Utilisation de GFC

Agent comptable depuis peu, je n'ai encore bien appréhendé la compta de mon groupement (5 établ.) et voilà que la SASU qui faisait très bien la compta tombe malade (probablement pour un bon moment) Alors c'est à moi de reprendre le flambeau en attendant un hypothétique remplacement.
Quelqu'un dispose t-il de fiches de procédure ou autres (j'ai regardé l'aide de GFC, mais ça me parle pas vraiment) pour m'aider à reprendre.
Merci d'avance, je compte sur vous.

Si votre question porte sur la manipulation de GFC, la lecture du classeur (manuel papier) de l'application est suffisante.

Il serait très important, vu la taille du groupement et les échéances (2007 compte fi, 2008 comptes DFT) que tu obtiennes de tes autorités académiques un tutorat renforcé !!

Vieil intendant a écrit:

Si votre question porte sur la manipulation de GFC, la lecture du classeur (manuel papier) de l'application est suffisante.

ou en version écran :
http://swapi.ac-versailles.fr/telechargement/gfcwindows/2007/manuel_cb.pdf

http://swapi.ac-versailles.fr/telechargement/gfcwindows/2007/manuel_cg.pdf

sur : http://swapi.ac-versailles.fr/bibliotheque2.htm#GFCW

bonne lecture et bon courage si tu n'obtiens point de personnel compétent en remplacement

Cas typique selon moi qui devrait convaincre toutes les AC de mettre en place un contrôle interne comptable ...

"Cas typique selon moi qui devrait convaincre toutes les AC de mettre en place un contrôle interne comptable" ...ou qui pourrait renforcer le ministère dans sa conviction de créer des grosses agences avec AC + fondé de pouvoir, pour tenter dans l'absolu d'éviter ce type de situation où l'agence se retrouve en difficulté.

En même temps, l'AC est chef de service. Quand on ne sait pas faire les tâches d'une collègue sous ses ordres, il y a un pb sérieux, que j'appelle se faire bouffer. Il y a prise de pouvoir au détriment de l'AC et c'est quelque chose à éviter impérativement.

Fréléonat a écrit:

Cas typique selon moi qui devrait convaincre toutes les AC de mettre en place un contrôle interne comptable ...

Ou les convaincre de savoir utiliser GFC.

Le premier conseil que je donne à mes stagiaires : être capable de remplacer soi-même n'importe quel poste de son secrétariat. Cela permet d'abord de contrôler le travail, de juger de la charge de travail des différents postes et de faire face à ce genre de problème.
Second conseil : la polyvalence du personnel : chez moi chacun est capable de faire à minima le travail d'un collègue.

On me dira que c'est plus facile à dire qu'à faire ; je répondrai que c'est une question de choix, de priorité et de volonté.

coffeeman a écrit:

En même temps, l'AC est chef de service. Quand on ne sait pas faire les tâches d'une collègue sous ses ordres, il y a un pb sérieux, que j'appelle se faire bouffer. Il y a prise de pouvoir au détriment de l'AC et c'est quelque chose à éviter impérativement.

Sur le fond, je suis complètement d'accord; mais en pratique, si la personne en question a été nommée en septembre sur une grosse agence comptable sans jamais avoir travaillé en EPLE auparavant (hypothèse d'un sortant de concours CASU venant d'un autre milieu), il me parait normal qu'il n'ait pas encore eu le temps d'apprendre les diverses facettes du métier.
Et c'est vrai que cela pose un sérieux problème quand on pense qu'il est lui seul responsable des écritures passées en son nom.

Est-ce un conseil qui vaut aussi pour les agents ?

Je ne suis pas capable de remplacer quelqu'un à la cuisine ni au ménage. Le problème est que je me sens manipulée quand on me dit que c'est trop de travail,trop compliqué, pas possible, etc...En fait, je ne connais que ce qu'ils me racontent, et ce que peuvent dire les commerciaux. Un peu limite tout de même ! Mais comme la CT ne me reconnait pas d'autorité...

Pour le secrétariat, pas de problème, je suis toute seule et parfois je fais même du secrétariat du principal... Mais bon, je ne suis pas AC, seulement SASU GM; par contre, si j'étais absente pour un certain temps....

Une bonne avance pour la reconversion que je pressens à la lecture de tous les posts sur le sujet de notre devenir.

[quote=N@n@rd]

On me dira que c'est plus facile à dire qu'à faire ; je répondrai que c'est une question de choix, de priorité et de volonté. [/quote]

Je reste très perplexe face aux termes "choix, priorité et volonté" dans le cas présent: tout comme Kaza1b, j'ai pris mes fonctions début septembre dans un lycée avec section restauration + 3 EPLE rattachés.
3 collègues sont avec moi à l'Intendance et leur travail se répartit autours des diverses taches de GFC.
Officiellement, à part le budget, je ne "touche plus GFC".
Sauf que j'ai eu la chance (et là je pèse mes mots) d'avoir été AC en collège avec un EPLE rattaché pendant plusieurs années; et, sur ce poste, je faisait personnellement toute la compta.
Donc, sur mon nouveau poste, ce que je signe je le comprends; et comme je comprends ce qu'on me fait signer, je vais spontanément faire des vérifications moi même sur GFC et je passe même (car j'avoue que cela me "manque" de ne plus rien faire sur GFC ) certaines écritures.
Et très franchement, depuis un peu plus de 3 mois que je suis sur ce poste, je peux dire que si je n'avais pas acquis cette connaissance de la pratique de GFC dans mon ancien collège, j'aurais été incapable de trouver le temps (sauf à abandonner toute la gestion matérielle, la gestion des agents, les relations avec la région pour les travaux, l'apprentissage de tout ce qui est nouveau (vive l'hotellerie !), la gestion des relations avec les 3 GM (dont l'un est malheureusement "à côté" de son métier ce qui m'amène à lui apprendre l'essentiel de la compta ordo) + les 3 CE des mes établissements rattachés, les nombreuses réunions compte tenu des projets multiples du lycées (projets européens Léonardo, Coménius, Intereg, stages et voyages tout azimuts), les incessantes obligations de remettre à plat dans de nombreux domaines ce qui ne me convient pas au plan comptable, les recherches liées à ma passation de service sur les 4 compta qui présentent des anomalies (que je n'ai pas encore terminées d'ailleurs)....de consacrer le temps nécessaire à apprendre le fonctionnement de GFC. Et abandonner tout cela, je pense que cela aurait été impossible sauf à passer complètement à côté de mes obligations de gestionnaire.
Et je précise que je suis au bureau à 7h30 et que je le quitte jamais avant 18h30. Et je précise aussi que je n'ai pas eu le temps de m'occuper de l'aspect "code des marchés" sur mon nouveau poste.
Alors, le choix, la volonté, la priorité; là je ne vois pas trop comment les conjuguer avec ma situation présente.
Sauf à travailler la nuit...ou à moins passer de temps sur ce forum...mais, si j'y viens si souvent, c'est parce que cela m'aide justement à tenir .

Colombane a écrit:

Est-ce un conseil qui vaut aussi pour les agents ?
.

Même si à force j'ai acquis une vague compétence dans plusieurs des domaines d'activité des agents, je n'irai pas faire la cuisine, nettoyer les salles ou tondre la pelouse... par contre je suis capable de remplacer n'importe quel poste de mon secrétariat. Ce n'est pas une question de pouvoir, mais de survie... de même que la polyvalence des personnels. J'en suis certain, j'ai testé !

mart a écrit:

N@n@rd a écrit:

On me dira que c'est plus facile à dire qu'à faire ; je répondrai que c'est une question de choix, de priorité et de volonté.

Je reste très perplexe face aux termes "choix, priorité et volonté" dans le cas présent: tout comme Kaza1b, j'ai pris mes fonctions début septembre dans un lycée avec section restauration + 3 EPLE rattachés.
3 collègues sont avec moi à l'Intendance et leur travail se répartit autours des diverses taches de GFC.
Officiellement, à part le budget, je ne "touche plus GFC".
...
Et je précise que je suis au bureau à 7h30 et que je le quitte jamais avant 18h30. Et je précise aussi que je n'ai pas eu le temps de m'occuper de l'aspect "code des marchés" sur mon nouveau poste.
Alors, le choix, la volonté, la priorité; là je ne vois pas trop comment les conjuguer avec ma situation présente.
Sauf à travailler la nuit...ou à moins passer de temps sur ce forum...mais, si j'y viens si souvent, c'est parce que cela m'aide justement à tenir .

Ca je savais en l'écrivant que ça ne passerait pas !

Je ne peux parler que de ce que je connais, ce que j'ai vécu et ce que j'ai vu lors de mes tutorats.
Je ne donne de leçon à personne et ne dis pas que c'est facile.

Et puisque j'ai décidé de me "faire des copains" allons-y :
Pour moi tout NG qui envisage un jour de passer GM ou AC se doit de préparer ce changement en se formant à ces nouvelles tâches sans attendre d'y être contraint par le nouveau poste. Lorsque j'ai quitté mon poste de GM pour un d'AC, je connaissait le travail du comptable (et heureusement car j'ai ouvert un nouveau LP avec comme tout secrétariat ... une TUC (les CAE de l'époque).
Reste le problème des "issus de concours". Travailler quelques heures avec le personnel chargé de la comptabilité pour faire avec lui un mandatement, une FQE, etc... au lieu de discuter avec Pierre ou Paul, s'occuper de détails dont son secrétariat peut s'occuper, passer une matinée en réunion inutile, etc... c'est effectivement une question de choix et de priorité.


Et ne croyez pas que je ne connais pas comme vous les galères des premiers postes. Mes payes de formation continue faites une veille de réveillon sur la table du salon de la famille restera un des faits marquants de ma carrière.... mais bon, j'étais jeune et je ne le referais plus.

N@n@rd a écrit:

Je ne donne de leçon à personne et ne dis pas que c'est facile.

Je sais bien; cela ne te ressemblerait pas d'ailleurs.
Désolée d'avoir réagis vivement; mais je reste quant même perplexe: en trois mois, c'est quant même court pour apprendre...
Remarque que face à cette situation, kasab va bien être obligé de le faire.
Mais je trouve anormal d'être nommé AC de 5 EPLE sans jamais avoir été en EPLE auparavant. Quant on pense à la responsabilité qu'il y a derrière, c'est lamentable.

Et puis, tout le monde n'a pas la même capacité pour absorber un ensemble de nouvelles tâches...de la même manière que tout le monde ne peut avoir la capacité de consacrer tant de temps et d'enregie à son travail comme tu sembles (pour notre bien être professionnel à tous) savoir le faire .

mart a écrit:

Mais je trouve anormal d'être nommé AC de 5 EPLE sans jamais avoir été comptable auparavant. Quant on pense à la responsabilité qu'il y a derrière, c'est lamentable.

Bof. Si on a été GM ou NG avant, je ne vois pas le problème.

Jean-Mic a écrit:

mart a écrit:

Mais je trouve anormal d'être nommé AC de 5 EPLE sans jamais avoir été comptable auparavant. Quant on pense à la responsabilité qu'il y a derrière, c'est lamentable.

Bof. Si on a été GM ou NG avant, je ne vois pas le problème.

Oui JM, je voulais dire sans avoir travaillé en EPLE.
Je corrige.

N@n@rd a écrit:

Même si à force j'ai acquis une vague compétence dans plusieurs des domaines d'activité des agents, je n'irai pas faire la cuisine, nettoyer les salles ou tondre la pelouse... par contre je suis capable de remplacer n'importe quel poste de mon secrétariat. Ce n'est pas une question de pouvoir, mais de survie... de même que la polyvalence des personnels. J'en suis certain, j'ai testé !

C'est aussi ,cher N@n@rd ,une façon intelligente et payante de ne pas se laisser émouvoir par le chantage au "congé maladie"...

coffeeman a écrit:

...ou qui pourrait renforcer le ministère dans sa conviction de créer des grosses agences avec AC + fondé de pouvoir.

Amha, le ministère n'a pas besoin de renforcer sa conviction, c'est au niveau académique que ça ne suit pas puisque, je le rappelle, depuis la modification de 2004, "la création des groupements comptables est arrêtée par le recteur de l'académie après avis des CA des EPLE intéressés et des CT de rattachement." (Article 39 du décret n° 85-924 du 30/08/85)

Fréléonat a écrit:

....... je le rappelle, depuis la modification de 2004, "la création des groupements comptables est arrêtée par le recteur de l'académie après avis des CA des EPLE intéressés et des CT de rattachement." (Article 39 du décret n° 85-924 du 30/08/85)

Symbolique, l'avis des CA

N@n@rd a écrit:

Le premier conseil que je donne à mes stagiaires : être capable de remplacer soi-même n'importe quel poste de son secrétariat. Cela permet d'abord de contrôler le travail, de juger de la charge de travail des différents postes et de faire face à ce genre de problème.
Second conseil : la polyvalence du personnel : chez moi chacun est capable de faire à minima le travail d'un collègue.

On me dira que c'est plus facile à dire qu'à faire ; je répondrai que c'est une question de choix, de priorité et de volonté.

GM, j'ai eu la chance de faire la plonge avec mes TOS pendant 15 jours.
Bilan :
- une refonte complète de l'organisation.
- un respect énorme de l'équipe
- une connaissance très approfondie de leur environnement de travail.

Deux ans plus tard, je ne regrette rien : ils sont toujours disponibles, même en cas d'urgence, plus de plaintes sur la plonge car je l'ai vécu avec eux, les avancées proposées ont encore progressées.
En tant que GM, j'ai appris en deux semaines de plonge sur l'équipe de Tos autant qu'en dix ans de GM.
Et j'ai évacué 80% des questions matérielles.

rural a écrit:

N@n@rd a écrit:

Le premier conseil que je donne à mes stagiaires : être capable de remplacer soi-même n'importe quel poste de son secrétariat.
[...]
Second conseil : la polyvalence du personnel : chez moi chacun est capable de faire à minima le travail d'un collègue.

GM, j'ai eu la chance de faire la plonge avec mes TOS pendant 15 jours.
Bilan :
- une refonte complète de l'organisation.
- un respect énorme de l'équipe
- une connaissance très approfondie de leur environnement de travail.

Deux ans plus tard, je ne regrette rien : ils sont toujours disponibles, même en cas d'urgence, plus de plaintes sur la plonge car je l'ai vécu avec eux, les avancées proposées ont encore progressées.
En tant que GM, j'ai appris en deux semaines de plonge sur l'équipe de Tos autant qu'en dix ans de GM.
Et j'ai évacué 80% des questions matérielles.

Je ne doute pas de l'intérêt que tu as pu y trouver mais, not' grand mait' nous le dira si je dévoie sa pensée, il me semble que le propos était centré sur des activités de secrétariat et de comptabilité. Je reste réservé sur une participation à la plonge ou à la cuisine ou bien encore sur la régulation des vannes trois voies.
En effet, cela n'est-il pas un peu une manière de galvauder leur savoir-faire que de penser que les tâches qu'ils exécutent sont des tâches qui peuvent être faites par n'importe qui ? En outre je me vois mal aller en plonge ou en cuisine, non parce que cela serait dégradant, mais parce que je ne suis pas habilité à manipuler des denrées alimentaires.
Par contre, s'intéresser de près, voire de très près à ce qu'ils font, se préoccuper de réduire la pénibilité de leurs tâches, bref faire ce que tout chef de service devrait faire (y compris avec les administratifs : écran de PC suffisamment grand, bonne posture de travail etc...) là oui !!!

Peut-être, mais au quotidien c'est extraordinaire, et les questions qu'elle viennent d'une secrétaire ou d'une oea y trouvent toujours la même réponse.
Et rien ne remplace l'expérience sur le terrain.

Avant, je connaissais 40% de ce qui se passait sur le terrain, maintenant j'en connais 85%.

Pour les postes de travail, c'est une autre question : le DUER.

XIII a écrit:

Je ne doute pas de l'intérêt que tu as pu y trouver mais, not' grand mait' nous le dira si je dévoie sa pensée, il me semble que le propos était centré sur des activités de secrétariat et de comptabilité. Je reste réservé sur une participation à la plonge ou à la cuisine ou bien encore sur la régulation des vannes trois voies...

Effectivement le propos était centré sur mon secrétariat... cela représente déjà beaucoup de choses à maitriser.
Mais avec le temps il est souhaitable de connaitre aussi quelques fonctionnements des installations et des matériels (chaufferie, cuisine, éléments de coupure, armoires éléctriques....).

Merci N@n@rd, je dirais même avec l'expérience INDISPENSABLE.

N@n@rd a écrit:

Effectivement le propos était centré sur mon secrétariat... cela représente déjà beaucoup de choses à maitriser.
Mais avec le temps il est souhaitable de connaitre aussi quelques fonctionnements des installations et des matériels (chaufferie, cuisine, éléments de coupure, armoires éléctriques....).

Je suis d'accord sur ce point mais entre connaître le fonctionnement de base, éléments de coupure, connaissances sur les infrastrucures de réseau, armoires électriques et remplacer l'OP sans risquer de faire une bêtise il y a de la marge non ?

Qui a parlé de remplacer l'OP ?

N@n@rd a écrit:

Effectivement le propos était centré sur mon secrétariat... cela représente déjà beaucoup de choses à maitriser.
Mais avec le temps il est souhaitable de connaitre aussi quelques fonctionnements des installations et des matériels (chaufferie, cuisine, éléments de coupure, armoires éléctriques....).

Sur le principe, je suis d'accord car cela nous sauve dans de nombreuses circonstances; le revers de la médaille, c'est qu'en l'absence de l'OP, à partir du moment où on a commencé à connaître même à minima le fonctionnement des installations techniques, "on" est très vite considéré comme devant s'en occuper.

Il faut distinguer entre l'urgence (couper une vanne en cas de fuite) et ce qui peut attendre le retour de l'OP ....

rural a écrit:

Merci N@n@rd, je dirais même avec l'expérience INDISPENSABLE.

surtout quand tu es seul... à la campagne et... que ton OP est malade...j'ai connu cela en lozére....quand j'etais SASU...bien content de savoir manipuler les vannes,changer le toner.....

GM dans un collège avec SEGPA, nous sommes deux à l'intendance moi même et une personne à 80% ,je ne connais absolument pas SCONET, mon souhait et de me mettre au courant hélas je suis au bureau de 7H00 à 19HOO parfois plus tard et pourtant je n'ai pas encore trouvé le temps.