[résolu]Op@le : procédure avis avant poursuite

Bonjour,
Avec GFC nous envoyions les avis avant poursuite aux familles avec accusés de réception et titre exécutoire maison.
Avec Opale, les avis avant poursuite vont, je suppose, être envoyés par mail dès que l'on aura appuyé sur le bouton, comme les relances amiables...
Donc pas d'accusés de réception ni de titres exécutoires...
Or en cas de poursuite avec huissier, ce dernier a besoin du titre exé et de l'AR...
Si quelqu'un peut me partager sa façon de faire avec Opale... je lui serai très reconnaissante!
D'avance merci,
SC

On double d un recommandé

SC a écrit:

Bonjour,
Avec GFC nous envoyions les avis avant poursuite aux familles avec accusés de réception et titre exécutoire maison.
Avec Opale, les avis avant poursuite vont, je suppose, être envoyés par mail dès que l'on aura appuyé sur le bouton, comme les relances amiables...
Donc pas d'accusés de réception ni de titres exécutoires...
Or en cas de poursuite avec huissier, ce dernier a besoin du titre exé et de l'AR...
Si quelqu'un peut me partager sa façon de faire avec Opale... je lui serai très reconnaissante!
D'avance merci,
SC

Opale ne change rien à la procédure de recouvrement.
Pour faire simple :
Phase de recouvrement amiable : envoi de courrier ou mail informant de la créance, lettre ou mail de rappel.
Puis mise en demeure de payer ou dernier avis avant poursuite, ce qu'on appelle à titre le titre exécutoire (le titre exécutoire c'est l'OR ou le TR en mode Opale). Cette mise en demeure est constituée par un document reprenant les mentions obligatoires du titre de recette. Et bien entendu il faut l'envoyer en LR-AR pour donner date certaine aux délais légaux et pouvoir attester de l'information du débiteur.

Extrait d'un de mes articles rédigé pour la mise en application de la SATD :

babel 1983 a écrit:

On double d un recommandé

Bonjour et merci,
Voulez-vous dire que vous éditez l'avis avant poursuite et que vous l'envoyez en recommandé par voie postale? Sans autre document?
La famille reçoit donc dans un premier temps l'avis par mail, puis quelques jours plus tard le même document par la poste?
Avec GFC nous réalisions des "titres exécutoires", documents maison très chronophages à réaliser (comportant toutes les informations nécessaires et élaborés par publipostage), que nous joignions à l'avis avant poursuite et envoyions en recommandé. Pouvez-vous svp me préciser quel document vous tient lieu de titre exécutoire? S'il s'agit d'un document maison ou si vous l'extrayez (?) d'Opale? Si l'ASAP peut tenir lieu de titre exécutoire?... (Opale est tellement chronophage que je cherche à gagner du temps au maximum sur certaines tâches!)

volcan a écrit:

Afin d’éviter tout risque de contentieux il faut également veiller que le titre exécutoire qui fonde la créance, et qui a été transmis au débiteur, comporte l’ensemble des mentions obligatoires ou nécessaires (voir annexe 1).

Bonjour et merci, cette phrase signifie-t-elle que le titre exécutoire n'est autre que l'ASAP?
Merci de m'apporter cette précision! Si nous pouvions gagner un peu de temps en n'élaborant plus ces "titres exécutoires" maison qui sont si chronophages à réaliser...

Autre question: pouvez-vous me confirmer que ces tâches (réalisation éventuelle des titres exécutoires si les ASAP ne suffisent pas + envoi en LR-AR à la famille + éventuellement envoi du dossier à l'huissier) relèvent bien du gestionnaire de l'ER et non de l'AC? (C'est comme cela que nous nous répartissions les tâches avec GFC. A l'AC nous nous chargions, une fois les créances à l'huissier, de relancer ce dernier éventuellement, et d'encaisser les règlements bien entendu.)

Enfin: avec GFC nous pouvions éditer plusieurs fois les relances amiables. Il ne semble pas que ce soit le cas avec Opale. Avec GFC nous envoyions 2 relances à 1 mois d'intervalle, puis l'avis avant poursuite. Si nous voulons faire de même avec Opale, je suppose qu'il faut conserver une édition pdf des relances, puis les rééditer en modifiant manuellement la date un mois plus tard...

SC a écrit:

volcan a écrit:

Afin d’éviter tout risque de contentieux il faut également veiller que le titre exécutoire qui fonde la créance, et qui a été transmis au débiteur, comporte l’ensemble des mentions obligatoires ou nécessaires (voir annexe 1).

Bonjour et merci, cette phrase signifie-t-elle que le titre exécutoire n'est autre que l'ASAP?
Merci de m'apporter cette précision! Si nous pouvions gagner un peu de temps en n'élaborant plus ces "titres exécutoires" maison qui sont si chronophages à réaliser...

Autre question: pouvez-vous me confirmer que ces tâches (réalisation éventuelle des titres exécutoires si les ASAP ne suffisent pas + envoi en LR-AR à la famille + éventuellement envoi du dossier à l'huissier) relèvent bien du gestionnaire de l'ER et non de l'AC? (C'est comme cela que nous nous répartissions les tâches avec GFC. A l'AC nous nous chargions, une fois les créances à l'huissier, de relancer ce dernier éventuellement, et d'encaisser les règlements bien entendu.)

Enfin: avec GFC nous pouvions éditer plusieurs fois les relances amiables. Il ne semble pas que ce soit le cas avec Opale. Avec GFC nous envoyions 2 relances à 1 mois d'intervalle, puis l'avis avant poursuite. Si nous voulons faire de même avec Opale, je suppose qu'il faut conserver une édition pdf des relances, puis les rééditer en modifiant manuellement la date un mois plus tard...

Le titre exécutoire c'est le titre de recette (l'Or en terminologie GFC).
L'ASAP (ou avis au familles, au débiteur) est un extrait du titre exécutoire destiné au débiteur qui doit respecter un certain formalisme.

La procédure de recouvrement relève du seul comptable (ça c'est la règle). D'ailleurs dans GFC l'édition des lettres de rappel sont dans GFCG et non dans GFCBUD. Les lettres de rappel, envois en LR-AR pour les mises en demeure et l'envoi à l'huissier (aujourd'hui appelé commissaire de justice), les SATD, etc... sont du domaine du comptable qui, je le rappelle doit obtenir une autorisation de poursuivre de la part de l'ordo. Après chacun voit avec son gestionnaire si ce dernier veut bien soulager le comptable...

Les utilisateurs d'Opale compléteront avec les modalités d'envoi des rappels pour les créances.

Bonjour Volcan,

Dans d'autres publications sur le sujet des états exécutoires, j'ai trouvé ces phrases dont vous êtes l'auteur:

- "Ne pas oublier que les avis aux familles sont aussi des titres exécutoires."


- "Comment un comptable peut-il générer des titres exécutoires ? Ceux-ci sont établis par l'ordonnateur."

Ces 2 phrases me conviennent parfaitement!!

- Fini les "états exécutoires" maison, qui prennent des plombes à élaborer: les ASAP suffisent... Dès demain j'appelle l'huissier pour lui demander confirmation! Que de temps gagné!! (Car du temps on n'en a plus avec Opale. Tout prend des plombes!!)

- A supposer que l'huissier nous demande de continuer à produire des états exécutoires maison: il est hors de question que les ER nous refilent le bébé... (Avec GFC nos ER excellaient dans le suivi des créances. Jamais une créance au 4111 au compte financier. Avec Opale ils sont complètement perdus. Ont l'impression de ne rien contrôler.)

Plus précisément, et effectivement, les avis aux familles sont des extraits du titre exécutoire représenté par l'OR (le TR). L'avis aux familles (ASAP) est la première phase du recouvrement amiable par lequel le comptable informe le débiteur de sa créance.

Par contre, et si c'est la question, toute la phase de recouvrement relève avec Opale du seul comptable. C'est à lui - en théorie - d'adresser rappels, mise en demeure, etc... et non au gestionnaire. C'était d'ailleurs déjà le cas avec GFC même si cela n'était pas fait comme ça. D'ailleurs sur les ASAP, et sauf erreur, c'est le comptable qui apparait seul comme contact pour toute question liée à la créance et non l'ordonnateur.

Bonjour,
Merci,
En effet, avec Opale comme GFC, c'est depuis la sphère comptable, anciennement compta géné, que l'on édite les documents de relance, poursuite, etc.
Avec GFC, j'éditais tous ces documents à la demande des ER, qui les faisaient parvenir aux familles; avec Opale il y a un gain de temps (en théorie... quand Opale fonctionne normalement et n'est pas complètement bloqué, comme c'est souvent le cas en ce moment...) dans la mesure où ces documents sont envoyés directement par mail dès que l'on clique sur le bouton...
En fait ma question ne porte pas vraiment sur l'envoi de tous ces documents, qui relève de l'AC et qui ne prend pas vraiment de temps (quand Opale n'est pas "en souffrance", comme dit si bien le "National") mais sur ce qui constitue le coeur du recouvrement et qui est presque un boulot à plein temps: l'appel des familles, afin de ne pas en arriver à l'avis avant poursuite ou à la poursuite; ainsi que la réalisation des états exécutoires et l'envoi en recommandé, quand on en arrive quand même à l'avis avant poursuite. Pour ce qui est de ces tâches, je pense que tout le monde sera d'accord pour dire que seul les ER peuvent les faire: ce sont eux qui calculent les frais scolaires, qui attribuent le fonds social et distribuent les bourses, bref ce sont eux qui connaissent les familles. Quant aux états exécutoires, dans la mesure où ce sont des "avis aux familles qui font plus sérieux" (comme vous le dites dans un autre post), il est évident que cela relève des établissements rattachés...
Bref, si l'on résume:
- l'AC clique sur le bouton qui envoie par mail les relances, avis, poursuites, etc.
- l'ER appelle les familles, réalise les états exécutoires, envoie les recommandés et les quelques documents qui reviennent car les familles n'ont pas d'adresse mail ou ne consultent pas leur boîte mail.
Bref rien ne change par rapport à GFC...

Bonjour. 
Un collègue pourrait il nous donner les démarches SOUS OPALE sans mentionner gfc que nous connaissons tous svp. 
A savoir, les envois par l’agent comptable SOUS OPALE: 
Combien de temps minimum entre l’envoi par mail de l’ASAP issu de la constatation et la 1ère relance?
Combien de temps minimum entre l’envoi par mail de la 1ère relance et l’avis avant poursuite?
Combien de temps minimum entre l’envoi en recommandé de l’avis avant poursuite et l’autorisation de poursuite à destination du responsable qui paie les frais scolaires? 
Si j’ai bien compris, nous n’avons plus à faire d’état exécutoire à destination du commissaire de justice? Il suffit de lui joindre le titre de recette? 
Merci beaucoup de votre aide précieuse. 
Fondée de pouvoir de La vague 6

Je crois que c'est calculé par Opale.

Bonjour,

Pour ma part, voici notre fonctionnement sous GFC.

Quelques jours après la date d’échéance du délai de paiement : envoi des relances par mail (publipostage ou avec logiciel gratuit) ou courrier ecopli si pas de mail.

Environ 15 jours après : envoi des avis avant poursuite par mail ou courrier ecopli si toujours pas de mail.

Encore environ 15 jours après : édition des autorisations de poursuite et création manuelle des états exécutoires correspondants. Envoi au gestionnaire de l’établissement concerné. Si autorisation sans réserve, il me renvoie les originaux signés des 2 documents. Si autorisation avec réserve, car échéancier ou fonds social demandé par exemple, il me renvoie juste l’autorisation remplie et signée par mail. 

Puis envoi en recommandé A/R de l’état exécutoire avec courrier explicatif.
Envoi par l’agence comptable pour un meilleur suivi et facturation des frais postaux aux établissements rattachés.

Si pas de paiement sous 8 jours ouvrés après réception : envoi du dossier à l’huissier (document généré dans GFC, copie autorisation de poursuite, copie état exécutoires, document avec déjà des infos sur les débiteurs).

Entre chaque étape, je communique avec les établissements concernés pour me tenir au courant des situations à prendre en compte. Mettre un délai de paiement pour ne pas éditer l’étape suivante ou justement reprendre la procédure.
Je préviens mes collègues de l’envoi à l’huissier au cas où une situation de dernière minute retarderait ou annulerait l’envoi à l’huissier.

Je fais ensuite le suivi huissier. Le relancer régulièrement, lui demander un compte rendu rapide sur l’évolution des dossiers, lui demander d’interrompre une procédure sur demande de l’ordonnateur (risque de payer des frais).

Nous évitons d’envoyer à l’huissier des créances en-dessous de 40€ (admission en non-valeur automatique votée en CA), à moins de les cumuler, et aussi ne pas envoyer des familles que nous savons fragiles.
Nous demandons à l’huissier de ne pas dépasser un certain montant de frais aux familles ni de saisir voiture ou meubles.

Si retour du dossier avec certificat d’insolvabilité ou d’irrecouvrabilité, cela passe en ANV.

Nous démarrons avec opale depuis janvier, pour le moment avec un autre établissement.

Pourquoi dans opale l’ASAP et la relance sont envoyés au parent payeur et l’avis avant poursuite à l’autre parent en cas de parents séparés ???
Je n’ai pas compris ni trouvé pourquoi.
Le parent payeur est-il tout de même informé ?
Le logiciel ne tient donc plus compte des situations familiales, du qui paye qui perçoit ou des informations de la base élèves ?

Lors de l’autorisation de poursuite, qui sera concerné ? ? ?

Merci de m’éclairer …

La loi n'a pas changé.
Le responsable qui paie les frais correspond au 'patent' qui communément se charge des questions de budget familial pour l'enfant c'est une question pratique.
Le Code de l'éducation précise que les parents sont solidaires, notamment financièrement. Des lors qu'on entre dans les démarches pré contentieuses et contentieuses, l'agent comptable peut et doit impliquer les deux responsables.

Oui je sais qu’ils sont solidaires face à la dette.

Je ne comprends pas pour Opale envoi soudainement l’avis avant poursuite à l’autre parent au lieu de continuer sur le parent payeur.

Oui ensuite l’huissier peut saisir les 2.