Pilotage budget denrées alimentaire & gestion des commandes

Bonjour,

J'aurais bien aimé avoir l'avis d'autres gestionnaires sur la gestion des commandes de denrées.

Mon CE remarque et m'alerte souvent lorsqu'il constate un décalage de montants entre le bon de commande établi par le chef de cuisine que je valide, et les montants réellement facturés, et estime que je ne peux pas piloter la ligne des denrées dans ces conditions. Il envisage de ne plus valider certains paiements... Ce qui poserait problème dans la mesure ou lorsque les factures arrivent, les denrées sont déjà consommées...

J'ai identifié les principales raisons qui font que cela se produit.

- Grilles marchés pas à jour dans le logiciel : Je m'assure de la transmission régulière des nouvelles grilles, et fais des rappels lors des réunions cuisine.
- Rupture de stock, et changement de produit au dernier moment. Nouvelles références, prix différents et souvent plus élevé car hors marché.
- Ecart entre quantités commandées et livrées : Le cœur du problème : lorsqu'il s'agit de produits locaux et non surgelés, il arrive qu'à la livraison, il y a ait plus que commandé. (Ex : fromage ou viandes locales, 3,5kg commandés, 3,9kg réceptionnés parfois plus). Je peux comprendre dans une certaine mesure, mais devons-nous tolérer de gros écarts (ex 30% de marchandise en plus) ? les fournisseurs n'en profitent t'ils pas ? J'ai demandé une vigilance la dessus lors de la réception, et je me demande s'il serait opportun de faire un retour à l'envoyeur de la marchandise en trop en cas de gros décalage ? Du point de vue du chef de cuisine, et comme cela apparait dans des conditions tarifaires, certains produits sont vendus avec un poids approximatif, et l'équipe est en mesure de présenter ce qu'il reste d'autres jours dans la semaine, donc cela diminue les commandes suivantes s'il reste de la marchandise..

Les EJ sont élaborés une fois la facture reçue pour coller au centime près, donc dans op@le il n'y a pas de problème.

A moins de ne commander que de l'industriel avec des conditionnements au gramme près et du surgelé, je ne vois pas comment avoir des bons de commandes toujours identiques à la facturation.

Comment gérez vous cela dans vos établissements ? Est-ce un point bloquant pour vos CE ?

Tu n'as vraiment pas de chance
Tu dois avoir seul CE de France et de Navarre qui constate ce décalage...
Déjà avoir un CE qui signe les bons de commande du SRH c'est  

Bon, après pour le défendre, il ne pourrait y avoir de décalage trop important entre le bon de commande et la facture...
Normalement le fournisseur doit établir les factures au vu des éléments du Bdc...

Ils ne pourraient, non plus, livrer plus que ce que l'on commande..
mais ça c'est le coup classique des fruits et légumes..on commande 10kg de raisin dans une petite cantine et ils te livrent une caisse,arguant qu'ils ne peuvent modifier les conditionnements
Donc à la livraison on refuse (c'est facile à écrire)

Enfin, une fois que c'est livré et facturé , le CE ne pourra se soustraire au paiement

Auguste, ton CE va être content: avec Opale, l'EJ doit être maintenant proche (à 10% près) du montant de la facture correspondante.
Ton problème va donc se résorber de lui-même.

Et comme ça, entre tes commandes et tes factures, tu auras tout juste, Auguste !


(désolé, j'ai pas pu m'empêcher...)

Les conditionnements font partie des informations du marché, donc on refuse les paquets qui génèrent du dépassement. Oui ça prend du temps de vérifier à la livraison. 

Pour les prix, cela dépend de leur volatilité : les légumes congelés ont un prix fixe sur plusieurs mois, mais les légumes frais ont un tarif modifié chaque semaine alors forcément on n'est pas à jour puisque l'on paie au tarif du jour livré, pas du jour commandé. Faire un marché autrement avec les produits frais c'est n'avoir aucun marché. 
Mais si ton chef aime bien les légumes en boîte qui, eux, ont un prix fixe à l'année, tu pourras alterner une semaine de ratatouille provençale avec une semaine de ratatouille alsacienne.
Opale ne change rien à tout ça.

Bonjour et merci pour ces retours d'expérience.

La problématique liée à opale est réglée car mon établissement en est doté depuis janvier 2023.

L'EJ est établi après réception de la facture pour que tout colle au centime près.

C'est l'étape entre la réception et l'EJ qui bloque pour mon C.E. Il souhaiterait que le BC du chef de cuisine que je signe soit proche de l'EJ et la DP.

Et au regard de certains paramètres (grilles marchés parfois par à jour, quantités reçues différentes, changements de dernière minute), des écarts sont régulièrement constatés. Malgré les actions que je met en place, j'ai du mal à ce que tout colle au centime près tout le temps.

Si je comprends bien, même pour les produits locaux, "Les conditionnements font partie des informations du marché, donc on refuse les paquets qui génèrent du dépassement".
Donc en théorie, c'est retour à l'envoyeur ? Vous procédez tous ainsi ?

Me confirmez-vous que le pointage des denrées à la réception, ainsi que la constatation des écarts sont du ressort du chef de cuisine si la collectivité a supprimé les agents chefs magasiniers ?

Ici le chef ou le second pointe les commandes à la réception.

Et effectivement, quand l'écart de poids commandé et livré est trop important, on rend la différence, on inscrit sur le BL et on fait signer le livreur qui atteste la reprise.

Les très gros écarts sont assez rares, mais effectivement, sur les fruits et légumes ou sur la viande des producteurs locaux les petits écarts sont courants. Donc de temps un temps un retour à l'envoyeur remet les pendules à l'heure pour un moment.

En effet, c'est retour à l'envoyeur. Il y avait des abus à mon arrivée concernant la volaille (+80 kg !), il a vraiment fallu envoyer paitre ce voleur et nommer un responsable des livraisons en cuisine pour que cela cesse. Cela a failli finir en signalement à la répression des fraudes car les emballages eux-mêmes n'étaient pas conformes à la marchandise et je pense que des éleveurs se sont bien faits plumer par ce fournisseur. J'ai signalé au responsable du groupement d'achat ce que j'ai vu et nous n'avons jamais revu ce fournisseur dans nos marchés. 

Mais dans le cas des fruits/légumes frais, on a des prix tellement volatiles que tu ne peux jamais être raccord au niveau du tarif entre le temps de la commande et le temps de la livraison, enfin si quelqu'un y est arrivé je veux bien apprendre comment procéder. 
Les abus de livraison y sont moindres, c'est plutôt la qualité de la livraison qui est à vérifier. Après quelques cagettes renvoyées, photos à l'appui ET (évidemment) avoirs sur les factures, cela se calme comme le dit le collègue. Mais on n'est pas là dans la maitrise de la dépense au centime près que tu évoques.

Ce n'est pas satisfaisant quand on cherche à savoir précisément où on en dans son budget, mais c'est l'affaire de quelques centaines d'euros : est-ce vraiment crucial ? La seule alternative, à mon sens, est de dire à ton CE qu'il doit fournir des produits congelés ou des boites aux élèves de son SRH s'il veut parfaitement maitriser le budget SRH.

Cela est également le discours du chef de cuisine. Pour des prix plus stables, il faudrait revenir aux boites, fromages conditionnés à l'unité, et aux produits surgelés calibrés.
Et ce n'est pas dans notre façon de concevoir les choses, ni compatible avec les objectifs de la collectivité (égalim) ou la feuille de route demande des efforts
au niveau de la qualité des repas servis. Ce serait un retour en arrière. Pour autant, et je comprends l'ordo, quand on commande une quantité, et que 40% de plus sont livrés, cela me semble problématique. Je peux entendre les contraintes de logistique, et que certains produits comme des saucisses artisanales ne pèsent pas exactement toutes le même poids, ou que des fromages se vendent en bloc, mais dans la limite du raisonnable.

Je prends bonne note de vos retours d'expérience et vous en remercie. Il va y avoir du retour à l'envoyeur et des avoirs en cas d'abus, et je devrais effectivement nommer un responsable des livraisons pour que tout soit carré. Vu certaines incohérences, je soupçonne l'équipe de ne pas toujours pointer les bordereaux de livraison.

Autre question qui me vient : la collectivité à fait déployer un logiciel qui remplace presto, et fixé un objectif d'utilisation pour les chefs de cuisine et seconds.
Je rencontre actuellement un problème avec le binôme de cuisine, qui estime que l'extraction de certains documents de ce logiciel sont du ressort de la gestion.
La fiche de poste de ma saenes de gestion n'a pas d'objectif lié à ce logiciel contrairement à eux. Il me semble légitime de demander au chef de cuisine de lui confier la restitution de certains documents, plutôt qu'à elle (feuilles de consos etc.). J'ai l'impression que ces consignes, pourtant pas laborieuses et facilement applicables, passent très mal.

Comment est ce que cela est géré chez vous ?

J'essaie toujours de voir qui a intérêt à avoir l'info : cela donne en général une bonne réponse au jeu du kifékoi-spamoi-spatoi. 
Donc par ici cela donne :

Les feuilles de conso : en gestion, car c'est en lien avec le passage à la borne, les forfaits, les tickets. Le chiffre du jour est communiqué en cuisine.
Les entrées de stock : idéalement, un magasinier, mais nous n'en avons pas, à défaut une secrétaire de gestion, mais nous sommes sous-dotés en postes administratifs, donc c'est le chef de cuisine. Pour moi c'est une faille.
Les sorties de stock : chef de cuisine.
Contrôle du stock : gestionnaire/chef de cuisine.

Si c'est le chef de cuisine qui fait les entrées et les sorties, pourquoi la fiche de conso est-elle du ressort de la gestion ?
Puisque tout ce qui est utile à sa confection est saisi par la cuisine ?

Ici entrées/sorties/fiche de conso : cuisine
Les fiches éditées me sont transmises pour vérification.
Je transmets bien sur, préalablement, le détail des effectifs servis à la cuisine, et j'ai un accès au logiciel de gestion des stocks.

Ici ni magasinier, ni secrétariat de gestion pour 500 repas/jour, il faut donc adapter les pratiques.

AUBEGM a écrit:

Si c'est le chef de cuisine qui fait les entrées et les sorties, pourquoi la fiche de conso est-elle du ressort de la gestion ?

Peut-être parce que les fiches de conso sont ici celles qui indiquent le nombre de repas pris par famille de convives ? C'est en ce sens que j'ai expliqué l'intérêt de son édition en gestion.

AUBEGM a écrit:

Je transmets bien sur, préalablement, le détail des effectifs servis à la cuisine, et j'ai un accès au logiciel de gestion des stocks.

C'est pour cela que je transmets les effectifs à la cuisine après chaque service.
Dans une fiche de conso. ce n'est vraiment pas le plus difficile à faire !

Bonjour,

Je remonte ce sujet car je suis en train de créer un tableau de suivi de mon crédit nourriture.

Pour l'instant, la structure est assez simple.

J'exploite un bloc divisé en 2 parties : Dépenses réelles / Recettes réelles et j'insère les chiffres du réalisé comptable de la situation des dépenses et des recettes.

La conclusion est une simple soustraction entre le crédit nourriture disponible (qui tient compte de ce que je dois enlever du SRH : énergie, fonctionnement, reversement collectivité avec un pourcentage paramétré), et le dépensé.

J'arrive à avoir un visuel approximatif. A ce jour, année scolaire quasiment terminée, un peu plus de 60k dépensés en denrées. 20K restants. Avec un calcul en croix, j'arrive à voir que le nombre de jour du TR1 2024-2025 peut être géré, et je sais qu'il y aura en plus une constatation pour le TR1 à la rentrée. Donc cela me semble bon.

Pour autant, ce raisonnement me parait approximatif, et j'aimerais améliorer l'outil pour avoir des chiffres précis, notamment concernant le cout d'un repas journalier possible, ou du budget hebdomadaire à ne pas dépasser. Quelles sont vos méthodes ? Comment améliorer mon tableau ? Comment faites vous votre suivi des denrées et établissez vous les consignes budgétaires au chef de cuisine ? S'il vient vous voir pour vous demander combien il peut dépenser au repas de noel par exemple ?