régie temporaire, dépenses par carte visa et compta

Bonjour

Nous avons créé un compte de régie temporaire de voyage avec une carte bleue pour un voyage au Maroc dans un mois. Le régisseur fera ses dépenses avec la carte bleue qui débitera le compte de régie (émanation du 5151 mais avec un autre RIB) sur lequel je vais mettre la somme prévue (plus de 6000 €).
Comment faut-il s'y prendre pour comptabiliser les dépenses? Faut-il mouvementer la subdivision du 5151 correspondant au compte de régie ou faut-il mouvement le 5115 (cartes de crédit)?

Quelqu'un pourrait-il m'aiguiller sur les écritures à passer?

Normalement, tu devrais trouver des réponses par ici....
https://gestionnaires.actifforum.com/gestion-budgetaire-et-comptable-f4/regies-voyages-quels-documents-et-quelles-ecritures-t6472.htm?highlight=voyage+++carte+bleue


...en attendant le retour de Sasufi et de ses planches

Malheureusement, n’utilisant pas de carte bancaire pour les paiements je ne me suis jamais penché sur la question !
En gros, le compte 51156 s’utiliserait pour les dépenses par carte bancaire de la même manière que le compte 5159. Voir l'instruction codificatrice N° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 mentionnée par Sainte Barbe dans le sujet sur les régies de voyages.
Donc, au moment d’un paiement, de 3000€ par exemple (attention aux seuils des dépenses avant ordo, au fait !), je débiterais un compte 4723, et créditerais le 51156 (cartes de paiement – dépenses), puis à réception du relevé mentionnant la dépense : débit du compte 51165 et crédit de la subdivision prévue du 5151. Mais, 2 questions se posent :
1/ quid du compte 543, prévue pour les régies d’avance (il est dans ce cas remplacé par la subdivision du 5151) ? Justement, ne faudrait il pas alors utiliser un 543 si le RIB a été mis au nom du régisseur ?
2/ si les dépenses ont effectuées par un régisseur, il y’a de grandes chances pour que les paiements arrivent notifiés après réception par l’Agent Comptables des pièces justificatives des paiements effectués par ce même régisseur. Donc de ce cas, peut être faut il créditer directement le 5151 subdivisé (ou alors 543 subdivisé) à réception du relevé.
Ben, voilà, désolé, ça me laisse plus d’interrogations que de certitudes !!

Oui justement ce sont exactement ces questions-là qui me turlupinent. J'étais en train de réécririe ma question plus précisément et voilà que ce message est arrivé.
Alors comment vais-je faire?... je dois dire que là je suis un peu bloqué!

Jeremie a écrit:

Oui justement ce sont exactement ces questions-là qui me turlupinent. J'étais en train de réécririe ma question plus précisément et voilà que ce message est arrivé.
Alors comment vais-je faire?... je dois dire que là je suis un peu bloqué!

Nous sommes au moins deux !
Jérémie, les mêmes questions me turlupinent à la veille de gérer un voyage avec prof organisateur porteur de la carte bleue .
J'aimerais bien avoir un topo comptable très clair sur cette question, nouvelle pour moi aussi


Par "très clair" il convient d'entendre plus clair que mes idées en ce moment

sasufi a écrit:

Malheureusement, n’utilisant pas de carte bancaire pour les paiements je ne me suis jamais penché sur la question !
En gros, le compte 51156 s’utiliserait pour les dépenses par carte bancaire de la même manière que le compte 5159. Voir l'instruction codificatrice N° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 mentionnée par Sainte Barbe dans le sujet sur les régies de voyages.
Donc, au moment d’un paiement, de 3000€ par exemple (attention aux seuils des dépenses avant ordo, au fait !), je débiterais un compte 4723, et créditerais le 51156 (cartes de paiement – dépenses), puis à réception du relevé mentionnant la dépense : débit du compte 51165 et crédit de la subdivision prévue du 5151. Mais, 2 questions se posent :
1/ quid du compte 543, prévue pour les régies d’avance (il est dans ce cas remplacé par la subdivision du 5151) ? Justement, ne faudrait il pas alors utiliser un 543 si le RIB a été mis au nom du régisseur ?
2/ si les dépenses ont effectuées par un régisseur, il y’a de grandes chances pour que les paiements arrivent notifiés après réception par l’Agent Comptables des pièces justificatives des paiements effectués par ce même régisseur. Donc de ce cas, peut être faut il créditer directement le 5151 subdivisé (ou alors 543 subdivisé) à réception du relevé.
Ben, voilà, désolé, ça me laisse plus d’interrogations que de certitudes !!

Le compte 543 subdivisé est utilisé comme pour une régie d'avances "ordinaire". A l'ouverture du compte, on intègre le virement du compte principal par un crédit du 5151 et débit du 543. Les dépenses sont créditées à réception des mandats correspondants. Et on vérifie au fil de l'eau les dépenses via les relevés de compte, jusqu'à la clôture d'icelui.

S'agissant d'une régie temporaire, seule une compta sommaire est exigée (situation de l'avance reçue et liste des dépenses).
Rien de compliqué. Ne pas oublier d'approvisionner le compte du régisseur pour l'utilisation de la carte.

Donc on n'utilise pas du tout le 51156 si je comprends bien?

Non

Le 51156 est réservé à la carte bancaire adossée au compte principal.

Isaac Newton a écrit:

Non

Le 51156 est réservé à la carte bancaire adossée au compte principal.

D'accord avec Appleman pour le 543.
Mais on ne peut pas subdiviser le 5116 pour distinguer compte trésor/comtpe régie ?

La vie ne te semble pas assez difficile comme ça, Teddy Bear ?

j'arrive trop tard ! Je fais comme Newton (pour la CB s'entend !)

Ben pour la subdivision du 51156 je demande, c'est tout.
Je ne me rends pas compte si ça fait bcp de boulot, je ne pratique pas, mais je me dis que tout comme le montant des débits au 531 qui correspond au total sur le carnet de reçus, l'appareil de CB sort peut-être un récap qui va servir à un contrôle quelconque, c'est tout.
Et pis les opérations en attente d'enregistrement au 543, faut bien les mettre quelque part, non ?

En l'occurence, il s'agit d'une carte bancaire de paiement pas d'un terminal d'encaissement.

De plus, s'agissant d'une régie temporaire, le plus souvent adossée à un voyage scolaire, les opérations en attente ne sont pas légion, au contraire. Il y a peu de relevés envoyés par la TG et toutes les dépenses se font sur un laps de temps court.

Je veux bien essayer de faire une planche (pour Barbule )mais je suis pas du tout au point là dessus, moi...Donc à prendre avec précaution!

Dans tous les et d'après la réponse d'Issac sur le sujet: pas d'utilisation du 51156, on comptabilise les dépenses directement au 543.

Cela donnerais ça ???:

Vive Vesoul !

STP Newton : Dis moi, britannique (pas de plaisanterie, là,) collègue : une information me manque : d'où tiens tu que le 51156 n'enregistre que les opérations d'une CB adossée au compte principal ????

Eric a écrit:

d'où tiens tu que le 51156 n'enregistre que les opérations d'une CB adossée au compte principal ????

Du fait que je n'utilise pas un 531 subdivisé pour suivre les dépenses
en numéraires d'une régie temporaire.
C'est peut-être un peu sommaire comme explication. Mais au vu de deux/trois expériences de ce type, les dépenses n'étant pas légion, les relevés de compte arrivant au compte-gouttes et pour les deux tiers des opérations après que le voyage soit terminé et la régie clôturée; cela me semble bien compliqué de multiplier les écritures. Mais si un collègue me dit que si, c'est obligatoire (avec les références de l'obligation) d'utiliser le 51156 pour les régies temporaires, je suis tout prêt à changer mon mode de fonctionnement.

Holà ! je me garderais bien d'affirmations catégoriques. Dans la mesure où le public est nombreux sur ce forum (non, N@n@rd, pas de chèque , c'était gratuit cette fois) , je reste prudent sur les consignes d'utilisation des compte surtout de trésorerie. Mais la merveilleuse et passionnante Instruction M9-R 05-042 du 30/09/2005, traitant des régies des EPLE, et dont je recommande la lecture bi-hebdomadaire, prévoit bien l'utilisation du 511.56, alors je me demandais pourquoi en économiser l'utilisation ?

Je viens de m'y replonger pour ma première des 2 lectures hebdomadaires recommandées et je lis le chapitre 6 Comptabilité du comptable assignataire (ma pomme). Comptes utilisés: 545/4715 543/4725.
Le compte 51156 est donc utilisé dans la compta du régisseur. En l'occurrence, pour une régie temporaire, comme indiqué plus haut par moi-même, dans ce cas, seule une comptabilité sommaire est exigée. Perso, je ne demande pas au régisseur de voyage de me tenir une comptabilité via GFC module Régie avec utilisation des comptes ad hoc.

Evidemment, dans le cadre d'une régie permanente avec CB, je permettrais ( et encouragerais ) dans l'habilitation Régie l'utilisation du 51156.

Me fourvoyé-je ?

Je suis pas vraiment sûr de la conjugaison là.

Moi je suis d'accord avec Isaac, on est pas dans le cadre d'une comptabilité complète et séparée de celle de l'établissement concerné.
Et pis je voudrais pas refaire la planche avec utilisation du 5115, parce que j'avais commencé à la faire, et voilà j'ai tout effacé!.

C'est quand même plus simple comme ça, non?

Dans mes bras, ami sasufi !!

Au passage, toutes mes félicitations pour tes planches. Je te nomme officiellement "planchologue" attitré de la Bande à Nanard.

J'ai le droit de faire ça, patron ?

Jeremie a écrit:

... Le régisseur fera ses dépenses avec la carte bleue qui débitera le compte de régie (émanation du 5151 mais avec un autre RIB) sur lequel je vais mettre la somme prévue (plus de 6000 €).

Attention car le plafond bancaire de règlement par CB est de 3000€ sur 30 jours glissants, sauf autorisation spéciale.

Bien se renseigner auprès de la TG, serait dommage que le prof et ses élèves se retrouvent coincés sans moyen de paiement au Maroc (ça fait loin en stop).