Etre cadre pour les nuls

Oxiane Recouvreur a écrit:

Op@lomero a écrit:

Je répète : ne pas négliger les apports de l'IH2EF : https://www.ih2ef.gouv.fr/evaluation-des-personnels-administratifs-techniques-sociaux-et-de-sante-atss-titulaires#boite

On peut fouiller sur les sites mais c'est mieux quand quelqu'un dit : "ceci est bon"...
Merci pour toutes ces pistes Op@lo !

Xena a écrit:

Oxiane Recouvreur a écrit:

Op@lomero a écrit:

Je répète : ne pas négliger les apports de l'IH2EF : https://www.ih2ef.gouv.fr/evaluation-des-personnels-administratifs-techniques-sociaux-et-de-sante-atss-titulaires#boite

On peut fouiller sur les sites mais c'est mieux quand quelqu'un dit : "ceci est bon"...
Merci pour toutes ces pistes Op@lo !

Alors tout pareil. J'avoue que je cherchais ça a l'EN depuis des milles ans. Merci Marquise !

Où l'on voit que progressivement, la Marquise est en train de complètement remplir la niche écologique initialement tenue par Fréléo.

Prosper19 a écrit:

C’est Aujourdhui a écrit:

Bonjour
Je suis AAE depuis 15 ans environ. Jusqu'en 2022 j'étais chargée de mission et travaillait seule.
Cette année je suis devenue chef de services (2) et 4A 3B 6C à encadrer.
les service tournent mais c'est niveau RH et Management que où je suis nulle.

je ne sais pas, à l'oral, avoir la bonne posture. le langage verbal / non verbal je ne sais pas non plus.
je ne sais pas donner des consignes à l'oral: le ton, la voix n'y sont pas. En revanche à l'ecrit je suis douée, mais le quotidien passe aussi par une communication orale.

Je cherche un bouquin, un podcast pour m'aider.
Merci

Manager n’est pas une question de posture ou de charisme. Le management, c’est de la technique. Le manager est un humain avec ses émotions, ses qualités et défauts. Idem pour les collaborateurs. La technique permet de mettre en place un dialogue régulier avec le collaborateur afin de lui expliquer ce qu’on attend de lui tout en le respectant et tout en se respectant.
L’outil indispensable à mon avis pour instaurer ce dialogue est le point hebdomadaire. 30 minutes sont suffisantes. Plusieurs avantages:
1/ le collaborateur peut s’exprimer (vous avez la température du service et par conséquent pouvez mettre fin aux rumeurs ou aux conflits non ouverts)
2/ vous pouvez dans ce moment privilégié faire un retour au collègue sur ce qui va et ce qui ne va pas. Ce moment est idéal par exemple pour expliquer à un collègue qu’il ne fait pas ses heures ou que son comportement influe négativement sur le bon fonctionnement du service.. Sans ce moment, on accumule et on peut s’emporter in fine  parce que ne pas faire un retour  sur un comportement inadapté est un retour quand même (le collègue comprend c’est ok, je peux continuer donc il continue jusqu’à ce que le manager  en ait marre…)
3/ lorsque ces points sont mis en place, les collègues l’intègrent et évitent de vous déranger pour tout et n’importe quoi. Vous verrez qu’ils mettent naturellement de côté certains sujets dans le but de les aborder lors de votre point hebdo.

Et si dans certains environnements ou avec certaines personnes, ça ne fonctionne pas malgré tout, ne pas culpabiliser mais plutôt en tirer des enseignements pour la suite. La technique s’améliore avec l’expérience…

tu as combien de collaborateurs ? 

ce que tu décris est bien, mais quand tu as plusieurs collaborateurs dans un bureau en sous effectif, ce type de point hebdo est intenable, et les 30 min finissent par être le déversoir de tous les sujets négatifs de chacun de tes collaborateurs, auxquels tu n'as malheureusement pas forcement de solution car sous effectif et fatigue, du coup cela pourri davantage les situations 

le management c'est aussi savoir ne pas utiliser la même techniques selon le poste que tu occupes.

Je suis moi-même extrêmement avare des réunions, qui consomment un temps de travail souvent inacceptable, avec la multiplication par le nombre de personnes. Je ne fais une réunion que lorsque j'ai un ordre du jour clair, précis et maîtrisé, et préalablement je démine en m'assurant que des casse-pieds n'utiliseront pas l'occasion pour remuer des choses pénibles et non constructives, ce que je ne supporte pas.

Une réunion où les gens déversent leur bile n'a aucun intérêt professionnel, quelle que soit la manière dont on l'envisage. S'il y a des mécontents, ils doivent travailler à ce que cela change, et du moment qu'on en parle dans le respect, je m'associe au boulot.

Le point régulier évoqué par Prosper19, selon moi, peut exister, mais alors sous la forme d'une réunion debout. Une réunion où l'on n'est pas assis dure forcément moins longtemps. C'est bon pour la dynamique de la pensée, bon pour les corps, on est content qu'elle commence parce que ça dérouille les articulations, et on est content qu'elle finisse parce qu'après un quart d'heure, on commence à danser un peu pour soulager les pieds.

A contrario l'une de mes cadres A a fait un truc effarant récemment, je lui ai montré au débriefing qu'elle avait coché toutes les cases de la bêtise à ne pas faire : réunion dans le bureau open-space, avec les membres du service assis à leur place derrière leur PC. Ca a été interminable, tout ce qui pouvait être négatif a soigneusement été exposé et passé en revue, par des gens même pas complètement attentifs puisqu'ils étaient devant leurs écrans. Là j'ai vraiment pu lui faire dire "OK plus jamais ça".

Celui qui n'aime pas les réunions doit souffrir à l'université Je me souviens des réunions programmées de 9h à 17h...

Sinon l'absence de réunions Ok mais il faut s'assurer que l'information circule dans un service, il n'y a rien de pire que la rétention d'information, il existe des chefs qui ne font pas de réunion et discutent uniquement avec les gens qui sont présents à l'instant T, du coup on découvre des dossiers qui sont réglés (mal) alors qu'on avait une grosse pièce du puzzle.

L'intendant zonard a écrit:

Je ne fais une réunion que lorsque j'ai un ordre du jour clair, précis et maîtrisé, et préalablement je démine en m'assurant que des casse-pieds n'utiliseront pas l'occasion pour remuer des choses pénibles et non constructives, ce que je ne supporte pas.

j'aimerai bien savoir comment tu démines exactement ?

pois a écrit:

Prosper19 a écrit:

C’est Aujourdhui a écrit:

Bonjour
Je suis AAE depuis 15 ans environ. Jusqu'en 2022 j'étais chargée de mission et travaillait seule.
Cette année je suis devenue chef de services (2) et 4A 3B 6C à encadrer.
les service tournent mais c'est niveau RH et Management que où je suis nulle.

je ne sais pas, à l'oral, avoir la bonne posture. le langage verbal / non verbal je ne sais pas non plus.
je ne sais pas donner des consignes à l'oral: le ton, la voix n'y sont pas. En revanche à l'ecrit je suis douée, mais le quotidien passe aussi par une communication orale.

Je cherche un bouquin, un podcast pour m'aider.
Merci

Manager n’est pas une question de posture ou de charisme. Le management, c’est de la technique. Le manager est un humain avec ses émotions, ses qualités et défauts. Idem pour les collaborateurs. La technique permet de mettre en place un dialogue régulier avec le collaborateur afin de lui expliquer ce qu’on attend de lui tout en le respectant et tout en se respectant.
L’outil indispensable à mon avis pour instaurer ce dialogue est le point hebdomadaire. 30 minutes sont suffisantes. Plusieurs avantages:
1/ le collaborateur peut s’exprimer (vous avez la température du service et par conséquent pouvez mettre fin aux rumeurs ou aux conflits non ouverts)
2/ vous pouvez dans ce moment privilégié faire un retour au collègue sur ce qui va et ce qui ne va pas. Ce moment est idéal par exemple pour expliquer à un collègue qu’il ne fait pas ses heures ou que son comportement influe négativement sur le bon fonctionnement du service.. Sans ce moment, on accumule et on peut s’emporter in fine  parce que ne pas faire un retour  sur un comportement inadapté est un retour quand même (le collègue comprend c’est ok, je peux continuer donc il continue jusqu’à ce que le manager  en ait marre…)
3/ lorsque ces points sont mis en place, les collègues l’intègrent et évitent de vous déranger pour tout et n’importe quoi. Vous verrez qu’ils mettent naturellement de côté certains sujets dans le but de les aborder lors de votre point hebdo.

Et si dans certains environnements ou avec certaines personnes, ça ne fonctionne pas malgré tout, ne pas culpabiliser mais plutôt en tirer des enseignements pour la suite. La technique s’améliore avec l’expérience…

tu as combien de collaborateurs ? 

ce que tu décris est bien, mais quand tu as plusieurs collaborateurs dans un bureau en sous effectif, ce type de point hebdo est intenable, et les 30 min finissent par être le déversoir de tous les sujets négatifs de chacun de tes collaborateurs, auxquels tu n'as malheureusement pas forcement de solution car sous effectif et fatigue, du coup cela pourri davantage les situations 

le management c'est aussi savoir ne pas utiliser la même techniques selon le poste que tu occupes.

Mon expérience est un cas particulier mais je la partage pour donner des idées à la collègue qui a initié le post.

J'ai 20 collaborateurs dont 6 en direct. Je fais les points hebdos avec 5 (avec 1 au cas par cas en raison de sa fonction et de ses horaires). Donc au total, cela me prend 2h30 par semaine (je ne dépasse jamais les 30 minutes). Ces 2h30 ont nettement amélioré la qualité de travail et l'ambiance dans l'équipe.

Lorsque j'ai pris mon poste, j'ai considéré que je n'avais pas le temps. Nous sommes en sous-effectif structurel, avec souvent des personnels administratifs en arrêt non remplacés. Dans mon cas, c'était une erreur. Les personnels ont accumulé de la frustration jusqu'à ce que nous arrivions à une situation de crise. Là ils ont exprimé toute leur frustration. De mon côté, je trouvais également que certains comportements étaient inadaptés ou qu'il y avait des points d'amélioration dans certaines tâches. Je n'avais que des entretiens de recadrage qui arrivaient souvent après des comportements ou insuffisances répétés.  Mon ton était respectueux certes mais j'étais très agacé (c’est un euphémisme). Un tel climat était néfaste au bon fonctionnement du service.

Suite à la crise, j'ai questionné mon management et j'ai testé les points hebdos avec l'efficacité décrite plus haut. Je pense paradoxalement que plus la charge de travail est élevée, plus ces points hebdos sont utiles. Attention, ils sont très cadrés. Le collaborateur s'exprime en premier. On l'écoute et on a pas besoin d'apporter sur le champ des solutions. Ensuite, on fait le point sur les tâches à accomplir, la feuille de route de la semaine. Le troisième temps est consacré au retour sur le travail ou le comportement du collègue (il faut souligner le positif et pas que le négatif).

Prosper19 a écrit:

Mon expérience est un cas particulier mais je la partage pour donner des idées à la collègue qui a initié le post.

J'ai 20 collaborateurs dont 6 en direct. Je fais les points hebdos avec 5 (avec 1 au cas par cas en raison de sa fonction et de ses horaires). Donc au total, cela me prend 2h30 par semaine (je ne dépasse jamais les 30 minutes). Ces 2h30 ont nettement amélioré la qualité de travail et l'ambiance dans l'équipe.

Lorsque j'ai pris mon poste, j'ai considéré que je n'avais pas le temps. Nous sommes en sous-effectif structurel, avec souvent des personnels administratifs en arrêt non remplacés. Dans mon cas, c'était une erreur. Les personnels ont accumulé de la frustration jusqu'à ce que nous arrivions à une situation de crise. Là ils ont exprimé toute leur frustration. De mon côté, je trouvais également que certains comportements étaient inadaptés ou qu'il y avait des points d'amélioration dans certaines tâches. Je n'avais que des entretiens de recadrage qui arrivaient souvent après des comportements ou insuffisances répétés.  Mon ton était respectueux certes mais j'étais très agacé (c’est un euphémisme). Un tel climat était néfaste au bon fonctionnement du service.

Suite à la crise, j'ai questionné mon management et j'ai testé les points hebdos avec l'efficacité décrite plus haut. Je pense paradoxalement que plus la charge de travail est élevée, plus ces points hebdos sont utiles. Attention, ils sont très cadrés. Le collaborateur s'exprime en premier. On l'écoute et on a pas besoin d'apporter sur le champ des solutions. Ensuite, on fait le point sur les tâches à accomplir, la feuille de route de la semaine. Le troisième temps est consacré au retour sur le travail ou le comportement du collègue (il faut souligner le positif et pas que le négatif).

merci, c'est éclairant

C'est plus clair Prosper19 quand on comprend que tes points réguliers sont faits avec tes cadres intermédiaires, il ne s'agit pas de réunions.

pois a écrit:

J'aimerais bien savoir comment tu démines exactement ? sur l'un de mes postes avec une équipe en sous effectifs clairement je n'ai pas su faire, car les sujets étaient réels, les solutions inexistantes et certains agents souhaitaient une solution sur étagère, et non travailler à ce que cela change

Les gens qui veulent travailler avec un magicien, je les envoie en chercher ailleurs que dans le Service public de la République française qui ne reconnaît aucun rite magique. Au quotidien j'infuse une détermination à changer les choses, mais toujours progressivement, de manière agile par l'expérimentation, l'évaluation, puis la généralisation des bonnes pratiques.

Je "démine" les situations pénibles en ayant justement, comme Prosper19, des entretiens individuels plus ou moins formels et longs, avec les personnes ayant des choses à dire. Jusqu'au stade où ils savent qu'ils ont été écoutés, déjà c'est très bien. Ensuite je leur rappelle les contraintes que j'analyse, en leur rappelant que mon analyse peut être mauvaise et que s'ils peuvent me montrer les endroits où il n'y a pas de problème parce qu'il n'y a pas de solution, je prends et on ajuste la posture.

A toute insatisfaction, je propose un changement en ayant soin de souligner dans les objectifs la récompense immédiate de terrain pour celui qui se plaint de la situation. Parmi les choses qui rendent le passage à Op@le complètement odieux, il est le fait que pour les gens qui sont devant la machine, il n'y a aucune satisfaction immédiate, et on a du mal à en trouver à moyen terme.