Opérations et vérifications de fin d'exercice

Bonjour, je prépare un articulet pour le site du lapin rouge afin de partager les opérations/vérifications de fin d'exercice (en attendant Op@le) ...

L'idée est de partager un mémo que nous avons toutes et tous peu ou prou pour cette période délicate, surtout à l'attention de celles et ceux qui se retrouveraient sen situation difficile (personnel absent ou débutant)

Si vous avez le temps d'y jeter un oeil, c'est issu de mes notes perso donc sans autre valeur ...


1. Novembre – décembre : note de l’agent comptable cf article AJI
   • Relance des fournisseurs qui ont omis d’envoyer leur facture (cf engagement non soldés dans GFC).
   • Régularisation des opérations budgétaires : cf situation des recettes et des dépenses engagées et notamment les ressources sous condition d’emploi, voyages, taxe apprentissage, fonds sociaux, repas vendus, moyens globalisés, dégradations, loyers, frais de mission etc
   • Vérification des SDE et SDR, de la classe 4, effectuer une vérification périodique
   • Opérations pour ordres : bourses, salaires, DAO, amortissements, voyages, provisions …
   • Mise à jour d’EGIMMO si ce n’est pas déjà fait
   • Date limite de réception du dernier mandat et de mise en paiement des bourses : ___
   • Date limite des retours des régies d’avance et de recette : ______ cf fiche technique pour le solde des régies.
   • Préparer le prélèvement automatique de janvier
   • Édition et stockage pdf des états l’application de gestion des repas : titre de recettes par mois, repas pris par mois, état des comptes clients, opérations comptables de l’année …

2. Début janvier, avant bascule
   • Relevés des stocks et calculs des variations de stocks cf document très utile disponible ici
  • Éditer (pdf) et vérifier les inventaires : alimentaires, produits d’entretien, objets confectionnés, magasins pédagogiques, tickets ...
   • Relevés des compteurs des logements pour calculs des charges (possibilité de le faire fin décembre, cela permet également d'anticiper et de ne pas attendre la note de la CT qui arrive parfois très très tardivement)
   • Bons de commande anticipés
   • Éditer les DFT et arrêt de saisie au 31/12 dans GFC
   • Transmettre les DAO de décembre
   • FQE TIPI pour les derniers encaissements 2020
   • Saisie des derniers encaissements de 2020 (chèques, espèces, CB ...)
   • Demander les comptes pour la mise à jour et l’envoi des régies de recettes (libellé des voyages par exemple)
   • Traiter/vérifier les opérations en attente :
        * coté gestion : liquidations, opérations en attente d’édition, écritures non transmises, rejets traités etc
        * côté agence comptable : écritures en attente, rejets transférés, paiements, ordres de paiement et règlements traités.
   • Affecter les trop-perçus
   • Cf fiche extourne : pour les factures non parvenues et pour les DAO n pour fact n-1
   • Vérifier que toutes les DBM pour vote sont validées et réceptionnées
   • Vérification de la SDE, de la SDR et de la classe 4
   • Dernier mandat à payer (pas obligatoire car l’extourne est possible et ce mandat devrait disparaitre avec Op@le ...)
   • Vérifications périodique
   • Vérifier les créances et les EDDS : édition pdf + dbf
   • Édition pdf du DFT au 31/12

bascule, cf fiche technique.


3. Après la bascule et avant la fin de la période d’inventaire : 30 janvier
  • Passage au crible du fichier des fournisseurs,
  • Révision du plan de subdivisions,
  • Saisie en masse des engagements sur les contrats et abonnements,
  • Saisie des OR de la dotation de fonctionnement, des loyer des COP
   • Mettre à jour les tarifs : vente de repas, tickets repas ...
   • Réception du budget : fichier plus documents : budget, acte et accusés de réception
   • DM 22 : Mandat + OR charges communes
   • Terminer les opérations pour les stocks, les amortissements, charges locatives, les provisions, FRH, FSCH, charges communes,
   • Liste d’extourne et mandats/or
   • 1er mandat de N : vérification acte de délégation + marchés
   • Etats EGIMMO pdf et vérification EGIMMO//GFC cf fiche académie Toulouse
   • Etats valeurs inactives pdf et vérification
   • Etat des provisions pdf
   • Consommation logements pdf
   • Vérification SDE et SDR classe 4
   • Vérification périodique pdf

4. Après la bascule et dès que les opérations ci-dessus sont terminées
   • Lancement de COGEFI et installation de COFI
   • Concessions de logement, cf note DDFIP
   • Éditer la balance avant COFI en pdf
   • Transférer les EDS CGENE → COFI
   • Liaison COFI dans module administration pour import CBUD
   • Lancer COFI (import EDS OK)
   • Contrôles préalables (PDF), c résultat (PDF), soldes cl 6 et 7 (pdf) ; résultat dernière page des soldes cl6 et 7 à garder en pdf pour joindre à l’acte du CA
   • Editer les fiches de compte CGENE et le journal en pdf
   • Editer balance définitive, charges, produits pdf
   • Saisir les paramètres établissement
   • Rapport ordonnateur
   • Faire la remontée académique cf fiche de procédure
   • Tableau des immo à remplir : vérifier totaux nets des amortissements entre GFC//EGIMMO (Onglet amort) Etat ann imm am val résiduelles EAIAVR - 2815
   • Idem pour 2818 et répartir 2818
   • Répartir les amortissements neutralisés et réels GFC//EGIMMO ; Onglet amort neutralisés et réels GFC//EAIAVR
   • Vérifier les totaux des bas de colonnes de la pièce 10 avec EAIAVR
   • Vérifier aussi les totaux des val résiduelles
   • Saisie des stocks, des provisions, du PV de caisse, du dft, relecture des EDS
   • Mise en forme du COFI en pdf et envoi ER
   • Rapport AC
   • CA du COFI
   • Récupérer l’acte d’adoption et celui d’affectation du résultat
   • Affectation du résultat et annulation des financements sur subv amortis entre 10687 et 10681 pour les acquisitions sur 10687  si compte de réserves unique rien à faire
   • Saisie des bilans d’entrée
   • Sauvegardes N-1 : cf fiche de procédure
   • Archives : cf fiche de procédure

Bonjour,

Je rajouterai avant bascule le journal N-1 (2019) en .xml.
Pratique pour de futures recherches.

Merci pour ton investissement, s'agissant des investissements deux écritures à ne pas oublier sur les investissements /Egimmo(avec Opale ce sera automatisé ..)
Annulation des financements sur subv amortis C139 D 13xx
Ecritures après l'affectation du résultat entre 10687 et 10681 pour les acquisitions sur 10687 puisque l'amortissement se fait sur le SG , si compte de réserves unique rien à faire

Bonjour,

Egimmo ne prend pas en compte l'annulation des financements il me semble.

Ou alors quelqu'un peut il m'indiquer où le faire.





Bon là je suis sensé être en vacances..

Bonjour,
Liasse comptable issue du lgc Egimmo

@Nicolas : quel travail !

peky a écrit:

Bonjour,
Je rajouterai avant bascule le journal N-1 (2019) en .xml.
Pratique pour de futures recherches.

Merci, ça cela fait partie de la fiches sur les sauvegardes/archivage électronique qui est citée dans ma liste et que je conseille à toutes et à tous, un must : https://www.intendancezone.net/spip.php?article571

HYPOXIE a écrit:

Merci pour ton investissement, s'agissant des investissements deux écritures à ne pas oublier sur les investissements /Egimmo(avec Opale ce sera automatisé ..)
Annulation des financements sur subv amortis C139 D 13xx
Ecritures après l'affectation du résultat entre 10687 et 10681 pour les acquisitions sur 10687 puisque l'amortissement se fait sur le SG , si compte de réserves unique rien à faire

Merci, j'ajoute

@catiteo : c'est ce qu'on fait tous (et qu'on a dans un cahier ou un fichier), j'ai juste pris la peine de partager

Pour celles et ceux que cela intéresse j'ajoute les fiches auxquelles il est fait référence ou que j'utilise :

Celle sur le solde des régies : http://dace.in.ac-toulouse.fr/sites/default/files/2018-12-17-Documentations-applications/GFC%20REGIE%20SOLDE%20COMPTE.pdf

Celles sur la bascule :
- https://diff.ac-nice.fr/telechargement/administratif/Intendance/GFC-Budgetaire-Generale-Regie/GFC-Version%20en%20cours/AC-basculement%202019-2020.pdf
- https://web.ac-toulouse.fr/automne_modules_files/pDocs/public/r37533_61_fiche_de_procedure___cg_-_organisation_-_operation_de_basculement.pdf

Celle sur les amortissements (hyper utile) : https://web.ac-toulouse.fr/automne_modules_files/pDocs/public/r35367_61_fiche_de_procedure___cg_-_operations_specifiques__amortissements_-_egimmo.pdf

Celle sur la variation des stocks : https://web.ac-toulouse.fr/automne_modules_files/pDocs/public/r37019_61_fiche_de_controle___cb__operations_specifiques__outil_daide_a_la_saisie_de_la_variation_des_stocks.xls

Celle sur les contrôles EGIMMO//GFC (indispensable) : https://web.ac-toulouse.fr/automne_modules_files/pDocs/public/r35592_61_fiche_de_procedure___cg_-_operations_specifiques_-_controle_du_patrimoine_-_egimmo.pdf

Celle sur la remontée informatique : https://web.ac-toulouse.fr/automne_modules_files/pDocs/public/r31399_61_fiche_de_procedure___cg_-_compte_financier_-_remontee_informatique_des_comptes.pdf

Celle sur l’extourne :
http://dace.in.ac-toulouse.fr/sites/default/files/2019-01-09-Documentations-applications/Fiche%20technique%20Extourne%202017-2018.pdf

Une autre sur la DBM de variation des produits scolaires https://web.ac-toulouse.fr/automne_modules_files/pDocs/public/r37012_61_fiche_de_procedure___cb_-_modification_du_budget_-_dbm_de_constatation_des_produits_scolaires.pdf

Celle sur l'archivage électronique : https://www.intendancezone.net/IMG/odt/check-list_sauvegarde_comptabilite_de_l_exercice-2019.odt

Le précieux tableau d'avancement des cofi https://www.intendancezone.net/spip.php?article824

Au passage, un immense merci aux auteurs de ces productions  

En complément :
- Un article sur COGEFI https://www.intendancezone.net/spip.php?article985
- Un autre sur la confection des COFI : https://intendancezone.net/spip.php?article1004

Je suis sûr un téléphone donc je ne vois pas trop la liste...
J'ai quelques critiques à faire, sans que cela ne soit exhaustif...
Prévoir un mandat avant bascule en janvier, même si cela se pratique n'est pas orthodoxe...
La modification des tarifs se fait après bascule.
Pourquoi indiquer le 30 janvier pour commencer le cofi ? Je peux le sortir vers le 15/20 du mois de janvier dans 4 établissements sur 5 de mon AC...
Le Greta je peux pas... Mais je pourrais essayer

Sinon, beau travail

J'ai pas vu un truc... Les extractions...
Il faut extraire un max de trucs en xml
En fait tout ce qui est permis par GFC.
Les SDE SDR les paiements, les mandats, les OR, les OAR... Tout
Et les mettre sur un dossier pour consultations ultérieures éventuelles.
Si cela n'a pas été fait l'année dernière on peut toujours le faire sur 2019 avant de faire 2020...
Pour rechercher c'est top

Bozinchu a écrit:

Je suis sûr un téléphone donc je ne vois pas trop la liste...
J'ai quelques critiques à faire, sans que cela ne soit exhaustif...
Prévoir un mandat avant bascule en janvier, même si cela se pratique n'est pas orthodoxe...

C'est vrai !

Bozinchu a écrit:

La modification des tarifs se fait après bascule.

Je modifie.

Bozinchu a écrit:

Pourquoi indiquer le 30 janvier pour commencer le cofi ? Je peux le sortir vers le 15/20 du mois de janvier dans 4 établissements sur 5 de mon AC... Le Greta je peux pas... Mais je pourrais essayer

C'est vrai, je corrige !

Bozinchu a écrit:

J'ai pas vu un truc... Les extractions...
Il faut extraire un max de trucs en xml
En fait tout ce qui est permis par GFC.
Les SDE SDR les paiements, les mandats, les OR, les OAR... Tout
Et les mettre sur un dossier pour consultations ultérieures éventuelles.
Si cela n'a pas été fait l'année dernière on peut toujours le faire sur 2019 avant de faire 2020...
Pour rechercher c'est top

Oui, c'est dans la fiche du lapin que j'applique strictement et qui permet en effet de tout retrouver ...

http://intendancezone.net/spip.php?article571

Je me permet de rajouter des trucs au fur et à mesure que ça me vient...
La modification du plan comptable, est à prévoir après bascule... Même s'il faut la préparer avant
Pour Presto on pourra prévoir de modifier les articles avant mouvement

Citation :

Prévoir un mandat avant bascule en janvier, même si cela se pratique n'est pas orthodoxe..

Effectivement, pas orthodoxe du tout... Il va bientôt falloir oublier ça, juste des CAP voire des CAPAC.
De même qu'avec Op@le vous devriez pouvoir éviter d'avoir à extraire vos fichiers, tout doit être en démat y compris les pj et les exercices antérieures accessibles 
Quand je vois "fichiers DBF", je sens comme une vague de nostalgie...

Oh oui!!!
Vivement OPALE,on sera comme tout le monde, des copies, des clones, yes!
C'est tellement kiffant.
On va faire des CAP, des capac, des trucs et des machins de dingue, et peut-être, si on est sage, on fera des CAPCAPAC de ouf, ce sera si génial;
Une autre vie, le rêve quoi.
Et surtout on pourra se dire que ça y  est, on est des vrais professionnels.
Dans la rue on pourra relever la tête, et les gens se diront: tient ça c'est des gars qui travaillent sur opale.
Mais surtout, le plus important, surtout, ne pas avoir la tête qui dépasse.

Et on aura deux écrans, plus de papier, beurk le papier, et on aura aussi une grosse souris parce que des clics il faudra en faire.
Et avec ces écrans, ces milliers d'écrans bourrés de matériaux rares on polluera moins qu'avec notre papier, yes!
Bon on aura les yeux explosés, les cervicales en rade et les coudes et l'index droit enflammés, mais quoi, fièrement, le monde nous dira :
Mais tout va bien, le bonheur est atteint, on est sur opale!

Rural th, ph

Joyeux Noël, Coffee !!




(histoire de faire baisser la pression... )

J'ai essayé de prendre en compte les remarques ... çà devrait être moins mauvais !