. Vous demandez le 10 février le mandatement des factures entrées entre le 2/02 et le 8/02, les liquidations du 9 resteront en attente.

t'as raison The Boss faut tjs garder du travail pour le lendemain, des fois qu'il neige et qu'on soit bloqué au bureau

On peut concevoir plusieurs méthodes de travail.
Au hasard - et ce n'est pas la mienne - que les liquidations soient traités chaque matin à l'arrivée du courrier ; et qu'il y ait ensuite un second contrôle du comptable avant mandatement. Ce qui rendrait mon hypothése plausible.

N@n@rd a écrit:

[On peut concevoir plusieurs méthodes de travail.
Au hasard - et ce n'est pas la mienne - que les liquidations soient traités chaque matin à l'arrivée du courrier ; et qu'il y ait ensuite un second contrôle du comptable avant mandatement. Ce qui rendrait mon hypothése plausible.

tu veux pas dire le gestionnaire ?

Bozinchu a écrit:

N@n@rd a écrit:

[On peut concevoir plusieurs méthodes de travail.
Au hasard - et ce n'est pas la mienne - que les liquidations soient traités chaque matin à l'arrivée du courrier ; et qu'il y ait ensuite un second contrôle du comptable avant mandatement. Ce qui rendrait mon hypothése plausible.

tu veux pas dire le gestionnaire ?

Si, bien sur.
Erreur facile lorqu'on a les deux casquettes.

C'est aussi cela la difficulté du métier
savoir que l'on est soit le GM soit l'AC
nous ne sommes JAMAIS les deux en même temps (même si parfois c'est plus souple...)