Help à l'utilisation de GFC !!

Bonjour à toutes et à tous !

Voilà j'ai pris mon poste de gestionnaire matériel dans un collège depuis la rentrée et je souhaite commencer à m'approprier GFC.

Je souhaite débuter par la partie "Achats" avec toutes les fonctionnalités dans Compta Budgétaire et dépenses.

Je commence à avoir quelques factures (Je crois savoir qu'il faut que je fasse des mandats pour que l'agent comptable paye le fournisseur)

Mais j'ai un classeur avec des bons de commande mais je ne trouve pas tous les bons de commande relatifs aux factures.

De plus, je ne sais pas forcément si le matériel est reçu ou la prestation a été effectué pour tous

Donc est-ce que quelqu'un pourrait me dire à quel moment on utilise les différentes fonctionnalités :

Approvisionnement
Engagement
Liquidation
Dépense Avant Ordonnancement
Mandatement

Si quelqu'un a en sa possession des modes opératoires avec des copies d'écran de GFC je suis preneur avec grand plaisir

Merci d'avance pour votre aide

c'est un tuteur qu'il te faudrait collègue !
le mode opératoire tu peux le consulter dans GFC lui même. la fonction "approvisionnement" , que tout le monde n'utilise pas, permet d'éditer et de gérer ses commandes dans GFC.
La fonction "Engagement" permet d'enregistrer les commandes pour mettre à jour les crédits restant disponibles.
La fonction "liquidation" enregistre la facture bonne à payer et prépare le mandatement.
La fonction "mandatement" aboutit à éditer les mandats et mettre à jour les crédits disponibles.
La fonction "D. A. O." permet de gérer les cas où le paiement est effectué avant le mandatement.
dans quelle académie es tu ?

Fonce voir ton comptable, s'il est sympa, comme le sont généralement les comptables , il pourra dégrossir ces notions de base et t'aider à démarrer en compta budgétaire.

Pour l'utilisation, le mode d'emploi du logiciel (accessible dans le menu, ensuite tu peux avoir le document en PDF et l'enregistrer) est bien fait.

merci beaucoup pour vos conseils, je suis dans l'académie de Reims, je trouve que cet emploi est très intéressant et permet de toucher une multitude de domaines.

Malgré que je ne sois que débutant, je trouve que ce métier est très enrichissant mais je perd hélas énormément de temps en ne sachant pas où trouver les informations dont j'ai besoin (Fichiers informatiques et dossiers de mon prédécesseur) et le fait de ne pas encore bien connaître GFC...

Commencer par fouiller le bureau.... avant de se lancer dans n'importe quoi.

Déjà, ton prédécesseur se servait-il des approvisionnements de gfc ou bien avait-il un (des) carnets à souches (format A4 e général)de bons de commande.
Sur les carnets "papier", en général plusieurs exemplaires de couleurs différentes. Un pour le fournisseur, un pour le service concerné éventuellement), un qui reste sur le carnet. Au moins, celui-la, tu peux le retrouver.
Les factures : en général, il y a la référence au bon de commande dessus. Ca permet de faire le lien.

Et pour tout ce qui va arriver, commandé par l'ancien GM, dans les jours qui viennent :
- voir avec le cuisinier le circuit des commandes, bons livraisons...
- voir avec l'accueil que TOUS les fournisseurs passent par toi pour leurs livraisons. C'est toi qui ouvre les colis, récupère le bon de livraison, vérifie qu'il y a bien une commande.... avant de donner le colis au destinataire (même s'il s'agit d'un prof ou du CE)
- ce qui arrive au courrier doit aussi passer par toi.
Et il y a aussi des factures à payer (si pas de prélèvement) où il n'y a pas de bon de commande : le téléphone, l'électricité..,

Regarde le classement des anciens mandats, ça aide à voir comment c'est organisé et à quoi ça ressemble.

Puis, dans GFC, tu peux regarder les engagements, à chaque engagement correspond une commande. Il faut faire également le rapprochement pour ne pas payer une facture en "direct", alors qu'elle reste engagée.

Les références, toujours les références....

Les approvisionnements sur GFC, c'est du luxe. Je pense qu'il vaut mieux apprendre manuellement. Si les bons vieux carnets à souches existent, tu t'en sers. (Sauf pour la cuisine, où il vaut mieux utiliser Presto, mais en attendant de savoir t'en servir....)

Ce sera quoi ta première commande ?

Tuteur et agent comptable.
et la secrétaire s'il y en a une.

Comme j'aimerais être à ta place au lieu de compter des élèves dans des écoles, des enseignants et de supprimer des postes sur un logiciel qui ressemble à l'ancien Star..... ! Nostalgie, nostalgie...

zimaglouglou a écrit:

Je crois savoir qu'il faut que je fasse des mandats pour que l'agent comptable paye le fournisseur

T'es sûre?

Demande à ton tuteur, il y en a un qui doit être nommé théoriquement?

Gentil Intendant a écrit:

zimaglouglou a écrit:

Je crois savoir qu'il faut que je fasse des mandats pour que l'agent comptable paye le fournisseur

T'es sûre?

Demande à ton tuteur, il y en a un qui doit être nommé théoriquement?

Oui j'en ai un qui a été nommé hier ! En plus je la connais très bien car je travaillais avant avec mais pour d'autres fonctions.

J'ai vraiment hâte de débuter avec car je travaille un peu dans le flou en ce moment, j'essaie de m'accrocher au branche comme je peux ! Je reçois des trucs mais j'ai du mal à en traiter certains ! Donc vivement que je débute avec avant que je me casse la g....

relax quand même, on n'est que le 3 septembre

Eric a écrit:

relax quand même, on n'est que le 3 septembre

Oui mais j'aime bien que les choses ne s'entassent pas trop de peur à être complètement perdu

Une règle d'or :"Il est urgent d'attendre"...

et surtout dialoguer avec ton AC (qui a de fortes chances d'être ton tuteur) pour établir des procédures rassurantes (périodicité des mandats et OR, PJ demandées, périodicité des régies ....

et on peut se pencher sur les EDT des personnels de service, ou décortiquer les dernières situations de dépenses et de recette.