Comment on prépare un voyage??

Bonjour,

Il y a 3 voyages prévu l'an prochain, c'est fait une prévision dans mon budget primitif. (Le CA sur le budget a eu lieu il y a un peu plus de 2 semaines).

Les professeurs m'ont apporté des devis.

Et maintenant?   






En vrai, je suis comme ça 
C'est extrêmement frustrant de ne pas savoir comment faire le travail...

En fouinant sur le forum, j'ai entendu parler de Mobilisco.
J'ai regardé les vidéos explicatives, ça a l'air bien MAIS il faut déjà connaître la part des familles, celles des accompagnateurs,
et je ne sais ABSOLUMENT PAS comment on fait ça...

Quoi faire en premier, et en deuxième, et ....

Franchement, le métier m'intéresse mais ce manque de formation me décourage.

bonsoir, c'est typiquement là que tu as besoin de ton tuteur, il y a beaucoup de paramètres.
Normalement, si tu n'as les devis que maintenant, tu n'as pas pu voter les voyages avec leur budget, mais seulement le principe du voyage. Si c'est le cas, il faudrait le faire voter à nouveau en 2024 avec le budget cette fois-ci. Même si tu l'as ouvert au budget, il faut un acte transmissible avec les informations financières pour le rectorat.
Les devis, il faut choisir le(s) prestataire(s) dans une commission (ne choisis pas seule, ce sera de ta faute après!!) et normalement sur des critères pré-établis.
Est-ce que le montant des trois voyages dépasse le seuil qui t'oblige à faire une procédure de marché?
Tu vois, il faut ta tutrice pour tout décortiquer. Il est tard, ne te prends pas la tête ce soir, ça ne sert à rien! Courage, les débuts sont difficiles, mais le métier est passionnant.

Pas mieux que pseudo-gestionnaire.

Les voyages sont complexes et te faire une formation ici serait trop long.

J'ajoute, il te faut chercher, lire et appeler ta tutrice ou ton tuteur.
Ou sinon appeler une.e collègue ou l'agence comptable.

Tu as plusieurs vademecum sur les voyages sur internet. Tu as aussi un guide assez récent sur eduscol.

Tu dois aussi avoir ce qu'il faut sur AJI.

Premiers réflexes quand tu cherches une réponse et que tu ne sais rien :
1. Tu regardes le vademecum de l adjoint gestionnaire, gestionnaire03.fr, et AJI, cela te fait une base solide. Tu complètes avec la faq daf a3, le forum et intendancezone.net et tu es déjà presque au top.
2. Tu décris ce que tu vas faire sur une fiche
3. Tu échanges avec des collègues, l'agence comptable, tutrice, tuteur ou forum pour vérifier que tu as bien compris et poser tes questions.

Dans nos métiers on ne peut pas être formé sur tout et on cherche beaucoup.

Et par la même occasion, on échange, on crée des liens, on débat, on partage, on fait vivre l'intelligence collective

Même si on ne peut pas te former... il y a les bases sous forme de jalon.

1° Le séjour pédagogique s'inscrit dans le projet d'établissement. Il est donc voté sur le principe (classes et dates° dans un premier temps par le conseil d'administration.
Si déjà fait (en juin par exemple), étape 2.
Sinon, faire étape 1 au prochain CA.

2° Le séjour pédagogique nécessite un budget à part, compte tenu de sa complexité, il faut faire le montage financier. Là, y'a pas photo : Mobilisco. Si tu as besoin d'aide, il y a une section à part sur ce forum. Il y a aussi des tutos vidéos sur l'internet, si je ne m'égare. Mais, il ne faut pas bien longtemps pour se l'accaparer, une fois que tu as compris comment il fonctionne.

Le principe du budget est assez simple :
a) Tu inscris toutes tes dépenses côté gauche.
b) Tu équilibres financièrement côté droit : participation des familles, dons, part prise sur la DGF pour les accompagnateurs, etc. etc.
Attention: à ce stade, ce budget ne t'engage à rien, ni toi ni personne. C'est juste une proposition.

3° Une fois que ton budget est terminé, tu dois également le présenter au CA car le droit à faire participer les familles vient de lui. Ce budget peut-être retouché en CA... mais bref, une fois qu'il est voté, la machine peut être lancée.

4° Participer à un voyage fait l'objet d'un contrat entre la famille et l'ets, avant même de bouger le petit doigt en gestion matérielle.
C'est pourquoi, il faut émettre des lettres d'engagement à faire signer par les familles dès que l'acte du CA est validé.

5° Lorsque la date de limite de retour des lettres d'engagement est atteinte, et en fonction du nombre d'inscrits, tu lances le voyage ou non (afin toi avec l'ordre du chef, hein.)
- Tu peux faire ton ordre de recette et encaisser les participations des familles.
- Tu fais les bons de commande en direction des prestataires retenus pour ce voyage.

Ca, c'est juste les grandes étapes.

Petite question en passant ; quel est le montant total cumulé de ces voyages ? Il faut faire attention au seuil des marchés pour adopter la bonne procédure...

Pour comptabiliser le seuil des marchés, est qu'il faut compter les voyages et les sorties scolaires à la journée ou on ne regarde le seuil que du montant des voyages ?
Merci

Marie5889 a écrit:

Pour comptabiliser le seuil des marchés, est qu'il faut compter les voyages et les sorties scolaires à la journée  ou on ne regarde le seuil que du montant des voyages ?
Merci

Perso je considère que les sorties scolaires à la journée et les voyages sont deux catégories homogènes différentes dans la mesure où pour les voyages on fait appel à des voyagistes et pour les sorties principalement à des prestataires de transport uniquement.

Idem.