Comment équilibrer le budget d'un voyage scolaire ?

Bonjour,


Voici le budget prévisionnel du voyage que j’ai fait voter au
CA :


Dépenses :Transport, hébergement et assurance : 15000€, Menues dépenses : 200€, Photocopies : 121€, Frais de réception : 15€, DVD : 50€, Téléphone : 30€
Total dépenses : 15416€


Recettes



Participation des familles :
273 € X43 Nombre d’élèves = 11739€ , Participation du CG :
30€ X 43 = 1290€, Participation du
FSE : 25 X 43 = 1075€, Part
accompagnateurs (financé sur le budget de l’établissement) 328 € X 4 = 1312 €




Total recettes : 15416€






Ma question concerne les menues dépenses d'un montant de 200€,
il se trouve que finalement le professeur qui avait une régie d'avance de ce
montant lors du voyage n'a pas tout utilisé et il reste 60€.
Je voulais savoir s’il était possible de réaffecter les 60 € sur la ligne photocopies
qui a couté plus que 121€.

De même ci les DVD ont couté moins de 50€ est ce possible de
réaffecter ce qui reste sur la ligne photocopies.




Merci,

Un budget est une prévision... donc vous n'êtes pas tenu par les postes de dépenses prévisionnels. Comptablement vous n'êtes même plus tenu par l'équilibre financier dépenses/recettes comme c'était le cas avant avec le N3.

Mon agent comptable veut que les 60€ non dépensés lors du voyage
viennent en déduction de la part accompagnateur pour solder le voyage.
Je suis en total désaccord avec

Vous êtes peut-être en désaccord mais il a de facto raison. Toutes les dépenses et toutes les autres recettes étant connues, la différence se trouve être "la participation" du lycée au coût des accompagnateurs puisque c'est la dernière recette et qu'elle n'est pas identifiée. Si vous voulez compter une dépense de photocopies plus importante, il faut lui justifier par un document qui va le démontrer (et plus de 121€ de copies, ça commence à chiffrer).

A défaut, il faut refaire un budget corrigé et le faire voter.

Ce post est l'occasion de développer un peu sur cet équilibre automatique qui fait que toutes recettes spécifiques connues et toutes dépenses identifiées, la différence devient la part accompagnateurs. En dehors de la simplicité trompeuse qui fait que l'équilibre est moins important que du temps du N3, on va se retrouver confrontés à des parts accompagnateurs qui vont mettre celle-ci à des niveaux inférieurs à ce qu'auront réglé les familles et ça risque de poser problème. Je pense qu'il va falloir être vigilant sur cette nouvelle approche des bilans de voyage qui pourrait devenir source d'interprétations discutables.

Moi je dirai que l'argent non dépensé vient en déduction du coût total du voyage et qu'il faut alors recalculer le prix par personne. Et donc le montant de la participation de l'établissement pour les accompagnateurs, tout comme le prix à payer par élève.

Petite Précision: quand j'ai fait voter le budget prévisionnel la première fois je n'avait pas ouvert de lignes menues dépenses, car le professeur avait oublié de me dire de prévoir entre 4 et 5€ par personne pour le pique nique retour.
J'avais déjà commencé à recevoir les chèques. Du coup, je me voyais mal refaire voter le budget du voyage et réclamer 4.26€ pour chaque élève.
Donc au CA d'après j'ai refait voter le budget mais en diminuant toutes les autres lignes :téléphone, réception et surtout la ligne photocopies sachant que une photocopie coûte 0.15€ et que la prof avait un dossier de 50 pages couleur par élève. Oui effectivement 121€ de photocopies ça chiffre mais en réalité c'est beaucoup plus.
Après comment vais je expliquer lors du bilan financier du voyage au CA ( et surtout aux parents présents) que je déduis les 60€ de la part accompagnateur et non pas 1.28€ en moins par participant.

Et ben, si chaque fois que le budget prévisionnel d'un voyage changeait, je devais le repasser au vote du CA, je serais pas sortie de l'auberge !
Le Vilain Intendant a raison : le bilan du voyage n'a pas à être l'exact reflet de la prévision. Ce qui est important, c'est de ne pas toucher à la participation des familles qui a été fixée par un vote du CA. Pour le reste on s'arrange pour que les dépenses et les recettes s'équilibrent, le plus simple étant de diminuer la participation sur fonds propres.

Je ferai une distinction entre la part accompagnateurs et la participation de l'EPLE. Comme la part élève, la part accompagnateur ne peut bouger sans vote du CA. A coté de la part accompagnateurs j'ai une participation "complémentaire" de l'établissement : c'est la variable d'ajustement qui encaisse les varaiations à la baisse ou à la hausse du coût du voyage. A noter que cette participation complémentaire c'est le budget de l'EPLE (une partie de la DGF ou des réserves mise au budget pour financer voyages et sorties).

polaire a écrit:

Pour le reste on s'arrange pour que les dépenses et les recettes s'équilibrent, le plus simple étant de diminuer la participation sur fonds propres.

Effectivement, c'est toujours à ce niveau que je ré-ajuste mon voyage, en plus ou en moins.

volcan a écrit:

A noter que cette participation complémentaire c'est le budget de l'EPLE (une partie de la DGF ou des réserves mise au budget pour financer voyages et sorties).

Tu veux dire que lorsque tu fais ton budget, à côté de chaque projet de voyage tu ouvres une autre ligne globale (pour tous les voyages) sur le budget de l'établissement, ou alors dans chaque projet de voyage tu prévois dans les sources de financement, à côté de la part accompagnateurs identifiée, une autre ligne sur fonds propres qui te sert de variable d'ajustement ?

néthou a écrit:

Tu veux dire que .....d'ajustement ?

Il est maintenant temps de respirer après cette longue tirade !!!!!
Mais la réponse m'intéresse aussi beaucoup.

J'ai au budget initial, en AP, une ligne "voyages divers" qui joue, si nécessaire, comme l'ancien 6. la variable d'ajustement.

Ben oui, je sais.
Comme les gens qui comprennent vite mais auxquels il faut avoir expliqué longtemps au préalable, j'ai un grand sens de la synthèse mais qui ne se découvre qu'après un parcours initiatique aussi tortueux qu'interminable...

Cette année (c'est ma première année en tant que gestionnaire), le budget prévisionnel d'un voyage avait été fixé en CA, mais les dépenses moins importantes que prévues.
Je me suis dis simplement que le FSE servirait de variable d'ajustement et au lieu de verser 50 euros par élève, il n'en verserait que 33.
une collègue m'a dit que c'était illégal et que mon bilan du voyage doit absolument correspondre à ma prévision.
Qu'en est-il?


Autre question: Jusqu'à cette année, l'établissement ne versait aucune participation pour les accompagnateurs.
Depuis que je sais que l'on doit participer à ce titre, nous avons arrêté une participation "minimale" (car non prévu dans mon budget global initialement).
Ma question... bahhhh comment fait pour financer ces parts accompagnateurs car nous sommes un petit établissement et je n'ai aucune marge de manœuvre actuellement...
Verser 1000€ pour un voyage, multiplié par le nombre de voyage chaque année... bah je ne peux pas financer..;
Nous supprimons les voyages?

Zouuu a écrit:

une collègue m'a dit que c'était illégal et que mon bilan du voyage doit absolument correspondre à ma prévision.
Qu'en est-il?

Complètement faux. Le budget est un acte prévisionnel, sauf si on lit dans le marc de café il faut toujours ajuster.

Zouuu a écrit:

Verser 1000€ pour un voyage, multiplié par le nombre de voyage chaque année... bah je ne peux pas financer..;
Nous supprimons les voyages?

Oui, c'est la seule solution.

Zouuu a écrit:

une collègue m'a dit que c'était illégal

Il faudrait en fait réajuster la participation de tous les financeurs
Cela veut dire (en priorité) diminuer la participation des familles et les rembourser

Zouuu a écrit:

et que mon bilan du voyage doit absolument correspondre à ma prévision.

je préfère ne pas commenter une telle affirmation

Zouuu a écrit:

Verser 1000€ pour un voyage, multiplié par le nombre de voyage chaque année... bah je ne peux pas financer..;
Nous supprimons les voyages?

Il faudra bien se rendre à l'évidence que les voyages ont un coût
L'argent qui est mobilisé pour les voyages ne peut servir au fonctionnement pédagogique quotidien
On ne peut pas avoir le beurre, l'argent du beurre et le ... de la crémière.

Zouuu a écrit:

Verser 1000€ pour un voyage, multiplié par le nombre de voyage chaque année... bah je ne peux pas financer..;
Nous supprimons les voyages?

Il faut prendre le problème à l'envers: le financement des accompagnateurs, réglementairement c'est nécessairement par autre chose que les familles; ou on a de quoi, ou on a pas.
Après, faut choisir ses priorités, et ça, normalement, c'est le problème du CE.

Zouuu a écrit:

Cette année (c'est ma première année en tant que gestionnaire), le budget prévisionnel d'un voyage avait été fixé en CA, mais les dépenses moins importantes que prévues.
Je me suis dis simplement que le FSE servirait de variable d'ajustement et au lieu de verser 50 euros par élève, il n'en verserait que 33.
une collègue m'a dit que c'était illégal et que mon bilan du voyage doit absolument correspondre à ma prévision.
Qu'en est-il?...

C'est aussi faux que stupide. La collègue si bonne conseillère doit être du genre à faire des DBM en fin d'année pour que recettes et dépenses soient égales au budget rectifié. Ou plutôt l'inverse.

Zouuu a écrit:

Verser 1000€ pour un voyage, multiplié par le nombre de voyage chaque année... bah je ne peux pas financer..;
Nous supprimons les voyages?

La réponse est donnée. Si le bahut n'a pas assez d'argent pour payer la part des accompagnateurs, il n'y a pas d'accompagnateurs. Et probablement pas de voyages. Après, les accompagnateurs, qui sont souvent des profs, doivent comprendre qu'un voyage qui se fait, ce sont des feutres et du papier qu'on n'achète pas. A eux d'être imaginatifs.

Ça me fait penser que chez nous le FSE verse une contribution globale pour les voyages, et non pas un montant fixe par élève.
Ce versement permet de faire baisser le reste à charge, la répercussion se faisantt donc sur l'ensemble des participants, accompagnateurs inclus.
Je serai en dehors des clous ? Je veux dire par là : la participation du FSE ne devrait être attribuée que pour la part élèves ou bien je peux continuer à faire comme je pratique ?

La réglementation est là, notamment la partie II.2.6. Pour en connaître les diverses interprétations, on peut lire ceci, enchaîner avec cela, puis encore ceci, et enfin cela (attention, les deux premiers fils sont antérieurs à la circulaire de 2011). Et je suis prête à parier qu'il en manque encore.

Clés de voûte du raisonnement: le statut du FSE qui décide de l'affectation du don et l'énumération des sources de financement autorisées. On se crêpe bien le chignon ici et là pour savoir si un don du FSE est une contribution indirecte des familles mais la lecture du texte prouve l'inverse: les contributions du FSE (quelle que soit l'origine de ses recettes) et contributions des familles sont clairement identifiées comme étant deux sources différentes de financement (II.2.6.1), et ce qu'est la contribution indirecte des familles est clairement définie comme étant des conditions tarifaires avantageuses qui ne profiteraient pas à l'ensemble des participants et serviraient au financement exclusif de la part accompagnateurs en augmentant de façon indirecte celle des familles (II.2.6.2). Cette formulation résulte de l'augmentation faramineuse depuis 2001 du nombre de contrats mentionnant que la part accompagnateurs était "offerte" par le voyagiste, alors que chacun savait pertinemment que cette largesse était financée par le montant plus important demandé aux familles en compensation. Mais cela restait à démontrer.

Donc, à défaut de pouvoir prouver que la remise liée aux accompagnateurs était reportée sur le dos des familles, le ministère a décidé d'obliger avec cette circulaire à reporter toute forme de remise sur tous les participants, contournant ainsi le détournement. Mais cela ne remet pas en cause les dons du FSE, association de type loi 1901, qui décide de l'affectation de ses dons (au financement de la part accompagnateurs par exemple), à charge pour le CA de l'accepter ou de le refuser. En l'absence de précisions de la part du ministère qui nous laisse depuis deux ans nous débattre avec sa énième formulation alambiquée, toute autre interprétation me semble relever de l'extrapolation et du blocage inutile.

Reste à savoir si une simple lettre d'observation d'un "petit juge besogneux d'une CRC de province" devait déclencher un tel tsunami. Mais ceci est un autre débat.