Problème avis aux familles

Bonjour,

Je suis allé imprimer l'avis aux familles d'une élève qui devait percevoir 300 € de bourses pour le 2ème trimestre, jusqu'ici aucun problème.

Mais le soucis c'est que l'agent comptable a réactualisé l'avis aux familles d'un montant de 250 € puisqu'il a été pris 50 € sur les bourses pour la cantine du 2ème trimestre.

Mais impossible de retrouver le bon avis aux familles réactualisé d'un montant de 250 € ?

Merci d'avance de votre aide

Cela me paraît normal car il s’agit d’une compensation du comptable qui ne modifie pas le montant initial de l’avis. Il appartient au comptable d’informer la famille de la compensation pour expliquer que le montant perçu sera différent du montant de l’avis.

Oui et non, les rapprochements des bourses se font en amont de l'édition des titres comme avant dans GFE.
Normalement, tu vois la déduction sur le TR.

Merci Volcan et Xena,

Quelle est la procédure à suivre pour voir la déduction sur le TR ?

On a aucune possibilité de montrer aux parents la modification du montant ?

En fait, il y a une opération à faire en agence qui est le "rapprochement" des deux lignes.

Ce qui se passe, c'est :
Tu fais tes droits = La famille doit 300 € qui apparaissent sur le compte de la famille au Débit.
Tu envoies à l'AC l'information comme quoi le gamin est boursier = La bourse apparait sur le compte de la famille au Crédit.

(D) 300
(C) 50

Si l'AC ne fait rien d'autre et envoie les titres à ce stade, la famille doit 300.

Si l'AC rapproche les deux lignes :

(D) 250

Et là, le titre fait apparait la réduction de la bourse.

Merci Xena, 

Est-ce bien dans la consultation des cumuls de l'élève ? Parce que quand je tape l'élève, effectivement je vois la déduction faite (cumul crédit et cumul débit).

Mais du coup il n'y pas de pièce jointe pour que je puisse imprimer le détail aux parents ?

Si le comptable a effectué les rapprochements qui vont bien, le plus lisible pour les parents est de rééditer l'avis aux familles (en sphère ordo, taper le mnémonique YMENASP2 mais cela ne peut fonctionner que pour un élève à la fois)

Le comptable a bien fait le rapprochement puisque quand je vais sur la fiche de l'élève dans "Consultation des cumuls" je vois bien les 50€ au débit sur les 300 € de bourses à percevoir donc la famille devrait toucher 250 €.

Mais quand je veux éditer l'avis aux familles modifié avec les 250 € (ce qui me parait logique) dans les recettes puis dans " Avis des sommes à payer", je tape le nom de l'élève avec la période du trimestre concernée (20232) puis "édition unitaire de l'ASAP" puis sur la cloche puis sur "consulter tous mes travaux" quand je clique sur le PDF de l'ASAP ça m'indique toujours 300 € de bourses à percevoir et non les 250 € avec le détail des 50€.

Donc la famille se retrouve avec un avis aux familles pensant recevoir 300€ mais ils reçoivent sur leur compte 250 €.

C'est vraiment la galère .....

C'est curieux : j'ai vérifié chez moi et ça fonctionne...

Attention, le fait de voir les sommes en débit et en crédit sur la fiche de l'élève ne veut pas forcément dire que le rapprochement a été effectué par le comptable !

la famille doit 300 € : la somme apparait au débit du 411200.
elle est boursière de 50 € : la somme apparait au crédit du 411200.
=> si tu consultes le cumul des constatations, tu auras bien 250 € ... bien que le rapprochement n'a pas été fait

pour vérifier si le rapprochement est bien fait (sphère comptable) : container "comptabilité" puis bouton "modalités spécifiques" puis dans le container "gestion des flux GFE" saisir le trimestre à traiter (ex : 20232 pour janvier-mars 2023-2024). Le bouton "rapprochement des pièces GFE" qui était auparavant grisé sera accessible et c'est cette opération qui permettra de réaliser effectivement le rapprochement

Merci beaucoup floflolove,

Je pense effectivement que le rapprochement n'a pas été fait car c'est la même chose pour tous les élèves concernés.

Y-a-t-il un moyen de le savoir sur la sphère ordo si le rapprochement a été fait ? ou c'est vraiment que la sphère comptable ?

Je n'ai pas l'impression que ce soit possible de visualiser côté sphère ordo si le rapprochement est fait (hormis la consultation de l'ASAP de manière individuelle).

En revanche, ça urge de le faire côté comptable car il faut d'abord rapprocher puis envoyer les ASAP aux familles

Normalement si c'est possible en sphère ordonnateur en sélectionnant le tiers élève, consultation du relevé de compte, transactions liées,  sélection des pièces,  choisir non soldées dans devise, loupe.

Quand je fais la procédure Cfou, cela m'indique "qu'aucune ligne ne correspond aux critères de recherche".

Et apparemment, il serait impossible (d'après mon établissement) de faire figurer les prélèvements de bourses des tickets au repas de Turbo Self sur l'avis aux familles.

Charlotte96 a écrit:

Quand je fais la procédure Cfou, cela m'indique "qu'aucune ligne ne correspond aux critères de recherche".

Et apparemment, il serait impossible (d'après mon établissement) de faire figurer les prélèvements de bourses des tickets au repas de Turbo Self sur l'avis aux familles.

"qu'aucune ligne ne correspond aux critères de recherche" : cela signifie que les rapprochements sont effectués.

Ce qu'il faut vérifier c'est si le solde créditeur restant verser à l’élève est correct après la compensation des tickets

Et effectivement sur les ASAP il ne peut pas figurer les compensations faites pour les tickets Turbo.

Ah d'accord Cfou,

Je comprends mieux, mais si les parents veulent le détail sur papier, c'est compliqué et c'est pas logique de ne pas avoir de trace des tickets repas pris sur les bourses sur l'avis aux familles  

Charlotte96 a écrit:

Ah d'accord Cfou,

Je comprends mieux, mais si les parents veulent le détail sur papier, c'est compliqué et c'est pas logique de ne pas avoir de trace des tickets repas pris sur les bourses sur l'avis aux familles  

Lorsqu'on effectue une compensation on est censé faire un courrier à la famille pour l'informer.

Cela apparaissait sur les avis aux familles quand vous étiez sous GFC ?

Oui cela apparaissait sur GFC

Charlotte96 a écrit:

Oui cela apparaissait sur GFC

Sur GFE vous l'ajoutiez dans régularisations ?

Cfou (Op@le V2) a écrit:

Charlotte96 a écrit:

Oui cela apparaissait sur GFC

Sur GFE vous l'ajoutiez dans régularisations ?

Oui, dans régularisation comptable je suppose. Ce qui était anormal puisque c'était alors l'ordonnateur qui faisait la compensation au lieu du comptable.

volcan a écrit:

Cfou (Op@le V2) a écrit:

Charlotte96 a écrit:

Oui cela apparaissait sur GFC

Sur GFE vous l'ajoutiez dans régularisations ?

Oui, dans régularisation comptable je suppose. Ce qui était anormal puisque c'était alors l'ordonnateur qui faisait la compensation au lieu du comptable.

On est bien d'accord ça n'aura pas dû apparaître sur les avis aux familles